En digitalt sammanlänkad rättskedja
Producerad 2014 av Justitiedepartementet, 103 33 Stockholm tfn 08-405 10 00, e-post ju.registrator@regeringskansliet.se Foto omslag: Domstolsverket/Patrik Svedberg, Kriminalvården/ Niclas Sandberg, Kustbevakningen, polisen, Tullverket Foto inlaga: Regeringskansliet
Bakgrund För att möta de utmaningar som rättsväsendet står inför och som ytterst handlar om att öka människors trygghet och minska antalet brott krävs en effektivare hantering av brottmål. För att åstadkomma detta har regeringen uppdragit åt rättsväsendets myndigheter att gemensamt utveckla formerna för brottmålshanteringen med fokus på effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Arbetet innebär att de berörda myndigheterna med stöd av it utvecklar ett förbättrat informationsutbyte i brottmålshanteringen, vilket leder till såväl ökad effektivitet som ökad kvalitet. Härigenom skapas också ett bättre underlag för kunskap, analys och uppföljning inom rättskedjan. När ett ärende kan följas elektroniskt genom rättskedjan kan information tas fram och analyseras på ett sätt som inte tidigare varit möjligt. På så sätt skapas nya förutsättningar att effektivisera hanteringen av brottmål och införa en mer kunskapsbaserad brottsbekämpning. Digitaliseringen av informationsutbytet i rättskedjan skapar dessutom möjligheter till bättre styrning av och effektivare resursutnyttjande i rättsväsendet. Denna broschyr är tänkt att kort redogöra för arbetet, vilka konkreta effekter det har på brottmålshanteringen och hur det påverkar brottsbekämpningen.
Fakta: è Rättsväsendets informationsförsörjning Rättsväsendets informationsförsörjning är ett samarbete mellan elva myndigheter inom rättsväsendet: Brottsförebyggande rådet, Brottsoffermyndigheten, Domstolsverket, Ekobrottsmyndigheten, Kriminalvården, Kustbevakningen, polisen, Rättsmedicinalverket, Skatteverket, Tullverket och Åklagarmyndigheten. Arbetet kallas RIF-arbetet. è Brottmålshanteringen Varje år hanteras stora mängder brottmål av de myndigheter som ingår i rättskedjan. Brottmålshanteringen inleds med att det görs en anmälan om brott. Därefter genomför brottsutredande myndigheter och åklagare ett utredningsarbete som resulterar i ett förundersökningsprotokoll. Om förutsättningar finns för att väcka åtal lämnar åklagaren en stämningsansökan till domstol. Domstolen meddelar en dom och kriminalvården fattar ett verkställighetsbeslut. Genom att ersätta det pappersbaserade, manuella utbytet av information med ett elektroniskt informationsutbyte blir handläggningen av brottmål effektivare.
Vem gör vad? Arbetet med att samordna informationsförsörjningen i rättskedjan leds av Justitiedepartementet. För arbetet finns ett särskilt inrättat råd, Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning, som består av verkscheferna för samtliga deltagande myndigheter. I rådet enas myndigheterna i olika frågor utifrån ett rättskedjeperspektiv. Varje myndighet genomför sedan sin del av de gemensamma överenskommelser som träffas. Hur går det till? Arbetet är långsiktigt och omfattande. Det bedrivs därför i etapper. Genom den första etappen av arbetet har myndigheterna på uppdrag av regeringen skapat ett elektroniskt informationsflöde mellan de verksamheter som hanterar de största ärendemängderna, det vill säga polisen, Åklagarmyndigheten, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten och Sveriges Domstolar. Brottsförebyggande rådet tar löpande emot informationen och omvandlar den till statistik. För att information i brottmålshanteringen ska kunna överföras elektroniskt direkt mellan myndigheternas olika it-stöd krävs förutom tekniska lösningar att de begrepp som används är enhetligt definierade och att myndigheterna har enhetliga arbetsrutiner. Det är ofta nödvändigt att genomföra olika utbildningsinsatser för att de nya arbetssätt som införs ska få genomslag i verksamheten. För att ta tillvara de effektivitets- och kvalitetsnyttor som arbetet möjliggör måste verksamheten anpassas efter de nya förutsättningarna.
