Välkommen till Min Ansökan INNAN DU BÖRJAR På startsidan kan du välja språk (svenska eller finska). För att kunna fylla i ansökan behöver du skapa ett användarkonto (se instruktion på bild 3). Ska du som skapar kontot fylla i flera ansökningar för organisationen? Då kan du fylla i organisationsuppgifter i menyn Mina uppgifter. Uppgifterna hämtas sedan till varje ansökan som skapas. NÄR DU FYLLER I ANSÖKAN Fyra klick behövs för att komma till ansökningsformuläret för Nordprogrammet: EU-medel -> Europeiskt territoriellt samarbete -> Nord -> Val av insatsområde Ansökningsformuläret består av nio flikar. Anvisningar till respektive flik finns i projekthandboken under rubriken Ansöka - Min ansökan INNAN DU SKICKAR IN ANSÖKAN En ansökan som skickas in bör vara så komplett som möjligt (inklusive bilagor). Kompletteringar kan endast göras via e-post efter att ansökan skickats in. En s.k. kontroll/validering av ansökan görs innan du skickar in. Du blir då uppmärksammad på om det finns obligatoriska uppgifter som inte är ifyllda eller om det finns uppgifter med fel format. Genom att klicka på Vanliga frågor får du information om Min ansökan, till exempel om frågor som rör inloggning. Klicka här för att komma till den sidan. Klicka på Gå vidare till inloggning för att börja arbeta med ansökan 1 (32)
I nästa steg väljer du om du vill logga in med e-legitimation eller med ett användarkonto kopplat till din e-postadress. Val av inloggningsmetod Om du redan skapat ett konto och ska logga in, fyll i Användarnamn och lösenord För att skapa ett nytt konto, klicka Registrera konto (det går bara att registrera ett konto per e-postadress). Efter att registrering skett skickas ett e-postmeddelande till den angivna e-postadressen. Aktivera kontot genom att klicka på aktiveringslänken (OBS! Länken gäller endast en gång) 2 (32)
Generella funktioner Mina ansökningar Den första vyn som visas efter inloggning är Mina ansökningar. Här visas de ansökningar som skapats av den person som äger e-legitimationen som användes vid inloggning, oavsett vilken organisation som har tagit eller ska ta emot ansökan. Om du loggat in med ett konto kopplat till din e-postadress, syns här ansökningar som tidigare skapats via det kontot. Här visas status på ansökan, sparad eller skickad. Här visas ansökans webboch ärende-id. En ansökan i status sparad är ännu ej inskickad till mottagande organisation. När ansökan skickats in byter den status till skickad och är därefter inte längre möjlig att redigera. Den kan däremot exporteras som en PDF-fil. En sparad ansökan har endast ett webb-idnummer, medan en inskickad ansökan också har ett ärende-id. 3 (32)
Mina uppgifter Används bara i svenska regionala program ej interreg Vyn Mina uppgifter 4 (32)
Skapa en ny ansökan Klicka här för att skapa en ny ansökan. Fyra klick behövs för att komma till ansökningsformuläret till ett insatsområde inom Nordprogrammet; EU-medel Europeiskt territoriellt samarbete Nord Val av insatsområde Sök dig fram till rätt insatsområde. Är du osäker kontaktar du den organisation som ska ta emot ansökan. 5 (32)
Fliken Allmänna uppgifter Här visas vilken ansökanstyp som är aktuell och till vilken organisation den ska skickas. Du kan när som helst spara dina ifyllda uppgifter eller spara ned en PDF-version av ansökan (Spara eller Visa ansökan som PDF) En personlig rubrik gör ansökan enklare att finna, till exempel i de fall det arbetas med flera ansökningar parallellt. Om ansökan ska sparas för senare bearbetning måste en personlig rubrik anges. Ansökan består av nio flikar där olika uppgifter ska fyllas i. Alla uppgifter markerade med * är obligatoriska! 6 (32)
Fliken Stödsökande 61 Om du klickar på plustecknet visas en hjälptext. 61 I-knappen länkar till informationssidor på Nordprogrammets webbsida. I projekthandbokens avsnitt Min ansökan finns information kring vad du ska fylla i under respektive flik. 7 (32)
Flikarna Medsökande och Norsk partner Fliken Medsökande består av uppgifter om övriga stödmottagare i projektet (ej norska). Under fliken Norsk partner lägger du till uppgifter om projektets eventuella norsk part. Klicka Lägg till organisation för att ange uppgifter om en stödmottagare. OBS! Kom ihåg samtliga stödmottagare. Fyll sedan i uppgifterna i den dialogruta som öppnas. 8 (32)
