Marknadsföringsmanualen Så här lyckas du med att marknadsföra ditt evenemang
Innehåll Förord 3 1. Gör en projektplan 4 2. Marknadsföring för vem 5 3. Information och marknadsföringskanaler 5 4. Tidtabell för att marknadsföra ett evenemang 8 5. Hur en bra reklam ser ut och vad den innehåller 10 6. Hur kommer vi med i tidningen? 11 7. Krisinformation 14 Utgivare: Finlands Svenska Scouter r.f. Text: Kommunikationsgruppen Ombrytning: Kate Lönnberg, Max Edin Tryck: Scoutstationen 2008 2
Förord Finns det någon värre känsla än då man som scoutledare tvingas fatta beslutet att inhibera ett evenemang på grund av att för få har anmält sig? Man har planerat, fixat och jobbat för att ordna någonting alldeles enastående, och så vill ingen komma. Eller kanske de vill? Orsakerna till att för få har anmält sig till ett evenemang är ofta många: tidpunkten kanske var fel till exempel. Men alldeles för ofta beror för få anmälda på att evenemanget inte har marknadsförts tillräckligt bra, mycket och på rätt sätt. Manualen är till för dig scoutledare som skall ordna ett evenemang och inte vill fatta det där jobbiga beslutet om att inhibera, eller inte vill ändra om hela programmet för att det var färre scouter på plats än du tänkt dig. Mycket av det som tas upp i denna manual kan kännas självklart då man läser det, men faktum är att man lätt glömmer bort hur tidigt Scoutpostens deadline kommer, man tänker inte på hur mycket man faktiskt måste jobba för att få scouter att delta på ett evenemang som är helt nytt o.s.v. Manualen består egentligen av två delar. De första kapitlen som är mycket viktiga för en lyckad marknadsföring och de två sista kapitlen handlar om saker som är bra att veta för dem som ordnar lite större evenemang. Manualen är uppbyggd kring olika teman som är av olika vikt, beroende på hurudant evenemang du ordnar. Vid mindre evenemang kan till exempel en projektplan kännas onödig. Vi har tagit med så mycket som möjligt för att också den som skall köra igång något större projekt också har nytta av manualen. Den här manualen kan också vara till hjälp för den scoutledare eller grupp som skall ge ut nytt material, till exempel ett nytt kurshäfte eller en tipsbok för patrulledare. Också de här behöver marknadsföras. Ris och ros kan riktas till media@list.fissc.fi Vi gör gärna denna manual bättre! Helsingfors den 20.11.2007 Kommunikationsgruppen 3
1. Gör en projektplan En projektplan är ytterst viktig för att marknadsföringen skall lyckas, och därför kan det vara bra att nämna några ord om vad en projektplan är och vad den skall innehålla. En projektplan gör det enklare för alla i gruppen att planera, följa med, utföra och fullfölja projektet. Projektplanen görs upp gärna så tidigt som möjligt efter att idén för ett projekt eller evenemang fötts. Vid större projekt inom FiSSc görs alltid en projektplan som visas för FiSSc styrelse. I projektplanen nämns skriftligt Vad man vill göra? Varför För vem gör man det Vem gör och vad Tidtabell Budget Vad händer sen Utvärdering Vad och varför? Definiera vad gruppen vill göra och för vem den skall göras (ledare, vargungar, kårchefer, roverscouter). T.ex. en kursbeskrivning? En bok? Ett Roverevenemag. Varför vill man göra detta? (Inspirera, ge goda råd, få explorercouterna i FiSSc att träffa varandra, utbilda, o.s.v.) Här kommer vi redan in på marknadsföring. Hur gör grup- pen för att produkten skall träffa rätt målgrupp? Hur skall produkten se ut? Skall det vara ett häftigt evenemang som markandsförs som det coolaste ni någonsin varit med om eller skall evenemanget marknadsföras med en kunnig gästföreläsare? Skall det vara ett häfte, en broschyr, eller ngt helt annat? När