Vad uppnås? När arbetet påbörjades var informationsöverföringen mellan myndigheterna till stor del manuell och pappersbaserad. Samma uppgifter, som till exempel adressuppgifter och brottslig gärning, registrerades på nytt ett stort antal gånger hos olika myndigheter. Mycket tid ägnades åt att kopiera, hantera och skanna in pappersdokument i de olika myndigheternas it-stöd. è Ett minskat registreringsarbete Det har införts en säker elektronisk kommunikationslösning mellan myndigheternas it-stöd, från polis och skattebrottsenheter till åklagare och vidare till domstolar. På så sätt överförs till exempel nu både stämningsansökan och uppgifter om parter elektroniskt vilket ger stora tidsvinster eftersom uppgifterna bara registreras en gång. Genom att myndigheternas it-stöd kopplas samman kan samma uppgifter följa med ärendena genom hela brottmålshanteringen vilket ger kortare handläggningstider. è Förbättrad kvalitet Genom att uppgifterna kontrolleras och granskas hos den mottagande myndigheten, och bara ändras om de skulle visa sig inaktuella, minskar antalet felkällor. Därmed ökar kvaliteten på de uppgifter som hanteras och förs vidare till nästa myndighet i rättskedjan.
è Minskad pappershantering Arbetet har medfört en väsentligt minskad pappershantering för myndigheterna. Ett exempel på detta är att polisens förundersökningsprotokoll, som tidigare skickades i pappersform till åklagare och domstolar, nu överförs elektroniskt genom rättskedjan. Bara denna åtgärd minskar polisens pappershantering med hundratusentals förundersökningsprotokoll per år. När uppgifter finns tillgängliga elektroniskt och omedelbart behöver personalen vid rättsväsendets myndigheter inte längre skanna in dokument eller leta efter dem i pappersakter. è Medborgarservice En effektivare brottmålshantering ger kortare handläggningstider. När myndigheterna får bättre och snabbare tillgång till information kan de också ge bättre service till såväl parter som allmänheten. På sikt kommer utvecklingen av informationsutbytet i rättskedjan tillsammans med det arbete som bedrivs med e-förvaltning att skapa förutsättningar för e-tjänster som till exempel ger möjligheter för parter att kunna följa sitt ärende genom rättskedjan. è Säker informationshantering Arbetet med att utveckla informationshanteringen genomförs på ett sätt som innebär att skyddet för den personliga integriteten värnas och informationssäkerheten upprätthålls. Arbetet bidrar också till att de uppgifter som myndigheterna hanterar hålls korrekta och aktuella. Vidare möjliggörs en säker överföring av personuppgifter. Det är särskilt viktigt eftersom de personuppgifter som behandlas i många fall är integritetskänsliga. è Minskade kostnader Att brottsanmälningar, förundersökningsprotokoll och stämningsansökningar hanteras elektroniskt mellan myndigheter gör att dubbelregistreringar och onödig pappershantering undviks. Härigenom sparas tid och resurser. Även miljön skonas.
Hur blir brottsbekämpningen bättre? Ett elektroniskt informationsflöde i brottmålshanteringen ger bättre tillgång till information som håller hög kvalitet. Detta medför väsentligt förbättrade möjligheter att analysera informationen i rättskedjan, vilket kan bidra till ny kunskap om myndigheternas verksamhet och resultat samt om brottsligheten. För att denna potential ska tas tillvara har regeringen gett Brottsförebyggande rådet i uppdrag att förbereda utvecklandet av ny statistik. è Ökad kunskap Genom att ett brott som anmäls får en egen identitet kan det spåras genom hela rättskedjan. Det medför nya och unika möjligheter till statistik om brott, brottslighet och brottsoffer. På så sätt blir det till exempel lättare att identifiera miljöer där det ofta begås brott. Det blir också lättare att identifiera grupper som är särskilt utsatta. Härigenom skapas nya och bättre förutsättningar för det brottsförebyggande arbetet. Möjligheten att följa brottmålshanteringen ger också underlag för forskning och metodutveckling. Till exempel kan ett framgångsrikt brottsutredande arbete identifieras och analyseras. Det blir också enklare att utvärdera och jämföra resultatet av olika arbetsmetoder. è Bättre styrning av verksamheterna Genom möjligheten att följa uppgifter genom hela rättskedjan kan genomströmningstider och annan information om brottmålshanteringen tas fram. Flödesstatistik av detta slag kan bland annat användas för att göra analyser av effektiviteten i rättsväsendet. Den kan också ge mer tillförlitliga mått över andelen uppklarade brott eller andra typer av resultatmått.
