RIKTLINJE AVSEENDE SKYDDADE PERSONUPPGIFTER KARLSTADS KOMMUN
Beslutad i: Biståndskontorets ledningsteam Ansvarig samt giltighetstid: 2017-05-26 Uppdaterad: 2016-05-26 POLICY Uttrycker ett övergripande förhållningssätt. Policyn handlar om principer och inriktningar. Exempel: Uteserveringspolicy, Livsmedelspolicy. PLAN Beskriver vad kommunen vill uppnå inom ett område. Ofta har planen sitt ursprung i koncernens övergripande mål eller annan beslutad politisk inriktning. En plan tar inte ställning till utförande eller metod. Den berättar vad vi ska uppnå. Exempel: Skärgårdsplan. RIKTLINJE Säkerställer ett korrekt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer kan betraktas som en handbok och kan fungera som ett stöd för hur vi ska agera i den dagliga verksamheten. Exempel: Riktlinjer för tjänsteresor, Riktlinjer för försörjningsstöd. HANDLINGSPLAN Tydliggör på ett konkret sätt hur ett uppdrag ska genomföras. En handlingsplan innehåller åtgärder och ansvarsförhållanden samt eventuell tidsplan och ekonomiska konsekvenser. Exempel: Handlingsplan för ledar- och medarbetarundersökning.
RIKTLINJE AVSEENDE SKYDDADE PERSONUPPGIFTER BAKGRUND Enligt 22 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen är uppgiften inom folkbokföringsverksamheten i regel offentlig. I vissa fall kan det dock skada en person att uppgifter om denne lämnas ut. Det kan t.ex. gälla någon som är hotad eller förföljd. Skyddade personuppgifter är en samlingsrubrik som Skatteverket använder för de olika skyddsåtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. Olika typer av skyddade personuppgifter Beroende på arten av hot finns det tre grader av skydd av personuppgifter. Markering för särskild sekretessprövning I de fall skattekontoret bedömer att utlämnandet av uppgifter kan leda till en förföljelse eller annan skada kan en markering för särskild sekretessprövning sättas för personen i folkbokföringsdatabasen. Markeringen ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. Sekretessmarkeringen gäller oftast i ett år och kan förlängas. Kvarskrivning Ett annat sätt att skydda personuppgifter är att genom beslut om kvarskrivning enligt 16 folkbokföringslagen låta en person vid flyttning vara folkbokförd på den gamla orten i högst tre år. Kvarskrivning kombineras ofta med sekretessmarkering. Fingerade personuppgifter Vid allvarliga hot kan en person ges fingerade personuppgifter. Detta meddelas då av Stockholms tingsrätt efter ansökan hos Rikspolisstyrelsen. Kopplingen mellan den gamla och den nya identiteten finns då enbart hos Rikspolisstyrelsen. Alla tre nivåerna av skyddade personuppgifter kan kombineras med t.ex. namnbyte. Personuppgifter, inklusive sekretessmarkeringen, aviseras från Skatteverket till andra myndigheter via folkbokföringsdatabasen. Mottagande myndighet väljer själv hur den ska hantera sekretessmarkerade personuppgifter i sina system. Myndigheter behandlar de uppgifter som de behöver för att fullgöra sitt uppdrag, vilket innebär att olika myndigheter behandlar olika uppgifter om en enskild person. Varje myndighet bör genom en riskanalys klarlägga hur uppgifter om en person med sekretessmarkerade personuppgifter ska behandlas i verksamheten. Karlstads kommun, 651 84 Karlstad. Tel: 054-540 00 00 E-post: karlstadskommun@karlstad.se Webbplats: karlstad.se
4 Det ligger också ett ansvar på den enskilde personen att själv upplysa om eventuell sekretessmarkering eftersom det inte åligger en myndighet att utan anledning kontrollera om en person har sekretessmarkering i folkbokföringen. (Informationen är hämtad från Skatteverkets vägledning för hantering av sekretessmarkerade personuppgifter i offentlig förvaltning www.skatteverket.se samt meddelandeblad från Socialstyrelsen). Syfte Syftet är att underlätta hanteringen av skyddade personuppgifter inom Vård- och omsorgsförvaltningen. Mål Minska risken att sekretessmarkerade personuppgifter lämnas ut oavsiktligt och begränsa antal personer som känner till de uppgifter som är skyddade. Metod I Treserva förekommer två typer av