Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.



Relevanta dokument
Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Polismyndigheten i Jämtlands län Box Östersund

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Polismyndigheten i Kronobergs län Box Växjö

Förelägganden efter genomförd inspektion vid Umeå universitet

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Polismyndigheten i Halland Box Halmstad

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Värmland, Karlstad den 30 januari 2014

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västernorrlands län, Sollefteå och Kramfors närpolisområde

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Polismyndigheten i Västra Götaland Polisområde Skaraborg Box Skövde

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box Göteborg

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Stiftelsen Norrlandsfonden Box Luleå

Polismyndigheten i Västra Götaland Box Borås

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Polismyndigheten i Västra Götaland Box Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten Gotland den 6 september 2013

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den april 2014

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Datum Dnr HLA /5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

SAMMANFATTNING City polismästardistrikt, som med sina 1200 anställda är det största polismästardistriktet

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

- Verkställa gallring.

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Västmanlands län

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Inspektion av arkivvården vid Datainspektionen

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.

Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )

Dnr RA /4384

1(7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /1571

Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Gävleborgs län den 20 maj 2014

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Datum Dnr RA /1524

Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Riksarkivet har den 21 november 2014 besökt Skellefteå tingsrätt, på Brännavägen 9 i Skellefteå, för att inspektera arkivvården.

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4262 N Liljeholm

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps)

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Arkivfrågor när en myndighet startar

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten Dalarna den 24 april 2014

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA POLISMÄSTARDISTRIKT

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för kultur- och medievetenskaper, den 17 september 2014

Polismyndigheten i Norrbotten Box Luleå

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ATT PLANERA, UTFÖRA & DRIFTA ARKIVLOKALER. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Polismyndigheten i Västerbotten Box Skellefteå

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Datum Dnr RA /5817

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Inspektion av arkivvården vid Uppsala tingsrätt den 28 november 2014

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING

Transkript:

1 (1) Beslut Datum 2013-07-02 Dnr VALA 231-2013/3115 Polismyndigheten i Örebro län Box 1804 701 18 Örebro Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Örebro län Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. Inom detta uppdrag inspekterade Riksarkivet arkivverksamheten vid Polismyndigheten i Örebro län den 22 maj 2013 (inspektionsrapport, bilaga 1.) Beslut Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga polismyndigheten följande. Myndigheten ska säkerställa långtidslagringen såväl som återsökningsmöjligheterna av VHS-band, kassettband etc (RA-FS 1991:1 ändrad genom RA-FS 1997:4, kap 4-5 samt RA-FS 2013:2). Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter: - räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3 ändrad genom RA-FS 2012:4 - handlingar i löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5 ändrad genom RA-FS 2012:9. Arkivbeskrivning ska upprättas (RA-FS 1991:1 ändrad genom RA-FS 1997:4, 6 kap, 1 ). Polismyndighetens återrapportering Polismyndigheten ska redovisa vilka åtgärder myndigheten kommer att vidta med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 2 december 2013. I inspektionsrapporten har även vissa anmärkningar givits. Riksarkivet förutsätter att polismyndigheten beaktar även dessa och redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av anmärkningarna. Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens. Désirée Veschetti Holmgren Avdelningschef, Tillsynsavdelningen Ingegerd Dahlberg Arkivarie Postadress: Landsarkivet i Vadstena, Box 126, 592 23 Vadstena Besöksadress: Hamngatan 4 (Slottet) Vadstena Telefon: 010-476 86 00 Telefax: 010-476 86 20 E-post: landsarkivet.vala@riksarkivet.se Internet: www.riksarkivet.se/vala Organisationsnr: 202100-1074 Bankgiro: 5052-3378

1 (7) Inspektionsrapport Dnr VALA 231-2013/3115 Datum 2013-06-20 Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Örebro län den 22 maj 2013 Närvarande Från Polismyndigheten: arkivföreståndare arkivarie Från Riksarkivet: Dahlberg, Ingegerd, arkivarie Celander, Elisabeth, 1:e arkivarie Sammanfattning Den nu genomförda inspektionen visar att polisen har kännedom om arkivregelverket och lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Aktuell arkivbeskrivning saknas och måste upprättas. Långtidslagringen av VHS-band etc har inte säkerställts. Tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsbeslut måste dokumenteras. Inledning Arkivvården hos Polismyndigheten i Örebro län inspekterades av Riksarkivet, Tillsynsavdelningen den 22 maj 2013, varvid checklista för systeminspektion användes. Tidigare inspektion avseende arkivvården ägde rum den 25 november 2004, varvid myndigheten fick ett föreläggande. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Arkivfunktionen är organisatoriskt placerad inom avdelningen Ledningsstöd och service som är placerad direkt under länspolismästaren. Arkivfunktionen utgörs av en s k arkivgrupp på fyra personer bestående av arkivarie, arkivföreståndare, arkivassistent samt registrator. Stabschefen är arkivansvarig och har budgetansvar. Personalansvaret för arkivgruppen ligger hos arkivarien. Fr o m år 2015 ska alla landets 21 polismyndigheter, Statens Kriminaltekniska Laboratorium (SKL), Rikspolisstyrelsen (RPS) samt Rikskriminalpolisen (RKP) bli en enda myndighet. Säkerhetspolisen (SÄPO) blir en egen myndighet och Ekobrottsmyndigheten (EBM) kommer även i fortsättningen att vare egen myndighet.

