Regler vid verksamhetsövergång och ägarbyte

Transkript

1 Regler vid verksamhetsövergång och ägarbyte

2 Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar SITHS Policy Authority Beslutad 1.1 SITHS Policy Authority Tillägg av rutin för övergång från att vara direktansluten till ombud 2.0 SITHS Policy Authority Redaktionellt ändrat rubrikerna, då allt tidigare låg under förutsättningar. Lagt det enkla först. SISregler som bilaga samt anpassat skrivningen med test från malltext tredjepart/samarbetsavtal 1. Regler vid verksamhetsövergång och ägarbyte 1.1 Förutsättningar Ett ombud definieras som direktansluten organisation som på uppdrag av en tredjepartsansluten organisation administreras och ansvara för den tredjepartsanslutna organisationens kort och certifikat i SITHS. För direktanslutna ska SITHS Anslutningsavtal finnas skrivet med Inera AB. För tredjepartanslutna som är separata juridiska personer med egna organisationsnummer, ska ett Tredjepartsavtal finnas med det direktanslutna ombudet. Ombudet har en godkänd RAPS och äger därmed rätt att, efter godkännande av SITHS Policy Authority, ansluta annan organisation som bedriver vård- eller omsorgsverksamhet samt leverantörer av tjänster till dessa ( Tredje Part ) till SITHS1 1 Malltext tredjepart-/samarbetsavtal HSA och SITHS ver 1.1 Kap 2.2 Sid 2/6

3 1.2 Regler gällande utfärdarnummer Regler för SIS-kort, se Bilaga 1 sist i detta dokument Organisationen äger sitt eget utfärdarnummer: Den organisation vars utfärdarnummer finns på kortet ansvarar för korten under dess livstid Ett ombuds utfärdarnummer har använts vid utfärdande av SITHS-kort: Den organisation vars utfärdarnummer finns på kortet ansvarar för korten under dess livstid Vid byte av ombud eller övergång till direktanslutning är det den organisation som äger utfärdarnumret som bestämmer om administrationen av befintliga kort kan föras över till annan organisation eller om korten ska avregistreras. Detta regleras med fullmakt eller genom en skrivning i tredjepartsavtalet. I de fall där kortadministrationen har överförts, ska ägaren av kortnumret kunna utföra revision på sina kort hos det nya ombudet. 2. Namnbyte av organisation En organisation byter namn, men har kvar samma organisationsnummer och HSAID. Ev. byte av logga Uppdatering av RAPS med det nya namnet och kontaktuppgifter 3. Lägga ner RA-område Säga upp SITHS-avtal hos Inera o Ta bort behörigheter i SITHS Admin Säga upp avtalet med Cygate o Ta bort behörigheter via Bilaga 1.3 Säkra att alla organisationens kort samt HCC Funktion är avregistrerade Övrigt att tänka på: Se över eventuellt eget support avtal för NetID Vid behov säg upp alla tredjepartsavtal Vid utfärdande av SIS-kort anmäl hos DNV att SITHS-kortutfärdande ska upphöra Sid 3/6

4 4. Från ombud till egen RA Teckna eget SITHS-avtal med Inera AB Skriva RAPS, rutiner och personliga kontroller Teckna avtal med Cygate enligt dokument på Säga upp avtalet med befintligt ombud Reglera ansvarsfrågan gällande HCC gentemot det gamla ombudet genom ett avtal Reglera ansvarsfrågan gällande korten gentemot det gamla ombudet genom ett avtal, utformning beroende på: o Om organisationen har eget utfärdarnummer o Om organisationen har använt ombudets utfärdarnummer 5. Byte av ombud/övergång till ombud 5.1 Tredjepartsansluten organisation som vill byta ombud Säg upp befintligt avtal med nuvarande ombud Teckna nytt avtal med det nya ombudet Teckna avtal om ansvarsfördelning för kort, HCC samt i förekommande fall HCC funktion, mellan det gamla ombudet och det nya. Avtalet ska tecknas mellan alla tre parter. Om avtal ej tecknas ska kort och certifikat avregistreras. Övrigt att tänka på: Vid utfärdande av SIS-godkända kort se Bilaga Avgående ombud Teckna avtal om ansvarsfördelning för kort, HCC samt i förekommande fall HCC funktion, mellan det gamla ombudet och det nya. Avtalet ska tecknas mellan alla tre parter. Om avtal ej tecknas ska kort och certifikat avregistreras. Kvittenser för redan utgivna kort ska sparas hos det avgående ombudet Ta bort behörigheter i SITHS Admin Ta bort rättigheter för handläggare hos leverantören genom att uppdatera Cygates Bilaga 1.3 Anmäl till SITHS PA att organisationen inte längre ska agera ombud genom att uppdatera RAPS Bilaga 5 Sid 4/6

5 5.3 Direktansluten organisation som byter till ombud Säg upp befintligt SITHS-avtal med Inera Teckna avtal med ett ombud Ansvara för att teckna avtal med ombudet om ansvarsfördelningen för kort, HCC samt i förekommande fall HCC funktion. Om avtal ej tecknas ska kort och certifikat avregistreras. Ta bort behörigheter i SITHS Admin Ta bort rättigheter för handläggare hos leverantören genom att uppdatera Cygates Bilaga 1.3 Vid fortsatt utfärdande av SIS-godkända kort, ansök om att ombudet ska få utfärda SISgodkända kort. Se även Bilaga Tillträdande ombud Anmäl till SITHS PA att organisationen ska agera ombud genom att uppdatera RAPS Bilaga 5 Teckna avtal med organisationen som ska vara tredjepartsanluten Teckna avtal om ansvarsfördelning för kort, HCC samt i förekommande fall HCC funktion, mellan det gamla ombudet/organisationen och det nya ombudet. Avtalet ska tecknas mellan alla tre parter. Om avtal ej tecknas ska kort och certifikat avregistreras. Uppdatera avtal med Cygate enligt dokument på 6. Verksamhetsövergång 6.1 Direktansluten organisation övertas men lever kvar med eget organisationsnummer En icke ansluten organisation har övertagit en direktansluten organisation och den direktanslutna organisationen lever kvar och behåller sitt organisationsnummer. Se Byte av ombud/övergång till ombud Den övertagande organisationen kan ansöka att bli tredjepartansluten via den direktanslutna organisationen 6.2 Direktansluten organisation övertas och upphör En icke ansluten organisation har övertagit en direktansluten organisation och den direktanslutna organisationen och organisationsnumret upphör. Hanteras som en nedläggning av RA-område Se Lägga ner RA-område. Sid 5/6

6 6.3 Direktansluten övertar en tredjepartsasluten En direktansluten organisation tar över en tredjepartansluten organisation Se Byte av ombud/övergång till ombud Bilaga 1. Regler som gäller vid utfärdande av SISkort Landsting, kommuner och privata aktörer får utfärda SIS-kort inom sin egen organisation Landsting, kommunalförbund och kommuner kan agera ombud åt varandra. Om ett landsting, kommunalförbund eller en kommun agerar ombud, kan tredjepartsanslutet landsting eller kommun ansöka om att uppdatera sitt DNV-tillstånd med det nya ombudet som utgivare hos DNV och därmed kunna ha SIS-kort utan att själva vara direktanslutna till SITHS. Vid övriga kombinationer av ombud och tredjepartsansluten får inte ombudet utfärda SIS-kort till annan organisation än sin egen. Vid övergång till ett ombud, kan organisationen med eget tillstånd hos DNV välja att behålla redan utfärdade kort Sid 6/6