Anvisningar för verksamhetsplanering och budget inför år 2016 Fastställd av universitetsstyrelsen den 17 februari 2015 Typ av dokument: Anvisning Beslutad av: Universitetsstyrelsen Giltighetstid: 2015-02-17 2015-12-31 Dnr: FS 1.3.2-152-15 Område: Organisation Ansvarig enhet: Planeringsenheten 1 (16)
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Tidplan för arbetet... 4 1.2 Rapporteringsmall inför år 2016... 6 1.3 Anvisningsfördelning... 6 2 Övergripande planeringsförutsättningar... 6 2.1 Planeringsförutsättningar inför 2016... 7 2.2 Universitetets budgetunderlag 2016 2018... 8 3 Planeringsförutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå... 9 3.1 Utgångsläge 2015 samt planering 2016 2018... 9 4 Planeringsförutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå... 10 4.1 Utgångsläge 2015 samt planering 2016 2018... 10 5 Gemensamt för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, samt forskning och utbildning på forskarnivå... 11 5.1 Verksamhetsplan för 2016 2018... 11 5.2 Handlingsplan för arbetsmiljö 2015 2018... 12 5.3 Kompetensförsörjningsplan för 2015 2018... 12 5.4 Intern styrning och kontroll... 13 5.5 Investeringar... 13 5.6 Universitetsgemensamma funktioner... 14 2 (16)
1 Inledning Dessa anvisningar inleder arbetet med verksamhetsplanering och budget inför år 2016. Anvisningarna syftar till att samla universitetsövergripande planeringsförutsättningar som avser fakulteternas, Lärarhögskolans, Universitetsbibliotekets och Universitetsförvaltningens arbete med verksamhetsplanering och budget för år 2016. Universitetsstyrelsen fastställer inriktning på den fortsatta verksamhetsplaneringen för Umeå universitet för perioden 2016 2018, samt budget för år 2016 inklusive ekonomisk plan 2017 2018 innan regeringen presenterar budgetpropositionen för 2016. Om budgetpropositionen i väsentliga delar ändrar förutsättningarna för Umeå universitet, ger styrelsen rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om budget. Universitetsstyrelsen ger också rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om reviderade delmål för perioden 2016 2018. Universitetsstyrelsen fastställer ram för medelsfördelning utifrån forskningskontrakt i juni eftersom slutlig utvärderingsrapport beräknas vara klar i slutet av september. Universitetsstyrelsen ger rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om fördelning av medel utifrån styrelsens beslutade ram till fakulteter och Lärarhögskolan. För grundutbildning fastställer universitetsstyrelsen ram samt fördelning av denna till fakultetsnämnder och Lärarhögskolan. Anvisningar som avser underlag till uppföljning år 2016 kommer att beslutas av rektor i september 2015. Nedan visas processen för verksamhetsplanering och budget under år 2015. Arbetet med budget- och verksamhetsplanering är väl koordinerat och liksom tidigare utgår budgeten (inkl. fördelningsmodeller för forskning/utbildning på forskarnivå respektive grundutbildning) från uppsatta mål i visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål. 3 (16)
1.1 Tidplan för arbetet I syfte att ge samtliga organisatoriska nivåer bättre förutsättningar till en mer långsiktigare verksamhetsplanering, beslutade universitetsstyrelsen den 25 september 2014 att tidigarelägga budgetprocessen inför budgetåret 2016. Beslutet innebär att tidsperioden för budget anpassas till den treåriga tidsperiod som verksamhetsplanerna omfattar, samt att fakultetsnämnderna, Lärarhögskolan och Universitetsförvaltningen fr.o.m. budgetåret 2016 även fastställer preliminära budgetramar för år 2 och 3. En tidigarelagd budgetprocess där universitetsstyrelsen fastställer budgetramar i juni, innebär att fakultetsnämnderna, Lärarhögskolan och Universitetsförvaltningen i sin tur kan fastställa sina ramar i oktober, samt att institutioner/enheter därefter kan fastställa sina budgetar i december månad. På så sätt kommer budget att vara fastställd på samtliga nivåer innan det nya verksamhetsåret börjar, något som ökar framförhållningen och ger bättre förutsättningar till att genomföra omprioriteringar eller andra önskvärda förändringar. Datum Innehåll i tidplan 17 februari Universitetsstyrelsen fastställer anvisningar för verksamhetsplanering och budget till nämnder och andra berörda enheter. 