VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 41 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 42 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet... 1 43 Val av två protokolljusterare... 1 44 Godkännande av föredragningslistan... 1 45 Protokoll från kapellrådet... 2 46 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby... 2 47 Församlingens strategi för åren 2016-2020... 3 48 Utse en arbetsgrupp för beviljande av resebidrag... 5 49 Representation vid kyrkinvigningen i Mazimbu... 6 50 Gruppresa till Tanzania... 7 51 Verksamhetsberättelsen år 2015... 8 52 Reglemente för konfirmandundervisningen... 9 53 Meddelande om uppsägning... 10 54 Anhållan om tjänstledighet... 11 55 Anmälningsärenden... 12 56 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 12 58 På mötet väckt ärende... 12 59 Anvisning om sökande av ändring... 12 60 Sammanträdets avslutning... 13
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 1 Kaplan Mikael Forslund berättade om sitt arbete som kaplan i centrumdistriktet. Utöver ansvaret för gudstjänstlivet i centrum, har han teologiskt ansvar för den kristna fostran i åldrarna 0-29 år. Till arbetet hör bl.a. dagisandakter inför jul och påsk samt konfirmandundervisning. Verksamheten i centrum planeras av centrumteamet, som består av den personal som i huvudsak arbetar i centrum. Teamet har funderat på hur högmässorna i Trefaldighetskyrkan ska bli mera tilltalande. Statistik över gudstjänstdeltagandet i Trefaldighetskyrkan visar att gudstjänster kring jul, påsk och alla helgons dag samlar mest deltagare vid sidan av konfirmationerna under sommaren. Även de ekumeniska parkgudstjänsterna som ordnas sommartid i kyrkparken når många. Hur ska gudstjänsten utformas för att tilltala även andra tider under kyrkoåret? Till centrumdistriktet hör också Brändö kyrka och Roparnäs kyrka. Hur kan de kyrkorna användas? Ett distriktsråd bestående av lekmän kommer att utses för centrumdistriktet år 2017. 41 Sammanträdets öppnande och andakt Sammanträdet inleddes med andakt under ledning av kaplan Mikael Forslund. 42 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet Enligt församlingsrådets reglemente ( 2) är sammanträdet lagenligt sammankallat om möteskallelsen med ärendeförteckning tillställts medlemmarna senast fem dagar före sammanträdet. Församlingsrådet är beslutsfört då över hälften av medlemmarna är närvarande. (KL 7:4) Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen hade sänts per e-post 7.3.2016 och beredningen per post 9.3.2016. Förutom ordförande var elva medlemmar och en ersättare närvarande. 43 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Johanna Ulrika Söderholm och Ulla Salmenheimo-West. Till protokolljusterare valdes Ulla Salmenheimo-West och Solveig Wallin. 44 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering av ett övrigt ärende.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 2 45 Protokoll från kapellrådet Protokoll från Sundom kapellråds sammanträde 11.2.2016 läggs fram. Protokollen antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Birger Enges refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 46 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby Protokoll från distriktsrådets sammanträde 18.2.2016 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Ulla Salmenheimo-West refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 3 47 Församlingens strategi för åren 2016-2020 Församlingsrådet godkände församlingens strategi för åren 2016-2020 vid sitt sammanträde 23.2.2016 ( 32). Strategin utmynnade i sju tyngdpunkter som föranleder åtgärder under de kommande åren. 1. Gudstjänsten som en samlande mötesplats för alla församlingsbor 2. Satsningen på konfirmandarbetet stärker medlemskapet 3. Distriktens roll i planeringen av församlingens verksamhet 4. Medlemmen i centrum 5. Kommunikation 6. Kärleken till vår nästa 7. Frivilligverksamhet Strategin ligger till grund för alla strategiska samtal som förs. Strategin revideras årligen i samband med behandlingen av verksamhetsplanen och budgeten. I verksamhetsberättelsen utvärderar alla sektorer årligen sitt arbete utgående från strategin. Efter två år görs en utförligare utvärdering av hur arbetet med strategin förlöpt. Beredningsgruppen konstaterar att en åtgärdsplan för förverkligandet av strategin bör utarbetas. Alla punkter förverkligas