01054 1(8) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2013-01-15 RS120057 Håkan Nilsson, tf ekonomidirektör Ekonomi/Styrning och uppföljning 035-13 47 72 REGIONSTYRELSEN Uppföljning internkontrollplan 2012 Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslås besluta att: Under 2013 fortsatt bevaka de rutiner i internkontrollplan 2012 där avvikelser noterats genom att dessa kontrollmoment ingår i internkontrollplan 2013 eller på annat sätt fortsatt följs upp. Bakgrund Region Halland har ett reglemente om intern kontroll. Syftet med detta är att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter I Regionstyrelsens internkontrollplan 2012 anges ett antal rutiner och kontrollmoment. Resultatet av dessa kontroller redovisas nedan. Regionstyrelsens kontrollplan 2012 bifogas sist i dokumentet.
2(8) Rutiner Åtgärdsplaner Kontrollmoment: Upprättade åtgärdsplaner följer beslutad mall I uppföljningsanvisningar 2012 anges att om man rapporterar ett beräknat ekonomiskt resultat som är sämre än budget så skall en åtgärdsplan utan anmodan bifogas följande månads rapport. En mall för åtgärsplaner finns som en del av de mallar för uppföljning som tagits fram. Följande förvaltningar har för 2012 rapporterat ett ekonomiskt resultat sämre än budget: Hallands Sjukhus Halmstad Hallands Sjukhus Varberg Hallands Sjukhus Kungsbacka Medicinsk diagnostik och teknik Skolförvaltningen Psykiatrin i Halland Skolförvaltningen har helt enligt riktlinjerna rapporterat åtgärdplan månaden efter man först rapporterat ett ekonomiskt resultat sämre än budget och man har följt den mall för åtgärdsplan som tagits fram. När det gäller Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och de olika delarna av Hallands Sjukhus så har dessa förvaltningar varit föremål för åtgärdsplaner av mer omfattande art i särskild ordning. Psykiatrin i Halland har upprättat en åtgärdplan men inte följt den mall som finns. Rekommendation: Kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013.
3(8) Betalning till leverantörer Kontrollmoment: Stickprovskontroll av leverantörsfakturor. Region Halland gör idag efterkontroller av ett urval av de fakturor som hanteras i det elektroniska fakturaflödet mellan dess att fakturan beslutsattesteras och dess att fakturan går iväg för betalning. De kontroller som gjorts har bl a uppmärksammat: Kontroll att beslutsattestanten inte attesterar sina egna fakturor. Resultat: Felaktigheter är inte vanligt förekommande. Kontroll att representationsreglerna följs med angivet syfte och deltagarförteckning samt kontroll mot skatteverkets momsregler vid representation. Resultat: Felaktigheter förekommer. Vid skanning görs kontroll att rätt belopp skannats samt att PG/BG stämmer och att innehar F-skatt anges på fakturan. Resultat: Felaktigheter förekommer men upptäcks i de flesta fall redan vid kontering, leveransgodkännande eller vid beslutsattestering. Rekommendation: Kontrollmomentet kan finnas kvar i internkontrollplan 2013 eller som en del av ordinarie arbete kontroller i hanteringen av leverantörsfakturor. Intern kontroll fastigheter Kontrollmoment: Via ett antal fakturor följs projekt, konsulter, underlag, LOU etc upp. Se tidigare framtagen separat PWC-rapport i detta ärende.
4(8) Avtal med privata vårdgivare Kontrollmoment: Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc. Hälso- och sjukvårdsavdelningen efter de brister som bl a revisorerna konstaterat 2011 lagt ned ett omfattande arbete på att förbättra hela processen för hantering av privata vårdgivare. När det gäller efterlevnad av avtalade takpris pågår arbetet med att implementera månadsvisa signallistor med krav på att vårdgivarna förklarar överstigna gränsvärden. Arbetet är inte helt klart. Signallistor har tagits fram, men tekniken har inte fungerat som avsett (långa svarstider). Under 2012 har två privata vårdgivare med vårdavtal fakturerat Region Halland mer än de har rätt till enligt de tak för ersättning som finns i respektive avtal. Detta har fångats av kontrollfunktionen och betalning hålls inne. Rekommendation: Kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013. Intentionerna i samverkansavtalet Kontrollmoment: Följ upp att samtliga chefer har personliga utvecklingsplaner. I Region Hallands samverkansavtal från 2009-03-06 framgår att samtliga anställda ska ha medarbetarsamtal. I begreppet medarbetarsamtal ingår att alla medarbetare ska ha lönesamtal och utvecklingssamtal med individuella utvecklingsplaner. Dessa utvecklingsplaner ska dokumenteras och årligen följas upp i samband med utvecklingssamtalet. I medarbetarenkäten som genomfördes för Region Halland under hösten 2012 ingick påståendet Min närmaste chef och jag har tagit fram en individuell utvecklingsplan i samband med utvecklingssamtalet. Av de svarande cheferna (291 stycken) har 32 % svarat att de har individuella utvecklingsplaner. Detta kan ställas i förhållande till samtliga svarande inklusive cheferna (6 734 stycken) där siffran är 56.5 %. Rekommendation: Det finns möjlighet till förbättringar och kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013.