20 februari Institutioner/enheter rapporterar sin kompetensförsörjningsplan till fakulteter/motsv. för perioden 2015 2018. 24 mars Uppstartsmöte för utvärderingsgruppen gällande forskningskontrakt. 17 april Fakultetsnämndernas, Universitetsförvaltningens, Lärarhögskolans och Universitetsbiblioteket underlag till styrelsen inlämnas. Utgångspunkten för underlaget utgörs av fakulteternas/motsv. verksamhetsplanering och universitetsledningens analys. 17 april Fakultetsnämnder, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltning fastställer kompetensförsörjningsplan för perioden 2015 2018. 22-24 april Platsbesök och utvärdering av forskningskontrakt. maj Dialoger om verksamhetsplanering och resursfördelning 2016 2018 med fakultetsledningar, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltningen och Universitetsbiblioteket. 18 maj Universitetsstyrelsens budgetkommitté behandlar förslag till inriktning för fortsatt verksamhetsplanering 2016 2018, samt förslag till budget 2016 inklusive ekonomisk plan 2017 2018. 4 (16)
Datum Innehåll i tidplan, forts. 4 juni Universitetsstyrelsen fastställer inriktning på den fortsatta verksamhetsplaneringen för perioden 2016 2018, samt budgetramar till nämnder, Lärarhögskolan och universitetsgemensamma funktioner för år 2016 inklusive preliminära ramar för perioden 2017 2018. Universitetsstyrelsen fastställer ram för medelsfördelning utifrån forskningskontrakt, samt ger rektor delegation till tilläggsbeslut. 16 juni Rektors detaljbudget för nästkommande år fastställs. I detta beslut ingår bl.a. fördelning av universitetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning. Augusti/ september Återkopplingsbesök mellan utvärderare av forskningskontrakt och fakulteter/lärarhögskolan utifrån preliminär utvärderingsrapport. 25 sept (prel.) Slutlig utvärderingsrapport klar. Oktober Senast 25 oktober November November Senast 15 december Novemberdecember Ev. tilläggsbeslut fattas av rektor utifrån budgetproposition. Fakultetsnämnder, Lärarhögskolan och Universitetsförvaltning fastställer verksamhetsplan för perioden 2016 2018 (handlingsplan för arbetsmiljö och kompetensförsörjningsplan biläggs), samt budget för år 2016 inkl. översiktliga preliminära ramar för perioden 2017 2018. Fakultetsnämnder och universitetsdirektör fastställer fördelning av fakultetsgemensamma/förvaltningsgemensamma kostnader avseende grundutbildning, forskning och övrigt universitetsgemensamt. Dialoger utifrån arbetet med verksamhetsplan för perioden 2016 2018, samt utifrån utvärderingens resultat gällande forskningskontrakt. Universitetsgemensam strategisk kompetensförsörjningsplan 2016 2018 utformas och fastställs. Institutionernas och enheternas verksamhetsplan 2016 2018 (handlingsplan för arbetsmiljö och kompetensförsörjningsplan biläggs) och budget 2016 ska vara upprättade och beslutade. Universitetsbiblioteket fastställer verksamhetsplan för perioden 2016 2018 (handlingsplan för arbetsmiljö och kompetensförsörjningsplan biläggs), samt budget för år 2016 inkl. översiktliga preliminära ramar för perioden 2017 2018. Rektor fattar beslut om fördelning av medel utifrån forskningskontrakt. 5 (16)