man definierat hur någonting skall se ut är det alltid lättare att marknadsföra det. Mer om målgruppen kan du läsa i nästa kapitel. Hur? Vem gör vad? Detta är viktigt att fundera på redan i projektplanen och underlättar också marknadsföringen eftersom en klar arbetsfördelning gör att saker och ting blir klara i tid. Beroende på evenemang är olika personer inblandade, det kan vara några få personer (en patrull som skall på hajk) eller flera hundra (ett förbundsläger). Vem har helhetsansvaret? Vilka har ansvar för olika delar? Projektplan för material När projektet startar; ta reda på om det finns andra grupper som berörs, ta reda på också andra gruppers önskemål, idéer. Hurdant skall materialet vara? En bok, häfte, plansch? Behövs t.ex. översättning? Vem gör? Behövs korrekturläsning? Vem gör? Behövs ombrytning? Hurdan är tidtabellen för de olika delskedena och för hela projektet? 4
2. Marknadsföring för vem? Den årliga julfesten i kåren är kanske ett evenemang som inte behöver speciell mycket marknadsföring. Orsaken är enkel: De flesta vet vad julfesten går ut på och de vet ungefär när det brukar ordnas alltså ser de också till att få information om evenemanget när det närmar sig. Om man däremot till exempel skall ordna en ny kurs, som aldrig arrangerats förut är utmaningarna annorlunda. Det här är egentligen det allra viktigaste när det gäller marknadsföring: Man måste veta vad man får om man deltar i ett evenemang och arrangörerna måste veta vem man riktar marknadsföringen till. Beroende på vem du vill marknadsföra ditt evenemang för måste du anpassa ditt marknadsföringssätt. Börja med att fundera över följande frågor och anpassa därefter marknadsföringen Vem är beroende av infon? Vem behöver infon? För vem kan infon vara nyttig? För vem kan infon vara bra? Vem har inte behov av infon? Vem skall inte ha infon överhuvudtaget? Även om det kan kännas självklart lönar det sig att definiera en målgrupp. Då har man något konkret att utgå från. Känner du din målgrupp är det också lättare att veta var, när och hur du skall marknadsföra. Har du dessutom begränsade resurser är det viktigt att man koncentrerar marknadsföringen endast till den målgrupp det faktiskt berör. 3. Informations och marknadsföringskanaler Det allra bästa sättet att marknadsföra ett evenemang eller en produkt är att tala personligen tala med dem som hör till målgruppen. Mun till mun Den bästa marknadsföraren av ett evenemang är scoutens bästa kompis som själv har blivit ivrig att åka på till exempel en kurs. Det går ju tyvärr inte att genomföra i praktiken om man ordnar ett större eve nemang men det är värt att lägga bakom örat att marknadsföring faktiskt kan vara både tidskrävande och jobbigt ibland. Det räcker inte att skriva en fin infolapp och lägga upp den på anslagstavlan. Man måste anstränga sig mer än så, särskilt när det gäller ett okänt och nytt evenemang utan traditioner. Att till exempel ringa upp en explorerscout och få den så inspirerad att den berättar om evenemanget åt resten av sin explorerscoutpatrull, är guld värt. 5
Informationskanaler Inom FiSSc används bland annat följande informationskanaler: Kårposten Kårposten är ett kuvert innehållande färgglada papper som skickas till FiSSc-kårernas kårchefer eller kårsekreterare (ibland båda). I kårposten kan man skicka planscher för anslagstavlor, ett exemplar av en infolapp eller någonting annat kul för att marknadsföra sitt evenemang. Kårposten läggs också ut i sin helhet på FiSScNät frågor, tvinga målgruppen att ta ställning. Kom ihåg: Uppdatera informationen på webben, annars är den inte till någon glädje. Ifall ingen har gjort något åt sidorna på ett år är det