2.0 Utgåva 1 (8) Utbildnings- och informationsplan Implementation av ny rutin och IT-stöd (KLARA SVPL) för samordnad vårdplanering
2.0 Utgåva 2 (8) Inledning Under våren 2005 inledde Västra Götalandsregionen och Västkom ett regionalt samverkansprojekt när det gäller samordnad vårdplanering (SVPL) i syfte att öka kvalitet och säkerhet i processen runt samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter. SVPL, som är organiserat som ett centralt projekt med ett antal delregionala projekt, har genomförts i olika etapper. Dessa utgör tillsammans underlag som ska möjliggöra införandet av en ny rutin och ett IT-stöd (KLARA SVPL) för att tillgodose kommunernas, primärvårdens och sjukhusens behov av adekvat och tillgänglig vårdinformation i den samordnade vårdplaneringsprocessen. SVPL ReKo Sjuhärad är ett lokalt implementationsprojekt med syfte att förbereda och införa en enhetlig rutin samt en webbaserad IT-tjänst i ReKo Sjuhärad för att hantera processen samordnad vårdplanering. Projektet inom ReKo Sjuhärad genomförs i nära samarbete med det centrala SVPL-projektet. Att planera och besluta om föreliggande utbildnings- och informationsplan ingår i förberedelsefasen i implementationsprojektet. Utbildningsplanen bygger på att ett visst antal utbildare utbildas som i sin tur utbildar användare av rutinen samt KLARA SVPL. Antalet användare beräknas till ca 2400. Supportfunktionen kan vara olika organiserad. I vissa organisationer kan utbildarna utgöra 1:a linjens support på både rutinen och KLARA SVPL. 2008-12-01 beslutade chefsgruppen att förskjuta införandet av KLARA SVPL till hösten 2009. Motivering till detta var att flera integreringar bör ha skett mellan de olika systemen. Diskussioner om integreringarna mellan KLARA SVPL/Melior och KLARA SVPL/Elvis har påbörjats. Projektgruppen har fått acceptans styrgruppen att påbörja utbildningen av rutinen för utbildarna under mars och för användarna under april 2009. Den nya gemensamma rutinen kommer att börja användas 2009-04-21. Detta innebär att nya meddelanden (blanketter) kommer att skickas via fax. Dessa meddelanden återkommer sedan i KLARA SVPL och kommer då att kännas igen. Användandet av KLARA SVPL inleds 2009-09-29 i ReKo Sjuhärad. Informationsöverföring med hjälp av fax upphör och KLARA SVPL kommer att hantera rutinen för samordnad vårdplanering.
2.0 Utgåva 3 (8) Utbildningsstrategi och EC/IB utbildar utbildare: -Superanvändare -Systemadm. Kommun Sjukhus Primärvård inkl priv. vårdcentraler Rutin - 4,5,11 mars IT-stöd 25,26, 27 augusti Utbildare utbildar användare 7 Kommuner SÄS Borås / Skene Primärvård 18 vc +rehab+pr vc Rutin v. 13 14, 15, 16 IT stöd v. 37,38,39 Totalt ca 2 400 Uppdrag för utbildarna Utbildarna, dvs. en blandning av superanvändare och systemadministratörer beroende på hur organisationen har organiserat sin support och sin utbildning, har nedanstående uppdrag delta i utbildning i den gemensamma rutinen delta i utbildning i KLARA SVPL utbilda i nästa led, dvs. utbilda användare i stora och mindre grupper. använda sig av Camtasia (IT), utbildningsmiljö och av PowerPoint presentation (rutinen). Även kunna utbilda speciella grupper. vara lokal support på den gemensamma rutinen och KLARA SVPL under 2009. eventuellt vara en del i en kommande förvaltningsorganisation eller lämna över till en förvaltningsorganisation 2010 Nödvändiga funktioner i implementationen Superanvändare, personer väl insatta i rutinen och KLARA SVPL ska: delta i utbildningen i rutinen och KLARA SVPL utbilda användare i rutinen och KLARA SVPL utgöra support för rutinen under 2009 i den egna organisationen utgöra support i KLARA SVPL under 2009 ansvara för behörighetsadministration under 2009, dvs. lägga upp nya behörigheter, avsluta behörigheter, ge lösenord, granska loggar
