Stockholms universitets studentkårs organisationsplan 2016/2017 Antagen vid kårfullmäktige 2016-06-09 Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Organisationskarta... 4 Inledning... 5 Organisationen och organisationsplanen... 5 Organisationens syfte... 5 Organisationsplanens syfte och sammanhang... 5 Verksamhetens styrning... 5 Strategisk plan... 5 Organisationsplanen... 6 Budgeten... 6 Organisationsstruktur... 6 Fullmäktige... 6 Styrelsen... 6 Presidiet... 6 Andra vice ordföranden... 7 Verksamhetschef... 7 Enheter... 7 Verksamhetsområde - studentinflytande... 7 Andra vice ordförande studentinflytande... 7 Påverkansenheten... 7 Studiebevakningsenheten... 7 Verksamhetsområde - studentservice... 9 Andra vice ordförande student- och medlemsservice... 9 Internationella programenheten... 9 Studentserviceenheten... 9 Verksamhetsfunktioner... 10 Verksamhetschef... 10 Interna verksamhetsfunktioner... 10 Kommunikationsenheten... 10 Driftsenheten... 10 Ekonomienheten... 10 Personalenheten... 11 Externa verksamhetsfunktioner... 11 Studentombudsenheten... 11 Doktorandombudsenheten... 11 Kårexpeditionsenheten... 11 Gaudeamus... 11 Stockholms universitets studentkårs delegationsordning... 12 Fullmäktige... 12 Styrelsen... 12 2 (17)
Arbetsledning och ledarskap... 12 Beslutsbefogenhet... 12 Verksamhetsansvar... 12 Rapportering... 13 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 13 Dokument... 13 Presidiet... 13 Arbetsledning och ledarskap... 13 Beslutsbefogenhet... 13 Verksamhetsansvar... 14 Rapportering... 14 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 14 Ledningssekreterare... 14 Verksamhetsansvar... 14 Rapportering... 14 Andra vice ordföranden... 15 Arbetsledning och ledarskap... 15 Beslutsbefogenhet... 15 Verksamhetsansvar... 15 Rapportering... 15 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 16 Verksamhetschef... 16 Arbetsledning och ledarskap... 16 Beslutsbefogenhet... 16 Verksamhetsansvar... 16 Rapportering... 17 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 17 Dokument... 17 Enhetsansvarig tjänsteman... 17 Arbetsledning och ledarskap... 17 Beslutsbefogenhet... 17 Verksamhetsansvar... 17 Rapportering... 17 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 17 3 (17)
Organisationskarta 4 (17)
Inledning Organisationen och organisationsplanen Organisationens syfte Ur det syfte som är antaget i studentkårens stadga följer att studentkårens uppgift är att utbildnings- och studiesociala fragor. Detta ska ske genom att bedriva utbildningsbevakning och påverkansarbete inom områden som påverkar studenternas situation samt att erbjuda kårmedlemmar service av olika former. Organisationsplanens syfte och sammanhang Organisationsplanen är en av Stockholms universitets studentkårs (SUS) fullmäktiges instruktioner till styrelsen. Organisationsplanens syfte är att på ett övergripande plan organisera studentkårens arbete genom att fördela ansvarsområden och beslutsmakt för tydligare ansvarsutkrävande samt reglera studentkårens löpande verksamhet utifrån fullmäktiges avvägningar. Verksamhetens styrning I en medlemsorganisation som SUS är det av yttersta vikt att medlemmarna har en reell möjlighet att styra verksamheten. För att denna möjlighet ska infrias måste de beslutande organen ha möjlighet att agera effektivt och ha tillgång till ett fullgott beslutsunderlag samt en fungerande struktur för styrning av verksamheten. SUS verksamhet styrs utifrån ovanstående genom tre av fullmäktige fastställda dokument: strategisk plan, organisationsplan och budget. För att dessa tre dokument ska fungera i en modern studentkår och för att ge fullmäktige möjlighet att styra verksamheten effektivt och få fullgoda rapporter regleras dessa dokuments utformning och syften inom ramen för organisationsplanen. Strategisk plan Den strategiska planen är SUS centrala dokument som fastslår inriktning och målsättningar för verksamheten i enlighet med av fullmäktige beslutad modell för verksamhetsplanering. För att en organisation med stor omsättning på styrelse och förtroendevalda skall fungera på ett effektivt sätt och fullgöra sina uppgifter så krävs en långsiktig och strukturerad planering. SUS strategiska plan bygger därför på framgångsfaktorer kopplade till organisationens syfte. Framgångsfaktorerna sträcker sig över flera år och stakar ut studentkårens riktning. Under verksamhetsplanering behandlas framgångsfaktorerna och delmål definieras utifrån detta. Delmålen är fullmäktiges instruktioner till styrelsen för vad som ska prioriteras särskilt under året. Styrelsen konkretiserar årligen i samråd med tjänstemän och förtroendevalda inom verksamhetsområdena delmålen och skapar åtaganden för verksamhetsåret i en operativ plan. Vid återrapportering till fullmäktige ska konkretiseringar, åtaganden och nyckeltal rapporteras samt kommentarer vid kraftiga eller ovanliga avvikelser. 5 (17)
