1(7) Projektnamn:DAF Diplomering av Ansvarsfullt Företagande Diarienummer (fylls i av ESF-rådet): Sammanfattning Frågor som handlar om CSR (Corporate Social Responsibility), eller Ansvarsfullt Företagande, har bara under det senaste året fått starkt ökad uppmärksamhet. En bidragande orsak är bl a arbetet med ISO 26000, som kommer att bli vägledande för de företag som vill visa att de tar ett samhällsansvar. ISO-standards är dock ofta svåra att använda för det mindre företaget, därför vill vi ta fram en förenklad modell som ska leda till en diplomering efter förebild från Miljödiplomeringen. Den finns sedan 1995 (kallas ibland för Göteborgmodellen) och har blivit accepterad över hela landet som ett miljöledningssystem. Ansvarsfullt företagande, som innebär att företaget tar social och miljömässig hänsyn till hur deras verksamhet påverkar omvärlden och de anställda, blir allt viktigare för företagen av olika anledningar, inte minst affärsmässiga. Detta kan bli en naturlig inkörsport till att vilja vara en god aktör i samhället som t ex att anställa personer som annars har det lite svårare att få arbete, att ta emot praktikanter mm. För att detta ska lyckas krävs också ett arbete med attitydförändring hos såväl företagsledning som hos medarbetare. Diplomeringen ska vara ett verktyg för att utveckla företagarnas attityder så att både företag och anställda kan gynnas genom att personer som p g a olika diskrimineringsgrunder står utanför arbetsmarknaden, får ökade möjligheter till arbete. Målet är att få en långsiktigt hållbar diplomeringsmodell som i ett första steg ska kunna genomföras i Västra Götalandsregionen. Konkret innebar DAF-projektet att i de tre samverkande kommunerna fick utvalda företag i resp kommun testa delar av det verktyg som modifierats för projektet. Verktyget, som heter Upptäck nyttan med Ansvarsfullt företagande ett verktyg för självvärdering, har utvecklats av Tema FSA (Företagens Samhällsansvar), som var en nationell temagrupp för svenska arbetsgivare och andra aktörer med intresse för hur man kan arbeta med ökat samhällsengagemang. Med utgångspunkt från de erfarenheter som testet gett, har vi formulerat hur ett genomförande på i första hand regional nivå i Västra Götalandsregionen kan läggas upp. Verktyget bifogas som bilaga 1. Förprojektet lades upp följande sätt: 1. Urval av lämpliga företag, ett urvalskriterium var att det skulle vara företag som vi visste var, eller bedömde vara, intresserade av CSR-perspektivet. Or-
2(7) saken var att vi ville ha företag som kunde förstå verktygets användningsområde och därmed göra en relevant bedömning av innehållet. 2. Swerea IVF introducerade och utbildade kommunernas representanter i Verktygets upplägg och innehåll. Innehållet diskuterades och justerades till en specialanpassad version för testerna. 3. Information till utvalda företag om projektet och förutsättningarna för medverkan. 4. Boka tid för genomförandetestet, ca 2 timmar per företag. 5. Genomföra verktygstestet, kommunens representant/-er, och ibland även representant från Swerea IVF, deltog som deltagande observatör efter att först ha introducerat verktyget för dem som deltog från företaget. 6. Dokumentation av verktygstestet enligt gemensam mall, som avrapporteras i arbetsgruppen. 7. Gemensam genomgång av de samlade erfarenheterna från genomförda tester och därefter modifiering av verktyget inkl förslag till introduktion av uppföljningsbara faktorer. 8. Redovisning av vår samlade bedömning till samtliga medverkande företag den 1 juni 2009 vid gemensamt möte. Målet är att introducera diplomeringen inom ramen för ett s k genomförandeprojekt i Västra Götalandsregionen med stöd från Europeiska socialfonden. I projektet har ingått representanter från näringslivs- resp arbetsmarknadsfunktionerna i kommunerna Mölndal (projektledare), Kungsbacka samt Partille. Dessutom ingick representanter från Företagarna Västra Götaland, Unionen Göteborg samt Swerea IVF Mölndal. En representant från Göteborgsregionens Kommunalförbund har varit adjungerad till projektet. Förprojekteringens resultat Avsikten med förprojektet var att undersöka om ett verktyg anpassat för förutsättningarna i ett mindre eller medelstort företag kan fungera som ett hjälpmedel att arbeta med attitydförändringar inom företaget. Dessa attitydförändringar ska i så fall leda till att företaget blir motiverat att ta ett större samhällsansvar. En mindre arbetsgrupp bildades under projektet som med utgångspunkt från företagens synpunkter utvecklade ett förslag till utveckling av verktyget. Konkret innebär det att verktyget kompletteras med en manual som ger möjlighet till fördjupning inom de olika avsnitten. Dessutom behövs följande ändringar/modifieringar innan verktyget kan användas i en diplomeringsprocess: Utöka, på lämpligt sätt, området Jämställdhet och mångfald till två områden, och förtydliga frågorna om etnisk mångfald samt funktionshinder och tillgänglighet. En möjlighet är att kalla de två områdena exempelvis Undvikande av diskriminering och särbehandling respektive Tillvaratagande av mångfald.
