UTKAST IoK Sammanställd av: Revidering xxxx2007
Dokument för konferensarbetet 3 Förväntningar 3 Syfte 3 Framgångsfaktorer 3 Mål 4 Roller i konferenskommittén 4 Aktiviteter 5 2
Dokument för konferensarbetet Denna konferenslots bygger på och ersätter tidigare Riktlinjer för TLS konferensverksamhet inkl. bilagor och Konferenslots2001. Tanken är att lotsen ska vara en checklista för konferensarbetet. Den ska byggas på till en Lotsplan för varje konferenskommittés praktiska arbete och för kunskapsöverföring mellan konferenserna. Förutom detta dokument finns för konferensarbetet Riktlinjer för SFIS konferenser som definierar ramarna och styrelsens ansvar, Lotsplan xxxkonferensen, SFIS konferenspaket och Grafisk manual 060818.pdf samt mallar för Budget, Talarbekräftelse och Utvärderingsformulär. har samtliga dokument. Förväntningar Deltagarna Lockande program som överensstämmer med verkligheten, marknadsförs ordentligt och ger tillräcklig argumentation för deltagande till arbetsgivaren. Ett program och tema som vänder sig till en blandad målgrupp av informationsspecialister. Att man lyfter fram det lokala/regionala Skapa utrymme i programmet för veteraner, nya SFIS:are och studenter att utbyta erfarenheter och knyta kontakter. Utställarna Tid för bl a produktpresentationer och lagom lokalutrymme inte för små, men inte heller för stora lokaler med bra läge. Utställare med konkurrerande produkter/service bör beredas utställningsyta som ej ligger i anslutning till konkurrenten. Styrelsen Att konferensens innehåll och utformning stämmer överens med SFIS strategier och verksamhetsmål. Att konferensen marknadsförs till nuvarande och potentiella målgrupper Att konferensen lämnar ett definierat överskott att täcka centrala administrationskostnader, webb mm Syfte SFIS konferenser ska ge ny och ökad kompetens och erfarenhetsutbyte, vara entusiasmerande och ge goda råd med blandad teori och praktik. Framgångsfaktorer För en bra konferens med många deltagare krävs Professionella föredragshållare som utvecklar spetskompetensen. Deltagarna ges möjlighet till social samvaro, erfarenhetsutbyte och har roligt. Regional och lokal förankring. Aktiv marknadsföring både till presumtiva deltagare och deras arbetsgivare. 3
Mål Mål Ekonomiska Konferensen ska gå med vinst (=täckningsbidrag) och hålla sig inom givna budgetramar. Vinstens storlek definieras i budgeten som antas av medlemmarna på årsmötet. Målgruppen Nöjda konferensdeltagare. Konferensdeltagarna ska ges kompetensutveckling så att de skapar värdeökning för sina kunder. Konferensen ska ge möjligheter för nya möten och erfarenhetsutbyte. Utställare Nöjda utställare Program Programmet ska vara professionellt. Programmet ska utformas så att det underlättar för presumtiva deltagare att motivera deltagande i konferensen för sin arbetsgivare och verkar lockande för arbetsgivaren att skicka medarbetare på konferensen Roller i konferenskommittén Några roller i arbetet, en person kan ha flera roller: Sammankallande Webbredaktör Marknadsföringsansvarig Utställningsansvarig Sponsringsansvarig Programansvarig Lokalansvarig Förtäringsansvarig Ansvarig för kringarrangemang Ekonomiansvarig Studentansvarig IT och teknisk supportansvarig Utvärderingsansvarig 4
Aktiviteter Aktivitet Specificering Ansvarig När Sammankallande till konferenskommittén Rekryteras och utses Styrelsen Ca 11 månader före Bildande av programkommittén Första mötet Följande möten Budget Programkommittén består av medlemmar från den region konferensen anordnas i. Vid första mötet ska förutom kommittén, en deltagare från föregående konferens, en person från kansliet och en person från IoKnämnden delta för att säkra erfarenhetsutbyte och fastställa vem som ansvarar för vad. Utse webbredaktör. Om konferensen hålls i Stockholm är det bra om en person från kansliet deltar regelbundet. Slutliga budgeten ska godkännas av styrelsen innan praktisk information aviseras Budgetmall finns. IoK-nämnden och sammankallande Sammankallande Sammankallande Fakturering Alla sorter in och utgående fakturor Marknadsföring Göra marknadsföringsplan: Pressmeddelande och specificera kanaler, kontakter, mm. Definiera vem som gör vad (kansliet, kommittén, IoK) Program Material: broschyrer, banners mm Tryckning och utskick Vad ska finnas i konferensmappen? Göra iordning konferensmapparna Upplägg av konferenssajt under sfis.nu Lägga upp programmet Tänk på att lämna plats åt Ordförande öppnar konferensen SWETS stipendiet Utforma programmet layout för webbversionen och den tryckta versionen Publicera på sfis.nu Trycka programmet IoK och/eller kommittén Konferensens webbredaktör i samråd med SFIS webbgrupp i samråd med IoK s webbredaktör konferensen 5
Föredragshållare och moderatorer Utställare Rekrytera föredragshållare och moderatorer Fastställa storleken på ev. arvode Ansvara för talarbekräftelser, kontrakt, ev. arvodering och logi. Mall för talarbekräftelse finns. Överenskommelser om föredragshållarnas/moderatorernas teknik och behov av support Ta emot presentationerna och ansvara för att de läggs in i konferenslokalens dator Ordna presenter och blommor Rekrytera utställare (kostnaden för att ställa ut beslutas av styrelsen i samband med godkännandet av budgeten) Se SMS samarbete, marknadsföring, sponsring Ansvara för utställarkontrakt. Överenskommelser om utställarnas teknik och behov av support Ta emot ev. material och presentationer eller kommittén Sponsorer Rekrytera sponsorer Ansvara för sponsorskontrakt Studenter Rekrytera studenter till friplatserna Ordna ev. speciella studentaktiviteter Lokal Undersöka och prel.boka lokal eller kommittén Ansvara för definitiv lokalbokning och kontrakt Lokalens utrustning (IT-utrustning, möblering, utställningsytor, utsmyckning, vatten på podiet mm) Förtäring Kringarrangemang Middag, luncher, kaffe, frukt/vatten, ev. specialkost Konferensmiddagen (förutom förtäringen), toastmaster, underhållning mm Ev. studiebesök Ansvara för ev. kontrakt i samband med kringarrrangemang Anmälningar Praktiska detaljer om anmälningen utformas Utläggning av detta på webben Konferensens webbredaktör Ta emot anmälningarna och bekräfta Fakturera deltagarna Utvärdering Trycka utvärderingsformulär. 6
Uppföljning till föredragshållarna Dokumentation Utvärderingsmall finns. Sammanställa utvärderingarna Rapportera resultatet av utvärderingarna till Sammankallande styrelsen Budgetuppföljning och rapport över det Sammankallande ekonomiska resultatet till styrelsen och kansliet Tackbrev med resultatet från utvärderingen Uppdatera Erfarenhetspärm efter varje möte Vidtala ev. fotograf Ansvara för kontrakt med fotograf Vidtala person som kan skriva om konferensen i InfoTrend (i samråd med InfoTrends redaktör) eller på webben Övrigt Avtackning av sponsorer Avtackning av konferensekommittén Ordföranden 7