HALVÅRSRAPPORT FÖR FYSIKSEKTIONEN Som ett led i Styret 2011:s arbete för att bättre nå ut till sektionens alla medlemmar har vi här satt ihop en halvårsrapport för sektionens verksamhet under första halvåret av 2011. Den är dels tänkt att läsas som en verksamhetsberättelse för första halvåret, men också som en analys av var vi tycker att vi är i förhållande till verksamhetsplanen, och en vink om vad vi vill fokusera på under hösten.
Sid. 2 av 9 Innehåll Inledning 3 Kommunikation och marknadsföring 3 Dokument och rutiner 4 Sektionslokalen 4 Näringsliv 4 Studiesocial verksamhet 5 Utbildning 6 Ekonomi och redovisning 7 Seniorkontakt 9 Informationsspridning 9
Sid. 3 av 9 Inledning På Fysiksektionen har det första halvåret 2011 varit händelserikt på många sätt. Flytten av konsulatet, genomförandet av FArm, nylanseringen av f.kth.se och de omfattande uppdateringarna av våra stadgar har knappast undgått någon av våra medlemmar. De är alla förbättringar som jag är mycket stolt över att Fysiksektionen kan åstadkomma, och som inte vore möjligt utan det stora engagemang som finns. Styrelsen har jobbat hårt för att öka medlemmarnas insikt i sektionens verksamhet, och är därför nöjda med att kunna presentera denna halvårsrapport. Kika igenom den, och tveka inte att göra dig hörd om du vill ändra på något i framtiden, eller införa något nytt. Det är ditt initiativ som medlem som bygger Fysiksektionen! // Tomas Lycken, ordförande 2011 Kommunikation och marknadsföring I och med kårobligatoriets avskaffande har det blivit mer angeläget att effektivt kommunicera med och marknadsföra sig mot sektionens målgrupp, teknisk fysik-studenter. Sektionens profil bör bli mer mångsidig för att locka fler medlemmar. Det är viktigt att arbeta mot det var bättre förr -mentaliteten, och få gamla och nya medlemmar att förstå att de kan påverka och förändra. Två viktiga områden där man kan ägna specifik uppmärksamhet är att skapa en grupp för marknadsföring samt att utveckla och förbättra sektionens hemsida, både innehålls- och layoutmässigt. Styret 2011 har hittils under året inte lagt jättestort fokus på kommunikation och marknadsföring. Styret har dock tryckt på för att det arbete med sektionens hemsida som påbörjades under 2010 skulle kunna färdigställas, och i samband med FArm lanserades nya f.kth.se. Arbetet fortsätter med att uppdatera innehåll och funktionalitet, tack vare några engagerade medlemmar. I slutet av vårterminen fick hela Styret en crash-course i marknadsföring av THS kommunikationschef, som nu ska omsättas i praktiken. Bland annat på att göra-listan står en marknadsföringsgrupp till sektionen, och en kampanj under och efter mottagningen som ska marknadsföra en så bred och mångsidig bild av sektionen som möjligt mot både nyantagna och äldre studenter. Styret 2011 tror att sektionsmötet, förutom att vara ett beslutande organ, också har en viktig kommunikativ roll. Många av Fysiksektionens medlemmar har tyvärr intagit en ganska passiv roll i påverkansarbetet under våren, och sektionsmötena har haft alltför få deltagare för att sektionsmötena på ett bra sätt ska kunna fylla detta syfte. Styret har som ambition att vända trenden genom att tänka nytt kring hur sektionsmötena kan arrangeras. Status: Mycket har påbörjats, men ganska lite har avslutats. Styret kommer att få lägga mer fokus på detta område i höst för att nå målen i verksamhetsplanen innan årets slut.