Sådan statistik kan tas fram både på nationell nivå och brytas ned på myndigheter eller mindre organisatoriska enheter, vilket bland annat ger ökade möjligheter att göra jämförelser. Att kunna följa uppgifter genom hela rättskedjan skapar således nya förutsättningar för uppföljning av alla delar av brottmålshanteringen och i förlängningen bättre underlag för regeringens styrning. Det blir lättare att identifiera och bedöma var och hur resurserna inom rättsväsendet ska användas och vilka konsekvenser eventuella resursförändringar kan förväntas få. Därigenom ökar möjligheterna att med träffsäkerhet genomföra reform er på rättsväsendets område. Myndigheternas interna kvalitetsarbete och verksamhetsuppföljning underlättas också. Några exempel på statistikuppgifter och deras användning y Uppgifter om utgången i brottmålet kan jämföras med uppgifter om vidtagna utredningsåtgärder för att se vilka framgångsfaktorerna har varit vid hanteringen av brottet. y Det skapas förutsättningar för att analysera hur snabbt brotten handläggs inom respektive myndighet, vilket är särskilt intressant när det gäller brott begångna av ungdomar eller brott där barn och ungdomar utsatts för brott. y Det blir lättare att utvärdera lagändringar, till exempel hur en ny lag har tillämpats.
Louise Ekström är chef för enheten för rättsstatistik på Brottsförebyggande rådet.
Louise Ekström, Brottsförebyggande rådet Att informationen nu är spårbar och enhetlig är, ur Brottsförebyggande rådets perspektiv, den hittills största vinsten med RIF-arbetet, säger Louise och tillägger: Genom arbetet med informationsutbytet i rättskedjan har det skapats en struktur för informationsöverföringen mellan myndigheterna. I takt med att denna byggs ut med fler processer kommer nyttan att öka ytterligare. Arbetet innebär bland annat att information om brott, brottsmisstanke och för ärendet relevanta personer nu struktureras och hanteras på ett enhetligt sätt hos myndig heterna. Uppgifterna kan på så sätt spåras genom brottmålshanteringen, vilket gör det möjligt för Brottsförebyggande rådet att få en bättre överblick över resultaten i rättskedjan än tidigare. Den stora skillnaden är alltså att Brottsförebyggande rådet kommer att få ett bättre underlag för statistik och för att göra fler analyser, vilket kommer att ge en ökad kunskap om den brottsbekämpande verksamheten. På så vis möjliggör RIF-arbetet också en mer kunskapsbaserad styrning av myndigheterna i rättskedjan, säger Louise.
Gunnar Brehlin, polisen Gunnar jobbar som både nationell verksamhetsspecialist och förundersökningsledare vid polisen i Gävle. Gunnar tycker att den största vinsten med RIF-arbetet är att information om aktörer, plats och brott nu struktureras på ett bättre sätt och i ett tidigare skede av brottmålshanteringen. Det är viktigt att det här blir så bra som möjligt eftersom det är den informationen som går vidare till nästa led i rättskedjan. Nu får varje brottsmisstanke och gärning ett eget, unikt ID som kopplas till ett diarienummer. Mer enhetlighet i brottmålshanteringen har krävt att de olika it-stöden anpassas så att det som skrivs in i ett fält hos polisen hamnar i rätt fält när det kommer till åklagaren. Det är ett nytt sätt att arbeta som innebär ett större ansvar för polisen, men det är inte svårt och jag skulle inte vilja gå tillbaka till hur vi gjorde tidigare, säger Gunnar.