Fliken projektbeskrivning Under fliken Projektbeskrivning ska projektets mål, indikatorer, resultat m.m. beskrivas. Varje textfält rymmer 4000 tecken. Tänk på att det viktiga är att uttrycka sig klart och kärnfullt! Kom ihåg att klicka på i-knappen om du behöver hjälp med vad du ska ange i respektive ruta! Fliken Aktiviteter Aktiviteterna projektledning och kommunikation är obligatoriska. Under aktiviteten Projektledning rekommenderas att ni lägger upp en delaktivitet som handlar om slutrapportering. Klicka Lägg till aktivitet för att lägga till fler aktiviteter. 9 (32)
Flikarna EU-budget och Norsk budget Fliken EU-budget består av projektets budgeten i EU-länder. Norsk budget läggs in under fliken Norsk budget. Kostnader - klicka på pilarna för att ange budgeterade kostnader per kostnadsslag (anges i EUR). Respektive part i projektet har en egen kolumn. Medfinansiering - klicka på pilarna för att ange namn och summa per finansiär för respektive part i projektet (anges i EUR). Beräkningen av stöd sker automatiskt. Redigera budget För att fylla budgeten med kostnader klickar du på den lilla pilen vid kostnadsslaget och sedan på Lägg till. 10 (32)
Du kan sedan fylla i kostnader per partner. Det är viktigt att kostnaderna är realistiska och specificerade. Observera att detta är ett exempel med fiktiva siffror! Summeringar sker automatiskt. För att lägga till medfinansiering klickar du på den lilla pilen och sedan på Lägg till. Du kan sedan fylla i Finansiär, eventuella kommentarer och belopp. Summeringar sker automatiskt. 11 (32)
Fliken Bilagor Genom att klicka Välj öppnas möjligheten att söka fram de filer som ska bifogas ansökan. Klicka Bifoga för varje bilaga du bifogar. Bilagornas totala storlek i Min ansökan får inte överskrida 10 Mb. Det kan betyda att ni som sökande måste skicka in vissa bilagor med e-post till någon av beredningshandläggarna på det gemensamma sekretariatet. Observera att bilagorna inte behöver skickas in per post! Giltiga filformat är: *.pdf, *.txt, *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.rtf, *.tif, *.tiff, *.svg, *.jpg, *.jpeg (alla filer utom Excel-filer konverteras automatiskt till PDF-format när de skickas in) Om fel fil laddas upp kan den raderas via ett klick på Ta bort. Skicka in ansökan Vill du veta hur nära du är att ha fyllt i ansökan fullständigt? Du kan när som helst validera din ansökan genom att klicka Kontrollera, signera och skicka. Du blir då uppmärksammad på ifall det finns obligatoriska uppgifter som inte är ifyllda eller om det finns uppgifter med fel format (flikar med dessa uppgifter markeras med rött). OBS! Tänk på att välja Avbryt och gå tillbaka din ansökan för att inte råka skicka in ansökan innan du har färdigställt ansökan inklusive alla bilagor. Efter att ansökan skickats in ska behörig person hos den samordnande stödmottagaren skriva under ett missiv av ansökan. Missivet finns tillgängligt först efter att ansökan har skickats in. Du hittar missivet via menyn Mina ansökningar (Signera manuellt). Signera manuellt och skicka in originalet med post till förvaltande myndighet. Inskickad ansökan sparas i PDF-format via menyn Mina ansökningar! Där syns också vilken status ansökan har. 12 (32)
Ansökan har tilldelats ett ärende-id Ansökan om utbetalning Logga in i Min ansökan som vanligt. Klicka sedan på Skapa ansökan om utbetalning. 13 (32)
Klicka sedan på Gå till ansökan om utbetalning av EU-medel. I dialogen som öppnas skriver du in ärende-id för det ärende där du vill ansöka om utbetalningen. Ärende-id står på beslutet. OBS! Ärendet kan bara visas om rätt ärende-id fyllts i och om den e-postadress du loggat in i Min ansökan med finns registrerad bland ärendets kontakter. Om du inte hittar ditt ärende, kontakta handläggare på sekretariatet eller förvaltande myndighet för att lägga till kontaktuppgifter på ärendet. 14 (32)
När ärendet hittats klickar du på Skapa utbetalningsansökan. I dialogen som öppnas fyller du i start- och slutdatum för den period ansökan avser. Du kommer sedan åter till översikten. Klicka på Utbetalning för att komma vidare. 15 (32)
Ekonomirapport Ekonomirapporten utgår från den budget som beslutats i ärendet. För varje utbetalningsansökan uppdateras ekonomirapporten så att det alltid är informationen enligt senaste beslut som visas. Du kan inte redigera direkt i ekonomirapporten, utan det är uppgifterna du registrerar under rubrikerna Utgifter och Medfinansiering som syns här sedan. Här väljer du om du vill registrera utgifter, medfinansiering eller dokument. Support Rubrikerna Förskott och Checksumma används av handläggarna i ett senare skede och behöver inte användas vid ansökan om utbetalning. Längst ner på sidan görs automatiska beräkningar av stödandelar och medfinansiering. Här kan du enkelt utläsa om du har tillräcklig medfinansiering, sett till stödandel och faktiska kostnader. 16 (32)
