Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 3/2013 Datum: 2013-11-23 Tid: 10:00-16:00 Plats: Farsta, Svenska Brukshundklubbens Kansli Närvarande: Ordförande Ragnar Bergståhl Christer Lundberg Monica Eriksson Ange ev. nedan Anmält förhinder: LET Andersson Dag Brück Annika Sällvik Från kansliet: Övriga deltagare: Justerare: Vid protokollet: Katarina Swahn Greta Sköld Monica Eriksson Christer Lundberg Ange ev. nedan Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
32 Sammanträdets öppnande Sammankallande Ragnar Bergståhl hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat kl.10:23. 33 Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 34 Val av protokollsjusterare Monica Eriksson valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 35 Fastställande av dagordning Utskottet beslutade att godkänna framlagt förslag på dagordning med följande justeringar: 32. Mötets öppnande 33. Val av mötessekreterare 34. Val av protokolljusterare 35. Fastställande av dagordning, Ny 36. Ekonomi 37. Rapport från utskottsgrupperna Föreningssupport Kommunikation Etik & Policy Värdegrund Ledarutveckling Stadgar 38. Arbetsordning 39. Årshjulet 40. Organisationskonferensen med Distriktsforumet på fredagen 41. Övriga frågor 42. Föreningscoacherna (När, hur, varför) Huvudmannaskapet? Kostnader m.m. 43. Att-göra-listan, Ny 44. Övriga frågor 45. Mötets avslutande 36 Ekonomi Ragnar Bergståhl inledde med att berätta om tankarna bakom Distriktsforum i samband med Organisationskonferensen. Ragnar Bergståhl meddelade, i enlighet med utskickad ekonomisk rapport, att utskottet håller goda marginaler mot arbetsbudgeten. Funktionärsutveckling är den enda post som dragit över budget men det kan balanseras inom utskottets totala budget. Ragnar Bergståhl presenterade utskickad arbetsbudget för 2014 och utskottet gick igenom densamma. Utskottet konstaterade att det är viktigt att arbetet med kommunikation kommer igång och får resurser att röra sig med. Även Föreningscoach är ett prioriterat område. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 6
Det är viktigt att Kommunikationsgruppen får en möjlighet att göra en investeringsplan på 3 år för att få igång arbetet. Arbetet inom kommunikation går tvärs igenom hela organisationen, berör alla delar och är väldigt viktigt. Det måste finnas en långsiktig strategi och uthållighet i arbetet. Kommunikationsgruppen bör vara en övergripande projektgrupp istället för en arbetsgrupp under utskottet. Ragnar Bergståhl har lämnat detta som förslag till VU. Utskottet beslutade att ställa sig bakom förslaget att Kommunikationsgruppen blir en övergripande projektgrupp istället för en utskottsgrupp. Utskottet noterade att Lokalklubbskonferens 2015, Verksamhetskonferens 2014 (höst) med mera påverkar lagd budget och föreslog justeringar. Utskottet tackade för informationen. 37 Rapport från utskottsgrupperna Föreningsutvecklingsgruppen Christer Lundberg informerade om arbetet med utbildningen av Föreningscoacher. Första utbildningstillfället hölls den 21-22 september på Göteborg-Mölndals BK. Temat för helgen var föreningsteknik och målstyrning. Nästa tillfälle planeras till den 18-19 januari 2014. Temat planeras att vara konflikthantering och styrdokument. Även denna utbildningshelg planeras att förläggas till Västra distriktet. Minnesanteckningar från årets möten förelåg utskottet och lades till handlingarna. Kommunikationsgruppen Monica Eriksson (och Greta Sköld) informerade om att man deltagit vid FS-möte i Leksand. FS och Kommunikationsgruppen fick en gemensam förståelse för behovet av kommunikationsgruppen och har fåt en förståelse för både FS och gruppens grundförutsättningar. Kommunikationsgruppen fick i uppdrag att specificera mål-grupper och utforma en kommunikationsplan. Kommunikationsgruppen vill komma igång och hitta vilka åtgärder som ska vidtas med en gång vad gäller informationsmaterial och grafiskprofil. Man behöver också identifiera återkommande uppgifter och lägga in dessa i en revideringsplan. Kommunikationsgruppen vill ta in offerter för grafisk profilering och informationsmaterial. Tidsplanen för ny grafisk profil är att den ska vara klar till hösten 2014. Det är viktigt att identifiera i vilka sammanhang Brukshundklubben ska synas och på vilket sätt, inte minst då det ekonomiska läget är ansträngt. Kommunikationsgruppen bedömer att professionell hjälp är nödvändig. Underlag för offertförfrågan behöver därför tas fram. Ett första utkast till kommunikationsplan finns. Det finns ett stort behov av mallar av olika slag för kommunikation, förhållningssätt och riktlinjer med mera. Utskottet noterade att det behövs ett FS beslut på att Kommunikationsgruppen kan börja arbetet med att ta in offerter för grafisk profilering och informationsmaterial. Utskottet beslutade att föreslå att lokalklubbsordförandes deltagande vid Kongressen flyttas till 2015 men att arbetet med att marknadsföra lokalklubbarnas deltagande inleds nu. Tiden bedöms som för kort att kunna genomföra detta på ett bra sätt redan 2014. Utskottet identifierade ett behov av en verksamhetskonferens med alla utskott och utskottsgrupper närvarande för att skapa en samsyn och förståelse för varandras arbete, problem och möjligheter (november 2014?). Utskottet noterade att tidsramar för Policys och handlingsplaner behöver vara korta för att hinna vara klara till en verksamhetskonferens under hösten. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 6