Gunnar Brehlin arbetar bland annat som verksamhetsspecialist vid polisen.
Jens Nilsson är kammaråklagare vid Söderorts åklagarkammare.
Jens Nilsson, Söderorts åklagarkammare Som kammaråklagare vid Söderorts åklagarkammare i Stockholm kan Jens peka på avsevärda förbättringar i den vardagliga hanteringen av ärenden. Det tydligaste är hur mycket snabbare det går att hantera anmälningar jämfört med tidigare. Ett exempel är jouråklagarens arbete; för bara några år sedan tog man emot anmälningar från polisen per telefon och skrev ner polisens uppgifter för hand. Nästa morgon fick en sekreterare mata in ärendet i Åklagarmyndighetens it-stöd Cåbra. Nu registrerar polisen alla uppgifter i sitt it-stöd och sedan går uppgifterna elektroniskt över till Cåbra, vilket sparar väldigt mycket tid. Dessutom minskar det risken för att uppgifter blir fel eller kommer bort. När åklagaren har beslutat om den misstänkte ska åtalas skickas ärendet vidare till domstolens system Vera, för vidare hantering där. Jag är överlag väldigt positiv till hur RIF-arbetet har bidragit till att göra hanteringen av ärenden mycket enklare och snabbare jämfört med för några år sedan, avslutar Jens.
Emma Berglund, Ekobrottsmyndigheten Emma Berglund jobbar som ekoadministratör vid Ekobrottsmyndigheten i Stockholm och Mats Karlsson jobbar som brottsutredare på skattebrottsenheten vid Skatteverkets kontor i Uppsala. Både Emma och Mats säger att RIF-arbetet verkligen har förenklat mycket i vardagen. Sedan december 2012 kommer alla ärenden från Skatteverket in elektroniskt till Ekobrottsmyndigheten. Då började myndigheternas it-stöd kommunicera direkt med varandra. När ett skattebrottsärende påbörjas registreras de misstänkta personerna och brotten i Skatteverkets it-stöd. Varje enskild brottsmisstanke genereras automatiskt i it-stödet och får en unik identitet. Redan vid registreringen av personuppgifterna verifieras dessa mot folkbokföringen, som Skatteverket ansvarar för, vilket gör att det inte går att registrera någon siffra fel i exempelvis ett personnummer. Ärendet överförs därefter elektroniskt till Ekobrottsmyndighetens it-stöd.
Mats Karlsson, Skatteverket Uppsala Nu får Ekobrottsmyndigheten tillgång till de ärenden vi registrerar inom sekunder i stället för inom dagar, som det var tidigare när vi hade manuell pappers- och posthantering, säger Mats. Under utredningens gång utbyter skattebrottsutredare och åklagare information via sina respektive it-stöd. De ärenden som registreras hos Skatteverket arkiveras numera endast elektroniskt och därmed sparas både papper och tid på att slippa hantera fysiska arkiv. Det blir också mycket lättare att skicka dokument till exempelvis advokater och klienter som begär ut handlingar när allt finns elektroniskt. Förmodligen är det vi på Ekobrottsmyndigheten och Skatteverket som är allra mest nöjda med det som RIFarbetet hittills har inneburit, säger Emma. Emma och Mats ser fram emot att även tvångsmedel och beslag framöver kan bli del av RIF-arbetet.
Emma Berglund är ekoadministratör vid Ekobrottsmyndigheten.
Mats Karlsson är brottsutredare vid Skatteverket i Uppsala.
