Tjänsteskrivelse Datum: 2015-05-28 Förvaltning: Kommunledningskontoret Handläggare: Ola Ingevaldson Telefon: 0523/61 31 19 E-post: ola.ingevaldson@lysekil.se FÖRSLAG TILL ORGANISATIONSFÖRÄNDRING KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Dnr: LKS 2015-293 Bakgrund Inför den nya mandatperioden som startat 2015 har frågor kring den politiska organisationen, reglementen och delegationsordningar samt frågor kring utformningen av den kommunala organisationen varit föremål för omfattande överläggningar. Kommunfullmäktige har nu satt den politiska organisationen och revideringen av det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser, kommunstyrelsens reglemente och kommunstyrelsens delegationsordning är nu i sitt slutskede. Under ledning av kommunstyrelsens presidium har rekrytering av en ny kommunchef skett och i anslutning till detta har flera frågor kring kommunstyrelsens administrativa organisation aktualiserats. Förslaget Tf kommunchef har utarbetat ett förslag till organisationsförändringar. Förslaget har kommunicerats med kommunstyrelsens presidium, tillträdande kommunchef, berörda chefer och har också behandlats i den centrala samverkansgruppen. Under denna behandling har förslaget reviderats vid två tillfällen. Det förslag som nu läggs fram till kommunstyrelsen är version 3 och bifogas denna tjänsteskrivelse. Samverkan Förslaget behandlades på centrala samverkansgruppen (CSG) den 18 maj. Det förslag som behandlades då innehöll en överflyttning av Arbetsmarknadsenheten (AME) från kommunstyrelsen till socialnämnden per 2016-01-01. Samtliga fackliga organisationer motsatte sig en sådan förändring. Man framförde, att en sådan förändring måste föregås av en fördjupad utredning. Därutöver efterlyste man en risk- och konsekvensanalys från samhällsbyggnadschefen och näringslivschefen. Efter att ha tagit del av de fackliga organisationernas synpunkter har förslaget reviderats till föreliggande version 3. Den stora förändringen jämfört med det förslag som samverkades är att förslaget att flytta AME från kommunstyrelsen till socialnämnden har slopats. Enhetschefen för AME kommer att vara direkt underställd kommunchefen.
Genomförande Organisationsförändringarna föreslås träda i kraft fr.o.m. 1 augusti 2015 och i vissa delar succesivt genomföra under hösten 2015. Tidplanen är delvis kopplad till vilken tidpunkt en ny administrativ chef kan tillträda. Attest- och delegationsordningar kan behöva ses över. Omfördelningar i budget görs vid årsskiftet. En förvaltningssamverkansgrupp (FSG) för de delar som inte ingår i samhällsbyggnadsförvaltningen ska bildas. Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till organisationsförändringar. Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt kommunchefen att genomföra dessa förändringar i samråd med berörda chefer. Kommunledningskontoret Ola Ingevaldson Tf kommunchef
Förslag på reviderad organisation ver 3 2015-05-28 FÖRSLAG TILL ORGANISATIONSFÖRÄNDRING KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Bakgrund Inför den nya mandatperioden som startat 2015 har frågor kring den politiska organisationen, reglementen och delegationsordningar samt frågor kring utformningen av den kommunala organisationen varit föremål för omfattande överläggningar. Kommunfullmäktige har nu satt den politiska organisationen och revideringen av det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser, kommunstyrelsens reglemente och kommunstyrelsens delegationsordning är nu i sitt slutskede. Under ledning av kommunstyrelsens presidium har rekryteringen av en ny kommunchef påbörjats och i anslutning till detta har flera frågor kring kommunstyrelsens administrativa organisation aktualiserats. Nuvarande organisation Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen har enligt kommunallagen ansvar för ledning, styrning och uppföljning och sådana särskilda uppgifter som inte lagts på annan nämnd. Kommunstyrelsens ansvarar för stödfunktionerna administrationsenhet, personalenhet och ekonomienhet. Kommunstyrelsen ansvarar också för de verksamheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen som inte arbetar mot byggnadsnämnden. I denna ingår ITenheten som är en