1.2 Rapporteringsmall inför år 2016 En mall för inlämnande av underlag gällande arbetet med verksamhetsplanering och budget inför år 2016 kommer att distribueras senast 27 februari till nämnder och berörda enheter. 1.3 Anvisningsfördelning Fakulteterna, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen omfattas av anvisningarna enligt nedan. Fakulteterna 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2, 3.1, 4.1, 5.1, 5,2, 5.3, 5.4 Lärarhögskolan 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2, 3.1, 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 Universitetsbiblioteket 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2, 5.1, 6.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6 Universitetsförvaltningen 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2, 5.1, 6.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6 2 Övergripande planeringsförutsättningar Universitetsstyrelsen fastställde i juni år 2012 vision och mål för Umeå universitet år 2020 i dokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål. Målen i visionsdokumentet är formulerade under huvudrubrikerna: Ett universitet som gör det möjligt, Utbildning för gränslös kunskap, Forskning som spränger gränser, samt Det goda och effektiva universitet. I enlighet med universitetsstyrelsens beslut har en precisering av delmålen skett, vilka rektor fastställde den 18 juni 2013. Vidare fastställde rektor den 21 oktober 2013, för fakulteter och Lärarhögskolan, Delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier perioden 2013-2015 samt den 10 december 2013 Universitetsgemensamma delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier perioden 2013-2015. De ingående målen i visionsdokumentet utgör utgångspunkten för verksamhetsplanering på alla nivåer vid Umeå universitet. Visionsdokumentet gäller till och med år 2020 och utgör från och med år 2013 bas för en långsiktigare verksamhetsplanering än tidigare vid universitetet och omfattar numera treårscykler. Under varje årscykel följs arbetet fortlöpande upp i dialoger mellan universitetsledning och ledning för fakulteter och lärarhögskolan. Fakulteterna följer på motsvarande sätt upp arbetet tillsammans med institutioner, centrumbildningar och enheter på det sätt de själva finner mest effektivt. För att komma i fas med universitetets innevarande treårscykel (2013 2015) har fakultetsnämnderna, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen beslutat om egna verksamhetsplaner omfattande åren 2014 2015, samt vid behov reviderat dessa inför år 2015. 6 (16)
Umeå universitet står nu inför en ny treårscykel och en ny verksamhetsplan omfattande perioden 2016 2018. Universitetsstyrelsen fastställer i juni 2015 inriktningen på den fortsatta verksamhetsplaneringen och ger rektor delegation att fatta tilläggsbeslut om reviderade delmål för kommande treårscykel. Som grund för budgetarbetet, och som utgångspunkt för verksamhetsplaneringen på alla nivåer vid Umeå universitet, ligger den långsiktiga visionen för Umeå universitet och de ingående målen i de av rektor fastställda delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier och uppföljningskriterier. Umeå universitets uppdrag Verksamheten inom universitetet ska bedrivas i enlighet med högskolelagen (1992:1434, 1 kap. Inledande bestämmelser 2 ) där universitetets instruktion och uppdrag anges enligt följande: Staten ska som huvudman anordna högskolor för 1. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet, och 2. forskning och konstnärlig forskning samt utvecklingsarbete. I högskolornas uppgift ska det ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. I regleringsbrevet anges anslagsramar, verksamhetsmål och återrapporteringskrav. Andra viktiga styrdokument är budgetpropositionen samt universitetets budgetunderlag för perioden 2016 2018. 2.1 Planeringsförutsättningar inför 2016 Planeringen för det kommande året ska utgå ifrån vad som hittills är känt om de resurser som Umeå universitet disponerar under kommande år, samt utifrån nedanstående uppgifter som är bedömningar som innehåller osäkerheter. Nivåer kommer att fastställas i den budget som beslutas av universitetsstyrelsen 2015-06-04. Pris- och löneomräkningsprocent som beräknas gälla för 2016 är 0,89 procent vilket är en marginell ökning jämfört med år 2015 (år 2015: 0,79 %). Viss osäkerhet finns och nivå kan komma att justeras, då nivån grundar sig på anvisat belopp i den senaste budgetpropositionen för 2015, där också anslag som pris- och löneomräknas minskas i syfte att bidra med finansiering till prioriterade satsningar. För år 2016 beräknas anslagen minska ytterligare till följd av denna åtgärd. Den slutliga pris- och löneomräkningen för 2016 presenteras i budgetpropositionen som kommer i september. År 2017 är den statliga indexjusteringen preliminärt 1,60 procent. 7 (16)