Registrera utgifter Klicka på Utgifter för att registrera bidragsberättigade kostnader. Klicka på Lägg till rad för att registrera utgifter, en rad i taget. När du lagt till en rad kan du klicka i cellerna för att redigera innehållet. (Lägg till från fil används inte av Nordprogrammet) OBS! Den rad som redan finns i skärmbilden används för filtrering när du snabbt behöver söka verifikat bland en större mängd. Det går inte att registrera utgifter här. (Exportera till fil kan användas om behov finns att få de inlagda utgiftsraderna till Excel) 17 (32)
Lägga till enskild utgiftsrad Ovanför raderna finns det fyra stycken menyval för hantering av kolumnerna i tabellen: - Visa verifikatsinformation - Visa övrig information - Visa granskningsinformation - Återställ till standardkolumner Observera att kolumnen Id är tom. Du kan inte redigera denna kolumn. Genom att klicka i fälten öppnas de för redigering. Genom att klicka i datumfälten öppnas en kalender, där datum kan väljas. Genom att klicka i fältet Kostnadsslag öppnas en lista, där rätt kostnadsslag kan väljas. Kostnadsslagen hämtas från ärendets budget. Genom att klicka på kolumnrubriken kan den registrerade informationen sorteras. Finns behovet att bara se ett fåtal kolumner kan även varje enskild kolumn döljas. Alla rader som du lägger till ska innehålla: - Belopp - Kostnadsslag - Stödmottagare (sökande/medsökande i systemet) Utgå från de belopp som godkänts i intyget från nationell kontrollant för respektive stödmottagare. I kolumnen för kostnadsslag finns en lista där du väljer vilket kostnadsslag som raden ska kopplas till. I kolumnen för sökande/medsökande finns en lista där du väljer vilken stödmottagare som raden ska kopplas till. 18 (32)
Lägga till medfinansiering Klicka på Medfinansiering för att registrera periodens medfinansiering. Klicka på Lägg till rad för att registrera medfinansiering I dialogen som öppnas anger du typ av medfinansiering (medfinansieringsrad), belopp samt vilken sökande eller medsökande medfinansieringen ska kopplas till. Klicka sedan på OK. Upprepa proceduren och lägg till flera rader, tills all medfinansiering har registrerats. 19 (32)
Om det saknas finansiering eller om registrerad medfinansiering är för låg, visas ett felmeddelande om detta. Lägg till dokument Om det inte har hunnit komma in medfinansiering från en extern finansiär under perioden kan motsvarande belopp läggas in på den stödmottagare som lagt ut för kostnaderna. Detta justeras senare när extern finansiering har betalats in. Klicka på Dokument för att bifoga bilagor till ansökan om utbetalning Klicka sedan på Lägg till dokument. 20 (32)
Klicka på Välj fil från datorn för att söka upp rätt dokument som ska bifogas. Klicka sedan på Lägg till. Observera att största tillåtna filstorlek är 10MB. Det finns dock ingen begränsning för sammanlagd storlek av alla bilagor. Bilagan visas sedan i dokumentlistan. Upprepa proceduren för att bifoga flera filer. Lägesrapport och indikatororganisationer I samband med att en ansökan om utbetalning registreras, finns möjlighet att registrera Lägesrapporter och Hantera indikatororganisationer. Här kan du lägga till eller ta bort organisationer, som sedan ska användas vid registrering av indikatorer. Exempelvis kan en indikator mäta hur många företag som tagit del av en viss insats och då registreras vilka organisationer det rör sig om här. 21 (32)
Hantera indikatorsorganisationer För att lägga till eller ta bort organisationer klickar du på Hantera valbara organisationer. Klicka på Lägg till organisation för att mata in organisationerna en och en. Det går också att läsa in organisationer från fil. Denna ska då vara kommaseparerad (.csv) och endast innehålla uppgifter om land och organisationsnummer.. 22 (32)
När alla uppgifter fyllts i klickar du på Verkställ. Organisationen är nu registrerad och möjlig att använda vid redovisning av indikatorer. 23 (32)
Lägesrapporter Lägesrapporter rapporteras av den sökande via Min ansökan och är tänkta som en rapportering av projektets måluppfyllnad hittills. För att läsa eller redigera en lägesrapport klickar du på Lägesrapporter. Klicka sedan på Öppna. 24 (32)