kanske skäl att lägga ner sidorna helt och hållet. Webbplatsen fungerar som ett stöd till övriga informationskanaler. Referera gärna till FiSScNät i Scoutposten, e-postmeddelanden eller infoblad. På webben kan det finnas sådan tilläggsinformation som inte ryms med i ett kort infomeddelande. Kom ihåg: Kårposten kommer inte ut så ofta. Kårpostens deadlines hittar du i händelsekalendern på FiSScNät. Webben FiSScNät På Finlands Svenska Scouters egen webbcommunity FiSScNät kan man göra obegränsat mycket reklam snabbt, smidigt och på många olika sätt. Kommunikationsgruppen hjälper gärna till om du vill ha information om ett evenemang på FiSSc- Nät, till och med egna sidor är möjliga för större evenemang. Interaktivitet är ett bra knep att väcka uppmärksamhet. Berätta om evenemanget i din egen personliga blogg, be om svar på Tips! Kombinera e-post och sms! Har du ett viktigt e-postmeddelande som du vill uppmärksamma mottagarna om, skicka gärna ut ett reklamsms som kort berättar vad e-postmeddelandet handlar om. 6 Alla surfar inte. Webben blir en allt viktigare informationskanal men lita inte på att alla surfar hela tiden. Scoutposten Scoutposten fungerar bra som informationskanal om man ordnar ett större evenemang och är ute i god tid. Scoutposten utkommer 6 gånger per år och det gäller att var ute i god tid om man vill ha med reklam för sitt evenemang i Scoutposten. E-post Nästa alla speciellt scoutledare har tillgång till e-post. Med e-post går det lätt att marknadsföra, informera, tacka och uppmuntra. Med e-post kan man också hålla kontakt med föräldrar och andra intressegrupper. E-post är också
ett tacksamt verktyg då man skall skicka ut förhandsinformation. Kom ihåg: Alla kan inte läsa sin e-post varje dag. E-post är lätt att skicka och därför får många massvis med e-postmeddelanden. Det är lätt hänt att just din evenemangsreklam tappas bort bland andra meddelanden. E-post kan sällan vara enda informationskanalen. Ju kortare desto bättre. Det viktigaste skall komma fram redan i rubriken. Skriv kort och tydligt. Ifall meddelandet innehållet många ärenden lönar det sig att numrera dem eller sätta dem under skilda rubriker. Ett otydligt e-postmeddelande får otydliga svar. Skicka inte info åt alla. Fundera över målgruppen och skicka e-postmeddelandet endast åt dem som berörs. Kom ihåg att e-post är ganska opersonligt. För att vilja anmäla sig till ett evenemang måste man bli ivrig. Ett neutralt e-postmeddelande av en okänd person måste vara mycket välskrivet för att som enda information inspirera en eventuell deltagare. Undvik stora bilagor. Om möjligt bör du undvika att skicka stora filer över e-post. Tips! Från vissa webbplatser kan man skicka gratis textmeddelanden. 7 Många har små inboxar som inte klara av att ta emot stora filer. Ladda heller upp stora filer på en webbsida. Telefon Telefonens betydelse har vuxit kännbart eftersom så gott som alla har en egen mobiltelefon. Det går att få tag på folk även om de inte är hemma och med textmeddelanden kan man lätt skicka korta informationsmeddelanden. Kom ihåg: Mobiltelefonen är det bästa kommunikationmedlet då man snabbt måste få ut information och e-posten är för långsam. Ett telefonsamtal är mer personligt än e- post. Genom att ringa till potentiella evenemangsdeltagare eller till en ledare som kan ge vidare infon till målgruppen kan du på ett personligt och inspirerat sätt berätta vad som är på gång. Din egen iver smittar av sig bättre än via någon annan kanal. Med textmeddelanden kan man behändigt påminna om viktiga saker, marknadsföra e-postmeddelanden eller information på webbsidor eller informera föräldrar om t.ex. annullerade möten/utfärder.
