HSA Arkivering av stängda vårdgivare och vårdenheter Scenariobeskrivning, version 2.0,
Innehåll Inledning... 3 Information som ska sparas vid arkivering... 3 Scenario 1: En vårdenhet stängs... 4 Scenario 2: En vårdenhet slutar att vara vårdenhet, men verksamhet finns kvar... 6 Scenario 3: En enhet har felaktigt angivits som vårdenhet... 7 Scenario 4: En stängd vårdenhet öppnas igen... 8 Scenario 5: En vårdgivare på o-nivå tas bort från HSA... 9 Scenario 6: En vårdgivare på ou-nivå tas bort från HSA... 10 Scenario 7: En vårdgivare flyttar i HSA... 12 Scenario 8: Två vårdenheter slås ihop till en vårdenhet... 13 Scenario 9: En vårdenhet delas upp till två vårdenheter... 13 Revisionshistorik Version, datum Författare Kommentar 1.0, 2013-02-10 Ulrika Nilsson Fastställd av, kopplat till införande av HSA-schema 4.0 2.0, Henrika Littorin Uppdaterad efter införande av funktionalitet för arkivering i HSA Admin 4.8. Fastställd av Sid 2/13
Inledning Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA när de upphör med sin verksamhet. Anledningen till detta är att spårbarheten i åtkomst till patientdata ska kunna bibehållas och att spärr- och loggadministration fortfarande ska fungera. Det ska alltid finnas ett skriftligt beslut på att enheten ska arkiveras. En arkiverad enhet kan inte öppnas igen, och därför är det viktigt att det inte görs av misstag. Detta dokument beskriver olika scenarion för arkivering av stängda vårdgivare och vårdenheter som behöver hanteras i HSA. Funktionalitet för arkivering infördes i HSA Admin version 4.8 (produktionssatt den 2 oktober) och funktionen beskrivs ur administratörens perspektiv i HSA Admin Handbok, avsnitt 4.4.5. I detta dokument beskrivs vad som sker bakom kulisserna OCH vad som gäller för de organisationer som använder annat stöd än HSA Admin för arkivering av vårdgivare och vårdenheter. Information som ska sparas vid arkivering När en vårdenhet eller en vårdgivare stängs ska följande sparas: Namn HSA-id (för vårdgivare) Eventuellt startdatum Slutdatum Vårdgivartillhörighet (för vårdenheter) DN (om objektet flyttas), detta lagras då i beskrivningsfältet, description Övriga attribut (t.ex. arbetsplatskoder), liksom uppgifter om vårdenhetens ingående enheter, underliggande funktioner/enheter och personer samt tidigare medarbetaruppdrag för andra syften än spärr- och loggadministration (ändamål Administration) rensas innan arkivering. Sid 3/13
Scenario 1: En vårdenhet stängs Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdenhet stängs inom en vårdgivare. Organisationen arkiverar den stängda vårdenheten efter det att slutdatum har passerats. Detta gäller både för hantering i HSA Admin och för hantering i lokala administrationsgränssnitt. Hantering i HSA Admin När slutdatum sätts på en vårdenhet får administratören ett meddelande om att detta innebär att vårdenheten ses som stängd efter angivet datum och att administratören efter detta datum bör arkivera den stängda vårdenheten. Arkivering kan göras först när enheten är stängd (slutdatum har passerats). När administratören väljer att arkivera kontrolleras om det finns underliggande objekt, kopplade enheter eller medarbetaruppdrag med annat ändamål än Administration. Om detta finns erhålls felmeddelanden om att arkiveringen inte kan ske samt varför. När arkiveringen genomförs får administratören en varning som Hantering i lokala administrationsgränssnitt Vårdenhet ska få tilläggsobjektklassen hsaarchivedobject. Rekommendationen är att vårdenheten flyttas och lagras i separat dold gren (hiddenobject) som ska heta Inaktiva vårdgivare och vårdenheter som i HSA Admin. Arkiverade stängda vårdenheter ska vara nåbara inom HSA. Enheten bör rensas från övriga attribut (jämför Information som ska sparas vid arkivering) Om enheten flyttas till grenen Inaktiva vårdgivare och vårdenheter ska DN vid arkiveringstillfället sparas i beskrivningsfältet. Medarbetaruppdrag för spärrar måste kunna läggas på stängda och arkiverade vårdenheter. Sid 4/13
