POLICY FÖR UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING

Transkript

1 Styrdokument POLICY FÖR UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING OFFENTLIGHETSPRINCIPEN I Tryckfrihetsförordningen (senast omtryckt i SFS 2002:908) finns sedan över 200 år den så kallade offentlighetsprincipen inskriven. Principen innebär att vem som helst ska kunna läsa alla allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter liksom också hos kommunägda aktiebolag. Enda undantaget är handlingar eller delar av handlingar som enligt särskild stiftad lag, Offentlighets- och sekretesslagen, ska hållas hemliga. Offentlighetsprincipen syftar till att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Härigenom markeras i grundlagen att handlingsoffentligheten utgör en del av den medborgerliga yttrande- och informationsfriheten och därmed en av betingelserna för den fria demokratiska åsiktsbildningen. Allmän handling Med allmän handling förstås i första hand en framställning i skrift eller bild som upprättas vid eller inkommit till bostadsförmedlingen och som nu förvaras där. Det kan röra sig om olika slag av skriftliga dokument och tekniska upptagningar såsom bandinspelningar, bilder eller datamedier, som förvars hos bolaget. Det gäller också in- och utgående e-post och fax, som är färdiga handlingar (se nedan). Så länge de rör sig om diskussionsunderlag o dyl, som på sikt ska leda fram till en färdig handling, är de inte allmänna handlingar. Även alla typer av register är allmänna handlingar. I ordet allmän ligger inget krav på att innehållet i handlingen skall röra allmänna angelägenheter. Även handlingar i enskilda ärenden är allmänna handlingar. En allmän handling är en färdig handling. Man är aldrig skyldig att göra särskilda sammanställningar eller liknande även om det skulle underlätta för sökanden. Om det däremot möter stora svårigheter att lämna ut handlingen i original (t ex p g a att delar av handlingen är sekretessbelagda) är man skyldig att erbjuda sökanden kopia eller avskrift. Till bolaget inkommen handling En handling är allmän om den förvaras hos bolaget och är att anses som inkommen hit. När är den då inkommen? I princip kan man säga att handlingen skall ha anlänt till bolagets lokaler. En handling i elektronisk form anses ha inkommit när den nått någon av bolagets servrar. Att handlingen är nyinkommen och ännu ej exempelvis diarieförts saknar betydelse i sammanhanget. Rör det sig om en offentlig handling kan underlåten diarieföring eller registrering inte åberopas som skäl för att fördröja utlämnandet. En handling som ingår i dagens post, skall således på begäran lämnas ut även om den inte hunnit diarieföras.

2 Sid 2 (6) Privatbrev Det förekommer ofta att brev till bolaget ställs personligen till någon befattningshavare hos bolaget eller till någon styrelsemedlem. Sådana brev eller meddelanden skall anses som allmän handling om det gäller ärendet eller annan fråga som ankommer på bolaget. Utanför grundlagsregleringen faller därför sådana skrivelser som enbart rör tjänstemannens eller styrelseledamotens personliga förhållanden. Här bör man också observera att det helt avgörande för om brevet utgör allmän handling är inte dess yttre form utan dess innehåll. Ett brev, som behandlar en tjänstemans privatliv, blir inte en allmän handling även om det händelsevis är adresserat till bolaget. Å andra sidan kan vilket papper eller annat media som helst betraktas som allmän handling om det gäller ett ärende bolaget har hanterat eller ska hantera. Samma regler gäller också privata brev från en tjänsteman eller en styrelseledamot. Hos bolaget upprättad handling Alla handlingar som Bostadsförmedlingen framställer är inte upprättade i Tryckfrihetsförordningens mening. Handlingen betraktas som upprättad först när den expedieras det vill säga när den avsänts till enskild eller myndighet. Det exemplar av handlingen som bolaget behåller originalet eller en kopia blir genom expedieringen en upprättad och därmed allmän handling. Tanken bakom detta är ju att bolaget bör ha rimlig tid på sig för att själva bilda sig en uppfattning och fatta viss ståndpunkt innan det måste ställa de handlingar som återspeglar överväganden till förfogande för allmänheten. Innan en sådan här handling är slutgiltigt färdig och utgör bara bolagsinternt arbetsmaterial. Styrelseärenden När det gäller handlingar som innehåller exempelvis förslag, yttrande och utlåtande från bolagets VD till styrelsen ska dessa betraktas som interna handlingar eftersom man anser att bolaget gentemot styrelsen i dessa sammanhang främst ska betraktas som ett beredningsorgan. Trots det anser bostadsförmedlingen att styrelsens beslutsunderlag i möjligaste mån ska göras tillgängliga för press och allmänhet redan i samband med utsändningen till styrelsen. Undantag är handlingar vars offentliggörande skulle kunna skada enskild person. Detsamma gäller handlingar kring en affärsuppgörelse, vars offentliggörande skulle bryta anbudssekretessen eller påverka bolagets förhandlingsposition. Sedan styrelsen fattat beslut i ärendet och justerat protokoll kan bolagets beslutsunderlag anses vara allmänna handlingar. SEKRETESS Reglerna om sekretess finns i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), nedan kallad OSL. De innebär att särskilda, i lagen utpekade uppgifter, inte får röjas, d v s att handlingar med uppgifterna inte får utlämnas till vare sig enskilda personer, medier eller andra myndigheter. För sådana uppgifter gäller också tystnadsplikt. Tystnadsplikten gäller för anställda, styrelseledamöter och -suppleanter, utskottsledamöter och revisorer. Den gäller också för konsulter och andra, som i sin kontakt