Organisationsplanen Organisationsplanen har två övergripande syften. Först och främst är den en övergripande indelning av verksamheten i verksamhetsområden och enheter samt tydliggör syften och huvudsakliga uppgifter för dessa. Organisationsplanen utgör därmed fullmäktiges möjlighet att styra studentkårens löpande verksamhet. Organisationsplanen är också fullmäktiges delegationsordning vad gäller fördelning av beslutsmakt och ansvar. Detta för att det skall finnas en tydlighet i vilka organ eller personer som får fatta vilka beslut och för att minska fullmäktiges arbetsbelastning vad gäller rutinbeslut. Delegationsordningen återfinns längst bak i organisationsplanen. Budgeten Budgeten är fullmäktiges instruktion till styrelsen för hur resurser skall fördelas mellan studentkårens verksamhetsområden studentinflytande och studentservice samt verksamhetsfunktioner. Budgeten ska utgå ifrån organisationsplanen genom att ge ekonomiska ramar till organisationen för att lösa de uppgifter som fullmäktige gett. Organisationsstruktur Fullmäktige Fullmäktige består av 41 ledamöter som väljs varje år av kårens medlemmar i kårvalet. Fullmäktige är kårens högsta beslutande organ. Styrelsen Kårstyrelsen väljs av fullmäktige och leder den löpande verksamheten genom att fatta beslut av mindre politisk karaktär och antar policys för den löpande verksamheten. Presidiet Presidiet utgörs av ordförande och vice ordförande. Presidiet är fullmäktiges förtroendevalda som är tillsatta för att representera kårens medlemmar inom verksamheten och styra densamma. Presidiets arbete regleras i de instruktioner, policys och styrdokument som fullmäktige och styrelsen beslutat om. Två ledningssekreterare bistår presidiet i det administrativa arbetet respektive det politiska påverkansarbetet. Presidiet ska även representera kåren externt och ansvarar för kårens student- och utbildningspolitiska verksamhet. 6 (17)
Andra vice ordföranden Det finns två andra vice ordföranden, dessa är valda av styrelsen. Andra vice ordförandena leder enheterna inom sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena arbetsleds av presidiet. Verksamhetschef Verksamhetschefen är kårens högst beslutande tjänsteman och arbetsleder kårens tjänstemän och verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefen arbetsleds av presidiet. Enheter Den operativa verksamheten bedrivs inom enheter. Enheterna är grupperade efter andra vice ordförandenas och verksamhetschefens verksamhetsområden. Varje enhet har en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar för enheten. Verksamhetsområde - studentinflytande Studentkåren skall tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande studentinflytande Andra vice ordförande studentinflytande ansvarar för verksamhetsområdet studentinflytande. Det är också andra vice ordförande studentinflytande som arbetsleder de förtroendevalda inom de två enheter påverkansenheten och studiebevakningsenheten som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande studentinflytande representation i olika centrala organ på Stockholms universitet. Andra vice ordförande studentinflytandes uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Påverkansenheten Påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av aktuella frågor och att dessa lyfts i lämpliga organ samt tillser att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studiebevakningsenheten Studiebevakningsenheten ansvarar för organiseringen, samordningen och bevakningen av det individuella studentinflytandet, genom studentråd, fakultetsråd och liknande inom universitetets fakulteter och lärarutbildningen, samt för studenternas 7 (17)
representation på institutions- och fakultetsnivå. Enheten skall även tillse att studentrepresentanter har tillräckliga kunskaper och relevant information. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 8 (17)
Verksamhetsområde - studentservice Studentkåren skall tillhandahålla service till sina medlemmar och verka för ett gott kamratskap mellan dessa. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande student- och medlemsservice Andra vice ordförande student- och medlemsservice ansvarar för verksamhetsområdet studentservice. Det är också andra vice ordförande medlems- och studentservice som arbetsleder de förtroendevalda inom de två enheter - internationella programenheten och studentserviceenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande medlems- och studentservice representation i olika centrala organ på Stockholms universitet och har ett övergripande ansvar gällande medlems- och studentservicefrågor. Denna ansvarar också för samordning av studentrepresentanter i studentkårens bolag. Andra vice ordförande medlems- och studentservices uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Internationella programenheten Internationella programenheten ansvarar för att tillhandahålla social verksamhet, stöttning och rådgivning till internationella studenter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studentserviceenheten Studentserviceenheten ansvarar för välkomstveckorna och annan social verksamhet riktat mot studenter på Stockholms universitet. Inom enheten har respektive förtroendevald ansvar för traditionsbärande verksamhet, kårföreningsstöd och administration rörande kårföreningar samt ansvar för välkomstveckorna och övrig utåtriktad verksamhet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 9 (17)