Minnesanteckningar från möte 21/11 förelåg utskottet och lades till handlingarna. Utskottet beslutade att Greta Sköld behöver en brukshundklubbsadress då hon kommunicerar utåt i organisationen för kommunikationsgruppen. Etikgruppen Ragnar Bergståhl berättade om arbetet med policyn för sociala medier. Kommunikationsgruppen har också fått ett uppdrag att jobba med frågan. Det är även viktigt att det är tydligt vem som står bakom olika Facebook-grupper och vem som äger dessa grupper. En lista med risker för sociala medier kommer att tas fram. En idé är att ta fram en kvalitetsstämpel som godkända sidor kan få använda. Utskottet konstaterade att Kommunikationsgruppen och Etikgruppen behöver jobba tillsammans med frågorna runt sociala medier. Utskottet noterade att det är av stor vikt att frågorna runt sociala medier får en kort tidsram. Mötet ajournerade sig för lunch mellan 12:04 och 13:09. Värdegrundsgruppen Ragnar Bergståhl berättade att Värdegrundsgruppen inte kommit igång av olika orsaker. Arbetet behöver komma igång och ett förslag till värdegrund behöver komma ut då många instanser är beroende av denna. Eventuellt har Skånedistriktet en värdegrund. Frågan om gemensam värdegrund kommer att tas upp på nästa FS-möte. Utskottet beslutade att höra med Skånedistriktet om de har en värdegrund och undersöka om den i så fall kan användas i arbetet med att ta fram en gemensam värdegrund. Ledarskapsutvecklingsgruppen Ragnar Bergståhl meddelade att gruppen för närvarande är vilande, delvis på grund av ekonomiska skäl. Behovet av ledarskapsutveckling kvarstår dock. Stadgegruppen Ragnar Bergståhl meddelade att Stadgegruppens arbete fortlöper och fortsatt är inriktat på en tolkningsmanual för stadgarna. Utskottet tackade för informationen. 38 Arbetsordning Arbetsordning för Utskottet för organisation gicks igenom. Vissa avdelningar behöver kompletteras, framförallt för kommunikation och värdegrund som är nya grupper. Utskottet noterade att dokumentet bör genomgå en revision vid varje oktobermöte. Dokument bör märkas med när revision senast ska ske. Mall för rapport från utskottsgrupperna behöver tas fram vilket kommer att underlätta uppföljning inom utskottet. 39 Årshjulet Årshjulet för Utskottet för organisation gicks igenom och uppdaterades. En delning av årshjulet kommer att ske så att det enbart omfattar ett år åt gången. Utskottets egna aktiviteter hamnar utanför hjulet och FS aktiviteter hamnar innanför hjulet. Utskottet planerade in årets möten, telefonmöten hålls i regel på tisdagar kl. 20:00-21:00. Ett fysiskt Utskottsmöte planeras 15-16/11 2014 med start kl. 11:00 på lördagen och slut kl. 15:00 på söndagen. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 6
Mötesschema 2014 Utskottsmöte Handlingar till FS FS-sammanträde 14/1 17/1 31/1 18-19/1 * 11/2 14/2 28/2 11/3 8/4 2/5 16/5 19-20/4 ** 13/5 30/5 14/6 10/6 12/8 15/8 30/8 9/9 19/9 3/10 14/10 15-16/11* ** 14/11 28/11 * Utbildningshelg Föreningscoach ** Utbildningshelg Föreningscoach *** Fysiskt möte Planering av kommunikationsplan och marknadsföring inför Brukshundklubbens 100- årsjubileum behöver startas upp tillsammans med UG Historik. 40 Organisationskonferensen med Distriktsforumet på fredagen Ragnar Bergståhl meddelade att han och Dag Brück fått i uppdrag att hålla i trådarna för Distriktsforum och Organisationskonferensen den 31/1 2/2 2014. Grovplanering av Organisationskonferensen Presentationer Fredag (Distriktsforum) 18:00-20/21:00 På fredagen föreslås att workshops genomförs med olika frågeställningar för distrikten. Det är viktigt att distrikten förstår syftet och målet med övningen och att det följs upp. Frågeställningar att ta upp Ansvar/Befogenheter Vad skiljer distrikten åt? Regioner/Distrikt? Samarbete Underlätta distriktsarbete Vilka frågor vill/ska distrikten diskutera vid rundvandringen? Distrikten ska uppmanas att skicka in frågor på förhand. Information behöver ut senast i mitten av december. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 6
41 Föreningscoacherna (När, hur, varför) Huvudmannaskapet? Kostnader m.m. Ragnar Bergståhl gick igenom kravspecifikationen och utbildningsplan för Föreningscoachen. Kostnaden för en Föreningscoach beräknas till runt 10 000 kr/ föreningscoach. Utskottet diskuterade frågan om vem som ska vara huvudman för Föreningscoachen och konstaterade att den bör vara en förbundsfunktionär. Det innebär att förbundet står för rekrytering och utbildning av Föreningscoacher. Utnyttjande av Föreningscoach bör vara fri vid konflikthantering och support. Vid rena utbildningsinsatser kan en avgift tas ut. Kostnadspaket behöver tas fram. Utskottet beslutade att föreslå att Föreningscoach ska vara en förbundsfunktionär fram till den planerade utvärderingen 2015. Därefter utvärderas det om det ska fortsätta att vara en förbundsfunktionär eller inte. 42 Att-göra-listan Genomgång av att-göra-listan utgick. 43 Övriga frågor Inga övriga frågor förelåg utskottet. 44 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 15:57. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Ragnar Bergståhl Monica Eriksson Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 6 av 6