Infolappar eller personlig inbjudan Oftast skriver man infobrev om evenemang i det skedet som evenemanget redan har anmälda och man vill skicka tilläggsinformation åt dem. Men varför inte använda hederlig snigelpost också som marknadsföringsknep! En personlig inbjudan känns alltid, just det, mer personlig och de flesta ser en skriftlig inbjudan som någonting trevligt. Detta kräver ju förstås resurser men är värt att överväga om målgruppen är lite mindre eller om evenemanget är nytt och kräver mycket marknadsföring. Möten, träffar och andra evenemang Som redan nämnt är det allra bästa sättet att marknadsföra ett evenemang att berätta om det öga mot öga. Det lönar sig alltid att utnyttja sammankomster där en större del av målgruppen är på plats. Dela ut infolappar om ett evenemang åt de explorerscouter som är på FiSSc höstmöte till exempel. Ring exploreransvariga i kåren och be den dela ut lappar eller berätta om evenemanget då gruppen samlas. Några tips för dig som gör scoutmaterial (böcker, häften, spel mm) Också när man gör material behövs en projektplan men förutom den kan det vara bra att ägna en extra tanke eller två åt marknadsföringen av materialet. Man vill väl att så många som möjligt skall ha nytta av det nya häftet eller boken. Tänk på att besvara följande frågor : Hur distribueras materialet? Hur vet vi att det når målgruppen? Behöver den nya boken en reklamplansh eller en annons i Scoutposten? Hur gör vi reklam för materialet? Kan man dela ut materialet på ett evenemang eller göra reklam för materialet på ett evenemang? Behövs det en reklamrunda till efter att materialet getts ut? 4. Tidtabell för att marknadsföra ett evenemang Det är en stor konst att marknadsföra ett evenemang vid rätt tidpunkt. Man får inte vara för sent ute eftersom en scouts kalender ofta fylls väldigt fort, men man får inte heller informera för tidigt för då hinner de potentiella deltagarna glömma bort evenemanget eller blir i värsta fall stressade av att de får veta saker som händer såååå långt borta. Det bästa är att göra både och, att hitta en gyllene medelväg. Släpp så mycket information så tidigt som möjligt men påminn om evenemanget med jämna mellanrum i ett senare skede. 8
Det är här bra projektplanering kommer in i bilden i allra högsta grad. För att ett evenmang skall locka deltagare måste deltagarna veta vad de får, och för att kunna få veta vad de får måste programmet vara klart i tid. Då man planerar ett evenemang måste alltså programmet vara ganska långt färdigplanerat redan då deltagarna skall anmäla sig. Ibland kan detta vara flera månader före evenemanget går av stapeln. I projektplaneringsskedet är det här otroligt viktigt att komma ihåg, eftersom man ofta tänker att deadline för programmet är då programmet skall gå av stapeln, alltså under själva evenemanget. Här är ett förslag till tidtabell och påminnelse om i vilka kanaler man kan marknadsföra: Evenemanget ordnas i mitten på maj, Explorerscoutpaddling för alla explorescouter i FiSSc. Början av hösten före eve n e m a n g e t Bestäm datum så att evenemanget kommer med i händelsekalendern. (händelsekalendern görs av förbundsrådet inom FiSSc och uppdateras för ett år framåt, hösten före kommande år. Sätt in en reklam i höstens första och/eller andra Scoutpost. Mejla eventuellt kårerna eller regionernas e-postlistor om evenemanget. Här måste projektplanen vara klar. (september). Hösten Marknadsföring på kårledarträffarna (september-oktober). Sätt in huvudreklamen i höstens sista Scoutpost Reklam i kurshäfte för våren (sätts ihop i november) Göra upp en e-postlista som består av eventuella deltagare (i det här fallet, explorercouter eller åtminstone exploreransvariga i FiSSc) En snärtig annons med kårposten. Marknadsföra på ett eller flera andra explorerevenemang eller kurser med många explorerscouter Blogga om planernas framskridande på FiSScNät Januari En annons i årets första Scoutpost Kårpostdeadline en snärtig påminnelseannons med kårposten. Marknadsföring på kårledarträffarna i Januari (Österbotten och Åland) Februari skicka ut e-post om evenemanget, eventuell ringrunda till exploreransvariga eller kårchefer. Programmet måste vara klart så när som på små detaljer några månader i förväg. 9