inte under år 2016. Församlingsrådet inleder förverkligandet av strategin enligt följande: 2016 Distriktens roll i planeringen av församlingens verksamhet Ärendet om hur församlingsverksamheten ska ledas bereds genom att personal och förtroendevalda hörs. Uppgifts-, ansvars- och arbetsfördelningen i församlingens beslutande organ klargörs. Församlingsrådet besluter hur församlingsverksamheten leds. Församlingsrådets arbetsgrupp för instruktioner bereder en instruktion för distriktsråden. Målet är att ett centrumråd kan utses för perioden 2017-2019. Frivilligverksamhet Personalen utser en ansvarsperson för frivilligverksamheten i Vasa svenska församling. Personalen får i uppdrag att utarbeta en plan för frivilligverksamhet. Två anställda har redan i januari 2016 fått i uppdrag koordinera församlingens aktivitet på webbtjänsten www.frivilligarbete.fi. 2016-2017 Satsningen på konfirmandarbetet stärker medlemskapet Satsningen på konfirmandarbetet har redan inletts. Heidi Mäkelä är projektledare för projektet sänkningen av konfirmandåldern.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 4 2017 Gudstjänsten som en samlande mötesplats för alla församlingsbor Församlingsrådet utser i slutet av 2016 en arbetsgrupp för att utveckla församlingens gudstjänstliv. Arbetet inleds år 2017, så att de två distriktsråden och kapellrådet får uttala sig under processen. enligt förslaget. Vice ordförande Olle Victorzon tackade arbetsgruppen med blommor. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 5 48 Utse en arbetsgrupp för beviljande av resebidrag Församlingsrådet beslöt 23.2.2016 ( 29:3) att utse en arbetsgrupp som uppgör regler för beviljande av resebidrag till lekmän. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp. Församlingsrådet utsåg Tor-Erik Store (sammankallare), Anna Sundback och Johan Backholm till arbetsgruppen som uppgör regler för beviljande av resebidrag till lekmän. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 6 49 Representation vid kyrkinvigningen i Mazimbu Vasa svenska församling har en vänförsamling i Morogoro, Tanzania. Sedan år 2010 har församlingen understött byggandet av en kyrka i Mazimbu. Missionssekreterare Martin Sandberg har 4.3.2016 fått en inbjudan till invigningen av kyrkan som sker 23.10.2016. Missionsdirektionen (protokoll 1/2016) ber församlingsrådet ta ställning till hur många från Vasa svenska församling som kan representera vid kyrkinvigningen. Direktionen ber samtidigt att församlingsrådet klargör varifrån medlen kan tas. Missionssekreterare Martin Sandberg har utrett kostnaderna för resa till Tanzania. Enligt hans beräkningar uppgår resan för en person till ca 2 500-3 000. I detta pris ingår resor, hotell, visum och dagtraktamente. Därtill kommer kostnader för vaccin och profylax enligt individuella behov. Om församlingen sänder två representanter bör således ca 6 000 reserveras för resan. Inga medel är budgeterade för detta ändamål i budgeten 2016, eftersom invigningsdagen och -året har varit oklart. Församlingsrådet utser missionssekreterare Martin Sandberg som församlingens ena representant vid kyrkinvigningen i Mazimbu 23.10.2016. Den andra representanten utses senare. Uppdraget sker på arbetstid med lön och i form av tjänsteresa. Kostnaderna tas från allmänt församlingsarbete 437300.102 2900 000. Församlingsrådet sänder två representanter till kyrkinvigningen i Mazimbu 23.10.2016. Missionssekreterare Martin Sandberg utsågs till församlingens ena representant. Den andra representanten utses av kyrkoherden. Representanten är i första hand en av församlingens präster och i andra hand en annan anställd som kan arbeta med vänförsamlingsarbetet under de kommande åren. Uppdraget sker på arbetstid med lön och i form av tjänsteresa. Kostnaderna tas från allmänt församlingsarbete 437300.102 2900 000. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 7 50 Gruppresa till Tanzania Missionsdirektionen (protokoll 1/2016) gav missionssekreteraren Martin Sandberg i uppdrag att utreda ifall det finns ett intresse för en gruppresa till Tanzania i samband med kyrkinvigningen i Mazimbu i oktober. I dagsläget har sju till åtta personer visat preliminärt intresse av att delta i gruppresan. Med tanke på transporterna i Tanzania är tio personer samt en reseledare en optimal gruppstorlek. Kostnaderna för resa till Tanzania skulle per person uppgå till ca 2 500. I priset ingår resor, hotell, måltider, visum och utfärder. Därtill kommer kostnader för vaccin och profylax enligt individuella behov. Gruppresan bekostas av deltagarna själva. Om gruppresa ordnas, bör informationen ges församlingsborna inom april. Om församlingen går in för att ordna en gruppresa till Mazimbu, bör en reseledare utses. 