Offentlighets- och sekretesslag (OSL 2009:400) För Dig som är verksam i förskola, förskoleklass, fritidshem, pedagogisk omsorg, grundskola, särskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning och kommunal musikskola inom barn- och utbildningsnämndens (BUN) ansvarsoch verksamhetsområde i Kristianstads kommun. I detta häfte ges information om Offentlighets- och sekretesslagen och dess innebörd samt ett sekretessbevis som skall undertecknas. Därmed förbinder du dig att följa offentlighets- och sekretesslagen.
Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att regeringens och andra myndigheters samt riksdagens och beslutande kommunala församlingars verksamhet så långt som möjligt ska vara öppna. Principen finns inskriven i tryckfrihetsförordningen som är en grundlag. Offentlighetsprincipen gäller dock inte helt oinskränkt i alla situationer. Dess begränsningar anges i Offentlighetsoch sekretesslagen (OSL). OSL trädde i kraft den 30 juni 2009 och ersatte den tidigare sekretesslagen. De bestämmelser i OSL som reglerar sekretessen inom utbildningsverksamheten tar sikte på att skydda den enskildes personliga förhållanden. Huvudregel Alla personer som för det allmännas räkning deltar i en myndighets verksamhet på grund av till exempel anställning eller uppdrag, omfattas av sekretessreglerna. Reglerna om sekretess inom förskola, förskoleklass, skolbarnomsorg, grundskola, särskola, gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning (komvux) regleras i 23 kap. OSL, Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet m.m.. Vad innebär sekretess? Sekretess innebär att det är förbjudet att muntligen, skriftligen eller på annat sätt föra uppgift vidare om enskilds personliga förhållanden till obehörig som är privatperson, till företag eller till andra myndigheter, exempelvis kommunala förvaltningar. I dagligt tal benämns detta tystnadsplikt. Uppgifter som hänför sig till personliga förhållanden är uppgifter om exempelvis: namn personnummer civilstånd sjukdomar ekonomiska och sociala förhållanden m.m. Inom förskoleklassen, grundskolan, gymnasieskolan, komvux, särskolan samt fritidshemmet är uppgifter om närvaro och frånvaro samt schema inte sekretessbelagda. Detsamma gäller för uppgifter om betyg och studieprestationer där detta förekommer. Vad som nämns i föregående stycke är i relevanta delar även tillämpligt vad avser förskolan med beaktande av förhållandet att verksamheten inom förskolan omgärdas av en starkare sekretess än i förenämnda verksamheter. 2
Olika styrka av sekretess Det finns olika grader av sekretess. 1. Absolut sekretess innebär att inga uppgifter under några förutsättningar får lämnas ut till andra än de anställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Gäller för tex medarbetare i telefonväxel 2. Stark sekretess innebär att sekretess råder som huvudregel. Det betyder att en uppgift får röjas endast om det står klart att uppgiften kan lämnas ut utan att det medför men för den uppgiften rör eller skada för det intresse som bör skyddas. Detta gäller bland annat inom förskoleverksamhet, socialtjänst, skolhälsovård och inom den elevvårdande verksamheten för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling samt för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos skolpsykolog eller skolkurator. 3. Svag sekretess innebär att sekretess endast föreligger om det kan antas att uppgiftens röjande medför men för den uppgiften rör eller skada för det intresse som bör skyddas. Detta gäller i förskoleklass, grundskola, särskola och fritidshem med undantag för elevvårdande verksamhet. En menbedömning innebär en bedömning av hur den enskilde skulle uppleva det om en uppgift om hans eller hennes personliga förhållanden lämnades ut. Att lida men innebär att bli utsatt för fysiskt eller psykiskt obehag av något slag. Begreppet men har i OSL en mycket vid innebörd. I första hand syftar det på det förhållandet att någon blir utsatt för andras ringaktning, om hans eller hennes personliga förhållanden blir kända. Redan den omständigheten att vissa personer får kännedom om en för den enskilde ömtålig uppgift, kan vara tillräckligt för att men ska anses föreligga. Utgångspunkten för bedömningen är den berörda personens egen upplevelse. Samtycke Om sekretess är föreskriven till förmån för enskild kan han/hon samtycka till att sekretessen efterges. Är man tveksam till hur berörd själv ser på saken ska man givetvis diskutera med den berörde. Har samtycke getts av denne och inte någon närstående bedöms lida men av att uppgiften förs vidare bryter den enskildes samtycke sekretessen. För en underårig person, under 18 år, lämnas samtycke av dennes vårdnadshavare. I takt med den unges mognad och utveckling i övrigt kan denne själv lämna samtycke. Någon åldersgräns finns inte i detta sammanhang men då barnet/eleven kommit upp i tonåren får det emellertid många gånger anses ha nått en sådan mognad och utveckling att det kan inhämtas samtycke från denne. För vem gäller sekretessen? Sekretess gäller för alla personer inom förskola, förskoleklass, fritidshem, pedagogisk omsorg, grundskola, särskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning (kom vux) och kommunal musikskola som genom t.ex. anställning eller uppdrag kommer i kontakt med uppgifter som rör barns, elevers m.fl. personliga förhållanden. 3