Mars Påminnelsemejl 1-2 veckor före sista anmälningsdag. Sista anmälningsdag två-tre månader före evenemanget. Maj Om det är några månader mellan sista anmälningsdagen och evenemanget lönar det sig att skicka två deltagarbrev. Det första brevet några 2-3 veckor efter sista anmälningsdagen som en bekräftelse att man kommit med och det andra deltagarbrevet två veckor före evenemanget. 5. Hur en bra reklam ser ut och vad den innehåller Det grafiska materialet för ett evenemang eller en kurs kan ha olika uppgifter. Det kan fånga uppmärksamheten hos potentiella deltagare, bygga upp förväntningarna för dem som redan anmält sig, locka till mera stab och skapa intresse för kommande liknande evenemang. Det lönar sig därför att satsa på det grafiska materialet och fundera på var man vill synas och vem det är man vill nå. Det finns många sätt att nå en scout, en annons i Scoutposten, en plansch på kårlokalsväggen eller kanske en banner på kårers eller FiSScens webbplats. Fem tips för en lyckad annons 1. Less is more En annons som är fylld med en massa text kan kännas avskräckande men annonsen måste ändå innehålla så mycket information att den potentiella deltagaren vet vad som väntar. 2. Grundfrågor Annonsen ska svara på frågorna: Vad? När? Var? Vem ger med info? Hur anmäla sig? 3. Målgrupp Annonsen ska ha en klar målgrupp. 4. Slagord Satsa på några slagkraftiga ord som kort beskriver evenemanget eller sätt in en tuff bild. Tänk på vilka saker du som arrangör gillar mest med evenemanget. Vad är det som gör evenemanget så speciellt? 5. Dela upp annonsen En idé kan vara att dela upp annonsen på olika sidor, så att läsaren vid första annonsen kanske bara stannar upp och undrar vad det hela handlar om och vid följande sida ser fortsättningen på annonsen med mera information. 10
Annonser Annonser och annat material till Scoutposten skickas in som en word-fil och bilder som separata jpg-bilder. Kopiera inte in bilder i worddokumentet eftersom bildkvaliteten lider av det. Andra tidningar vill kanske ha annonsen i ett annat format, kolla upp hur de vill ha det så kan ni försäkra er om att annonsen ser bra ut. Tidningar med finare papper, som t.ex. Scoutposten behöver bilder som är tagna med stor resolution. Bilderna måste hålla en kvalitet på 300 dpi. Om du tar bilder för en tidning måste du alltså ställa in resolutionen på din kamera på ett högt värde. Planscher För en plansch gäller samma regler som en annons, färgerna skall bl.a. vara uttryckta med CMYK och resolutionen skall vara tillräckligt hög. Kolla med stället ni trycker i vilket format och hur stor resolution de vill ha materialet i. Banners På nätet gäller andra format, resolutionen på bannern skall vara 72 dpi och färgerna skall vara uttryckta med RGB. En banner på nätet kan vara statisk eller ha rörelse i form av en animerad gif eller Flash. Om ni gör en Flashbanner kom då ihåg att göra en version för dem som inte har Flash pluginen installerad. Kolla också här upp med webmastern för hemsidan i vilket format de vill ha bannern och vilken storlek den får ha. Om ni trycker upp material i FiSSc:s regi: skicka din text för korrläsning till kansliet. använd den grafiska manualen då du utformar ditt material (finns bl.a. på FiSScNät). observera att FiSSc:s logga/arrangören bör synas på affischer och annat tryckt material. 6. Hur kommer vi med i tidningen? Publicitet är både viktigt och roligt. För scouterna kan det veckans/månadens/årets höjdpunkt att se sig själv i tidningen, höra sig själv på radio eller se sig på tv. Positiv publicitet är dessutom viktig för hela scoutrörelsen. Det är ett effektivt sätt att nå ut till många icke-scouter. Och det är ett bra sätt att visa mångsidigheten i scoutverksamheten. Ifall du vill att ditt evenemang får publicitet gör följande 1. Fundera på vilket sätt ditt evenemang är intressant. Låt dig inte avskräckas av att du inte känner till vad som når över nyhetströskeln. Traditionellt blir medierna intresserade av ett evenemang som har många deltagare eller som är annorlunda och speciellt. Men det som människor oftast vill läsa om är vad scouting egentligen är. Tänk på att det evenemang du presenterar för medierna representerar scoutrörelsen 11