3 Sid 3 (6) med bostadsförmedlingen kommit i kontakt med sekretessbelagd uppgift. För konsulter gäller också tystnadsplikt för vad de fått reda på i övrigt om bostadsförmedlingens verksamhet. Finns i ett dokument vissa sekretessbelagda uppgifter kan handlingen behöva utlämnas i utdrag eller med de sekretessbelagda uppgifterna dolda. Uppgifterna ska dock lämnas ut till den uppgiften berör. Denne måste då styrka sin identitet på ett betryggande sätt. Bostadsförmedlingens verksamhet berörs av följande sekretessregler. Säkerhets- och bevakningsåtgärder (OSL 18:8) Sekretess gäller för uppgifter som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- och bevakningsåtgärder om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs. Det gäller t ex uppgifter om bevakning, larm och annat skalskydd kring våra lokaler. Det gäller också behörighetssystem och andra intrångsskydd i vår databehandling. Upphandlingsärenden (OSL 19:3) I ärenden, som gäller upphandling är sekretessen absolut till dess ärendet avslutats. Inkomna anbud får inte öppnas förrän anbudstiden gått ut. Innehållet i anbuden och det efterföljande förhandlingsskedet får inte röjas förrän slutligt beslut fattats och avtal träffats. Enskilds bostadsadress mm (OSL 21:3) Sekretess gäller för uppgift om någons det kan vara en köande, en sökande eller en anställd - bostadsadress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna uppgift om var denne bor, stadigvarande eller tillfälligt, om det av särskild anledning kan antas att denne eller någon av dennes närstående kan komma att utsättas för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Detsamma gäller om dennes telefonnummer, e-postadress eller annan jämförbar uppgift, som kan användas för att komma i kontakt med denne. Samma skydd gäller också för uppgifter om anhöriga till den skyddet primärt gäller. Den här paragrafen tillämpas inte om sekretesskyddet är starkare enligt någon annan paragraf. Koppling mellan fingerade och verkliga personuppgifter (OSL 21:3) Det har förekommit att någon med skyddade personuppgifter hos oss registrerats med fingerat personnummer. I de fallen är kopplingen mellan detta personnummer och personens verkliga personuppgifter sekretesskyddade om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att denne eller någon denne närstående lider men. Den här paragrafen tillämpas inte heller om sekretesskyddet är starkare enligt någon annan paragraf.

4 Sid 4 (6) Skyddade personuppgifter (OSL 22:1) Har någon av skattemyndigheterna fått skyddade personuppgifter i folkbokföringen ( skyddad adress ), är adress och andra personuppgifter sekretessbelagda även hos bostadsförmedlingen. Uppgift om detta inhämtas veckovis från folkbokföringsregister, varvid ärendet i Bostoc förses med en varning om att sekretess råder. Adressuppgifter o dyl blir då tillgängliga endast för handläggare med särskild behörighet. I detta fall innebär sekretessen ett absolut förbud mot utlämnande av alla personuppgifter. Övriga bostadsförmedlingsärenden (OSL 26:11) I alla bostadsförmedlingsärenden såväl förturer som reguljära bostadsärenden gäller sekretess för uppgift om enskilds personliga förhållanden om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider betydande men om uppgiften röjs. Här måste man alltså göra en bedömning från fall till fall. Rent generellt kan sägas att uppgifter av mer alldagligt slag adresser, som inte är skyddade, uppgiften att någon söker bostad och med vem, var någon arbetar o dyl ska lämnas ut om det inte finns något särskilt skäl att misstänka att utlämnandet kan innebära betydande men. Ett sådant skäl skulle kunna vara att sökanden muntligt eller skriftligt begärt att uppgifterna ska hemlighållas och begäran motiverats tillfredsställande. Däremot borde uppgifter om en sökandes hälsa, missbruk, sociala förhållanden, o dyl kunna hållas hemliga. Vid tveksamma fall kan kontakt tas med den uppgiften berör för att därmed få ett godkännande till utlämnandet. Det kan t ex avse utlämnande till en tilltänkt hyresvärd. Personalärenden (OSL 39:2-3) Sekretess gäller för vissa uppgifter i personalsocial och personaladministrativ verksamhet om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men. Sekretess gäller alltid i personalärenden om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Det betyder att om det finns tecken på hot- och våldssituationer ska inga personuppgifter såsom adress eller telefon - lämnas ut. UTLÄMNANDET Vem som helst har rätt att få ta del av icke sekretessbelagda allmänna handlingar. Det är förbjudet att i detta sammanhang fråga efter den sökandes namn eller syftet med att få ta del av handlingen. Begär någon att få ta del av eller få ut en allmän handling ska frågan skyndsamt överlämnas till förturschefen om det gäller ett förtursärende och till stabschefen i övriga fall. Dessa ska pröva