För att redigera ett indikatorsutfall klickar du på Ändra. Genom att klicka på Lägg till eller Ta bort flyttar du valbara organisationer mellan Vald och Ej vald. När sorteringen är klar klickar du på verkställ. 25 (32)
Utfallet av aktuell indikator har nu registrerats. Lägg till dokument Det går även att skicka med bilagor till lägesrapporter. För att skicka med en bilaga klickar du på Dokument. 26 (32)
Klicka sedan på Lägg till dokument. Klicka sedan på Välj fil från datorn och leta upp rätt fil på din hårddisk eller i nätverket. Klicka sedan på Lägg till. Bilagan finns nu registerad i lägesrapporten. 27 (32)
Validera och skicka in utbetalningsansökan Klicka på Validera utbetalning för att kontrollera att ansökan är komplett. Om allt är okej så får du ett meddelande om att ansökan kan skickas in. Om något saknas eller är felaktigt så får du ett meddelande om detta. 28 (32)
Klicka på Skicka in utbetalning när du vill skicka in din ansökan. I den dialog som öppnas klickar du på Verkställ om du vill skicka in ansökan. Klicka på Avbryt om du vill fortsätta redigera din ansökan. 29 (32)
När ansökan om utbetalning skickats in OBS! När du har skickat in ansökan om utbetalning i systemet ska du ladda ner ett missiv. Missivet ska skrivas ut och undertecknas av person som är behörig att företräda organisationen. Missivet ska skickas med originalunderskriften till: Förvaltande myndighet Interreg Nord Länsstyrelsen i Norrbottens län 971 86 Luleå (Det finns även ett tomt missiv att ladda ned men då måste du själv fylla i nödvändiga uppgifter.) När ansökan om utbetalning skickats in kan den inte längre redigeras. Det går dock att titta på all data som redigerats. En inskickad ansökan om utbetalning visas inte under rubriken Mina ansökningar i Min ansökan. För att titta på en inskickad ansökan om utbetalning loggar du in på samma sätt som när du ska göra en ansökan om utbetalning, alltså du går till Skapa ansökan om utbetalning och så vidare enligt anvisningarna ovan. 30 (32)
När du loggat in på ärendet kan du följa dess gång genom beslutsprocessen här. Eventuella granskningsanmärkningar blir dock inte synliga förrän beslut har fattats i ärendet. Om du går in i ansökan under rubriken Dokument, finner du att det skapats en PDF-fil, utöver de filer du själv bifogat. Denna PDF-fil är en kopia av alla de uppgifter du registrerat och skickat in. Filen kan laddas ner och sedan skrivas ut eller skickas i ett e-postmeddelande. 31 (32)
ÄNDRA KONTOUPPGIFTER eller AVSLUTA ETT KONTO Från inloggningssidan i Min ansökan klickar du på Ändra kontouppgifter. Ett nytt webbläsarfönster eller flik med formulär öppnas. Här anger du din registrerade e-postadress och lösenord. Klicka på knappen Logga in. För att ändra kontouppgifterna klickar du på de olika alternativen: Byt fullständigt namn, Byt lösenord, Byt e-postadress. För att avsluta kontot väljer du alternativet Avsluta konto. Observera att om kontot avslutas kommer eventuella sparade ansökningar att gå förlorade GLÖMT LÖSENORD? Om du glömt ditt lösenord, gå till inloggningssidan i Min ansökan och klicka på länken Glömt lösenord. Ett nytt webbläsarfönster eller flik öppnas. Ange din e-postadress och klicka på knappen Återställ lösenord. Ett bekräftelsemail med en aktiveringslänk kommer att skickas till angiven e-postadress. Observera att e-postadressen sedan tidigare måste vara registrerad. ÖVERLÅTA ETT KONTO TILL EN ANNAN Från inloggningssidan i Min ansökan klickar du på Ändra kontouppgifter. Ett nytt webbläsarfönster eller flik med ett formulär öppnas. Här anger du din registrerade e-postadress och lösenord. Klicka på knappen Logga in. Välj alternativet Byt e-postadress. Fyll i e- postadressen till den som kontot ska överlåtas till. Ett aktiveringsmeddelande kommer att skickas till den nya e-postadressen. Observera att det inte går att överlåta kontot till en e- postadress som sedan tidigare finns registrerad. Den nye innehavaren av kontot ska sedan ändra sina uppgifter och lösenord (se Ändra kontouppgifter). Support Kontaktformulär för frågor om teknisk support på Min Ansökans första sida. Du kan också vända dig till sekretariat eller förvaltande myndighet som kan skicka ett supportärende vidare till teknisk support för Min Ansökan. Information som behövs vid en felanmälan: - e-post och telefonnummer till sökande - Webb-id, det vill säga det id som ärendet tilldelats i Min Ansökan - Ärende-id, det vill säga det id som framgår av beslut om stöd - Vilket operativsystem och webläsare som använts - Vid vilken tidpunkt problemet uppstod 32 (32)