Verksamhetsfunktioner Verksamhetsfunktionerna är de enheter som verksamhetschefen arbetsleder. Verksamhetsfunktionerna är delade i två grenar: intern, vars syfte är att stödja studentkårens andra verksamhetsområden, och extern, vars syfte är att tillhandahålla facklig service till studenter genom ombud, förenkla för studenter genom kårexpeditionen och ge ut studentkårens tidning Gaudeamus. Verksamhetschef Verksamhetschefen ansvarar för kårens verksamhetsfunktioner. Det är också verksamhetschefen som arbetsleder tjänstemännen på de enheter som ligger inom kårens verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefens uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten arbetar med studentkårens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationsenhetens uppdrag är att underlätta och främja verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla service till dessa i form av kampanjer, hemsida, informationsmaterial etc. Enheten arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Driftsenheten Driftsenheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att tillhandahålla lokaler, datasystem, kontorsmateriel, kopieringstjänster, möblering, inköp, driftsstöd och liknande tjänster. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att tillhandahålla och säkerställa finansiering. Detta innebär bland annat fakturering, bidragsansökningar, externa partnerskap, kapitalförvaltning och långsiktig finansieringsplanering. Ekonomienheten ansvarar för studentkårens löneutbetalningar, fakturor, löpande ekonomiredovisning, ekonomiska rutiner, attestoch utanordningsförfarande, löpande avstämningar, upprättandet av bokslut, årsredovisning, koncernredovisning, upprättandet av resultat- och balansräkning, budgetuppföljning osv. Ekonomienheten bistår även vid upprättandet av budgetproposition. Enheten arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 10 (17)
Personalenheten Personalenheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att ansvara för personalfrågor inom studentkåren. Personalenheten ansvarar för medarbetarsamtal, kompetensutveckling, rekrytering, företagshälsovård och övrig personaladministration som exempelvis ledighetsansökningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Studentombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enheten arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Doktorandombudsenheten Doktorandombudsenheten har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen inom fakulteterna. Utöver detta ansvarar doktorandombudet för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårexpeditionsenheten Kårexpeditionsenheten är studentkårens expedition. Enheten ansvarar för medlemshanteringen och möjlighet att teckna medlemskap, samt support gällande medlemskap. Enheten arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 11 (17)
Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Fullmäktige Fullmäktige är studentkårens högsta beslutande organ. Om fullmäktige finns stadgat under stadgans kapitel 6. Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Styrelsen har ansvar för arbetsledning av presidiet och ansvar för presidiets arbetssituation, arbetsmiljö och övriga villkor. Beslutsbefogenhet Styrelsens arbete ska ske i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, budget och fullmäktiges övriga beslut. Styrelsen äger rätt att fatta alla beslut som den finner nödvändigt för verksamheten under förutsättning att dessa inte är i strid med studentkårens stadga eller av fullmäktige fastställda styrdokument. Styrelsen har skyldighet att fatta de beslut som den finner nödvändigt för att uppnå studentkårens målsättningar i enlighet med stadga och strategisk plan. Styrelsen har fullmäktiges befogenheter i ärenden som inte tål uppskov. Styrelsen anställer och säger upp studentkårens tjänstemän samt anger genom fastställande av befattningsbeskrivningar ramar för deras verksamhetsansvar. Styrelsen tillsätter studentkårens förtroendevalda (med undantag för presidiet). Styrelsen fastställer enhetsinstruktioner till studentkårens enheter. Styrelsen fastställer den operativa planen. Styrelsen fastställer policys för studentkårens verksamhet. Verksamhetsansvar Styrelsen leder och samordnar studentkårens verksamhet under året och ansvarar för denna inför fullmäktige. Styrelsen bereder förslag på definitiv strategisk plan, 0rganisationsplan och budget utifrån verksamhetens förutsättningar. Styrelsen ska tillse att föregående styrelse upprättar verksamhetsberättelse, undertecknad av samtliga avgående styrelseledamöter. Styrelsen ansvarar för att studentkårens verksamhet utförs i enlighet med strategisk plan och att en betryggande uppföljning och rapportering kring detta finns. Styrelsen bereder de ärenden som ska behandlas av fullmäktige, såvida inte stadgan eller fullmäktiges beslut särskilt reglerar något annat. Styrelsen ansvarar i övrigt för de uppgifter i fråga om studentkårens strategiska arbete som inte uttryckligen ålagts särskild befattningshavare. Styrelsen ska vid slutet av verksamhetsåret upprätta preliminär strategisk plan, organisationsplan och budget för efterföljande verksamhetsår. 12 (17)