5 Sid 5 (6) om handlingen är en allmän handling (och inte arbetsmaterial, diskussionsunderlag el dyl) om hela eller del av handlingen omfattas av sekretess. En förfrågan ska vara så preciserad att förturschefen respektive stabschef kan ta fram handlingen eller handlingarna och göra en bedömning av om den/de omfattas av sekretess. Förfrågan kan dock avse relativt många handlingar eller alla handlingar av en viss typ. Finns handlingen diarieförd i Diabas kan sökanden få tillgång till diariet för att på egen hand komma fram till vilken eller vilka handlingar han vill se. Finns handlingen diarieförd i Bostoc görs sökningen i diarierna av förturschefen eller stabschefen på ett sådant sätt att sökanden inte av misstag kan få se en hemlig uppgift i där. Är bedömningen sådan att handlingen ska lämnas ut får sökanden läsa handlingen på plats eller få en kopia av ärendet. Om arbetsbelastningen tillåter det kan sökanden på egen hand men under viss övervakning få söka i det allmänna arkivet. Är bedömningen sådan att delar av handlingen är sekretessbelagda medan andra inte omfattas av sekretess ska utdrag göras på det som kan lämnas ut eller sekretessbelagda uppgifter göras oläsliga. Bedömer förturschefen eller stabschefen att handlingen inte kan lämnas ut tas ett slutligt beslut av VD. Ett avslagsbeslut ska vara skriftligt och åtföljas av besvärshänvisning enligt bilagda mall. Besvären behandlas av Kammarrätten i Stockholm om inte bostadsförmedlingen väljer att ompröva beslutet på sätt som den sökande begär. Behandlingen av ärendena ska ske skyndsamt. Det innebär att ärendena ska prioriteras före andra göromål. Handläggaren måste dock få skälig tid för sin sekretessbedömning. Sker förfrågan mot arbetsdagens slut kan sökanden hänvisas till att återkomma följande arbetsdag. Begär någon att på telefon eller vid besök få ta del av uppgift i något ärende i Bostoc ska den, som får förfrågan, se på de uppgifter som finns där och själv bedöma om de kan lämnas ut. Det är viktigt att denna sekretessgranskning görs så att den sökande (vid besök) inte kan ta del av uppgifterna innan sekretessbedömning gjorts. Finns sekretessmarkering eller uppkommer av andra skäl tveksamhet till utlämnandet ska frågan överlämnas till förturschefen, gruppchefen för reguljär förmedling respektive kundtjänstchefen beroende på ärendets art. På särskild begäran lämnas sammanställningar på uppgifter ur Bostoc ut om inte programmering och körning av urval i alltför stor utsträckning inkräktar på övrigt arbete inom bolaget. I dessa fall debiteras den sökande för nedlagd arbetstid. Innebär utlämnandet att originalhandlingarna kopieras får en avgift tas ut. Avgiftens storlek beslutas av kommunfullmäktige i enlighet med Avgiftsförordningen SFS 1992: st 2. SLUT

6 Sid 6 (6) xx xxxxxxx 20XX BESLUT OM ATT AVSLÅ BEGÄRAN OM UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR Saken Du har i skrivelse DDMMÅÅ begärt handlingar från Bostadsförmedlingen avseende XX. Beslut Härmed avslås din begäran. Motivering Handlingen utlämnas inte eftersom sekretess gäller enligt X kap X Offentlighets- och sekretesslagen. Detta beslut kan du överklaga till Kammarrätten. Överklagandet ska dock adresseras till Bostadsförmedlingen. Överklagandet måste ha kommit in tre veckor från den dag du tog del av beslutet. Ange vilket beslut du överklagar, vilka skäl du har samt vilket beslut du önskar. Överklagande skall vara skriftligen undertecknat av dig eller av den person du gett fullmakt att företräda dig. Överklagandet skall adresseras till: Bostadsförmedlingen i Stockholm AB, Fleminggatan 6, Box 8317, Stockholm. Med vänliga hälsningar XX