2016 års nivå på lönerevision är oklar men som jämförelse utgjorde 2015 års lägsta nivå 2,3 procent. Under våren kommer respektive fakultet/förvaltningen att göra en närmare analys av respektive verksamhets behov av löneökningar. Lönekostnadspålägget (LKP) år 2015 är 49,8 procent. På grund av fortsatt ökade pensionsavgifter till SPV (Statens Pensionsverk) år 2015 samt prognos att ökningen fortsätter år 2016, finns det risk att lönekostnadspåslaget eventuellt kommer att höjas ytterligare år 2016. Orsaken till ökningen av pensionsavgiften är, liksom tidigare år, huvudsakligen att antalet anställda som går i pension ökar årligen samt även att andelen personer som går i pension och tjänar över 34,1 tkr per månad årligen ökar, vilket innebär särskilt höga kostnader. Här är osäkerheten betydande. Prognos från SPV avseende år 2016 års pensionsavgift inväntas i slutet på september eller början på oktober. Investeringsnivån beräknas sjunka år 2015, men för att ta höjd för redan gjorda och planerade investeringar, är den preliminära bedömningen att internhyran år 2016 kan komma att höjas från 3 019 kr/per kvm vilket är den interna hyresnivån år 2015. Gällande priset för lokalvård år 2016 är bedömningen oklar, nivån för år 2015 var 300 kr/kvm. Fakulteterna, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen ska upprätta och fastställa budget för år 2016 inkl. översiktliga preliminära ramar för perioden 2017 2018. 2.2 Universitetets budgetunderlag 2016 2018 Enligt direktiv till budgetunderlaget (regeringsbeslut 2014-11-20, U2014/6891/UH) ska universitetet den 22 februari 2015 inlämna budgetunderlag för perioden 2016 2018 till regeringen. Universitetsstyrelsen fastställer budgetunderlaget den 17 februari 2015 och kommer därefter att publiceras på Auroras webbsida för Planering och uppföljning. 8 (16)
3 Planeringsförutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3.1 Utgångsläge 2015 samt planering 2016 2018 Enligt regleringsbrevet är anslaget till grundutbildning 1 294 mnkr för år 2015 varav takbeloppet uppgår till 1 250 mnkr och särskilda medel till 44 mnkr. Universitetet överskred takbeloppet år 2014 med 41 miljoner kronor vilket innebär att den överproduktion som universitetet får spara till kommande budgetår, för att de år universitetet underskrider takbeloppet berättiga till ersättning, numera uppgår till 79 miljoner kronor. Inför år 2016 är det fortsatt viktigt att minska överskridandet, i syfte att undvika en situation där universitetet själv finansierar utbildningsplatser och inte uppbär någon ekonomisk ersättning från staten för dessa platser. I den preliminära budgetramen för år 2016 ingår därför ingen överproduktion av helårsstudenter/helårsprestationer. För närmare information om beslutad budgetram för år 2015, samt preliminär budgetram för år 2016 2017 för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, hänvisas till publicerade budgetdokument på Auroras webbsida för Planering och uppföljning. Observera att de preliminära ramarna för år 2016 2017 kommer att justeras, bl. a. utifrån att fördelningsmodellen för grundutbildningsramar ska ses över inför 2016. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde i juni 2015, inklusive fördelning till fakultetsnämnder och styrelse för Lärarhögskolan. De preliminära ramarna kan också, genom tilläggsbeslut av rektor, komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition för kommande år. Nämnderna samt styrelsen för Lärarhögskolan skall i sina budgetunderlag senast den 17 april: Kommentera viktiga förändringar år 2015 inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Utifrån fakultetens/lärarhögskolans verksamhetsplanering (där delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier utgör grunden) övergripande ange hur verksamheten inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå planerar att utvecklas år 2016, samt i en analys ange vilka eventuella konsekvenser en oförändrad budgetram år 2016 (jämfört med år 2015) skulle innebära (exempelvis om den innebär att vissa kurser och program inte kan genomföras, om antalet utbildningsplatser behöver reduceras m.m.). Kommentera i en analys den förväntade utvecklingen inom grundutbildningen för perioden 2016 2018, där fakultetens/lärarhögskolans verksamhetsplanering utgör grunden. 9 (16)
4 Planeringsförutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå 4.1 Utgångsläge 2015 samt planering 2016 2018 För att ge lärosätena möjligheter att skapa långsiktiga beslut och ge goda villkor för forskare i form av tryggare finansiering och anställningar, föreslås i propositionen Forskning och innovation att anslaget för forskning och utbildning på forskarnivå för hela riket ökar med 300 mnkr år 2016. Förslag till fördelning av dessa medel kommer att lämnas i budgetpropositionen för 2016. För Umeå universitets del uppskattas medel för forskning och utbildning på forskarnivå öka med ca 18 mnkr år 2016. För närmare information om beslutad budgetram för år 2015, samt preliminär budgetram för år 2016 2017 för forskning och utbildning på forskarnivå, hänvisas till publicerade budgetdokument på Auroras webbsida för Planering och uppföljning. Observera att de preliminära ramarna för år 2016 2017 kommer att justeras, bl. a. utifrån universitetsstyrelsens fastställande av ram för medelsfördelning utifrån forskningskontrakt inför 2016. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde i juni 2015, inklusive fördelning till fakultetsnämnder och styrelse för Lärarhögskolan. De preliminära ramarna kan också, genom tilläggsbeslut av rektor, komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition för kommande år. Förutom fördelning av budgetramar till fakulteter och Lärarhögskolan, tillkommer fördelning av medel till särskilda satsningar. Nämnderna samt styrelsen för Lärarhögskolan skall i sina budgetunderlag senast den 17 april: Kommentera viktiga förändringar år 2015 inom forskning och utbildning på forskarnivå. Utifrån fakultetens/lärarhögskolans verksamhetsplanering (där delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier utgör grunden) övergripande ange hur verksamheten inom forskning och utbildning på forskarnivå planerar att utvecklas år 2016, samt i en analys ange vilka eventuella konsekvenser en oförändrad budgetram år 2016 (jämfört med år 2015) skulle innebära. Kommentera den förväntade utvecklingen inom forskning och utbildning på forskarnivå för perioden 2016 2018, där fakultetens/lärarhögskolans verksamhetsplanering utgör grunden. 10 (16)
5 Gemensamt för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, samt forskning och utbildning på forskarnivå 5.1 Verksamhetsplan för 2016 2018 Umeå universitet står nu inför en ny treårscykel och en ny verksamhetsplan omfattande perioden 2016 2018. Universitetsstyrelsen fastställer i juni 2015 inriktningen på den fortsatta övergripande verksamhetsplaneringen för universitetet. I och med visionsdokumentet Umeå universitet 2020 - Vision och mål har en mer långsiktigare planering införts och därmed också verksamhetsplaner omfattande treårscykler. För att komma i fas med universitetets innevarande treårscykel (2013 2015) har fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen beslutat om egna verksamhetsplaner omfattande åren 2014 2015, samt vid behov reviderat dessa inför år 2015. Samtliga organisatoriska nivåer är inför den nya treårscykeln i fas, vilket innebär att fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket, Universitetsförvaltning, institutioner och enheter under andra halvan av år 2015 fastställer ny verksamhetsplan