Utbildningsplan för arrangörer
Tävlingsorganisation Ett lyckat arrangemang kräver en god organisation och mycket planering. Att veta vem som gör vad och när är inte bara lugnande utan förhindrar även att ärenden glöms bort. Hur ser er organisation ut? Nedan finns tips på idéer för er organisation att starta med och arbeta igenom. Skapa en struktur för hur er organisation ska se ut? Vilka ingår i projektgruppen och behövs en projektledare? Vad har alla för uppgifter? Vilka olika funktionsgrupper behöver ni? Vanliga är tävling, ekonomi, marknadsföring, information, publik- och aktivaservice. Rita en organisationsbild för ert evenemang. Skapa en aktivitetslista. Planera upp vad som behöver göras och vad den eventuella intäkten eller utgiften blir för varje aktivitet. Denna lista ligger som grund för budgetarbetet men även för tidsplanen. (Se exempel i bilaga) Utifrån aktivitetslistan så skapa en tidsplan. Utgå från tävlingsdatumet och räkna bakåt när saker och ting måste vara klart. Var inte rädd för att lägga till saker under arbetets gång. Sid 2/5
Denna tidsplan används i arbetet för att hålla koll på att saker händer i tid och inte faller mellan stolarna. Ge varje person eller grupp ansvar för att genomföra punkterna på listan. (Se exempel i bilaga) Värd- och funktionärsutbildning SM-veckan vinter lockar tusentals besökare med ett gemensamt intresse, idrott. Många utav dem har aldrig tidigare besökt Umeå eller tittat på er idrott. För att besökarnas och arrangörens upplevelse ska bli så bra som möjligt är det viktigt att era funktionärer har ett gott bemötande och kan lämna ut rätt information. Se till att ge dem möjligheten att ha ett gott värdskap! Lista ner vad varje funktionär behöver veta. Dela in listorna i två delar: - Vad behöver alla funktionärer veta för ett bra värdskap? (Exempelvis telefon till tävlingsledare och sjukvård, information om parkering, hotell, tidsprogram osv.) - Vad behöver funktionärerna veta för sin speciella uppgift? - Låt era funktionärer genom gå SM-veckan vinters värdskapsutbildning med era funktionärer när vi har vi har er upptaktsträff Kommunikation Hur ska folk få reda på att ni arrangerar ett SM? Och hur ska de ta sig till rätt plats vid rätt tid och få uppleva rätt saker? För att kunna fylla Sid 3/5
våra åskådarplatser måste vi visa att vi finns och sprida budskapet om att det är på SM-veckan man ska vara vecka 3. Vilka behöver ni kommunicera till? Arbeta igenom vilka som är era målgrupper. Ex. tävlande, tränare, föreningar, barnfamiljer osv. Gå sedan vidare och fundera på vilka som är de bästa kanalerna att nå de olika målgrupperna. Ex. hemsida, mailutskick, sociala medier, ryktesspridning osv. Gör en tidsplan för när de olika målgrupperna behöver få information om evenemanget och genom vilka kanaler informationen ska ut. Kanske tillkommer det här aktiviteter på tidsplanen som gör att den behöver förändras. Publikservice SM-veckan är så mycket mer än bara tävlingar. Det är ett evenemang, en folkfest, en plats att umgås och träffas. För att detta ska bli verklighet måste SM-veckan innehålla mer för publiken. Vi måste ta hand om dem och erbjuda något för alla. Publiken kommer vara Umeåbor eller inresande. Hur ska ni på enklaste sätt få ut information om tidpunkt och tävlingsplats till publiken? Hur vill ni att publiken ska uppleva evenemanget? Vilken känsla ska de lämna tävlingen med? Vad vill publiken få ut av arrangemanget? Varför tror ni att de är där? Hur kan vi intressera de som inte kan/vet något om vår sport? Aktivaservice De har tränat tusentals timmar för att kunna prestera just den här veckan. Ingenting får gå fel, och ni är en viktig del för att kunna säkerställa detta. Sid 4/5
Fundera vad den aktive går igenom från att den anländer till Umeå till att den åker. Kan ni som tävlingsorganisation förenkla, informera och stödja de som tävlar? Fundera på hur ni skulle vilja bli bemött/mottagen vid olika situationer, förutom på tävlingen: - Ankomst till Umeå - Ankomst till boendet. - Förberedelser inför tävlingen - Ankomst till tävlingsplatsen - Efter tävlingen - Avresa. Ekonomi För att kunna budgetera och uppskatta ekonomin måste man ha koll på vad som ska göras. Utgå därför från en aktivitetslista där alla funktionsgrupper fått skapa sin egen aktivitetslista. Sid 5/5