5(8) Introduktionsutbildning Kontrollmoment: Undersök med vilken kvalitet introduktionsutbildning saknas Introduktionsutbildning för medarbetare genomfördes 2012-09-14 kl. 09.00-12.00 och för nya chefer genomfördes en heldag 2012-12-14. För introduktionen med medarbetarna har gjorts stickprov och för cheferna skickades en enkät ut där de fick utvärdera utbildningen. Enkäten innehöll sex frågor och den visade på ett bra resultat. Deltagarna var nöjda/mycket nöjda med dagen och dess innehåll och med bemötandet och genomförandet. De flesta svar låg på 5 och 6 på en 6-gradig skala. Medarbetarintroduktionen har följts upp med stickprov och det har fungerat bra vid introduktionen. Det har funnits arbetsredskap när de nya medarbetarna kommit och saker att sätta sig in i. De har blivit väl mottagna. Introduktionsutbildningen genomfördes bra med ett bra innehåll dock lite svårt att ta till sig med förkortningar och hela beslutets gång. Det kan förenklas till nästa gång. Rekommendation: Undersökningen pekar på att detta moment fungerar bra och kontrollmomentet behöver av den anledingen inte vara kvar i internkontrollplan 2013.
6(8) Projektstyrningsmetodiken Kontrollmoment: Projektmognad i genomförandet med fokus på kvalitet och grundläggande uppföljning av tid, kostnad och resultat. De aktiviteter som genomförts och ligger till grund för internkontrollen av projektstyrningsmetodiken är: Under maj månad inventerades 15 slumpmässigt utvalda projekt. Uppdragsgivare var chef Utvecklingscentrum, Jörgen Britzén. Alexander Mårtensson Projektkontoret, genomförde inventeringen. Detta har sedan redovisats till Regionkontorets ledning via Jörgen Britzén. PWC har anlitats av revisorerna i Region Halland. Bo Thörn och Rebecca Andersson från PWC har under hösten 2012 påbörjat denna granskning. PWC redovisar resultatet av sin granskning 2013. Utifrån inventeringen i maj 2012 med 15 slumpvis utvalda projekt kunde vi dra några slutsatser. Det är svårt att jämföra projekten på grund av att vi inte har enhetliga rutiner för beräkning av projektbudget eller uppföljning av kostnaderna, exempelvis en del projekt har kalkylerat för personalkostnader men inte alla projekt. För i stort sett alla projekt fanns deklarerade effektmål, förväntad nytta och det fanns angivna användare eller mottagare. När frågor ställdes kring vilka övergripande mål i styrdokumentet Mål och strategier (MOS) som projektet verkade för så fanns det av naturliga skäl inte redovisat men man kunde ändå identifiera vilket/vilka mål i MOS som projektet bidrog till. De flesta projekt hade en rambudget men flera projekt hade inte en detaljerad budget. Flera projekt hade inte en kontinuerlig uppföljning av kostnaderna. Generellt verkar EU-finansierade projekt eller extern finansiering bidra till bättre uppföljning än projekt av karaktären intern verksamhetsutveckling. Bara ett fåtal projekt hade uppföljning på antal upparbetade timmar. Rekommendation: Avvakta resultatet av PWC:s utredning.
7(8) Genomförande av arkivinspektion Kontrollmoment: Inspektion av förvaltningsmyndigheters arkiv. Under året har tre inspektioner genomförts (jämfört med planerade två): BVC i Laholm BVC Hylte BVC Halmstad Rekommendation: Kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Håkan Nilsson Tf Ekonomidirektör
8(8) Bilaga: Internkontrollplan för Regionstyrelsen 2012 Rutiner/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens/ Tidplan Åtgärdsplaner Kontrollera att upprättade Chef Styrning Kvartal åtgärdsplaner följer och kontroll beslutad mall Betalning till leverantörer Kontroll av leverantörsfakturor Chef Styrning och uppföljning Metod Avstämning mot regelverk Under året Stickprov Rapportering till Ekonomidirektör Ekonomidirektör Väsentlighet/risk Stor Medel Perspektiv (koncern/lt-kontoret) Koncern och RK Koncern och RK Intern kontroll Regionfastigheter Via ett antal fakturor följs projekt, konsulter, underlag, LOU etc upp Ekonomidirektör Kv 1 2012 Pwc engageras Chef Regionservice, BRD Medel Koncern Avtal med privata vårdgivare Intentionerna i samverkansavtalet Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc Följa upp att chefer har personliga utvecklingsplaner Utvecklingsdirekt ören för hälsooch sjukvård Avdelningschef avdelningen för HR-utveckling Under 2012 Löpande uppföljning Regiondirektör Medel Dec 2012 Enkät Personaldirektör Kännbar/möjlig Koncern och RK Koncern Introduktionsutbildning Med vilken kvalitet genomförs introduktionsutbildning Personalstrateg Under 2012 Stickprov Förvaltningschef Kännbar/möjlig RK Projektstyrningsmetodiken Genomförande av arkivinspektion Projektmognad i genomförandet med fokus på kvalitet och grundläggande uppföljning av tid, kostnad och resultat Inspektion av förvaltningsmyndigheters arkiv Projektkontorsansvarig Regionarkivarie Under 2012 2 st.klar dec 2012. Stickprov Besök med stickprov Chef regionalt utvecklingscentra Medel Koncern Kanslichef Kännbar/möjlig Koncern