och scoutingen. Ha därför klart för dig vad det är som gör just det evenemanget till scouting. Funder också vilken mediemålgrupp ditt evenemang har. Är det ett mindre evenemang där du tror att endast lokalmedia är intresserad kan det räcka med att ringa upp eller besöka redaktionen. Är det frågan om ett lite större evenemang är det skäl att skicka ut ett pressmeddelande. 2. Gör upp en lista över lokalmedierna. Vilka tidningar utkommer på orten? Finns det lokaltv? Kanske det finns en internetportal som kunde publicera en artikel? Utöver nyhetsmedier finns det tidskrifter, veckomagasin, månadsmagasin och ungdomstidningar som kunde vara intresserade av någon artikel. Glöm inte heller bort tv och radio. Kanske någon i arrangörsteamet har kontakt till pressen? Försök utnyttja det i så fall. 3. Finns det någon bra skribent i staben eller bland deltagarna som kunde skriva en färdig grej för tidningen? Eller kanske det finns en bra fotograf som kan bjuda ut bilder till tidningar? 4. Skicka e-post till medierna, ring eller faxa. Ifall ingen hör av sig, ring! E-post är lätt att radera och faxen kan glömmas bort. Men med ett telefonsamtal får du åtminstone genast ett svar och kan dessutom bättre sälja evenemanget. 5. Försök få artikeln att beskriva verkligheten så bra som möjligt. Läsarna vill gärna läsa om riktiga människor. Kom ihåg att journalister ofta har en stereotyp uppfattning om scoutingen. 6. I bästa fall berättar artikeln mer om scoutingen än bara den ena händelsen. Scoutingen är mer än bara scoutmöten. Det är att göra saker tillsammans, unga ledare, ansvar och framförallt ansvarsfördelning åt unga, utbildning, mångsidighet. I scouterna får man pröva på många saker som man kanske inte annars skulle komma sig för att pröva på. Hur kan man förmedla det här i artikeln? 7. Försök få med en faktaruta i artikeln. Bara med några meningar lyckas man säga mycket om scoutingen. Försök få journalisten att skriva en liten faktaruta om scoutingen i samband med artikeln. 8. Visst kommer du ihåg att det krävs föräldrarnas lov för att få publicera bilder av minderåriga barn. Om det är sannolikt att medierna besöker ditt evenmang kan på anmälningsblanketten be att föräldrarna meddelar om deras barn får förekomma på bild i medierna. 9. Fråga efter råd och tips av Scoutstationen. På Scoutstationen hjälper informatören er gärna (kontaktuppgifterna hittar du på FiSScNät). Kommunikationsgruppens ordförande kan också hjälpa till. 10. Glöm inte Scoutposten. Scoutposten tar gärna emot artiklar om evenemang. Kontakta scoutposten@fissc.fi. 12
Vanligtvis sköter kansliet om att skicka ut pressmeddelanden. På det här sättet finns det en helhetskontroll över vad som skickas ut och vad pressmeddelandena handlar om. I vissa fall kan det vara motiverat att evenemangsarrangörer skickar ut egna pressmeddelanden. Tumregeln är dock att om evenemanget har nationellt intresse sköter kansliet om att skicka ut pressmeddelande. Så här bygger du upp ett pressmeddelande: Vem skriver du pressmeddelandet åt? Vem kommer att läsa det? Formulera en kort och talande rubrik Berättade det viktigaste genast. Detaljerna kan du ta senare. Lägg gärna till citat av arrangören eller någon deltagare. Kolla före om det är okej att du använder citatet. Se till att pressmeddelandet svara på frågorna vem, vad, när, hur och varför. Pressmeddelandet måste innehålla information om avsändaren, datum samt vem som ger mera information. Pressmeddelandet bör vara högst en A4. Kortare pressmeddelandet intresserar mer än längre. Använd ett bra språk och undvik scoutord som icke-scouter har svårt att förstå. Skriv korta och enkla meningar. Undvik insidegrejer och scoutslang. Ifall du skickar bilagor per e-post, undvik att bifoga det som en bilaga. Klistra hellre in det i textfältet. Bland annat följande tidningar finns i Svenskfinland: Nationella Hufvudstadsbladet Radio Vega Radio Extrem FST TV-Nytt Regionala Vasabladet Radio Vega (Mellannyland, Västnyland, Åboland, Österbotten,, Östnyland, ) Åbo Underrättelser Lokala Östra Nyland Västra Nyland Syd-Österbotten Österbottens tidning Nya Åland Tidningen Åland Pargas kungörelser Borgåbladet Glöm inte heller lokalradion som gärna gör reportage om intressanta händelser på orten! 13