3(7) Stryk miljöområdet Skydd och återställande av den naturliga miljön, det är ovanligt med små och medelstora företag som har den påverkan på naturmiljön som avses med avsnittet. Utöka med någon fråga om företagets engagemang i lokalsamhället. Områdena bör dessutom struktureras vertikalt: - Internt: (Ledarskap, Arbetsmiljö, Arbetsklimat, Jämställdhet o mångfald, Delaktighet). - Lokalsamhället: (Samhällsengagemang, Öppenhet och samverkan). Respektive horisontellt: - Internt/Lokalt/Nationellt/Globalt (Konsumentfrågor, Etiska affärsmetoder, Mänskliga rättigheter, Klimatet, Resurser, Utsläpp). Följande förslag har arbetats fram avseende rutiner för diplomering resp omdiplomering. För att ett företag ska få ett diplom måste det: Arbeta igenom hela verktyget i en grupp som består av minst en representant för ägare/företagsledning och en representant för medarbetarna. Slutresultatet bör bli en prioritering av tre områden att arbeta vidare med Upprätta en handlingsplan, gällande 1-2 år framåt, för de utvalda områdena. Handlingsplanen ska värderas och godkännas av tredjepartsrevidering, t ex diplomeringsråd, konsult, motsvarande. Uppfylla samtliga kriterier i en kravspecifikations obligatoriska del. Uppfylla ett antal valfria kriterier i kravspecifikationens frivilliga del (definieras i genomförandeprojektet) Efter ett år från diplomeringsdatum, ska företaget lämna in en skriftlig redogörelse för hur handlingsplanen följts, vilka nya steg som är planerade och eventuella avvikelser inklusive motivering. Efter två år (22-26 månader efter diplomeringsdatum) görs en omdiplomering enligt modellen ovan, eventuellt något modifierad/förbättrad, men samma kravspecifikation för alla som diplomeras under samma tidpunkt. Företaget har sin gamla Handlingsplan som utgångspunkt; det är fritt att välja att bli ännu bättre (sätta upp nya mål) på de gamla områdena eller att lägga till nya områden. Olika uppföljningsbara faktorer introduceras för att underlätta för företaget att formulera sin handlingsplan. Kravspecifikation obligatoriska delen Exempel på obligatoriska kriterier, vårt förslag är att minst hälften ska väljas ut: Företaget har under det senaste kalenderåret tagit emot minst en praktikant hänvisad från kommunalt finansierad verksamhet. Företaget genomför medarbetarsamtal med varje medarbetare minst 1 gång/år Företaget kränker inte de mänskliga rättigheterna i sin verksamhet Företaget har en skriftlig rutin för att anmäla arbetsskador och arbetsolyckor
4(7) Företaget tar upp frågor om mobbning, kränkande särbehandling och diskriminering till diskussion minst 1 gång/år Företaget har skriftliga riktlinjer för etiska affärsmetoder samt ser till att dessa efterlevs Företaget känner till och följer gällande miljölagstiftning Företaget har avsatt tid/anställd för utbildning eller information kring områden och frågor om Ansvarsfullt Företagande Kravspecifikation frivilliga delen Exempel på uppföljningsbara frivilliga kriterier: Företaget har anställt minst X personer från definierade diskrimineringsutsatta grupper Företaget samverkar aktivt med kommunalt finansierade skolor, t ex berättar för eleverna om arbetslivet Företaget tar emot minst en PRAO-elev per år (via personliga kontakter räknas inte) Varje medarbetare har en skriftlig plan för sin kompetensutveckling Medarbetarna har tillgång till friskvårdsbidrag Företaget har infört ett miljöledningssystem Kriterierna inom såväl den obligatoriska som frivilliga delen ska utvecklas ytterligare inom ramen för