Anne-Marie Cardenas, Södertörns tingsrätt Anne-Marie, som är domstolshandläggare, har varit involverad i RIF-arbetet sedan starten. Hon kan se många fördelar med de effektiviseringar som har kommit till stånd. Hon beskriver den nuvarande hanteringen i domstol så här: y Stämningsansökan kommer elektroniskt från åklagaren till målkansliet. y Nya ärenden fördelas på någon av de åtta enheterna. y Om det tillkommer handlingar i ett ärende går de elektroniskt direkt till enheten. y Om allmänna handlingar begärs ut är det nu mycket enklare att lämna ut dem. Eftersom alla dokument samlas i en pdf för varje ärende blir det enkelt att skicka begärda handlingar med e-post i stället för att som förut faxa eller skicka papperspost. Det mest positiva jämfört med tidigare är att målkansliet sparar mycket tid på att få in handlingarna elektroniskt i stället för att registrera allt på nytt, avslutar Anne-Marie.
Anne-Marie Cardenas är domstolshandläggare vid Södertörns tingsrätt.
Fredrik Wilhelmsson är gruppchef för Kriminalvårdens systemförvaltning.
Fredrik Wilhelmsson, Kriminalvården Fredrik Wilhelmsson är gruppchef för Kriminalvårdens systemförvaltning. Myndigheten har deltagit i RIF-arbetet länge och kommer snart att kunna börja skörda frukterna av effektiviseringarna. I dag får vi domarna från tingsrätten via polisen, vilket kan ta upp till två veckor, men när den andra etappen av RIF-arbetet är klar kommer vi att få dem inom ett dygn och direkt från domstolen, säger Fredrik. Att frihetsberöva en människa är ett mycket stort ingrepp i den personens liv. Då är det viktigt att det sker på ett rättssäkert sätt. I väntan på domen måste Kriminalvården i dag mata in preliminära uppgifter om domen i sitt it-stöd men framöver kommer uppgifterna att föras över elektroniskt från domstolen. Domen är ju fullständigt central för hela Kriminalvårdens verksamhet, den är vår arbetsorder. Vårt uppdrag är att verkställa de 25-30 000 domar vi får in per år. I en dom ingår även domskälen och de har betydelse för vilken behandling och placering som blir aktuell. Det kommer att bli en mycket stor effektivitetsvinst framöver när vi får hela domen elektroniskt direkt, avslutar Fredrik.
Hur ser det ut internationellt? På flera håll runt om i Europa och även i övriga världen pågår e-förvaltningsarbeten som syftar till att digitalt koppla samman olika aktörer i rättsväsendet. Sverige tillhör de ledande länderna inom EU när det gäller elektronisk informationsöverföring mellan de brottsbekämpande myndigheterna. Vad händer framöver? Arbetet med att förbättra rättsväsendets informationsförsörjning, som inte enbart omfattar utvecklandet av it-lösningar utan även innebär ett delvis förändrat arbetssätt inom myndigheterna, är ett långsiktigt arbete. Avsikten är att fortsätta fördjupa och utveckla samarbetet mellan myndigheterna för att ytterligare effektivisera hanteringen av brottmål. Regeringen har beslutat att förstärka satsningen på ett digitalt och effektivt rättsväsende genom att i en andra etapp ytterligare samordna informationsflödet i brottmålshanteringen. I det fortsatta arbetet kommer ytterligare arbetsprocesser och funktioner i brottmålshanteringen att omfattas. Några av de områden som är aktuella för det fortsatta arbetet är digital hantering av beslag och vissa andra tvångsmedel samt digital bevisning.
Kontakt: y Brottsförebyggande rådet Box 1386, 111 93 Stockholm, 08-401 87 00, www.bra.se y Domstolsverket 551 81 Jönköping, 036-15 53 00, www.domstol.se y Ekobrottsmyndigheten Box 22098, 104 22 Stockholm, 010-562 90 00, www.ebm.se y Justitiedepartementet 103 33 Stockholm, 08-405 10 00, www.regeringen.se y Kriminalvården 601 80 Norrköping, 077-228 08 00, www.kriminalvarden.se y Polisen Box 12256, 102 26 Stockholm, 114 14, www.polisen.se y Skatteverket 171 94 Solna, 0771-567 567, www.skatteverket.se y Åklagarmyndigheten Box 5553, 114 85 Stockholm, 010-562 50 00, www.aklagare.se
Korta fakta om arbetet med att förbättra informationsflödet i brottmålsprocessen www.regeringen.se