omfattande perioden 2016 2018. I de fall fakulteternas/lärarhögskolans verksamhetsplan för perioden 2016 2018 innefattar reviderade delmål, beslutar rektor om revidering efter förslag från fakultetsnämnd/styrelsen för Lärarhögskolan. Fakultetsnämnder, Lärarhögskolan och Universitetsförvaltning skall i sina verksamhetsplaner senast den 25 oktober (för Universitetsbiblioteket 15 dec): Utgå ifrån genomförda analyser av verksamheten och dess förhållande till omgivningen avseende relevanta områden, samt från fastställda delmål, utarbetade strategier och uppföljningskriterier. Integrera perspektiven arbetsmiljö och lika villkor, som centrala delar vid utvecklingen av strategier, samt bilägga handlingsplan för arbetsmiljö till verksamhetsplanen. Planera för strategisk kompetensförsörjning, samt bilägga fastställd kompetensförsörjningsplan till verksamhetsplanen. Utgå ifrån den struktur och de riktlinjer som i övrigt anges i den rapporteringsmall som kommer att skickas ut senast den 27 februari. 11 (16)
5.2 Handlingsplan för arbetsmiljö 2015 2018 Arbetsmiljöarbetet ska enligt förordningen om systematiskt arbetsmiljöarbete följas upp årligen i samband med processen för verksamhetsplanering. De risker som inte kan åtgärdas direkt ska föras in i en handlingsplan som biläggs verksamhetsplanen. Aktiviteterna i handlingsplanen som upprättas utifrån medarbetarundersökningen, infogas i fakultetens/motsv. handlingsplan för arbetsmiljö. Som stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet finns information, regler och mallar relaterade till arbetsmiljö tillgängligt på webbsidan för Systematiskt arbetsmiljöarbete. Fakultetsnämnder, Lärarhögskolan, Universitetsbibliotek och Universitetsförvaltning skall till sin verksamhetsplan för perioden 2016 2018 bifoga sin handlingsplan för arbetsmiljö senast den 25 oktober (för Universitetsbiblioteket 15 december). 5.3 Kompetensförsörjningsplan för 2015 2018 Den förmodligen mest centrala delen för en funktionell och långsiktigt framgångsrik verksamhet är kompetensförsörjningen i universitetets alla olika delar av verksamheten. En långsiktig strategi för densamma utgör därför en stark koppling till verksamhetsplanerna för alla universitetets verksamheter och är en förutsättning för att kunna förverkliga de ingående målen i visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål. Umeå universitets utgångspunkt är därför att integrera arbetet med verksamhetsplanering med kompetensförsörjningsarbetet. Den övergripande universitetsgemensamma strategiska kompetensförsörjningsplanen för Umeå universitet, kommer att utformas och fastställas i november år 2015. Processen för detta arbete bygger på ett nerifrån och upp-perspektiv, genom att kompetensplaneringen som görs på enhets-, institutions-, respektive fakultetsnivå, analyseras och sammanställs i en särskild bilaga till verksamhetsplanen, för att sedan utgöra grunden för universitetets universitetsgemensamma strategiska kompetensförsörjningsplan. Den ska ge en samlad bild av vilka kompetensbehov som finns samt vilka universitetsgemensamma insatser som kommer att krävas för att nå de långsiktiga målen i visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål. Kompetensförsörjningsplanen är obligatorisk för alla verksamhetsnivåer och omfattar år 2015 2018, med årlig revidering vid behov. Fakultetsnämnder, Lärarhögskolans styrelse, Universitetsbibliotek och Universitetsförvaltning skall i sin kompetensförsörjningsplan senast den 17 april: Säkerställa att den egna verksamheten har den kompetens som behövs för att nå de i verksamhetsplanen ingående delmålen. Beakta innehållet i relevanta fastställda kompetensförsörjningsplaner på institutions-/enhetsnivå. (Tillgängliga elektroniskt senast 2015-02-20.) Beakta den Vägledning och metodstöd för utformning av strategisk kompetensförsörjningsplan som Personalenheten har arbetat fram. Årligen revidera innehållet vid behov. 12 (16)