ett genomförandeprojekt. Genom förprojektet har vi konstaterat att det finns ett stort intresse för CSR-frågor men att många företag saknar konkreta exempel och vägledning hur de ska arbeta med dem. I många fall har dessutom företagen redan likartade krav på sig från kunder och/eller ägare, men saknar en möjlighet att kommunicera till marknaden att de är ansvarstagande företag eftersom det saknas en allmänt accepterad norm/standard att kunna referera till. De företag som har deltagit i projektet är mycket positiva till att medverka i en fortsatt utveckling av verktyget och flera av dem är beredda att medverka i ett genomförandeprojekt och där genomföra en skarp version av diplomeringen. Samtliga medverkande företag var inbjudna till en gemensam genomgång och diskussion kring dessa frågor 2009-06-01, av de 15 medverkande företagen kom 10. Jämställdhetsintegrering Samtliga besökta företag lämnade uppgifter om antal anställda, könsfördelning samt svarade på frågan om de har en plan för jämställdhetsintegrering, eller motsvarande dokument. Dessutom förde vi i samband med intervjutillfället en diskussion med företagets representanter om ev ojämn könsfördelning mellan olika yrkeskategorier, rekryteringsmöjligheter, rekryteringsstrategier mm. Sammanlagt besöktes 15 företag med totalt 622 anställda, av dem är 324 (52 %) män resp 296 (48 %) kvinnor. 7 av företagen uppgav att de hade styrande planer/policies för jämställdhet/jämställdhetsintegration, medan 8 inte hade det. En sammanställning finns i bilaga 4.
5(7) Även om könsfördelning är ganska jämn på projektnivå, kunde vi se att det fanns betydande snedfördelningar mellan olika yrken resp företag. Ett företag som arbetar med mode och design har nästan bara kvinnor anställda, medan en elinstallatör nästan bara har män, för att ta två tydliga exempel. När vi diskuterade detta med företagen pekade de på att snedrekryteringen är en effekt av ungdomars val av utbildning. Den fördelningen följer sedan fördelningen bland dem som söker arbete. En varaktig förändring av detta kräver ett långsiktigt attitydpåverkande arbete redan i grundskolan. En längre redovisning av jämställdhetsintegreringsaspekterna inom DAF-projektet, inkl SWOT, finns i bilaga 3. Tillgänglighet för personer med funktionshinder Verktyget behöver utvecklas något och kompletteras inom detta område. När vi skrev ansökan hade vi som mål att utveckla en slags checklista för företaget för att underlätta anpassning av arbetsplatser så att de är tillgängliga för alla. Vi har dock under projekttiden konstaterat att Myndigheten för handikappolitisk samordning på sin hemsida redovisar information, råd och riktlinjer för företag som är mycket pedagogiska och väl utformade. Vi kommer därför att hänvisa till dessa riktlinjer på ett tydligt sätt i verktyget. Våra samlade erfarenheter i förprojektet hur tillgänglighetsaspekten hanteras av företagen, sammanställt som en SWOT är: Styrkor Företagare med god kännedom om CSR-frågor är väl medvetna om behovet av anpassning av arbetsplatserna för att ge alla möjlighet att arbeta. Svagheter Särskilda tillgänglighetspolicies, eller motsvarande, saknas ofta. Hot Kostnaden för anpassning av arbetsplatser är ett hinder. Neddragning och effektivisering av företagens organisation medför att arbetsuppgifter som kan vara enklare att anpassa försvinner. Möjligheter Ökad kännedom och kunskap om CSR och dess betydelse, framförallt för att nå marknadsfördelar, ökar motivationen att arbeta med tillgänglighetsaspekterna.