2 (7) 2. Styrdokument Tjänsteföreskrift (2012:4) finns som reglerar arkivbildningen och arkivvården, daterad 2012-05-25. Vid registrering av handlingar följer myndigheten Diariehandbok för polismyndigheterna 2013, med tillhörande saknummerförteckning. Diariehandboken har getts ut av RPS som även gett ut en Arkivhandbok samt en skrift rörande sociala medier, Handledning, Polisen i sociala medier, daterad 2012-09-13. Diarie- och dossiéplan finns, dock ingen dokumenthanteringsplan. Myndigheten har en verksamhetsplan för avdelningen där arkivfunktionen nämns. 3. Arkivbildning Diarieföring, ärendehanteringssystem m m Tjänsteföreskrift (2005:7) finns rörande postbehandling inkluderande e-post, daterad 2005-06-30. I den s k myndighetsbrevlådan tas e-posten ut i pappersform. I systemet sparas e-posten i tre månader innan gallring. Vid diarieföring använder sig polismyndigheten av saknummer enligt saknummerförteckning, vilken finns som bilaga till diariehandbok för polismyndigheterna. Vid arkivläggning sorteras diarieförda handlingar till allmänna diariet (Adiariet) i saknummerordning samt löpnummerordning och avställs årligen. K-ärenden sorteras först på gallringsbara handlingar kontra bevarandehandlingar och därefter enligt brottskoder i diarienummerordning. T-ärenden sorteras på personskada (bevarandehandlingar) eller ej personskada (gallringsbara handlingar) och därefter i diarienummerordning. Enligt uppgift rensar handläggarna alternativt arkivarien akterna innan arkivläggning. Diarieföring av allmänna ärenden sker i ärendehanteringssystemet PÄr (Polisens Ärendesystem), vilket införts i år. Tidigare diarieförde man i systemet A-RAR (RAR - Rationell anmälansrutin). Alla ärenden från A- RAR har migrerats över till PÄr fr om 1998, då A-RAR infördes. Till hösten är planerat att etapp 2 av PÄr ska komma igång, d v s en helt digital ärendehantering. Polismyndigheten i Örebro län kommer att vara införandeansvariga i sin region (Örebro, Värmland och Dalarna). Om ärenden kommer in i pappersformat skannas dessa in i PÄr (PDF-format) och pappershandlingarna gallras. För att kunna göra detta måste myndigheten inkomma med en gallringsframställan till Riksarkivet. Myndigheten bör ha i åtanke att pappershandlingen är originalet och om informationsförlust uppstår är det otillåten gallring. Beträffande K-ärenden (kriminalärenden) så använder man sig av dels K- RAR och dels PUST (Polisens Utredningsstöd). Det senare systemet infördes 2011-05-01. Brottskoden avgör i vilket system ärendet registreras. RARsystemet är kopplat till DurTvå (Datoriserad utredningsrutin Tvångsmedel). I DurTvå skickas handlingar på elektronisk väg mellan polis och åklagare.

3 (7) Trafikärenden registreras i T-RAR, men kommer så småningom att registreras i PUST. All ärendehantering är digital i PUST. Om t ex analysbesked inkommer går det direkt in i systemet från Rättsmedicinalverket (RMV). Via systemet går ärendet direkt till åklagare och därefter avslutas ärendet hos polisen. Delgivningsdiarium (DS) ska på sikt ingå i PÄr såväl som VÄS (vapenärendesystem). Övrigt Polismyndigheten använder sig av följande ekonomi- och personaladministrativa system: Palasso (Human Resource-system), Agresso (ekonomisystem), COPS (Centralt Operativt PlaneringsSystem) samt LISA (arbetsskador). Hemliga diariet förs i en Stand Alone dator, vari inget bevaras utan allt skrivs ut på papper. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Enligt uppgift har polismyndigheten inga egna lokala system utan använder sig endast av gemensamma system, vilket innebär att RPS är systemägare. RPS är ansvarig för bevarandet och därmed ansvarig för upprättande av en strategi för det långsiktiga bevarandet. RPS är även ansvarig för polismyndighetens externa och interna hemsida (Intrapolis). Polismyndigheten i Örebro län har ännu ingen Facebook-sida, men man planerar att skapa en inom en snar framtid. I myndighetens lokala tillämpningsbeslut för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse är medtaget handlingar inkomna via Facebook och Twitter, så man har delvis redan planerat för detta. Pappershandlingar RPS sköter upphandlingen av skrivmateriel. Lokalt köper sedan PVIT in till polismyndigheten enligt gällande RAM-avtal. Enligt uppgift använder sig myndigheten av godkända bruna arkivboxar samt vita aktomslag. Enligt uppgift ska myndigheten binda in handlingar t o m 2005, vilket inte är slutfört. Arkivboxarna etiketteras med självhäftande etiketter, vilka lätt kan lossna. Vid inspektionstillfället påpekades att märkning bör göras med beständig skrift på arkivboxen under etiketten alternativt att en papperskopia av etiketten läggs i arkivboxen (RA-FS 2006:1, 7 kap 7 ). Vissa arkivboxar är dåligt fyllda.

