PROTOKOLL styrelsemöte lördagen 25 augusti 2012 kl 15.00-18.00 i Mölle Närvarande: Frånvarande: Dessutom närvarande: Lotta Hedström (ordförande) Börje Almqvist (vice ordförande) Peder Jonsson Hans Linde Siwita Nasser Björn-Åke Törnblom Djallalzada Wais Lena Asplund Inga-Lill Fjällsby Maria Leissner (Suppl 1) Torvald Åkesson (Generalsekreterare) Johanna Fogelström (Sverigechef) Klas Bjurström (Admin handläggare) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande öppnade mötet. Konstaterades att styrelsen var beslutför. Ordförande påminde om det tidigare beslutet att kommande styrelsemöten föregås av diskussionspass på fredagskvällen, samt att ordinarie styrelsemöten kommer att börja kl 09.00 på lördagarna. 2. Val av justerare Beslöts att utse att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 3. Fastställande av föredragningslista Beslutspunkt om den s.k. Plan B, samt informationspunkt om medie- och budskapsträning 12/10 lades till övriga frågor. Beslöts att med detta fastställa föredragningslistan. 4. Genomgång av föregående protokoll en från styrelsemötet 21 april och konstituerande styrelsemötet 26 maj gicks igenom. Beslöts att godkänna protokollen och lägga dem till handlingarna. 5. Förslag arbetsordning Ett förslag till arbetsordning, innehållande några mindre ändringar, hade skickats med kallelsen. Beslöts att med föreslagna ändringar fastställa styrelsens arbetsordning. Distr: Styrelse, revisor, fören.rev. valber.ordf, CD KMO, SMO 1
6. Kontaktpersoner styrelsen - lokalkommittéer Förslag till kontaktpersoner styrelsen lokalkommittéer skickades med kallelsen. Efter diskussion beslöt styrelsen om följande fördelning: Skellefteå Lotta Hedström Sundsvall Lena Asplund Uppsala Inga-Lill Fjällsby Sthlm Södertälje Björn-Åke Törnblom Skövde/Skaraborg Siwita Nasser Jönköping Peder Jonsson Vänersborg Hans Linde Göteborg Växjö Börje Almqvist Lund Malmö Maria Leissner Kabul Dr Wais Kontakten med Kabuls lokalkommitté sker på distans, men styrelseledamöter (Dr Wais eller andra som reser till Kabul) bör alltid kontakta och om möjligt besöka Kabuls LK. Beslöts att fastställa kontaktpersoner till lokalkommittéerna enligt ovan. 7. Ledamöters särskilda bevakningsområden Med kallelsen skickades ett utkast till förslag på några ämnesområden som styrelsen skulle kunna dra nytta av att särskilt bevaka. Under diskussionen fördelade styrelsen områdena mellan sig efter intresse, samt föreslog ett antal ytterligare områden enligt nedan. Fördelningen ska också ses som en lista över områden där ledamöterna utgör särskilda resurser. Ekonomi: Militär / Politik: Föreningsutveckling: MRG: Insamling: Plan B: Redaktionsråd: Biståndspolitik: Afghansk inrikespolitik: Regional politik: Civil Society: Flyktingfrågor: Ungdomsfrågor:, Björn-Åke Törnblom Dr Wais, Börje Almqvist Siwita Nasser, Björn-Åke Törnblom Björn-Åke Törnblom, Peder Jonsson Hans Linde, Lotta Hedström, Dr Wais, Börje Almqvist Peder Jonsson, Maria Leissner Dr Wais Hans Linde, Lotta Hedström, Siwita Nasser Siwita Nasser Distr: Styrelse, revisor, fören.rev. valber.ordf, CD KMO, SMO 2
Miljöfrågor: Näringspolitik: Utbildning: Lotta Hedström, Peder Jonsson Peder Jonsson, Inga-Lill Fjällsby, På GS fråga bekräftade styrelsen att detta är en resurslista och en inre fördelning av styrelsens bevakning av omvärlden, och inte påverkar hittillsvarande ansvar för rapportering eller underlag. Det beslöts att listan för överskådlighetens skull läggs till den redan existerande sk kompetenslistan så att kansli och styrelse har samma lista för referens. Beslöts att upprätta en resurslista enligt ovan 8. Generalsekreterarens rapport Torvald Åkesson presenterade GS-rapporten. Torvald och Andreas Stefansson har kommit överens om en plan för den fortsatta rapporteringen till styrelsen, vilken kommer att ske kvartalsvis, dock med viss fördröjning. Nästa utförliga GS-rapport behandlas därför vid styrelsemötet 1 dec. Beslöts att lägga GS-rapporten till handlingarna 9. Nästa Strategisk Plan Nuvarande SP löper ut 2013. GS presenterade kort övervägandena angående nästa Strategisk Plan. Ett alternativ har varit att låta 2014 vara ett intermediärt år, och låta SP gälla 2015-18. Nuvarande SP är dock till stora delar inaktuell och ett mellanår skulle kräva omfattande förändringar. Vidare ligger alternativet med en SP för 2014-17 mer i linje med SAKs ambition att bli basbidragsorganisation. GS förslag till styrelsen är därför att inleda arbetet med en ny SP för åren 2014-17. Beslöts att påbörja arbetet med att ta fram en strategisk plan för 2014-17. 