Hantering i HSA Admin informerar om vad arkiveringsaktiviteten innebär och att det inte går att ångra åtgärden. Hantering i lokala administrationsgränssnitt Första gången en organisation arkiverar en vårdgivare eller vårdenhet skapas automatiskt en dold gren (hiddenobject) som heter Inaktiva vårdgivare och vårdenheter som läggs under organisationens gren. Vid arkivering av en stängd vårdenhet flyttas objektet till den dolda grenen, rensas från övriga attribut (jämför Information som ska sparas vid arkivering) och förses med objektklassen hsaarchivedobject. Om det redan finns ett arkiverat objekt med samma namn hanterar HSA Admin detta genom att sätta ytterligare ett tecken efter namnet. När enheten har arkiverats kan endast medarbetaruppdrag med ändamål Administration (för spärr- och logghantering) läggas till Sid 5/13
Scenario 2: En vårdenhet slutar att vara vårdenhet, men verksamhet finns kvar Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdenhet inte längre ska vara en vårdenhet men att verksamheten kommer att finnas kvar. Slutar att vara vårdenhet För detta scenario är det samma hantering i både HSA Admin och i lokala administrationsgränssnitt som i scenario 1. Vårdenhetens stängs och arkiveras och för den kvarvarande verksamheten skapas en ny enhet med nytt HSA-id. Sid 6/13
Scenario 3: En enhet har felaktigt angivits som vårdenhet Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdenhet felaktigt har angetts som en vårdenhet. Om en enhet felaktigt har angivits som vårdenhet i HSA ska det gå att ta bort denna angivelse. Förutsättning är att enheten inte finns angiven som vårdenhet i Vårdsystem eller i någon logg från nationellt, regionalt eller lokalt system för uppföljning av åtkomst till patientinformation. (vårdenheter enligt PDL ska registreras i HSA och det är viktigt att det finns en överensstämmelse mellan HSA och Vårdsystem när det gäller vårdenheter.) Detta gäller både för hantering i HSA Admin och för hantering i lokala administrationsgränssnitt. Hantering i HSA Admin Då en administratör i HSA Admin avmarkerar en enhet som vårdenhet sker en kontroll om det finns medarbetaruppdrag kopplade till vårdenheten. Om så är fallet är det inte tillåtet att ta bort markeringen. Innan avmarkeringen slår igenom får administratören en varning om att det endast är tillåtet att ta bort markeringen om enheten inte är eller har varit en vårdenhet enligt PDL. Om det är så att vårdenheten har upphört att vara vårdenhet ska enheten stängas och arkiveras. Hantering i lokala administrationsgränssnitt Felaktigt angivna vårdenheter som inte finns registrerade i Vårdsystem (och inte är vårdenheter enligt PDL) ska gå att ta bort från HSA utan att arkivering behöver ske. Rekommendationen är att använda samma varningstexter och information som i HSA Admin. Sid 7/13
Scenario 4: En stängd vårdenhet öppnas igen Detta scenario beskriver hanteringen då en stängd vårdenhet ska öppnas igen. En vårdenhet som är stängd men inte arkiverad ska gå att öppna igen via HSA Admin. Om organisationen har ett lokalt administrationsgränssnitt får de själva avgöra om och i så fall hur öppningen av stängda vårdenheter ska ske. Hantering i HSA Admin För att öppna den stängda vårdenheten igen tas slutdatum bort eller sätts till nytt datum. Hantering i lokala administrationsgränssnitt Organisationen avgör själv om och i så fall hur öppning av stängda vårdenheter ska ske. Arkiverade stängda vårdenheter går inte att aktivera igen via HSA Admin. En arkiverad vårdenhet kan aldrig öppnas igen. Sid 8/13
Scenario 5: En vårdgivare på o-nivå tas bort från HSA Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdgivare som finns på o-nivå ska tas bort från HSA. Arkiveringen av organisationen (vårdgivaren) görs av. Organisationen ansöker om detta via formuläret på /hsa under Anslutning och Avsluta anslutning. Innan ansökan skickas in ska organisationen själv ha arkiverat samtliga underliggande vårdenheter och vårdgivare enligt beskrivning i Scenario 1 och Scenario 6. Sid 9/13