4 (7) Ljud och bild Polismyndigheten har fotografier och dessa har tidigare arkivlagts för sig, väl märkta. Sedan ungefär två år tillbaka använder man sig av BIP (Bilder inom polisen), för att lägga in stillbilder tillhörande K- respektive T-ärenden direkt från digitalkamera (minneskort). Det finns även bilder på CD samt DVD och när dessa lagts in i BIP gallras skivorna. Myndigheten bör ha i åtanke att om det blir någon informationsförlust vid migreringen till BIP, innebär det otillåten gallring. Det kommande digitala e-arkivet som RPS arbetar med kommer att ersätta BIP. Polismyndigheten i Örebro län kommer att vara delaktiga i pilotprojektet med e-arkiv tillsammans med Polismyndigheten i Västernorrlands län. Övervakningsfilmer som inkommit till myndigheten bevaras på det media som det inkommit på (CD och DVD). Dessa läggs i en separat serie, hänvisningar finns i K-RAR samt i akten. I Karlskoga förvaras alla VHS-band. Långtidslagringen för de som ska bevaras är ej säkerställd, vilket måste åtgärdas. En ny författning har trätt i kraft den 1 maj 2013 (Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, RA-FS 2013:2), som specificerar bestämmelser i RA-FS 1991:1 med avseende på analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband. 5. Gallring I Arkivhandbok för Polismyndigheterna anges gällande gallringsföreskrifter. Polismyndigheten har fattat lokalt tillämpningsbeslut rörande Riksarkivets generella gallringsföreskrifter för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 ändrad genom RA-FS 1997:6. Dock har myndigheten inte fattat tillämpningsbeslut och inte heller dokumenterat tillämpningen för Riksarkivets generella gallringsföreskifter: - handlingar vid upphandling, RA-FS 2013:1 - räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3 ändrad genom RA-FS 2012:4 - handlingar i löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5 ändrad genom RA-FS 2012:9, då myndigheten enligt uppgift inte har dessa typer av handlingar. Upphandling sköts centralt av RPS och ekonomi- och personalhandlingar sköts av PAC (Polisens Administrativa Center) i Linköping, som organisatoriskt ligger under RPS. Dock är polismyndigheterna egna myndigheter och därför måste lokala tillämpningsbeslut fattas rörande räkenskapshandlingar samt handlingar i löne- och personaladministrativ verksamhet. Handbok samt gallringsbeslut finns rörande gallring av handlingar i sociala medier.

5 (7) Gallring verkställs under första kvartalet varje år. Vid inspektionen påpekades att man kan behöva förtydliga begreppet "vid inaktualitet" om detta används i gallringsbeslut. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning Aktuell arkivbeskrivning saknas och måste upprättas. Arkivbildningsplan finns uppdaterad 2010-04-29. Arkivförteckninng Arkivförteckningen är uppdaterad t o m år 2008. Fotografier redovisas i diariet, i ärendet samt i en särskild förteckning. Gallringsbara handlingar redovisas på serienivå. Riksarkivet har medgett undantag från tillämpning av 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 ä genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter för Rikspolisstyrelsen, polismyndigheterna, Statens kriminaltekniska laboratorium samt Säkerhetspolisen (RA-MS 2013:9). Beslutet innebär att myndigheterna senast den 1 januari 2015 ska börja tillämpa verksamhetsbaserad arkivredovisning. Inom polismyndigheterna har projektet ProcArk (Processbaserad Arkivredovisning) avstannat i och med beslutet om att myndigheten blir en s k enmyndighet år 2015. Funktionskontroll genomfördes utan problem. Två ärenden valdes ut i T- diariet samt två ärenden i K-diariet och dessa kunde utan problem återsökas i arkivet. 7. Arkivförvaring Dörren till närarkivet på plan 4 (rum 4195) har brandteknisk klass E I 120, är försedd med dörrstängare och tät anslagströskel finns. Huvudströmbrytaren är placerad på arkivlokalens utsida och kort samt kod krävs för att komma in i lokalen. Enligt uppgift är lokalens brandtekniska klass E I 120. Brandlarm finns kopplat till LKC (Länskommunikationscentralen). I utrymmena kring närarkivlokalen finns sprinklersystem. Handbrandsläckare finns inom ett avstånd av 25 meter. Belysningsarmaturen är dammskyddad och enligt uppgift är kapslingsklassen IP 44. Brand-/brandgasspjäll finns med brandteknisk klass E I 120. I lokalen förvaras A-, T- samt K-ärenden för åren 2012-2013. Det kommer kontinuerligt leveranser från länet som "kvalitetssäkras" genom att man går igenom handlingarna och rensar. Vid inspektionen föreslogs att myndigheten sätter in en termometer för att kunna kontrollera temperaturen i lokalen.