Styrelsen ansvarar för att fullgod delegationsordning avseende arbetsgivaransvar finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för överlämning till nästkommande styrelse. Styrelsen ansvarar för att överlämning för respektive förtroendevald sker. Rapportering Styrelsen ansvarar för att en fungerande intern rapportering finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för att fullgod rapportering sker till fullmäktige. Ekonomiskt ansvar och rapportering Styrelsen ansvarar för att verksamhetens resultat inte avviker nämnvärt från budget. Styrelsen ansvarar för att uppmärksamma fullmäktige på väsentliga avvikelser från budget, samt förelägga dessa för beslut genom budgetrevision. Styrelsen ansvarar i enlighet med stadgan för att koncernredovisning med resultat och balansräkning upprättas avseende föregående verksamhetsår. Dokument Styrelsen beslutar om övergripande strategiska dokument avseende studentkårens operativa verksamhet, bland annat enligt nedanstående: Operativ plan Kårföreningsreglemente Enhetsinstruktioner och befattningsbeskrivningar Policydokument Attest- och utanordningsreglemente Ägardirektiv till studentkårens bolag Presidiet Presidiet består av Ordförande och Vice ordförande i förening. Arbetsledning och ledarskap Presidiet leder det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder styrelsens arbete. Presidiet arbetsleder löpande andra vice ordförandena i den dagliga verksamheten och innehar arbetsgivaransvar för dessa. Presidiet utser enhetsansvariga inom respektive enhet. Beslutsbefogenhet Presidiet fattar beslut i operativa ärenden som inte är av principiell vikt. Presidiet äger vidare att besluta om tillsättningar till organ inom universitetet som tillsätts enligt förordningen 2009:769 7-8. I enlighet med stadgan har presidiet alltid kompetens att fatta beslut i alla större ärenden som inte tål uppskov. Presidiet beslutar om detaljbudgetar för enheterna. 13 (17)
Verksamhetsansvar Presidiet är ansvarigt för det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet ansvarar för att representera studentkåren externt och internt. Rapportering Presidiets beslut ska dokumenteras och anmälas till styrelsen. Presidiet ansvarar för rapportering till styrelsen om strategiska planens genomförande. Presidiet ansvarar för löpande rapportering avseende sin representation av verksamheten och politiska frågor. Ekonomiskt ansvar och rapportering Presidiets ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdat attest- och utanordningsreglemente. Presidiet ansvarar för att omgående meddela styrelsen om större ekonomiska avvikelser som kommer till dess kännedom. Ledningssekretariatet Ledningssekreterarnas uppgift är att bistå presidiet i det administrativa arbetet respektive det utbildningspolitiska påverkansarbetet. Ledningssekretariatet består av ledningssekreterare och politisk sekreterare. Ledningssekreterare Verksamhetsansvar Ledningssekreteraren ansvarar för protokoll för sammanträden med styrelsen och fullmäktige. Ledningssekreteraren ansvarar för handläggning och distribuering av presidiebeslut. Ledningssekreteraren ansvarar för att studentkårens styrdokument hålls uppdaterade och tillgängliga. Rapportering Ledningssekreteraren ansvarar för rapportering till presidiet. Politisk sekreterare Verksamhetsansvar Politisk sekreterare ansvarar för omvärldsbevakning i för studentkåren relevanta frågor Politisk sekreterare ansvarar i samråd med presidiet för att bereda underlag av utbildningspolitisk karaktär till kårstyrelse, remissvar och liknande Politisk sekreterare ansvarar för att samordna studentkårens kontakt med media 14 (17)
Politisk sekreterare ansvarar i samråd med presidiet för löpande kontakt med för studentkåren relevanta samarbetsorgan såsom exempelvis Sveriges förenade studentkårer (SFS) och Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO) Rapportering Politisk sekreterare ansvarar för rapportering till presidiet Andra vice ordföranden Studentkårens andra vice ordföranden utgörs av andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentinflytande och andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentservice. Arbetsledning och ledarskap Andra vice ordförandena är ansvariga för strategier inom verksamhetsområdena. Andra vice ordförandena arbetsleder förtroendevalda inom sina verksamhetsområden för att dessa ska uppfylla de åtaganden som åligger verksamheten enligt operativ plan. Andra vice ordförandena har att tillse att samtliga förtroendevalda inom verksamhetsområdet får fullgod utbildning