5.4 Intern styrning och kontroll Enligt förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) skall Umeå universitet upprätta en riskanalys i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att universitetet inte uppfyller sina mål eller uppdrag för verksamheten. Nu gällande riskanalys för universitetsgemensam nivå omfattar år 2014 2015 och revideras vid behov, samt i dialog mellan ledningen för universitetet och ledningarna för fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning och Universitetsbibliotek. Fakultetsnämnder, Lärarhögskolans styrelse, Universitetsbibliotek och Universitetsförvaltning skall som ett led i att utveckla processen för intern styrning och kontroll: Utifrån universitetets modell för intern styrning och kontroll vid behov revidera den riskanalys som inför år 2015 fastställts avseende viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler. Sannolikt även år 2016 återrapportera den checklista avseende intern styrning och kontroll som enligt universitetsstyrelsens tidigare beslut infördes år 2014 och som reviderats inför år 2015. Närmare information om detta ingår i anvisningar avseende uppföljning år 2016 som kommer att beslutas av rektor i september 2015. Enligt Umeå universitets ekonomistyrregler är samtliga ansvariga chefer för en fakultet, institution, universitetsförvaltning, universitetsbibliotek och enheter (både förvaltningsenheter och andra enheter med egen budget) ansvariga för att fakulteten/enheten/motsvarande följer universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar, samt även följer beslutad delegationsordning. Överordnad nivå är enligt universitetsstyrelsens beslut alltid skyldig att vidta åtgärder om inte underliggande chefsnivå genomför åtgärder vid återkommande eller allvarliga regelöverträdelser. Vid sådana situationer ska kommunikation ske mellan de olika chefsnivåerna. 5.5 Investeringar Investeringarna avser i huvudsak ombyggnationer och medel till inredning/utrustning, dessutom finansieras universitetets skadeförsäkring av dessa medel. Till Lokalförsörjningsenheten uppdras att senast 1 april redovisa förslag till budget för universitetsgemensamma investeringar uppdelad på avskrivningar och nya åtaganden i prioritetsordning, efter samråd med fakulteterna. 13 (16)
5.6 Universitetsgemensamma funktioner En princip vid budgetering av universitetsgemensamma funktioner har varit att dess relativa andel av universitetets samlade resurser inte bör öka. Den relativa andelen har också legat fast kring 10,7 11,5 procent under de senaste åren. Inför år 2016 finns en osäkerhet över exakt hur stor universitetets budgetram från regeringen kommer att vara, samt hur stor andel de universitetsgemensamma kostnaderna ska utgöra. Utgångspunkten inför år 2016 är att de universitetsgemensamma kostnadernas andel av fakulteternas anslag samt styrelsens strategiska resurs ska vara oförändrad år 2016 jämfört med år 2015 (10,94 procent). En översyn av denna modell planerar att inledas under år 2016. Enligt beslutad budget år 2015 har ett par utvecklingsområden som är att betrakta som UmU s gemensamma infrastruktur identifierats. Bland dessa kan nämnas Bildmuséet, införande av e-rekryteringssystem, bibliometrikertjänst och Lärarhögskolans gemensamma funktioner. Till detta tillkommer effektiviseringskrav för flera verksamheter inom de universitetsgemensamma funktionerna. Ansvariga för universitetsgemensamma funktioner ska senast den 17 april: Kommentera viktiga förändringar år 2015 inom universitetsgemensamma funktioner. Ange hur genomförande utifrån budgetram 2015 har skett och hur identifierade områden enligt budget år 2015 har utvecklats. Utifrån gällande verksamhetsplanering övergripande ange hur verksamheten planerar att utvecklas år 2016, samt i en analys ange vilka eventuella konsekvenser en oförändrad budgetram år 2016 (jämfört med år 2015) skulle innebära. Kommentera i en analys den förväntade utvecklingen inom universitetsgemensamma funktioner för perioden 2016 2018. Till