Scenario 6: En vårdgivare på ou-nivå tas bort från HSA Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdgivare som finns på ou-nivå ska tas bort från HSA. En vårdgivare ses som stängd när den har passerat sitt slutdatum och organisationen arkiverar den stängda vårdgivaren efter det att slutdatum har passerats. Detta gäller både för hantering i HSA Admin och för hantering i lokala administrationsgränssnitt. Hantering i HSA Admin När slutdatum sätts på en vårdgivare får administratören ett meddelande att detta innebär att vårdgivaren ses som stängd och att administratören efter detta datum bör arkivera den stängda vårdgivaren. Arkivering kan göras först när enheten är stängd (slutdatum har passerats). När administratören väljer att arkivera kontrolleras om det finns underliggande objekt samt om det finns vårdenheter som har aktuell vårdgivare angiven i Vårdgivartillhörighet och som inte Hantering i lokala administrationsgränssnitt Vårdgivarobjektet ska få tilläggsobjektklassen hiddenobject. Rekommendationen är att vårdgivaren flyttas och lagras i separat dold gren (hiddenobject) som ska heta Inaktiva vårdgivare och vårdenheter som i HSA Admin. Arkiverade stängda vårdenheter ska vara nåbara inom HSA. Obs, namnproblematiken måste hanteras i den dolda grenen (detta kan hanteras genom att lägga till ytterligare ett tecken eller liknande på vårdgivarens namn). Sid 10/13
Hantering i HSA Admin arkiverats. Om detta finns erhålls felmeddelanden om att arkiveringen inte kan ske samt varför. När arkiveringen genomförs får administratören en varning som informerar om vad arkiveringsaktiviteten innebär och att det inte går att ångra åtgärden. Hantering i lokala administrationsgränssnitt Om enheten flyttas till grenen Inaktiva vårdgivare och vårdenheter ska DN vid arkiveringstillfället sparas i beskrivningsfältet. Första gången en organisation arkiverar en vårdgivare eller vårdenhet skapas automatiskt en dold gren (hiddenobject) som heter Inaktiva vårdgivare och vårdenheter som läggs under organisationens gren. Vid arkivering av en stängd vårdgivare flyttas objektet till den dolda grenen, rensas från övriga attribut (jämför Information som ska sparas vid arkivering) och förses med objektklassen hsaarchivedobject. Om det redan finns ett arkiverat objekt med samma namn hanterar HSA Admin detta genom att sätta ytterligare ett tecken efter namnet. Sid 11/13
Scenario 7: En vårdgivare flyttar i HSA Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdgivare flyttas i HSA, t.ex. byter HSA-ombud eller går från en egen anslutning till anslutning via HSA-ombud. Observera att det i detta fall inte handlar om en avslutad verksamhet och att arkivering därför inte är nödvändig. Flytt Vårdgivaren kan flyttas till ny gren i HSA utan att HSA-id förändras för grenens existerande objekt. Nya objekt som skapas på den nya platsen i HSA följer den HSA-id-serie som används för den nya platsen. Obs, alla flyttar av denna karaktär ska stämmas av med innan de genomförs. Observera att eventuella utfärdade HCC kan behöva spärras och utfärdas igen. Sid 12/13
Scenario 8: Två vårdenheter slås ihop till en vårdenhet Detta scenario beskriver hanteringen då två vårdenheter slås samman till en vårdenhet. För detta scenario gäller samma hantering som i scenario 1, både vad gäller HSA Admin och i lokala administrationsgränssnitt. De två gamla vårdenheterna stängs och arkiveras. Den nya vårdenheten skapas med nytt HSA-id. Scenario 9: En vårdenhet delas upp till två vårdenheter Detta scenario beskriver hanteringen då en vårdenhet delas upp i två vårdenheter. För detta scenario gäller samma hantering som i scenario 1, både i HSA Admin och i lokala administrationsgränssnitt. Den gamla vårdenheten stängs och arkiveras. De nya vårdenheterna skapas med nya HSA-id:n. Sid 13/13