sekretesskydd. Sekretessmarkering detta aviseras från Skatteverket. Uppgiften underhålls fortlöpande via personuppdateringen från Befolkningsregistret. Lokalt personskydd registreras manuellt på den som ska skyddas. En användare kan vara behörig till den ena eller båda typerna av sekretesskydd. Inom respektive skyddstyp kan behörigheten omfatta alla, några, eller en viss skyddad person. Skyddade personer visas i Treserva med en hänglåssymbol. En användare som saknar sekretessbehörighet kommer aldrig att se skyddade personer. Skyddade personer finns inte med i listor, sökresultat, rapporter etc. Undantag från denna regel gäller skrivbordet, när en person som sedan tidigare finns registrerad i Treserva utan skydd blir skyddad (dvs. får sekretessmarkering via personuppdateringen eller lokalt personskydd via manuell uppdatering) ska personen ändå finnas kvar för handläggaren i Treserva. Personen som har fått skydd kommer alltså att visas i skrivbordsträdet med hänglåssymbolen. Det är viktigt att hantera personer med skyddade personuppgifter med stor aktsamhet. Det är också viktigt att tänka igenom vilka som ska vara inblandade i ärenden där personer har skyddade personuppgifter. För att skydda den enskilde ska ett begränsat antal personer inom Vård- och omsorgsförvaltningen hantera uppgifter om personer med skyddade personuppgifter. Gällande socialtjänstlagen fattar respektive chef inom varje enhet beslut om vem eller vilka som ska hantera uppgifter om personer med skyddade personuppgifter. Inom hälso- och sjukvårdslagen fattar medicinskt ansvarig sjuksköterska och/eller medicinskt ansvarig för rehabilitering beslut om vem eller vilka som ska hantera uppgifter om personer med skyddade personuppgifter. Därefter tilldelas behörighet av systemförvaltare.
Januari 2014 Instruktion vid sekretessmarkering/sekretesskyddad adress för biståndsbedömare/lsshandläggare Biståndskontoret Kunder med skyddad identitet har själva ansvaret för at informera handläggare om att de har skyddad identitet. Respektive chef för handläggare utser handläggare som kunden tar kontakt med i första hand. Begränsa antal handläggare som är involverad i kunden. Prata aldrig om aktuell kund annat än med berörd personal i enrum. Registrera eller dokumentera inte adressuppgifter i något register. All dokumentation förvaras i separat låst utrymme. När kund avlider upphör sekretessmarkering/sekretesskydd. Instruktion vid sekretessmarkering/sekretesskyddad adress för HSL Person med skyddad identitet har själv ansvaret för att informera enheten om att de har skyddad identitet Begränsa antal personal som är involverad i brukaren. Prata aldrig om aktuell brukare annat än med berörd personal i enrum Upprätta anpassade rutiner för varje enskild brukare under aktuell vårdtid och utse person som brukaren tar kontakt med i första hand MAS/MAR ger behörighet till de fåtal personer som ska ha behörighet och systemansvarig administrerar uppgiften. Registrera eller dokumentera inte adressuppgifter vare sig i patientjournal eller register Journaler förvaras i separat låst utrymme Det går inte att använda E-recept, se därför till att det finns möjlighet att skriva ut pappersrecept. Vid utskrivning och hemresa skall brukaren åka enskilt om behov av sjuktransport föreligger. Karlstads kommun, 651 84 Karlstad. Tel: 054-540 00 00. E-post: karlstadskommun@karlstad.se. Webbplats: karlstad.se.
6 Instruktion vid sekretessmarkering/sekretesskyddad adress för egen regins utförare SoL och LSS. Personer med skyddad identitet har själva ansvaret för att informera enheten om att de har skyddad identitet. Upprätta anpassade rutiner för varje enskild kund och utse kontaktperson som kunden tar kontakt med i första hand. Begränsa antal personer som är involverad i kunden. Prata aldrig om aktuell kund annat än med berörd personal i enrum. Registrera eller dokumentera inte adressuppgifter vare sig i den sociala journalen eller i något register. Journaler förvaras i separat låst utrymme. När kunden avlider upphör sekretessmarkering/sekretesskydd.