resurs för kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Enligt reglemente för IT-nämnd och gällande samverkansöverenskommelse är Lysekil värdkommun för denna enhet. Dessutom ansvarar kommunstyrelsen för näringslivsenheten och arbetsmarknadsenheten (AME). Kommunchefen är kommunens ledande tjänsteman och direkt underställd kommunstyrelsen. Kommunchefen är förvaltningschefernas chef och har ett samordningsansvar över dessa genom kommunchefens ledningsgrupp. I detta ingår också ett personalansvar. Kommunchefen har också uppdraget som VD i Lysekils Stadshus AB. Kommunchefen har inte ett övergripande ansvar för kommunstyrelseförvaltningen. Cheferna för kommunstyrelsens enheter rapporterar direkt mot kommunstyrelsen liksom samhällsbyggnadschefen. Kommunstyrelsen Rapporterar direkt till kommunstyrelsen Kommunchef Administrativenhet Ekonomienhet Personalenhet Näringslivsenhet Samhällsbyggnadsförvaltning IT-enhet Arbetsmarknadsenhet
Förslag på reviderad organisation ver 3 2015-05-28 Grunder för förändring De verksamheter som ligger under kommunstyrelsen som nämnd har en kostnadsomslutning på mer än tvåhundra miljoner kronor, här arbetar mer än 200 personer. Hittills har dessa verksamheter varit uppdelade på många enheter utan att ha verkat inom en tydlig förvaltnings- och ansvarsstruktur. Ur ett styr- och ledningsperspektiv görs bedömningen, att det kan medföra många fördelar om man kan bilda en förvaltning, som leds av en förvaltningschef, under kommunstyrelsen som nämnd. Den kommunchef, som under våren 2015 har rekryterats, föreslås också vara chef för denna förvaltning. En sådan förändring innebär, att en tydligare och mer enhetlig förvaltningsstruktur i kommunen skapas, vilket ur flera aspekter är positivt, inte minst innebär detta att de övriga förvaltningarna får en tydlig motpart. Detsamma torde gälla relationen till de kommunägda företagen. Det innebär vidare, att budgetansvaret för såväl kommunstyrelsen som förvaltningen, kommer att bli tydligare jämfört med hur det är idag. Även när det gäller samverkanssystemet innebär det fördelar om verksamheterna under kommunstyrelsen inordnas i en förvaltning. Då kan man skapa en förvaltningssamverkansgrupp (FSG) som behandlar alla samverkansfrågor inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Idag sker samverkan i en kombination av samverkansgrupper och arbetsplatsträffar. Kopplingen mot den centrala samverkansgruppen (CSG) blir tydligare. Föreslagna organisationsförändringar Kommunchefen ska vara kommunens ledande tjänsteman och vara direkt underställd kommunstyrelsen. I kommunchefens roll ligger att vara förvaltningschefernas chef och ha ett samordningsansvar över dessa. I detta ingår också ett personalansvar. Därutöver föreslås kommunchefen få ett tillkommande uppdrag som chef för kommunstyrelseförvaltningen på de grunder som redovisas ovan. Kommunchefen ska även i framtiden vara VD i Lysekils Stadshus AB. I kommunstyrelsens stödfunktioner ingår administrativ enhet, personalenhet, ekonomienhet och ITenhet. Dessa enheter leds idag av administrativ chef, personalchef, ekonomichef och IT-chef. Alla utom IT-chefen ingår i kommunchefens ledningsgrupp. Ledningen av IT-enheten föreslås övergå från samhällsbyggnadschefen till kommunchefen vilket är i linje med den organisatoriska lösning som våra samarbetskommuner tillämpar. Kommuncheferna utgör också IT-styrgrupp (ISG). Administrativ chefen är ansvarig för samordning av ärendeberednings- och beslutsprocesserna inom kommunstyrelsens kansli. Tolkning och tillämpning av gällande lagstiftning i dessa processer samt juridiskt stöd till förtroendevalda och till kommunens olika förvaltningar. Därutöver ansvarar administrative chefen för följande verksamheter: Serviceenhet som leds av en enhetschef och innehåller registratur, arkiv, vaktmästeri och som enligt nuvarande planering får ansvar för en nybildad kommunservicegrupp för medborgarservice. Nämndsekretariat med uppdrag att lämna administrativt stöd till samtliga nämnder och till den politiska ledningen, kommunchef och centralt placerade förvaltningschefer. Mål- och kvalitetsarbete (1,0 åa), ny tjänst. Information/kommunikation (2,0 åa). Folkhälsofrågor (1,0 åa).