6 (7) Låneliggare finns i arkivlokalen och vid utlån skrivs det in i liggaren förutom att en låneblankett läggs i arkivboxen. En blankett med texten "Åter till arkivet" följer med de utlånade handlingarna. Rum 4176 används som arkivlokal för personalhandlingar. Dörren har brandteknisk klass E I 60, samt tät anslagströskel. Vattenrör finns i taket, droppränna samt skvallerrör saknas. Belysningsarmaturen är dammskyddad och tänds per automatik när man går in i lokalen. Det är oklart vilken kapslingsklass belysningsarmaturen har. Genomföringar finns i brandteknisk klass E I 60 enligt märkning. Brandgasspjäll finns, oklart i vilken brandteknisk klass. Handbrandsläckare finns inom ett avstånd av 25 meter. Personalhandlingarna förvaras i åtta stycken plåtskåp (60 paper Fireking). I ytterligare ett plåtskåp (Gerdmans) förvaras handlingar för perioden 2009-2012 (reseräkningar, frånvarolistor, löneunderlag etc). Endast innevarande års handlingar får förvaras utanför arkivlokal alternativt i dokumentskåp med motsvarande brandtekniskt skydd ( RA-FS 2013:4, 4 kap, 3 ). Riksarkivet har tidigare i skrivelse (RA 232-2011/3370) påpekat att rör inte får dras genom arkivlokal utan att ett tillfredsställande skydd mot fukt- och läckage anordnas (RA-FS 2013:4, 6 kap, 2 ). Lokalen har brandteknisk klass E I 60 och skåpen har brandtekniskt skydd på 60 minuter (60 paper Fireking). Myndigheten bör undersöka det brandtekniska skyddet på skåpet Gerdmans. Strömtillförseln till lokalen ska kunna frånkopplas när ingen vistas i lokalen (RA-FS 2013:4, 7 kap, 11 ). I källarplan finns centralarkivet (rum 1:9005). Klimatanläggningen är placerad utanför lokalen. Ett genomgående rör är inbyggt med plåt och gips och skvallerrör finns som utmynnar omedelbart utanför arkivlokalen. Brandgasspjällen har brandteknisk klass E I 120. Huvudströmbrytaren är placerad på lokalens utsida. Dörren har brandteknisk klass A 120, är försedd med dörrstängare och det finns anslagströskel. Kort och kod krävs för att komma in i lokalen. Belysningsarmaturen är dammskyddad och har enligt uppgift kapslingsklass IP 44. Två eluttag finns i lokalen som enligt uppgift är strömlösa när huvudströmbrytaren slås av. Brandlarm finns kopplat till LKC. Vid inspektionstillfället låg den relativa luftfuktigheten på 45 %. När klimatanläggningen var avstängd steg luftfuktigheten till 50 %. Enligt kompletterande uppgifter stämde inte mätvärdena på den äldre hygrometern. Mätningar med en ny hygrometer har vid en temperatur på 20º C visat en relativ luftfuktighet på ca 35 %. I lokalen förvaras A-, T- samt K-ärenden för perioden 1999-2011. Två hyllvagnar är låsta, innehållandes handlingar i KUT-ärenden (Kriminalunderrättelsetjänsten). Endast KUT-personal har tillgång till dessa

7 (7) handlingar. Myndigheten planerar att tätpacka handlingarna och byta arkivboxar. Myndigheten är själv ansvarig för att arkivlokalerna i alla delar uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Anmärkningar - Arkivboxarna bör fyllas, så att handlingarna inte skadas (RA-FS 2006:1, 7 kap, 7 ). - Kontrollera den brandtekniska klassen på brandgasspjäll i rum 4176 (E I 120, enligt RA-FS 2013:4) och eventuellt åtgärda. - Anordna tillfredsställande skydd mot eventuellt läckage från rör i rum 4176 (RA-FS 2013:4, 6 kap, 3 ). Ingegerd Dahlberg Arkivarie