Praktikanter och högskolestuderande/andra studerande i VFU (verksamhetsförlagd utbildning) eller motsvarande, som i sin utbildning deltar i arbetet inom en verksamhet, omfattas av reglerna kring sekretess. Huruvida praoelever omfattas av sekretessregler är beroende av om dessa aktivt deltar i verksamheten eller ej varför en bedömning får göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Det är viktigt att komma ihåg att även efter det att anställningen inom barn- och utbildningsnämndens ansvars- och verksamhetsområde upphört är det förbjudet att föra vidare sekretessbelagda uppgifter. Måste man vara tyst även inför arbetskamrater och arbetsledning? Verksamheten inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, pedagogisk omsorg, grundskola, särskolan, gymnasieskolan och kom vux är i Kristianstads kommun organiserad under en och samma politiska nämnd; barn- och utbildningsnämnden (BUN). Inom nämndsområdet förekommer olika sekretessområden, t ex elevhälsans medicinska insats och förskolan. Grundregeln är att personer som arbetar inom samma sekretessområde får ta del av sekretessbelagda uppgifter i den mån det behövs för att de skall kunna handlägga ett ärende eller ge service till den enskilde. Uppgifter får dock inte lämnas ut till någon som inte har med ärendet att göra. Inte heller får Du lämna ut andra uppgifter än dem som har betydelse i den aktuella situationen. Får man lämna ut uppgifter till andra myndigheter? Sekretess gäller såväl mellan de olika sekretessområdena inom BUN s ansvars- och verksamhetsområde som mellan olika myndigheter inom och utanför den kommunala verksamheten. I vissa fall har man dock rätt ibland t o m skyldighet att lämna ut uppgifter till andra myndigheter. Anställda inom kommunens förskola och skolverksamhet har anmälnings- och uppgiftsskyldighet till socialtjänsten om ett barn far illa. Anmälningsskyldigheten inträder redan vid misstanke. Vissa grova brott kan polisanmälas utan hinder av sekretess. Får man lämna ut uppgifter till massmedia? Det finns en grundlagsskyddad meddelarfrihet till massmedia. Av OSL följer dock att det är förbjudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till tidningar, radio och TV med två undantag, nämligen: ärenden om tillrättaförande av elev och skiljande av elev från vidare studier. Den grundlagsstadgade meddelarfriheten, som i andra sammanhang gäller för offentligt anställda, är således starkt begränsad. Innan en uppgift lämnas ut måste dock utlämningen godkännas av en ansvarig. Kontakta därför alltid Din chef innan Du lämnar ut några uppgifter som kan vara känsliga ur sekretessynpunkt. Verksamhet i enskild regi OSL gäller inte verksamhet som bedrivs i enskild regi men bestämmelser om tystnadsplikt för dessa verksamheter finns i skol- och socialtjänstlagen. Var finner jag ytterligare information kring sekretess? På Kristianstads kommuns intranät under rubriken finns en länk till Offentlighetsprincipen samt relevant lagtext 4
Sekretessbevis Som anställd inom barn- och utbildningsförvaltningen, Kristianstads kommun - och därvid hantera frågor inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, pedagogisk omsorg, grundskolan, särskolan, gymnasieskolan, den kommunala vuxenutbildningen och/eller kommunala musikskolan - får Du inte föra vidare vad Du får reda på om enskilda personers personliga förhållanden. Förbudet gäller även efter det att anställningen inom barn- och utbildningsförvaltningen upphört. Om Du bryter mot denna regel kan Du åtalas och straffas med dagsböter eller fängelse. Jag har läst och tagit del av bifogad information om de bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som gäller personal vid förskolan, förskoleklassen,fritidshemmet, grundskolan, särskolan, gymnasieskolan, den kommunala vuxenutbildningen, den kommunala musikskolan; allt inom barn- och utbildningsnämndens ansvars- och verksamhetsområde. Jag har också fått kompletterande muntlig information och getts tillfälle att ställa frågor. Datum Namn Personnummer Arbetsplats Jag har ansvarat för informationen Närmsta chef Namnteckning... Namnförtydligande 5