IT-chefen uppdras att senast den 1 april: Sammanställa och ge en analys över både befintliga respektive planerade IT-system inom befintlig ram. Till enhetschef för Universitetsservice uppdras att senast den 1 april: Kommentera i en analys vilka eventuella konsekvenser ett oförändrat lokalvårdspris år 2016 (jämfört med år 2015) skulle innebära. Föreslå eventuell förändrad prismodell för lokalvård (med bibehållen LOA;V-yta som faktureringsgrund). För närmare information om beslutad budgetram för år 2015 för universitetsgemensamma funktioner, hänvisas till publicerade budgetdokument på Auroras webbsida för Planering och uppföljning. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde i juni 2015, inklusive fördelning till Universitetsbiblioteket och universitetsgemensamma funktioner exkl. Universitetsbiblioteket. 14 (16)
Bilaga 1. Tidplan för uttag av bakgrundsdata till budget 2016 OBS! Fördelningsmodellen för grundutbildningsramar ska ses över inför 2016 i syfte att ha en enklare modell. Uppgifterna i tabellen nedan kan därför komma att justeras (t.ex. ingår i nuläget inte uppgifter till parametrarna Ej uppnådd ram och Inaktiva studenter ). Typ av uttag Datum för uttag Källa för uttag Kommentar Grundutbildning Andel undervisningstid per fakultet som utförs av disputerade lärare under perioden 150101 150630, samt reviderat underlag för hösten 2014 2015-03-31 Bemanningsplaneringssystemet (BPS) Används som grund för kriteriet forskningsanknytning vid fördelning av grundutbildningsanslag. Fr.o.m. 2016 kommer kriteriet inte att viktas, utan baseras 100 % på uppgifter från BPS. Utgår ifrån ett genomsnitt av HT 2014 VT 2015. Antal helårsstudenter på avancerad nivå år 2014 per fakultet (exkl. läkare, tandläkare och arkitekter) Antal inresande (avtal och freemovers) och utresande (avtal) internationella helårsstudenter år 2014 (exkl. läkare, tandläkare och arkitekter), per fakultet Antal externa examensarbeten år 2014 per fakultet Samtliga institutioner ska tillse att bemanningen av alla slag (anslagsfinansierade och interna) undervisningsuppdrag för aktuell period finns korrekt registrerade i BPS vid tidpunkt för datauttag. 2015-03-01 Ladok via Fokus Används som grund för kriteriet avancerad nivå vid fördelning av grundutbildningsanslag. Utgår ifrån ett genomsnitt av åren 2012 2014. 2015-03-01 Ladok via Fokus Används som grund för kriteriet internationalisering vid fördelning av grundutbildningsanslag. Utgår ifrån ett genomsnitt av åren 2012 2014. 2015-03-31 DiVA Används som grund för kriteriet samverkan vid fördelning av grundutbildningsanslag. Utgår ifrån ett genomsnitt av åren 2012-2014. OBS! Ev. ny definition för år 2014 enligt beslut av USSR. 15 (16)
Forskning och utbildning på forskarnivå Andel citerings- och publiceringspoäng per fakultet Använda externa medel inom forskning/utbildning på forskarnivå per fakultet år 2014 Rektors detaljbudget Antal kurstillfällen per fakultet HT 2015 Kostnadsbas för universitetsgemensamma kostnader inför år 2016 Antal deltagare i forskarhandledningskurser, per fakultet år 2014 Kostnadsbas för projekt som omfattas av medfinansiering av gemensamma kostnader 2015-03-31 Vetenskapsrådet (Web of science) Används som grund i den mekanistiska modellen vid fördelning av forskningsanslag. 2015-03-01 Raindance Används som grund i den mekanistiska modellen vid fördelning av forskningsanslag. Utgår ifrån ett genomsnitt av åren 2012-2014 och viktas enligt det nationella fördelningssystemet 2015-03-31 Används som underlag till fördelning av VHS/NyA-avgiften (enligt prognos). Utgår ifrån summan av VT 2015 och HT 2015. 2015-03-01 Används som grund vid fördelning av ränteintäkter 2015-03-01 Uppgift erhålls från UPL 2015-03-01 Raindance, kontraktsdatabasen Används som grund vid fördelning av kostnad för forskarhandledningskurser. Utgår ifrån ett genomsnitt av åren 2012-2014. Används som grund vid beräkning av medfinansiering och fasta belopp för universitetsgemensam nivå. 16 (16)