Sid. 4 av 9 Dokument och rutiner Styret 2011 har fortsatt arbetet som påbörjades 2010 med att uppdatera sektionens styrdokument. Detta för att klargöra vad som faktiskt gäller, då de gamla dokumenten var inaktuella. Det har även gjorts ändringar för att förenkla delar av sektionsarbetet samt anpassa dokumenten efter verksamheten. Under våren och tidig sommar har Styret och andra berörda funktionärer jobbat med att utforma rutiner för administration av nycklar samt hur sektionslokalen ska skötas vid fest. En del är färdigt medan annat förväntas bli klart i höst. Status: Vi har kommit en bra bit på väg när vi nu vet vilka styrdokument som gäller. Ett par förändringar har gjorts i utdaterade delar av Stadgar & PM men fler är att vänta i höst. Sektionslokalen Under 2011 kommer Konsulatet att flytta till nya lokaler. Detta är ett bra tillfälle att genomföra reformer och göra sektionslokalen tillgänglig och attraktiv för alla studenter. Till exempel införde Styret 2010 Pluggmåndagar för att göra sektionslokalen mer tillgänglig för de studenter som inte vanligtvis engagerar sig i sektionsaktiviteter. I mitten av juni påbörjades flytten av Fysiksektionens sektionslokal. CLs gamla lokal Sloken utrymdes så att renoveringen skulle kunna påbörjas. Hantverkarna kom några dagar senare och i skrivande stund pågår renoveringarna fortfarande. Flyttgruppen har, tillsammans med styret, kommit fram till en rimlig ambitionsnivå för upprustningen av den nya lokalen. Större delen av den budgeterade summan kommer troligen behöva läggas på köksinventarier för att förbättra serveringsmöjligheten. Det kommer även läggas pengar på att sektionslokalen ska kännas som en hemvist för alla fysikstudenter. Styret har även bestämt att på prov förlägga sektionsmöten i sektionslokalen för att bredda användningsområdet av densamme. Status: Flytten har kommit längre än någonsin, men är fortfarande i ett stadium där problem med köksinventarier och renoveringar tar mer uppmärksamhet än tankar på reformer av sektionslokalens funktion. Styret behöver ägna tid åt att fundera på hur själva lokalen skulle kunna komma att användas av fler. Näringsliv Styret 2010 har tillsatt en projektledare för en arbetsmarknadsdag för Fysiksektionen. Styret 2011 bör stötta projektledaren i sitt arbete och efter arbetsmarknadsdagens genomförande utvärdera resultatet. Målsättningen bör vara att arbetsmarknadsdagen ska kunna bli ett återkommande arrangemang. Styret 2011 bör även på andra sätt jobba för förbättrade näringslivskontakter.
Sid. 5 av 9 Den 27 april genomfördes Fysiks Arbetsmarknadsdag för första gången någonsin. Både besökare och utställare var nöjda med arrangemanget. Styret har gjort en omfattande utvärdering av FArm genom enkäter till utställare, besökare, funktionärer och arrangörer. Resultatet utgör en grund för att kunna genomföra ett ännu bättre arrangemang i vår. Styret söker just nu en projektledare, som i sin tur kommer att utse en projektgrupp. Styret har även hjälpt FN att bli mer synlig på sektionen, och att nå en bredare målgrupp. FArm har bidragit till att marknadsföra FNs verksamhet. Likaså har sektionens nya hemsida underlättat för FN att nå ut. Styret kommer fortsätta att stötta FN i det fortsatta arbetet att bli synligare och tillgängligare för sektionens medlemmar. Sektionen har tidigare haft problem med att olika nämnder kontaktar samma företag utan att kommunicera med varandra. Styret har jobbat mycket med att förbättra samarbetet mellan nämnderna, så att sektionen framstår som enhetlig inför de företag som vi söker samarbeten med. Sektionens listor över företag har förbättrats, för att ge en överblickbar bild över sektionens kontakter. Styret har också lett möten med näringslivsrelaterade nämnder, för att öka samarbete och kommunikation. Status: Alla frågor gällande FArm har genomförts, och när styret har hittat en ny projektledare så blir cirkeln sluten. Den omfattande utvärderingen bäddar för goda möjligheter att arrangemanget blir permanent. Tack vare FArm har sektionen haft bättre näringslivskontakter än tidigare. Arbetet med nämndsamarbete kommer fortsätta under andra halvåret. Studiesocial verksamhet Utbildningar THS och KTH arrangerade under våren två omgångar vardera av FEST- och STAD-utbildningarna. Totalt fick fem personer FEST-utbildning, och nio personer STAD-utbildning. fkm Årets första tentapub var lite annorlunda mot tidigare år, den föregicks inte av en sittning utan istället tog fkm tillfället i akt att lansera den nya sektionsdrinken Tis Only. Utöver denna så arrangerades även en tentapub vid terminens slut samt totalt 15 Tisdagspubar. Vårens stora Fysikarrangerade markskalkssittning, Nubbedraget, gick av stapeln 2 april på Smedjan och lockade 200 gäster. fkm har i vår köpt in discoljus enligt motion som bifölls på sektionsmöte 2. Force Två nummer av The Force har kommit ut under vårterminen. Första numret hade temat Bortförklaringar och undanflykter och det andra numret gjordes i samarbete med FArm och hade temat På bondgården. JämN JämN har anordnat två tjejmiddagar, en för gymnasietjejer som funderar på att söka Teknisk Fysik till hösten och en för de tjejer som började på programmet 2010.