7. Krisinformation Varje kår och evenemang bör ha en färdig informationsplan för krissituationer. Med en klar plan undviker man att misstag begås misstag som i efterhand kan vara svåra att rätta till. Sådana misstag kan vara till exempel ogenomtänkta uttalanden i media. Är evenemanget mindre räcker det med att den ansvariga scoutledaren har tänkt igenom vem han eller hon skall ringa till om någonting händer men om evenemanget är större kan en skriftlig plan som gås igenom med hela staben vara bra att ha. Vid större evenemang Vid större evenemang, som till exempel regionläger, bör arrangörerna på förhand utse två myndiga personer som ansvarar för informationen. Den ena personer sköter om den interna informationen, medan den andra sköter om kontakten till utomstående. Om det är möjligt får den som sköter informationen till media gärna vara professionell. Det underlättar arbetet både för medierna och för personen själv. Personen i fråga sköter om all extern information och skall också närvara när andra personer intervjuas. Personen ansvarar bland annat för att minderåriga inte intervjuas i krissituationer. Den person som sköter om den interna informationen skall i första hand se till att de ansvariga för evenemanget informeras. I samråd med evenemangets ledning informeras också andra vuxna ledare. Denna person ser också till att en krisgrupp tillsätts vid behov. Vid mindre evenemang Vid mindre evenemang, som till exempel kårläger eller förläggningar, lönar det sig att på förhand utse en person som sköter om informationen. I en krissituation skall denna person i första hand kontakta kårchefen, som sedan sköter ärendet vidare. Kom ihåg att Scouthusets personal eller scoutchefen måste kontaktas omedelbart om det uppstår en krissituation. Scoutchefen och personalen skall också hållas uppdaterade om hur läget utvecklar sig. Att informera media (vid större evenemang) Personalen på Scouthuset står alltid till förfogande vid krissituationer. Personalen har den kompetens som krävs för att kunna hantera media på ett professionellt sätt, och dessutom kan det vara lättare för dem att behandla en kris som de inte själv har varit med om. När man har att göra med medier lönar det sig i regel att vara aktiv och ta eget initiativ. Om man undanhåller information, tolkas det snabbt som att man har någonting att dölja. Medierna får ofta nys om olyckor ganska snabbt, och när de börjar ta kontakt lönar 14
det sig att samla ihop alla mediarepresentanter och vid ett gemensamt tillfälle berätta vad som hänt. På det sättet får den medieansvariga en chans att i lugn och ro förbereda sig för att träffa pressen. Då får också alla samma information. Om krisen är av den karaktären att myndigheter (till exempel polisen) kopplas in, lönar det sig att följa deras direktiv gällande information till pressen. När du informerar media: ljug inte! Undanhåll inte heller information i onödan, sådan information grävs ändå fram i något skede. Var så öppen som möjligt, men tänk ändå på att inte lämna ut detaljerad personlig information om drabbade personer. Dina rättigheter Ingen människa är skyldig att ge intervjuer, men ofta kan man undvika en hel del problem om man gör det. Kom ihåg att på förhand kolla var intervjun publiceras, och i vilket sammanhang. Du har också rätt att veta om du kommer att citeras i inslaget/artikeln. Du har rätt att få läsa igenom en text innan den går i tryck och rätta till felciteringar. Den redaktionella texten kan du ändå inte ändra på. Ifall du blir felciterad eller texten innehåller direkta fel, har du rätt att kräva att mediet publicerar en rättelse. också ihåg att du inte får lämna ut namn på offer, eller annan personlig information. Efterarbete Efter en kris är det viktigt att informera media om hur offren mår. Dessutom bör de ansvariga se till att alla berörda får det stöd de behöver. Det är samtidigt viktigt att inte glömma bort sig själv. Det kan vara mycket tungt att vara den som informerar om olyckor och andra tragiska händelser. Informera FiSSc:s kansli! De personer som bör informeras om en kris så fort som möjligt är Finlands Svenska Scouter r.f.:s verksamhetsledare, informatören eller scoutchefen. Kontaktuppgifter finns bl.a. på detta häftes bakomslag. Kom ihåg att skydda alla minderåriga. De skall inte ge intervjuer i en krissituation. Kom 15
Finlands Svenska Scouter r.f. Töölögatan 50 00110 Helsingfors Tfn 09 803 4215 254 fornamn.efternamn@scout.fi