Förslag på reviderad organisation ver 3 2015-05-28 Utredningsresurs (1,0 åa). Information/kommunikation och folkhälsofrågor överförs från näringslivsenheten och utredningsresursen överförs från samhällsbyggnadsförvaltningens utvecklingsenhet. Organisationen tillförs en resurs för mål- och kvalitetsarbete som internrekryteras i första hand. Näringslivschef ansvarar för näringslivsenheten. Som framgår ovan föreslås, att information/kommunikation och folkhälsa överförs till den administrativa enheten. Avsikten med detta är att renodla enhetens uppdrag mot näringslivsutveckling (företag, besöksnäring mm), projektstöd (EU mm), evenemang och infrastruktur/fiberutbyggnad. Flera delar av näringslivsenhetens uppdrag kräver ett nära samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen och utbildningsförvaltningens handläggare av kultur- och fritidsfrågor. Enheten ska också under uppdraget projektstöd kunna biträda övriga delar i den kommunala organisationen med projektansökningar för EU-stöd mm. Personalchef ansvarar för personalenheten. Ekonomichef ansvarar för ekonomienheten. De ekonomiadministrativa uppgifter som tidigare har ingått i serviceenheten har överförts till ekonomienheten. Samhällsbyggnadschef ansvarar för byggnadsnämndens förvaltningsorganisation. De verksamheter som leds av samhällsbyggnadschefen och där kommunstyrelsen är ansvarig nämnd är planenhet, utvecklingsenhet och verksamhetsstöd (fastigheter, kost och städning). Arbetsmarknadsenheten (AME) är idag en enhet under kommunstyrelsen och leds av ansvarig enhetschef. Enheten har idag ett brett uppdrag, dels har man ett uppdrag att vara kommunens resurs i arbetet med att skapa möjligheter för arbetslösa att komma in på arbetsmarknaden, dels har man ett utföraruppdrag i att erbjuda daglig verksamhet/sysselsättning enligt SOL och LSS. Arbetet utförs i nära samarbete med socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen liksom med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Socialchefen har sedan ett år tillbaka personalansvaret för enhetschefen. Arbetsmarknadsenheten kommer fortsatt att vara en enhet under kommunstyrelsen och kommunchefen övertar personalansvaret för enhetschefen. De föreslagna organisationsförändringarna illustreras i bilaga 1.
Förslag på reviderad organisation ver 3 2015-05-28, bilaga 1 Kommunstyrelsen Kommunchef Rapporterar direkt till kommunchefen Samhällsbyggnadsförvaltning Förvaltningschef Utvecklingsenhet Verksamhetsstöd Administrativenhet Administrativ chef Arbetsmarknadsenhet Arbetsmarknadsenhetschef Ekonomienhet Ekonomichef IT-enhet IT-chef Näringslivsenhet Näringslivschef Personalenhet Personalchef Serviceenhet Nämndsekretariat Mål och kvalitetsarbete Utredningsresurs Kommunikation Folkhälsa (Tidigare näringslivsenheten)