Sid. 6 av 9 IN Det första IN-arangemanget under året var Åre-resan, där 23 fysiker deltog. Under första halvåret har IN anordnat regelbundna fotbollstillfällen samt många innebandytillfällen. I THS-im har tre grenar avverkats; innebandy, volleyboll och fotboll. Fysiksektionen ställde upp med lag i samtliga grenar. Fysikalen Synopsistävlan till Fysikalen 2012 har avgjorts och det vinnande bidraget blev Alfred Nobel. En stab har satts samman. Under 2011 kommer även en uppsättning av Jubileumsfysikalen att sättas upp. Arbetet har under våren främst handlat om att sätta ihop ett manus samt repetitioner av de scener och sånger som ska vara med. Mottagningen Mottagningen har arrangerat både fadderinfo och releasepub. Under releasepuben presenterade de att årets fadderi är det Festliga Fadderiet samt att Föhseriets devis är Fortis, Faber, Formidilosus. Fadderiets maskot är en lama och heter Laman San Norris. DaSK DaSK har under året anordnat 3 LAN och en PoPuPoP. På vissa av LANen har vi serverat gratis mat för kårmedlemmar. DaSK har hittills under året spenderat 1461,06 kr och tagit in 31,5 kr i intäkter, och har således 170,44 kr kvar av årets budget. Weber har tillsammans med Leo Fidjeland tagit fram en ny webbsida för sektionen, baserad på WordPress. Utbildning Ur verksamhetsplanen Studiebevakning Fysiks Studienämnd (FSN) har under 2010 satt igång ett omfattande arbete för att förbättra och effektivisera studiebevakningen för Teknisk Fysik. Det är viktigt att Styret 2011 stöttar och följer upp det fortsatta arbetet med FSN. Under våren 2011 har FSN i samarbete med FUL utformat ett nytt PM för FSN, då det gamla var väldigt utdaterat. Det nya PM:et beskriver mycket bättre hur studiebevakningen bedrivs i dagsläget. Omfattande arbete har även lagts på att vidareutveckla kursnämndernas och årskursrepresentanteras roll i studiebevakningen. Till exempel har en arbetsgång för kursnämnder skapats och ligger på hemsidan. Även i år har SCI-skolans kansli haft så kallade Kaizen-möten. Varannan vecka har kursansvariga lärare, studeranderepresentanter och kansliet träffats för att vidareutveckla programmet som helhet och för att diskutera enskilda kurser.
Sid. 7 av 9 Status: Terminen har kommit igång och i årskurserna 1-3 har årskursrepresentanter utsetts som ska hjälpa till att samordna kursnämnderna. Ett flertal andra projekt har dragits igång och slutförts, så som Vision och karriär under mottagningen samt kursnämndsworkshops där studenter sitter och pratar om nya sätt att bedriva studiebevakning och främja utbildnin Ekonomi och redovisning Styret 2010 har jobbat hårt för att färdigställa tidigare års, och årets, bokföringar. Detta är ett arbete som kräver kontinuitet. Om Fysiksektionen har kompletta bokföringar två år i rad, bildar det en stadig grund för framtiden. Styret 2011 bör därför redan i ett tidigt skede se till att alla som är ekonomiskt ansvariga på sektionen är väl medvetna om vad ansvaret innebär och kontinuerligt följa upp deras arbete. Bokföring Under början på våren gjordes vissa undersökningar och reformer för att förstå vilket ramverk sektionen har för bokföring och ekonomisk uppföljning. Detta inbegrep bland annat att lägga om delar av kontoplanen, och införa så kallade resultatställen för att kunna få bättre rapporter från bokföringsprogrammet Hogia. Hogia började användas i sektionen förra året, dock var det många av de ekonomiskt ansvariga som upplev det svårt att komma igång med programmet. Dessa frågetecken har rätats ut och numer bokför alla löpande i Hogia, så som det är meningen. Flera möten har hållits med de ekonomiskt ansvariga på sektionen för att få bokföringen att ske löpande. Tidigare års ekonomiskt ansvariga som inte varit klara har även bjudits in till dessa, med sämre anslutning. Ingen redovisning från förra året har inkommit - i strid med stadgarna. Annat Det nya projektet FArm (Fysiks arbetsmarknadsdag) sköttes ekonomiskt av kassören för FN och gjorde in- och utbetalningar via FN s kassa och konto. I bokföringen är de en separat enhet (resultatställe) för att lätt kunna följas upp. I vissa fall har olika nämnder och verksamheter fått varor utfört tjänster av eller åt varandra och för att rätt nämnd skall få rätt resultat har sektionen behövt ett system för interndebitering. Rutiner för detta utarbetades under våren och började