2003-10-23 Rektors kansli Dnr 10-339/03 Rutiner för post och e-posthantering på Mälardalens högskola
Innehållsförteckning Offentlighetsprincipen allmänhetens rätt och myndighetens skyldigheter s. 1 Utdrag ur tryckfrihetsförordningen samt sekretesslagen s. 1 Begrepp s. 2 Rutiner för hantering av inkommen post s. 4 Post till fackliga förtroendemän och partipolitiskt aktiva s. 5 E-post och offentlighetsprincipen s. 5 Rutiner för hantering av e-posthantering s. 5 Den anställdes ansvar s. 6 Blankett för medgivande till öppnande av personadresserad post s. 7
Rektors kansli Offentlighetsprincipen allmänhetens rätt och myndighetens skyldigheter Enligt tryckfrihetsförordningen har varje svensk medborgare rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Tryckfrihetsförordningen kompletteras av sekretesslagens bestämmelser kring registrering av inkomna eller upprättade handlingar. Detta regelverk ligger till grund för vad som brukar kallas offentlighetsprincipen, vars huvudsakliga innebörd är att offentlighet är huvudregel vid svenska myndigheter. För Mälardalens högskola innebär offentlighetsprincipen i praktiken att myndighetens handlingar måste registreras och hållas ordnade på ett sådant sätt att allmänheten genast eller så snart det är möjligt på begäran kan ta del av allmän handling, såvida den inte omfattas av sekretess. I och med att Mälardalens högskola som myndighet är skyldig att kunna tillhandahålla allmän handling så fort den är inkommen till, upprättad eller förvarad hos myndigheten, måste post öppnas utan dröjsmål, och e-post dagligen bevakas. Nedan följer begrepp och utdrag ur lagtexter som ligger till grund för myndighetens ansvar när det gäller hanteringen av allmänna handlingar, vilka rutinerna baserar sig på. Utdrag ur tryckfrihetsförordningen samt sekretesslagen Sekretesslagen 15 kap 1 När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 4 Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning. 1
Begrepp Handling Enligt Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3 är en handling framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Man brukar säga att handlingsbegreppet är teknikneutralt, det är informationen som är det viktiga, inte lagringsformen. Allmän handling En handling är allmän om den förvaras hos MdH, och anses vara inkommen till eller upprättad hos MdH. 1 En allmän handling är dock inte automatiskt offentlig. Innehåller handlingen sekretessbelagd, hemlig, information är den inte offentlig, vilket regleras i sekretesslagen. Förvarad handling En handling anses förvarad då den är fysiskt tillgänglig för någon av högskolans anställda. Vid t ex hemarbete eller tjänsteresa anses handlingen också vara förvarad hos MdH. Datalagrad information behöver inte fysiskt bevaras i MdHs lokaler, den anses förvarad så fort MdH har tillgång till den genom ordinarie tekniska hjälpmedel. Likaså har allmänheten rätt att, enligt den så kallade likställighetsprincipen, få tillgång till information och handlingar som är tillgänglig för MdH. Detta gäller även sådan information som endast är digitalt tillgänglig, samt så kallade potentiella handlingar, det vill säga möjliga sammanställningar av olika elektroniska uppgifter som ännu inte finns framtagna i läsbar form. Exempel på detta är olika typer av information som kan skapas om man gör olika körningar av data som finns i exempelvis MdHs lönesystem. Detta gäller under förutsättning av att den tekniska sammanställningen kan ske genom rutinbetonade åtgärder. Det saknar betydelse om handlingen är diarieförd eller inte. Inkommen handling En handling har kommit in till MdH när den anlänt till högskolans lokaler eller på annat sätt tagits emot av behörig person. 2 (även om mottagandet sker utanför MdHs lokaler) Det saknar betydelse om handlingen är diarieförd eller inte. Tryckfrihetsförordningen tar ingen hänsyn till om informationen är lagrad i pappersform eller elektronisk form. E-post, fax eller annan elektroniskt lagrad information anses därmed vara allmän handling när den anlänt till MdHs lokaler eller på annat sätt tagits emot av behörig person. Upprättad handling En handling anses som upprättad, och därmed allmän, när den har fått sin slutliga utformning. Normalt blir en handling upprättad när den skickas iväg, expedieras, u- tanför MDH. 1 Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 2 Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 6 2