i studentkårens styrdokument, gällande arbetsrutiner och specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag, så att de förtroendevalda får förståelse för sitt uppdrag. Andra vice ordförandena ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet. Beslutsbefogenhet Andra vice ordförandena äger rätt att besluta om ansvarsfördelning av åtaganden inom sina respektive verksamhetsområden och konkretiseringar av de åtaganden som åläggs avdelningen av operativ plan i samråd med förtroendevalda. Andra vice ordförandena äger rätt att fatta beslut om övriga ärenden utan större principiell vikt inom sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvar Andra vice ordförandena ansvarar för att all verksamhet genomförs i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, policys och styrelsens beslut i sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena ansvarar för att föreslå enhetsinstruktioner för respektive enhet till styrelsen. Andra vice ordförandena bereder beslut om enhetsansvariga förtroendevalda för sina respektive enheter till presidiet. Rapportering Andra vice ordförandena ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom enheterna. 15 (17)
Andra vice ordförandena ansvarar för att med hjälp från presidiet rapportera till styrelsen och fullmäktige om sina respektive enheters verksamhet. Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordförandenas ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdad attest- och utanordningsreglemente. Andra vice ordförandena ansvarar för att i samråd med enheterna bereda sina respektive enheters detaljbudgetar till presidiet. Verksamhetschef Verksamhetsfunktioner och tjänstemän arbetsleds av en verksamhetschef. Verksamhetschefens uppgift är att stå för kontinuitet och långsiktighet i studentkåren. Verksamhetschefen agerar i samråd med presidiet. Verksamhetschefen fyller också en viktig rapporteringsfunktion och är huvudansvarig för rutiner kring verksamhetens rapportering. Arbetsledning och ledarskap Verksamhetschef arbetsleder i samråd med presidiet verksamhetens tjänstemän. Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda arbetsrutiner upprättas för tjänstemännen och bistår andra vice ordförandena i upprättandet av arbetsrutiner för de förtroendevalda. Verksamhetschef ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet, och hålla utvecklingssamtal med regelbundna intervaller. Beslutsbefogenhet Verksamhetschef har rätt att fatta beslut av icke principiell natur. Verksamhetsansvar Verksamhetschef ska i samråd med presidiet konkretisera alla åtaganden som åläggs tjänstemän utifrån operativ plan samt föreslå ansvarsfördelning för dessa. Verksamhetschef ska tillse att personal inom verksamhetsfunktionerna får fullgod utbildning i och förståelse för strategisk plan, arbetsrutiner och regler, samt eventuella specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet för att fullgoda befattningsbeskrivningar, enhetsinstruktioner och policys finns inom verksamheten och ska bistå vid upprättandet av dessa. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet för att implementera policys, arbetsrutiner, styrdokument och liknande som beslutats om av styrelsen eller presidiet. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet för den löpande kontakten med studentkårens bolag 16 (17)
Rapportering Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom verksamhetsfunktionerna. Verksamhetschef ska stödja presidiet och andra vice ordförandena i upprättande av rapporteringsrutiner. Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef ansvarar för fullgoda rutiner för ekonomisk uppföljning och resultatrapportering inom verksamheten och att dessa kommer styrelsen tillhanda enligt separat instruktion från styrelsen. Dokument Verksamhetschef ansvarar för att följande dokument för tjänstemän finns upprättade inom verksamheten och ansvarar för att rapportera till styrelsen om dokumenten saknas. Instruktioner för respektive tjänstemannaenhet Rutiner för ekonomisk uppföljning, rapportering och resultat. Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Enhetsansvarig tjänsteman arbetsleder genomförandet av instruktionen för och aktiviteter som ålagts enheten. Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig tjänsteman äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Verksamhetsansvar Enhetsansvarig tjänsteman är den ytterst resultatansvariga för respektive enhet. Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för att enhetens arbetsuppgifter sköts enligt instruktionen för enheten samt att de aktiviteter som ålagts enheten genomförs på ett tillfredställande sätt. Rapportering Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för rapportering från enheten till verksamhetschef enligt fastställd rapporteringsrutin. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman har ekonomiskt ansvar enligt av styrelsen fastslagen attest- och utanordningspolicy. Enhetsansvarig tjänsteman upprättar detaljbudget för sin enhet. 17 (17)