implementeras i början på sommaren. En större revision av budgeten gjordes under våren, med utgångspunkt från synpunkter från nämnderna. Målet i den budgeten var att göra en mindre avsättning för framtiden och ett stort uttag för att kunna finansiera flytten som kommer under sommaren. Den reviderade budgeten fastslogs vid sektionsmöte 3. En gammal skuld på cirka 30 000 upptäcktes i en gammal bokföring. En privatperson lade ut pengar för att köpa biljetter till Åreresan 2009, men fick inte tillbaka dessa då. Återbetalningen skedde först nu och bristande bokföring ledde till att utbetalningen belastar årets resultat. På liknande sätt har kostnader som egentligen är hänförliga till 2010 års redovisningsår låtits belasta våren 2011 -
Sid. 8 av 9 för Mottagningen, FRUM och FSN - då vissa fakturor, till exempel från Radionämnden på THS, inkommit först nu i vår. Halvårets ekonomi i siffror (dock utan spexet) Utfall för första halvåret i tkr, avrundat till 1 decimal. Budgeterat för hela året i parentes. Resultatställe Inkomster Kostnader BalansResultat Kommentarer Fysik centralt 41, 2 (17, 0) 56, 7 ( 146, 0) 15, 5 ( 129, 0) Konsulatet-flytten återstår. En gammal skuld på 33 har betalats. Inkomst från medlemsavgift dubbelt så stor som väntat (25,3 istället för 16) fkm* 170, 2 (285, 0) 158, 3 ( 242, 0) 11, 9 (42, 4) FRUM 21, 4 (45, 0) 32, 0 ( 60, 0) FN 18, 8 (45, 0) 6, 2 ( 25, 5) IN 93, 1 (90, 4) 94, 9 ( 97, 0) Mottagningen 48, 5 (386, 0) 46, 4 ( 409, 6) 10, 6 ( 15) FRUMs julmiddag 2010 belastar detta år med -4,8 12, 6 (19, 5) 1, 8 ( 6, 6) Resultatet för åreresan 2011 var +67kr 2, 1 ( 23, 6) Mottagningen 2010 belastar detta år med -18,2 Jämn 0 (6, 5) 2, 5 ( 9, 5) 2, 5 ( 3) Inte äskat pengar ännu DaSK 0 (0) 0, 5 ( 1, 5) 0, 5 ( 1, 5) Force 0 (1) 2, 0 ( 9) 2, 0 ( 8) Endast en tryckning. Resten bekostades av FArm och Mottagningen. FSN 15 (10) 7, 6 ( 12) 7, 4 ( 2) Väntar 5 från SCIskolan för kursutvärderingar. 15 har inkommit från kansliet för att finansiera en läderbok som ej ännu köpts. FArm 127, 0 (121, 8) 74, 0 ( 82, 8) 53, 0 (39) All verksamhet sker under våren QR 0 (2) 0 ( 3, 5) 0 ( 1, 5) QQ avgått
Sid. 9 av 9 FINT 0 (0) 0 (0) 0 (0) Sånglederiet 0 (5, 0) 0 ( 5, 5) 0 ( 0, 5) Varken sångartävflan eller sångböcker på våren SUMMA: 545, 2 (1014, 7) 480, 9 ( 1104, 5) Tabell 1: Resultat anvrundat till tkr. 20, 2 ( 89, 8) 100 flytt samt mottagningen återstår. Sammanfattningsvis kan man säga att utfallet stämmer förvånansvärt väl överens med det budgeterade. Eftersom vi inte har kunnat lägga budgeten med gamla bokföringar i ryggen är det ren tur att vi har träffat så bra. Många inkomster och utgifter skiljer sig avsevärt om man granskar på lägre nivå. Status: Samtliga ekonomiskt ansvariga på sektionen bokför löpande och det ligger i linje med vad verksamhetsplanen säger. Budgeten från föregående år har reviderats. Bättre rutiner för redovisning leder dock till att skillnader mellan utfall och budget syns tydligt. I synnerhet märkts det att kostnader från tidigare år släpar efter och täcks inte av budget. I det stora hela går ekonomin som budgeterat, men vissa nämnder bör motionera om större utgifter och väntade inkomster för att kunna driva den önskade verksamheten under hösten. Seniorkontakt Styret 2010 har inte haft tillräckligt bra kontakt med sektionens seniormedlemmar. Då seniormedlemmarna är en stor tillgång för sektionen bör Styret 2011 vara måna om att bättre förvalta denna tillgång. Styret har diskuterat seniorerna en hel del och diskussionerna har mynnat ut i att styret i ett seniorbrev bad att fylla i en enkät med frågor om seniormedlemskapet. Styret har fått en del svar men resultatet har ännu inte sammanställts. Det anordnades en Junior / Senior - gasque under våren, med god uppslutning såväl bland seniorer som bland unga. Styret har börjat fundera på fysikprogrammets 80- årsjubileum 2012, och har även fått viss respons från seniorer som vill vara med och arrangera. Status: Styret är på rätt väg och har gjort en stor del av arbetet för att i framtiden förbättra kontakten med seniorerna. Det kvarstår att med hänsyn till enkätresultatet, ta beslut om förändrade rutiner i kontakten med seniorerna. Informationsspridning För att på ett formellt sätt rapportera om sektionens verksamhet fram till halvårsskiftet, har Styret 2011 författat denna halvårsrapport.