2.0 Utgåva 4 (8) Systemadministratörer delta i utbildning för systemadministratörer samt i utbildning för utbildare 25, 26 augusti utbilda användare i KLARA SVPL utgöra 1:a linjens support för KLARA SVPL under 2009 ansvara för behörighetsadministration under 2009, dvs. lägga upp nya behörigheter, avsluta behörigheter, ge lösenord, granska loggar Användare olika yrkesgrupper som blir delaktiga i samordnad vårdplanering, såsom läkare, sjuksköterskor, biståndsbedömare, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, enhetschefer Antalet användare i ReKo Sjuhärad Preliminär uppskattning av antalet användare i organisationerna: Bollebygd 35 Borås 614 Herrljunga 40 Mark 135 Svenljunga 40 Tranemo 40 Ulricehamn 90 SÄS 1000 (28 x 12 ssk = 336 + läkare + rehabpersonal + övriga ) Primärvården 280 Samrehab - Mark Svenljunga 65 Privata 5 Totalt ca 2400 personer i ReKo Sjuhärad Fördelning av utbildningsplatser - KLARA SVPL SÄS (Södra Älvsborgs sjukhus) 12 Primärvården 8 Borås 5 Bollebygd 2 Herrljunga 0 ( utbildas via KOLA) Mark 2 Svenljunga 2 Ulricehamn 2 Tranemo 2 Samrehab 1 Totalt 36 kommer även att ansvara för utbildning av systemadministratörer.
2.0 Utgåva 5 (8) Utbildningsplanering - Gemensam rutin för Västra Götaland a) utbildarna Tid: Onsdag 4 mars, torsdag 5 mars samt onsdag 11 mars 8.00 11.30 vid varje tillfälle, 40 platser per tillfälle. Grupperna kommer att blandas med representanter de olika vårdgivarna. Lokal: Syster Tora, Ekenäsgatan 15, Borås (Solhem) Fler personer kan bjudas in för att delta i denna utbildning: - projektgruppen - MAS/MAR - systemadministratörer Förslag till fördelning av utbildningsplatser, se bilaga 1. Mat i restaurangen, Solhem debiteras ReKo Sjuhärad. b) användarna Tid: Lokaler: v. 13, 14, 15 och ev. 16, halvdag planeras och bokas av delprojektledare Utbildning av användare slutfört 2009-04-17. Start av användning av ny rutin 2009-04-21 Utbildningsplanering - KLARA SVPL a) utbildarna Tid: Lokal: Ansvarig: Tisdag 25 augusti förmiddag, och onsdag 26 augusti förmiddag och eftermiddag. Eventuell ytterligare tid för utbildning för systemadministratörer Datasalen, Hårddisken, primärvårdskansliet, plan 8, Ekenäsgatan, Solhem Antalet utbildare är begränsat till 12 st utbildare vid varje tillfälle. Förslag till fördelning på utbildningsplatser, bilaga 1.
2.0 Utgåva 6 (8) b) användarna Tid: Lokaler: vecka 37, 38 och 39, halvdagar Beräknad utbildningstid - 3 timmar per utbildningstillfälle. Organiseras av varje organisation. planeras och bokas av delprojektledare Ovanstående förutsätter: Rutin Presentation PowerPoint Föreläsare Ingrid Björkman/Eva Claesson Gemensam rutin samt informationsspecifikation www.vgregion.se/svp IT-stöd KLARA SVPL användarhandbok, Camtasia utbildningsprogram Utbildningsmiljö via KLARA SVPL Demomiljö Snabbguide rutinen Tillämpningsanvisning, rutinen återfinns i användarhandboken KLARA SVPL Support rutin och KLARA SVPL När utbildningen för användare (rutinen) påbörjas v. 13, 14, 15 och eventuellt v 16, erbjuds support till utbildarna av projektledningen, dvs. projektledare och bitr. projektledare. Projektledningen återför frågeställningarna till projektgruppen för att åstadkomma en samsyn av rutinen. Utbildarna samt projektgruppen kommer att inbjudas till möte 2009-05-05, 14.00 16.00 för att fånga upp frågeställningar och problem som dykt upp och diskuterats under utbildningstiden. När rutinen införs, ansvarar utbildarna för support i första ledet i vissa organisationer, i andra finns speciella supportorganisationer. Delprojektledarna kommer att ansvara för support i andra hand. Delprojektledarna kan lyfta frågeställningar till projektledningen och till projektgruppen. När KLARA SVPL införs, fr om 2009-09-29 och fram till dess att förvaltningsorganisation har etablerats, gäller support för VGR, kommunen och privata vårdgivare enligt bild nedan.