Dessutom anses en handling vara upprättad då ett ärende slutbehandlats, protokoll justerats, eller handlingen på annat sätt färdigställts, oavsett om den skickats iväg från MdH eller inte. För register som diarier och motsvarande gäller att de anses upprättade när de är färdiga att tas i bruk. Detta innebär att ett diarium är en upprättad handling även om inga uppgifter är införda i det. Handlingar som inte är allmänna Det vanligaste undantaget från regeln om allmänna handlingar är utkast, koncept och minnesanteckningar som hör till ett pågående ärende, så länge handlingarna inte tagits om hand för arkivering. Minnesanteckningar anses dock som allmänna om de i praktiken går att jämställa med protokoll, eller innehåller uppgifter av betydelse för ett ärende som inte återfinns i det dokument som färdigställs. Minnesanteckningar får heller inte förväxlas med en formell tjänsteanteckning, som skall diarieföras under det aktuella ärendet. Se nedan för ytterligare förklaring. Handlingar som utväxlas mellan och inom MdHs olika avdelningar, institutioner, kanslier och nämnder är inte inkomna eller upprättade. Anledningen till detta är att MdH betraktas som en enda sammanhängande myndighet. Exempelvis anses inte ett internt förslag som skickas från en institution till högskoledirektören som inkommet eller upprättat förrän ärendet färdigbehandlats, och är därför inte allmän handling. Huvudregeln gäller alltså även här: när förslaget, ärendet eller förfrågan som handlingarna är knutna till blivit slutbehandlad betraktas de som allmänna. Tjänsteanteckning Anteckning i tjänsten rörande någonting som har inträffat i ett ärende, t.ex. ett telefonsamtal eller annan information som dokumenterats, och tillför ärendet nya sakuppgifter. Anteckningen skall diarieföras med det övriga ärendet, och anses i regel som allmän handling, om ej sekretess föreligger. Utan dröjsmål Enligt bestämmelsen 15 kap 1 sekretesslagen skall en handling registreras utan dröjsmål. Bestämmelsen innehåller ingen tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Frånvaron av registrering eller en alltför lång tidsfördröjning med att registrera allmänna handlingar inskränker allmänhetens möjligheter till insyn i myndighetens verksamhet. För handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hand att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. Enligt JO beslut skall en inkommen handling som skall registreras enligt sekretesslagens bestämmelser registreras genast efter det att den inkommit till myndigheten. 3 3 2000/01:JO 01 3
För handlingar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att diarieföring sker i nära anslutning till ingivandet. 4 Rutiner för hantering av inkommen post Post som inkommit till Mälardalens högskola skall ankomststämplas och öppnas utan dröjsmål. 5 Om postöppningen av någon anledning inte kan ske utan dröjsmål, skall kuvertet ankomststämplas. Ankomststämpelns datum skall även anges som ankomstdatum om handlingen senare registreras i diariet. Post som finns i MdHs brevinkast när detta töms på morgonen skall stämplas med föregående dags datum, då det inte går att fastställa vilken dag handlingen faktiskt inkommit. Påträffas exempelvis post i brevinkast på en måndag, anses handlingen inkommen föregående arbetsdag, det vill säga vanligtvis fredagen före helg. Vid storhelger och liknande kan glappet mellan det att handlingen inkom till myndigheten till att den påträffas bli ett flertal dagar. Observera att handlingen även här ska förses med det datum som förelåg närmast föregående arbetsdag. Som framgår i tryckfrihetsförordningen betraktas post inkommen till en myndighet som allmänna handlingar. Även försändelser som är ställda personligen till myndighetsperson anses som allmän handling om det rör MdHs verksamhet. 6 För att MdH skall kunna avgöra om försändelsen rör verksamheten, och leva upp till den snabba behandling av post som lagen kräver måste post öppnas utan dröjsmål. Om det skulle inkomma personadresserad post till myndigheten får dock denna ej öppnas utan adressatens muntliga eller skriftliga medgivande. På varje avdelning och institution skall de anställda ges möjligheten att underteckna fullmakt för öppnande av personadresserad post. Se medföljande blankett på sidan 7. För att MdH skall kunna uppfylla offentlighetsprincipen skall anställd som nekar fullmakt, vid frånvaro, infinna sig för att öppna sin post. Visar det sig att försändelsen innehåller allmänna handlingar är det den anställdes ansvar att se till att handlingarna utan dröjsmål diarieförs. 7 4 JO 2237-1998 5 Enligt sekretesslagens 15 kap. 1 6 Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 4 7 JO 2022-2000 4