6(7) Programkriterier (samverkan, strategisk påverkan, lärande miljöer och innovation) Vi har i vår uppföljning av de medverkande företagens synpunkter på testet strävat efter att utveckla ett pedagogiskt och lättanvänt verktyg. Det ska kompletteras med en manual som ger fördjupade kunskaper samt exempel på uppföljningsbara mål/effekter som det enskilda företaget ska kunna använda när de formulerar sin handlingsplan. Verktyget i sig är en innovation då det saknas en allmänt vedertagen metod eller norm som lämpar sig för små och medelstora företag. Vi har konstaterat att frågor som handlar om CSR har fått kraftigt ökad uppmärksamhet den senaste tiden. Många företag söker vägar och hjälpmedel att arbeta med dessa frågor i sin egen verksamhet. Vi anser att med resultaten från DAF-projektet kan vi erbjuda dem det. Genom att använda verktyget i sitt interna arbete kan företaget långsiktigt påverka attityderna inom sin verksamhet. Företag som redan idag har olika interna policies/riktlinjer, får en möjlighet att sätta dessa i ett större sammanhang som gör dem mer meningsfulla. DAF-projektet i sig har krävt samverkan mellan näringslivs- resp arbetsmarknadsfunktionen inom resp kommun, samt samverkan mellan oss och övriga partners resp medverkande företag. Ett genomförandeprojekt på regional nivå innebär att samverkansformerna utvecklas och utökas med fler intressenter. Det medför effekter även för de organisationer som inte direkt genomför diplomeringsprocessen, i första hand de medverkande offentliga organisationerna som är betydelsefulla kravställare i upphandlingar. I ett genomförandeprojekt har vi som mål att utveckla informationsutbytet och samarbetet med den offentliga sektorns upphandling, t ex Upphandlingsbolaget Göteborg, Västra Götalandsregionens inköpsorganisation. Målet är att få förståelse och accept för att CSR-aspekter kan och ska vara ett bedömningskriterium vid offentlig upphandling. Därmed får vi en tydlig signal som kan ha stor betydelse för att påverka näringslivets intresse för dessa aspekter på samma sätt som miljödiplomeringen har ökat kunskapen om miljöpåverkan hos de enskilda företagen. Vi har under projektets slutfas fått information om ett liknande projekt som pågått samtidigt i Stockholmsområdet. Fem kommuner har där tillsammans tagit utgångspunkt från företagsledarnas behov att öka sin kunskap om CSR-aspekter och genomfört en kompetensutveckling av dem. Inför ett genomförandeprojekt planerar vi att kontakta Stockholmsprojektet för att diskutera möjligheterna till ett informationsoch erfarenhetsutbyte. På sikt kan vi eventuellt samarbeta kring utveckling av diplomeringsmodellen. För att diplomeringen ska få legitimitet och status måste själva diplomeringsprocessen genomföras som en tredjepartsrevidering av en oberoende organisation. För närvarande är det bara Swerea IVF som genom sitt arbete med Verktyget har den
7(7) kunskap som krävs. Inom ramen för ett planerat genomförandeprojekt ska Swerea IVF svara för information och utbildning av andra organisationer med målet att etablera en tillräckligt stor bas av godkända organisationer som kan genomföra en revidering. Uppföljning under förprojekteringen Samtliga företagstester dokumenterades enligt en gemensam mall, bilaga 2, och redovisades i arbetsgruppen. De som genomförts under mars april har redovisats i samband med delrapport 2. De som genomförts under maj bifogas delrapport 3. 2009-06-01 genomfördes en gemensam genomgång av erfarenheterna från förprojektet tillsammans med de företag som deltagit, av 15 företag kom 10 till denna genomgång. Andra erfarenheter som ni vill dela med er av Följande bilagor bifogas denna slutrapport: Bilaga 1 Verktyget för genomgång med medverkande företag Bilaga 2 Checklista vid företagstest Bilaga 3 PM avseende tillgänglighet och jämställdhetsintegrering i projektet Bilaga 4 jämställdhetsredovisning, deltagande företag Bilaga 5 Projektdeltagare Bilaga 6 Gruppbild på samtliga deltagare 2009-06-01, avslutande genomgång med medverkande företag. Kontaktpersoner Vem ska man kontakta om man är intresserad av mer information? Lars Ekberg telefon 031 315 13 11 Mölndals stad mobil 0704 67 70 90 431 82 Mölndal e-post lars.ekberg@molndal.se Samtliga personer som deltog i arbetsgruppen redovisas i bilaga 5.