2.0 Utgåva 7 (8) Supportlinje VGR Samordnad vårdplanering - supportlinje VGR (fetstilsmarkerade streck är supportlinje) VGR användare sjukhus/pv Normal användning av KLARA In ci de nt 1:a linjens support KLARA -användare Superanvändare Kommun supporten V G R_IT ett telefonnummer Användarna kan ringa vilket som helst av numren. 0771 27 27 28 <= Prim ärvårdens helpdesk i VGR 0500 43 29 69 <=SkaS helpdesk itservice.skas@ vgregion.se support.ptit.skaraborg@ vgregion.se ärendelogg IT-drift drift TeliaSonera Kom.torget * Förbindelsenummer anges vid kontakt med Telia Sonera- Tidaholm FNT - 89340 Falköping - 89339 200 st får ringa Help-desk Telia Sonera tel: 90 400 Telia Kom torget 25 st får ringa SIEMENS Supportlinje kommun Samordnad vårdplanering - supportlinje kommun(fetstilsmarkerade streck är önkvärd supportlinje) Kommunanvändare Normal användning av KLARA Inc i d e n t 1:a linjens support KLARA -användare Superanvändare Kommun supporten Kommun help desk Ringer Telia Användarna kan ringa vilket som helst av numren. 0771 27 27 28 <= Prim ärvårdens helpdesk i VGR 0500 43 29 69 <=SkaS helpdesk Ringer itservice.skas@ vgregion.se support.ptit.skaraborg@ vgregion.se ärendelogg Help-desk Telia Sonera tel: 90 400 IT-drift drift TeliaSonera Kom.torget 200 st får ringa totalt Telia T e lia Kom torget 25 st får ringa totalt SIEMENS
2.0 Utgåva 8 (8) Supportlinje Privata vårdgivare Samordnad vårdplanering - supportlinje Privata vårdgivare i VGR (fetstilsmarkerade streck är supportlinje) Privata vårdgivare IiVGR Normal användning av KLARA In ci de nt 1:a linjens support Help-desk Telia Sonera tel: 90 400 KLARA -användare Superanvändare Användarna kan ringa vilket som helst av numren. 0771 27 27 28 <= Primärvårdens helpdesk i VGR 0500 43 29 69 <=SkaS helpdesk itservice.skas@ vgregion.se support.ptit.skaraborg@ vgregion.se VGR_IT ett telefonnummer ärendelogg IT-drift drift TeliaSonera Kom.torget * Förbindelsenummer anges vid kontakt med Telia Sonera- Tidaholm FNT - 89340 Falköping - 89339 200 st får ringa Telia Telia Kom torget 25 st får ringa SIEMENS Information För att den nya rutinen och IT-stödet KLARA SVPL ska ha den effekt som avses är det viktigt att införandet får ett positivt mottagande i de olika organisationerna. Ett sätt kan vara att nå fler personer än användarna, det kan vara personer i beslutande funktioner, personer i stabsfunktioner. Det kan också vara politiker som behöver få tillgång till information om vad som händer. Eventuellt kan vissa patientorganisationer ha ett intresse av information om implementationen av ny rutin och nytt IT-stöd. Verktyg Webb gemensam hemsida - www.vgregion.se/svp Periodiskt nyhetsbrev, On-line, elektroniskt utskick till utsedda grupper, via förvaltningscheferna ut i linjen. Angeläget att informationen når alla berörda. Utbildnings- och informationsplan ReKo Sjuhärads hemsida http://reko.vgr.se/ Information i personaltidning och/eller blänkare på intranät Projektgruppens deltagare muntlig information i resp. organisation Tidsplan Februari 2009 information på varje organisations hemsida.länkning till ReKo Sjuhärad. Mars 2009 information om utbildningsinsatserna för ny rutin. April 2009 information om ny rutin fr o m 2009-04-21 Maj augusti 2009 blänkare på hemsida om rutinen och det kommande IT-stödet September 2009 information om nytt IT-stöd, KLARA SVPL som införs 2009-09-29 för att hantera processen samordnad vårdplanering Bilagor: Bilaga 1 Planering av utbildning/rutinen för utbildare och användare