1. Församlingen ordnar en gruppresa till Tanzania i samband med kyrkinvigningen i Mazimbu 23.10.2016 om minst tio deltagare anmäler sig. Resan bekostas av deltagarna. 2. Missionssekreterare Martin Sandberg utses till reseledare för gruppresan. Uppdraget utförs på arbetstid med lön och kostnaderna erläggs i enlighet med beslutet i 49. enligt förslagen. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 8 51 Verksamhetsberättelsen år 2015 Vasa svenska församlings verksamhetsberättelse för år 2015, som inkluderar verksamheten i Sundom kapellförsamling och Dragnäsbäck-Gerby distrikt, delges församlingsrådet för godkännande (bilaga 1). Verksamhetsberättelsen för år 2015 godkänns. Verksamhetsberättelsen för år 2015 godkändes med några ändringar. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 9 52 Reglemente för konfirmandundervisningen Församlingens reglemente för skriftskolan fastställdes av domkapitlet i Borgå stift 24.8.1995. År 2001 fick konfirmandundervisningen i Finlands evangelisk-lutherska kyrka en ny plan för konfirmandarbetet. Församlingens reglemente för skriftskolan var i behov av revidering. Arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner, som utsågs av församlingsrådet 11.2.2015 ( 33), har gett direktionen för kristen fostran i uppdrag att revidera reglementet för skriftskolan. Arbetsgruppen bearbetade direktionens förslag till reglemente för konfirmandundervisningen i Vasa svenska församling vid sitt sammanträde 1.3.2016 (bilaga 2). Församlingsrådet godkänner reglementet för konfirmandundervisningen i Vasa svenska församling och ger reglementet till domkapitlet för fastställelse. Församlingsrådet godkände reglementet för konfirmandundervisningen i Vasa svenska församling efter en ändring i 11. Reglementet ges till domkapitlet i Borgå stift för fastställelse. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 10 53 Meddelande om uppsägning Vikarierande ledaren för barnverksamheten Benita Stenlund meddelar per brev 25.2.2016 att hon säger upp sin anställning så att den sista arbetsdagen är 13.3.2016. Stenlund tackar för att hon fick förtroendet att sköta arbetet inom barnverksamheten. Beredningsgruppen konstaterar att ärendet har konsekvenser för barn. En vikarie bör anställas för att sköta arbetsuppgifterna. Församlingsrådet beviljar Benita Stenlund avsked från vikariatet som ledare för barnverksamheten per 14.3.2016. enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 11 54 Anhållan om tjänstledighet Innehåller personliga uppgifter.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 12 55 Anmälningsärenden a) Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning 21-30/2016. b) Protokoll från Stiftsfullmäktige i Borgå stift 18.2.2016 5 Initiativ till stiftsfullmäktige, församlingsrådet i Vasa svenska församling. Kyrkomötet meddelar att stiftsfullmäktiges framställning 1/2015, som gäller förändring av kyrkolagen gällande den fysiska närvaron vid församlingsrådets sammanträde har förkastats. c) Biskopens påskhälsning till Borgå stift 2016. d) Cirkulär nr. 928-929 från domkapitlet i Borgå stift. 56 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Paragraferna 53 och 54 har konsekvenser för barn. Kyrkoherde Tor-Erik Store får i uppdrag att vidtala vikarie. Församlingsrådet anställer vikarien, eftersom kyrkoherden kan anställa en vikarie för högst ett år. Vikarierande ledare för barnverksamheten söks genom annons på webben. Församlingsrådet anställer vikarien. 57 Övriga ärenden Upplägget på församlingens psalmaftnar diskuterades på initiativ av Siv-Britt Höglund. Sekreteraren delger sektoransvariga kyrkomusikern Mikael Heikius församlingsrådets tankar. 58 På mötet väckt ärende Inget på mötet väckt ärende. 59 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande, besvärsförbud och besvärsanvisningar enligt bilaga 3 blankett 2.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2016 13 60 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades kl. 20.25 med bön om Herrens välsignelse.