För kännedom Länssjukvårdsnämnden T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE10 LÄNSSJUKVÅRDEN SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni 2012. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia och hantering av friskvårdskostnader. Vid granskningstillfället har vi noterat att landstingets anvisningar för representationen behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av att informationen i rapporten inte är komplett. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Friskvård Ej tillfredsställande Ej helt tillfredsställande X X Tillfredsställande God X X Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(9)
Även vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts jämfört med föregående års granskning, lämnar vi fortfarande rekommendationen att stärka rutinen. Vi bedömer att rutiner kring leverantörsfakturans formalia och att anlita uppdragstagare har blivit bättre. Ur uppföljningssynpunkt är det viktigt att kontoplanen används konsekvent. lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Rutinen att ange syfte och deltagare bör fortfarande stärkas. Hantering av avdragsgill moms vid intern och extern representation bör säkerställas. Rekommendationer Rutinen för kontraattester behöver säkerställas. Rekommendationer Vi rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. SID 2(9)
IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av 990 transaktioner på tillsammans 7 mnkr. Vi har granskat 30 verifikat. Vår granskning visar att oftast framgår det mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser. Av 1 verifikat framgår inte syfte eller deltagare och av 2 verifikat framgår inte deltagare. På grund av saknade uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. I tjänstemannadelegationen 3 anges att vid konferens- och studieresor utanför Sverige ska alltid divisionschefens tillstånd inhämtas när det gäller grupper. Av ett fall framgår det inte i vilken utsträckning detta erhållits. För att styrka godkännande enligt delegationsordning borde kontraattest av fakturan ske av divisionschef. Av 5 verifikat framgår inte kontraattester, 2 verifikat har bristfällig underlag och 2 fakturor avser inte utbildning eller konferens. Konto 4613 Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 15 fakturor på tillsammans 55 tkr. Vi har granskat 3 verifikat. Vår granskning visar att av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare samt blanketter för information om representation har används men kontraattest saknas för två fall. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr 2011-033 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 3 Uppdragsförteckning för delegations- och verkställighetsbeslut, LSN-HSF11-063 och LSN-HSF11-010 SID 3(9)
Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 31 fakturor på tillsammans 46 tkr. Vi har granskat 4 verifikat. Vi har noterat att för 2 verifikat framgår det inte vem som uppvaktats. Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 11 fakturor på tillsammans 10 tkr. Vi har granskat 3 verifikat. Av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare. I 2 fall har för mycket moms dragits av och kontraattest saknades. Avdragsgill moms för representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på 90 kr per person. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 567 transaktioner på tillsammans 1 mnkr. Vi har granskat 15 verifikat. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En genomgång av verifikaten visar att kontot används i stort enligt anvisningarna. Granskningens resultat enligt följande; Ett verifikat avser presentkort. Av underlaget framgår syftet men inte namn på mottagare. Ett verifikat avser bowling och fika. Av underlaget framgår att AT aktivitet men deltagare anges inte. Ett verifikat avser måltidskostnader. Av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare men för mycket moms har dragits av på grund av fel i anvisningarna. Fakturan borde ha bokförts på kontot 4632 Informationsmöten, personalfester. Ett verifikat avser måltider. Deltagare och syfte framgår inte av underlaget. På grund av att underlaget saknar uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest har varit nödvändig. Avdragsgill moms understiger gränsvärdet. Ett verifikat avser biobiljetter. Av underlaget framgår inte syfte eller mottagare. Dessa uppgifter ska framgå för att ändamålsenligheten ska kunna bedömas. Vi har inte kunnat finna anvisningar för intern representation. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt samt bedömning av SID 4(9)
ändamålsenlighet borde det finnas anvisningar för aktiviteter som t.ex. biobiljetter. På kontot finns också bokförda kostnader avseende uppvaktning av personal. Vi har granskat 4 verifikat och i två fall saknas uppgifter som mottagare och syfte. Vid uppvakning av personal med blommor, t.ex. 50- årsdagar och i samband med pension, ska kontot 4631 Uppvaktning och gåvor till personal användas enligt anvisningarna. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Kontot består av 316 transaktioner på tillsammans 2,1 mnkr. Vi har granskat 12 verifikat. Vår granskning visar att 3 verifikat saknar uppgift om syftet och namn på de personer som deltagit varför det inte går att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändigt. Det är viktigt att dessa uppgifter framgår för att kunna bedöma ändamålsenligheten. 6 verifikat saknar nödvändiga kontraattester och 1 verifikat avser inte förtäring eller konferenslokal vid möte. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 17 fakturor på tillsammans 16 tkr. Vi har granskat 3 verifikat. Vi har noterat att av 1 verifikat framgår tydligt syfte men namn på personer som deltagit saknas. Vi kan inte uttala oss om kontraattest varit nödvändigt. Avdragsgill moms understiger gränsvärdet. Ett verifikat avser inte extern representation. Vid granskningstillfället har vi noterar att landstingets anvisningar för representation behöver kompletteras på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurangoch cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov på följande konton; SID 5(9)