Post till fackliga förtroendemän och partipolitiskt aktiva Försändelser till exempelvis facklig förtroendeman eller partipolitiskt aktiv i egenskap av deras roll som förtroendevalda är inte allmänna handlingar, och får inte öppnas av annan än adressaten. Dock betraktas försändelsen som allmän om det inte finns speciell anledning 8 att anta att försändelsen är ställd till personen i egenskap av deras roll som förtroendevald. E-post och offentlighetsprincipen E-postmeddelanden har på ett betydande sätt förändrat kommunikationen inom samt till och från myndigheter. E-posten sprider med sitt stora flöde och sin utbredda användning allmänna handlingar till myndighetspersoner som är skyldiga att hantera den på ett korrekt sätt. Samtidigt som e-posten underlättar arbetet ställer den även större krav på de anställda i form av ökad medvetenhet kring offentlighet, sekretess och tillgänglighet av allmänna handlingar. E-post omfattas precis som vanlig post eller andra allmänna handlingar av offentlighetsprincipen. Det vill säga, att allmän handling som inkommit till eller upprättats hos MdH skall registreras, och lämnas ut till allmänheten vid förfrågan, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för MdHs verksamhet, eller att handlingen omfattas av sekretess. Rutiner för hantering av e-posthantering När ett e-postmeddelande inkommit eller upprättats, och är av den karaktär att det skall diarieföras skall detta vidarebefordras till registrator eller annan diarieansvarig person. Vidarebefordrandet kan ske med e-post, eller så kan meddelandet tas ut på papper. E-postprogrammets interna förteckning, där titel på inkomna och skickade e- postmeddelanden samt tidpunkt och till vem brevet skickats framgår, är en allmän handling. 9 Meddelanden som är allmän handling får inte raderas ur in - eller utkorgens förteckning, förrän de sparats på papper och arkiverats. Behövs förteckningen för återsökning av allmänna handlingar som inkommit eller skickats får ej meddelanden raderas ur förteckningen. För att MdH skall kunna registrera och tillhandahålla eventuella allmänna handlingar till allmänheten och således leva upp till offentlighetsprincipen får inte e-postmeddelanden bli liggandes olästa, utan måste läsas dagligen. Vid anställds frånvaro kan ett fullmaktsförfarande 10 användas för att ge direkt tillgång till den frånvarandes brevlåda, eller så kan e-posten vidarebefordras automatisk till exempelvis behörig tjänsteman eller funktionsbrevlåda. 8 Det ska tydligt framgå på kuvert eller motsvarande att försändelsen är avsedd för den anställde i sin egenskap av förtroendeman 9 Regeringsrättens dom mål nr 6251-1997 10 Likadant förfarande som vid hantering av den vanliga posten, se s. 4 5
Funktionsadresserna 11 får inte lämnas obevakade vid frånvaro. Funktionsadresserna måste således kontrolleras dagligen, till exempel genom direkt tillgång till brevlådan, eller genom automatisk vidarebefordran av e-post till behörig tjänsteman. Skulle e-postrutinerna angivna i de två föregående punkterna inte gå att införa inom rimlig tid kan varje avdelning eller institution utforma rutiner i samråd med jurist och arkivarie i avvaktan på att ovanstående rutiner kan efterlevas. Vid osäkerhet kring om e-postmeddelandet är en allmän handling och om det skall diarieföras, kontakta arkivarie eller registrator på rektors kansli. Den anställdes ansvar Det är varje anställds ansvar att se till att allmänna handlingar blir diarieförda, registrerade eller arkiverade. Varje anställd skall vidarebefordra handlingar som skall diarieföras till registrator eller annan diarieansvarig person. 11 Till exempel registrators e-post, informationens e-post, eller motsvarande e-postadresser på institutioner och avdelningar. 6
Medgivande till öppnande av personadresserad post Jag medger att brev ställda till mig under Mälardalens högskolas adress får öppnas av registrator eller annan behörig tjänsteman får öppnas av. (Datum och underskrift) Medgivande till öppnande av personadresserad post Jag medger att brev ställda till mig under Mälardalens högskolas adress får öppnas av registrator eller annan behörig tjänsteman får öppnas av. (Datum och underskrift) Medgivande till öppnande av personadresserad post Jag medger att brev ställda till mig under Mälardalens högskolas adress får öppnas av registrator eller annan behörig tjänsteman får öppnas av. (Datum och underskrift) Medgivande till öppnande av personadresserad post Jag medger att brev ställda till mig under Mälardalens högskolas adress får öppnas av registrator eller annan behörig tjänsteman får öppnas av. (Datum och underskrift) 7