Internkontroll 2015 - KS Kontroll av god man Beslutad av kommunstyrelsen
Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Fredrik Holm Publicering 2 (6)
Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Bakgrund... 4 Syfte... 4 Nationella krav... 4 Organisation... 4 Processkarta/ rutin... 5 Uppföljning/Statistik... 5 Intern kontroll... 6 Riskbedömning... 6 Kontrollaktiviteter... 6 Följande avvikelser har konstaterats... 6 Förslag till åtgärder som ska vidtas... 6 3 (6)
Sammanfattning Överförmyndare i samverkan har genom den interna kontrollen identifierat en eventuell risk vid kontrollen av nya ställföreträdare. För att inte riskera att få in olämpliga ställföreträdare i uppdrag så kommer överförmyndare i samverkan ändra sina rutiner till att alltid kontrollera alla ställföreträdare mot belastningsregistret och kronofogdens register, oavsett om de kontrollerats tidigare. Bakgrund Enligt det regelverk som ligger till grund för överförmyndarverksamheten så ska en god man vara rättrådig erfaren och i övrigt lämplig. För att tillförsäkra detta finns rutiner att alla ställföreträdare kontrolleras mot polisens belastningsregister och kronofogdens register. Förekommer den kontrollerade personen i något av dessa register så är man ej att anse som lämplig att inneha uppdrag hos överförmyndare i samverkan. Den nu gällande rutiner medger dock undantag från kontroller i de fall den aktuelle ställföreträdaren redan är kontrollerad inom ett år från den nya kontrollen. Det är av yttersta vikt att de kontroller som genomförs av överförmyndaren sköts i 100% av de ärenden som aktualiseras i verksamheten. Underlåtenhet att utföra kontrollerna strider inte bara mot gällande lag utan medför också att huvudmannens rättssäkerhet sätts ur spel och i slutändan kan det innebära att huvudmannen lider rättsförlust. Syfte Syftet med den internkontrollen som genomförs är att granska så att verksamheten efterlever lagstiftarens krav samt att tillförsäkra att verksamheten har gjort allt för att motverka att huvudmannen lider rättsförlust. Nationella krav Verksamheten är helt lagstyrd. De lagar som främst ligger till grund för verksamheten är: - (1949:381) Föräldrabalken - (1995:379)Förmynderskapsförordningen - Lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn Organisation Respektive överförmyndare är ytterst ansvarig för att kontrollerna genomförs. Ansvaret har delegerats ner till tjänstemannanivå. Ytterst ansvarig tjänsteman är verksamhetschef. Rutinen för kontrollförfarandet är upprättad av verksamhetens samordnare och själva utförandet av kontrollerna sker av verksamhetens handläggare. 4 (6)
Processkarta/ rutin Den rutin som gäller hos överförmyndare i samverkan Falun Borlängeregionen Kontroller av ställföreträdare 1) God man och förvaltare Allmänt I prövningen av en god man eller förvaltares lämplighet ingår att den tilltänkte gode mannen eller förvaltaren inte har betalningsanmärkningar eller förekommer i belastningsregistret. Överförmyndare i samverkans policy är att inga sådana anmärkningar eller förekomster tillåts. Inför en förfrågan om ett uppdrag ska således den tilltänkte gode mannen kontrolleras hos kronofogden och hos polisens belastningsregister. Utöver kontrollerna enligt ovan gäller att vi, om vi finner anledning till det, även kan göra nya kontroller under löpande uppdrag trots att det inte handlar om någon ny förfrågan. Hur kontrollerna görs Kontroll av eventuella betalningsanmärkningar görs hos kronofogden på tel 0771-73 73 00. Kontroll i belastningsregistret görs via e-postadress mrbr@polisen.se. Blanketten Rekvisition av utdrag ur belastningsregistret fylls i digitalt (underskrift behövs inte) och bifogas e-postmeddelandet som bilaga. Hantering av kontrollsvaren Pärm: Uppgifterna från kontrollerna sätts in i pärm Kontroller god man i arkivet. Insortering sker i bokstavsordning utifrån efternamn. I ärenden där en anhörig har blivit ställföreträdare och den anhöriga troligen inte är aktuell för andra uppdrag behöver kontrollsvaren inte sättas in i pärmen utan det räcker med aktbilaga enligt nedan. Akt: Vi fyller i blanketten Kontroll av god man/förvaltare med namn och personnummer på personen vi har kontrollerat samt aktnr för det aktuella uppdraget. Vi fyller också i datum för respektive kontroll. Denna blankett blir sedan aktbilagan i huvudmannens akt och diarieförs på vanligt sätt. Uppföljning/Statistik Statistik på verksamheten lämnas kvartalsvis till respektive överförmyndare. En fördjupad analys av statistiken och uppföljning av verksamheten sker årligen i samband med att styrgruppen sammanträder. 5 (6)
Intern kontroll Riskbedömning Att förordna en person med ett kriminellt förflutet eller en person med personliga ekonomiska svårigheter utgör en risk för huvudmannen. Samtidigt är lagstiftningen på området tydlig med att nolltolerans råder på området. I de fall dessa kontroller ej genomförs riskerar huvudmannen att lida rättsförlust samt att kommunen riskerar att få skadeståndsanspråk riktat mot sig. En allvarlig risk som kan få allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteter Överförmyndare i samverkan har granskat samtliga ärenden (52 stycken) om ställföreträdarskap som anordnats under första halvan av 2015. Kontrollerna har varit att huruvida handläggarna i verksamheten har kontrollerat föreslagna personer mot polisen och kronofogdens register. Följande avvikelser har konstaterats Vid genomförandet av den interkontrollen granskades 52 stycken ärenden som anordnades under 2015. Avvikelse noterades i ett (1) ärende, ca 2% av den totala massan av kontrollerade ärenden. Förslag till åtgärder som ska vidtas För att verksamheten ska kunna försäkra att 100% av de ställföreträdare som tilldelas uppdrag ej förekommer i kronofogdens register eller i polisens belastningsregister så kommer rutinen förtydligas att kontroller alltid ska ske, även i de fall där gode män nyligen har kontrollerats i ett annat uppdrag. Rutinen ändras i enlighet med förslaget ovan. 6 (6)