10. 6 months BFU GS beskrev i en kort bakgrund hur SAKs budgetsystem fungerar, och presenterade därefter 6 months BFU. Styrelsen önskade se förtydligande angående två punkter till styrelsemötet 13 oktober: - 4.5 MCH: vad betyder skrivningen? - 3.3b: vad kan ligga bakom att den naturliga ökningen av antalet elever inte är enligt plan? Beslöts att be GS återkomma till nästa FS med förtydliganden ang 4.5 och 3.3b enligt ovan. Beslöts att godkänna uppföljningen och lägga till handlingarna. 11. Förslag till ny policy GS summerade arbetet som gjorts sedan årsmötet gav styrelsen mandat att färdigställa policyn. Det förslag som skickats med kallelsen är framtaget under sommaren av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän på KMO och SMO. Förslaget ska nu översättas, därefter skickas till det medlemsråd som hålls 22 eller 23 september, varefter policyn går till styrelsen för beslut 13 oktober. Från styrelsen kommer och Börje Almqvist att vara med vid medlemsrådet. Under diskussion gav styrelseledamöter ett antal synpunkter till GS: Distr: Styrelse, revisor, fören.rev. valber.ordf, CD KMO, SMO 3
- Önskemål om samstämmighet i hur SAK beskriver sig, och att det är med betoning på medlemsdriven folkrörelse snarare än som NGO. - Att formuleringen om competitive salary levels ändras till competitive employment condtions. - Att rättighetsinnehavarnas eget ansvar som active agents framhålls tydligare i avsnittet om rättighetsbaserat arbete. - Att skrivningen om advocacy förtydligas så att det framgår att SAKs påverkansarbete grundar sig på erfarenheter gjorda inom utvecklingssamarbetet, samt att SAKs tre sk pelare (tjänster, kapacitetsutveckling och påverkansarbete) ska förstärka varandra för att uppnå organisationens mål. - Avsnittet om aid cooperation förtydligas; samarbetet med den afghanska staten och anpassning till dess planer och policys sker under förutsättning att det görs inom ramen för SAKs policy. Beslöts att med dessa förtydliganden lägga policyn till medlemsrådet 22 eller 23 september för vidare befordran till styrelsemötet 13 oktober. 12. Representation FAROE-konferens i Kabul, samt ENNA-konferens i Bryssel Dr Wais redogjorde kort för FAROE som paraplyorganisation för 55 exilafghanska organisationer i Europa, Nordamerika och Australien. FAROE hade planerat att hålla sitt nästa möte i Kabul, under namnet Joint conference for the Afghan diaspora and civil society. Dock har det varit svårt att hitta finansiering, varför FAROE har beslutat att skjuta upp konferensen till nästa år. KMO har då sagt sig vara beredda att hjälpa till vid genomförandet. ENNA planerar en konferens i Bryssel i oktober. Lanseringen av planen för hur ENNA kommer att bli sin egen huvudman presenteras. Samtidigt invigs ENNAs nya lokaler. Styrelsen bad GS närvara och uttryckte önskemål om att få ta del av skrivelser från ENNA redan som utkast. 13. Lägesrapport GS-rekrytering Peder Jonsson summerade läget i rekryteringen av ny GS. Rekryteringsfirman Novare tror att valet kommer att vara klart i september. SAK har inte och kommer inte att annonsera, många bra kandidater finns ändå. På tisdag kommer rekryteringsgruppen att få en kortlista på två män och två kvinnor. 14. Övriga frågor Plan P: Vid ett tidigare arbetspass summerades resultaten av arbetet med Plan B. Beslöts att ansvaret för att färdigställa och upprätthålla Plan B övergår till GS. Styrelsens Plan B-grupp är fortsatt resurs i detta arbete. Mediaträning: GS bjöd in alla styrelsemedlemmar som önskar och kan att delta i media- och budskapsträning den 12 oktober, dvs dagen innan nästa styrelsemöte. Anmälan snarast till katinka.wall@sak.se 15. Mötet avslutades Ordförande avslutade mötet. Distr: Styrelse, revisor, fören.rev. valber.ordf, CD KMO, SMO 4
2 Svenska Afghanistankommittén Mötessekreterare: Klas Bjurström Justeras: Lotta Hedström Bilagor: - Ett slags GS-rapport, Torvald Åkesson - Fastställd arbetsordning - Fastställd resurs- och bevakningslista styrelsen Distr: Styrelse, revisor, fören.rev. valber.ordf, CD KMO, SMO 5