Konto 4351 Arvode uppdragstagare På kontot finns 2,6 mnkr bokförda och vi har granskat 5 av de 84 transaktioner. Vår granskaning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura. Ett verifikat avser debitering av neurofysiologisk service enligt avtal och tre verifikat avser fakturerade kostnader för distansgranskning av röntgenbilder. Dessa fakturor avser inte kostnader för personal och borde ha bokförts som verksamhetens kostnader. Konto 4612 Extern föredragshållare På kontot finns 504 tkr bokförda och vi har granskat 3 av de 32 fakturorna. Vår granskning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura. Ett ytterligare steg för att förbättra underlagen är att bifoga även avtal, överenskommelse eller liknande med fakturan. Konto 5550 Inhyrd personal På kontot finns 23 mnkr bokförda och vi har granskat 6 av ca 448 transaktioner. Vår granskning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 1,7 mnkr tkr bokförda och vi har granskat 8 av ca 160 transaktioner. Vår granskning visar att 6 av 8 uppfyller kraven på fullständig faktura. I 2 fall saknas uppgifter eller underlag. Av alla de granskade fakturorna framgår organisationsnummer. Konto 7595 Extern handledning På kontot finns 3,9 mnkr bokförda och vi har granskat 14 av 399 verifikat. Vår granskning visar att 1 verifikat inte avser handledning. Av fakturan framgår att detta avser konferenskostnader men uppgift om deltagare saknas. SID 6(9)
Friskvård Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av förvaltningens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på följande konton; Konto 4661 Friskvård På kontot finns 1,1 mnkr bokförda och vi har granskat 8 av 70 verifikat. Granskningen visar att i 1 fall finns tydligt underlag som avser massage. För övriga verifikaten framgår uppgifter i varierande grad. Ett verifikat avser inte friskvård. Konto 4665 Övrig fritidsverksamhet Kontot består av 3 verifikat vilka avser bidrag till landstingets fritidsföreningar på 100 tkr. Enligt uppgift har inte förvaltningen skriftliga rutiner för hantering av kostnader för friskvård. Hantering av friskvårdskostnader är inte helt linje den Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar som finns. Av Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar framgår bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter. Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte förekomma. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan friskvård som exempelvis s.k. kontorsmassage. Det finns reglering vad som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn av vilken aktivitet som betalas. Granskningen visar att hantering av friskvårdskostnader inte är enhetlig. Det finns behov av anvisningar för att säkerställa en enhetlig hantering, att underlagen uppfyller informationskraven och uppföljning av friskvårdskostnader. Det är också viktigt att säkerställa att vid hantering av personalens friskvårdskostnader beaktas det skattemässiga regelverket. Vi rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. SID 7(9)
Inköp och avtalstrohet Vi har tidigare år granskat avtalstrohet genom att göra stickprov bland inköpen inom olika kostnadsslag. I landstingets delårsrapport 1, 2012 4, rapporterades att det under 2011 installerats ett verktyg i rapportsystemet Måttdatabasen som kan mäta avtalstrohet. Köptrohet till ramavtal ska följas upp under året så att landstinget når målet på 95 %. Ekonomicheferna har varit piloter för projektet med hjälp av verktyget kan det nu sättas mål och göras uppföljningar ute på verksamheterna. I år har vi därför använt oss av informationen i Måttdatabasen. Rapporten avseende Länssjukvårdens inköp under perioden januari-juni 2012 visar att förvaltningens inköp sker 88 % mot avtalade leverantörer alternativt är inte upphandlingspliktigt. Enligt information från ekonomienheten finns identifierade avgränsningar och felkällor i rapporten. Informationen i rapporten upplevs som otillförlitlig. Meningen är att rapporten ska användas som ett underlag för diskussion kring frågor om avtalstrohet. Rapportens utveckling i Måttdatabasen anses inte vara aktuell utan lösningen förväntas finnas i det nya E-handelssystemet. Upphandling av E-handelssystemet pågår och beräknas att vara klar i januari 2013. Vi kan inte bedöma avtalstroheten, utifrån rapporten avseende Länssjukvårdens inköp, på grund av att rapporten inte är komplett. Övriga noteringar ser positivt förvaltningens arbete med den interna kontrollplanen. I Hälso- och sjukvårdens interna kontrollplan återfinns kontrollmål som rutiner för att ange syfte och deltagare, kontraattester, fakturaformalia, hantering av handkassor, avtalstrohet samt registrering av diagnos- och åtgärdskoder. Rapportering av resultatet sker vid årsbokslutet. Vi har noterat att det förekommer att fakturor sänts direkt till verksamheter och följer inte rutinen för hantering av leverantörsfakturor 5. Enligt rutinen ska pappersfakturorna sändas direkt till skanning. 4 Landstingsfullmäktiges beslut 40/2012, Landstingets delårsrapport 1, 2012, sid. 18, under miljöperspektiv 5 Enligt information på Insidan; http://insidan.dll.se/sv/stod-for-ledning/ekonomi-nysida/ekonomihandboken/genomfora/leverantorsfakturor/fakturaadress/ SID 8(9)