FORCE Certification A/S ABC-Sys Allmänna bestämmelser för certifiering av ledningssystem 35:e upplagan november 2015 Innehållsförteckning 1. Allmänt... 1 2. Inledande Certifiering... 1 3. Revisionsavslut i förtid... 2 4. Övervakningsbesök... 2 5. Re-Certifiering... 2 6. Avvikelser, anmärkninger och förbättringsområden... 2 7. Ändring av kundens ledningssystem... 2 8. Revisionsbesök med kort varsel eller utan förvarning... 3 9. Ändringar av certifieringens giltighetsområde... 3 10. Indragning och återkallande av certifieringen... 3 11. Ändringar i gällande standarder, ackrediteringskrav och riktlinjer... 4 12. Regler för omnämnande av certifieringen... 4 13. Regler för användning av certifieringsmärkning... 4 14. Tystnadsplikt... 4 15. Möjlighet till överklagan och klagomål... 4 16. Offentliggörande... 5 17. Uppsägning... 5 1. ALLMÄNT Bestämmelserna i detta ABC-Sys ska följas för att certifiering av kundens ledningssystem ska kunna uppnås och bibehållas enligt internationella och nationella standarder, ackrediteringskrav och riktlinjer. Dessa bestämmelser kan inte frångås och gäller över alla andra bestämmelser. På vår hemsida www.forcecertification.com har vi publicerat en orienterande beskrivning av de enskilda certifieringsprocesserna. Dessa beskrivningar ger en bredare förståelse av den process som sätts igång, samt en vägledning till den dokumentationen som ska föreligga. Beskrivningarna kan inte på något sätt ersätta de villkor som föreligger här. Utfärdade certifikat är FORCE Certification A/S egendom. I föreliggande bestämmelser är en certifierad kund den organisation vars ledningssystem har certifierats. 2. INLEDANDE CERTIFIERING Den inledande certifieringsrevisionen av ett ledningssystem ska genomföras i två steg: fas 1 och fas 2. Kunden skall i god tid informeras om namnen på medlemmarna i revisionsteamet, och vid begäran få mer information om enskilda medlemmar, så att kunden kan invända mot individernas deltagande innan uppstart. Kunden ska: fylla i ansökningsformulär med de uppgifter som behövs för att fastställa certifieringens omfattning, exempelvis genom att använda ansökningsblankett, se www.forcecertification.com FORCE Certification A/S Park Allé 345 2605 Brøndby Denmark Tel +45 4326 7177 - info@forcecertification.com www.forcecertification.com
förse vår revisionsgrupp med information som gör det möjligt att bedöma om kundens ledningssystem är dokumenterat i överensstämmelse med gällande krav, ge revisionsgruppen åtkomst till anläggningar, personal och redovisande dokument, så att revisionsgruppen kan verifiera att kundens ledningssystem är inarbetat och underhållet, samarbeta med revisionsgruppen vid behandling av avvikelser, inför fas 2-besöket inhämta information från aktuella myndigheter angående avtal och innestående förhållanden som kan vara relevanta för certifieringen, vid fas 2-besöket visa fram dokument som gäller eventuella avtal, auktorisationer, godkännanden, påbud, förbud, inspektionsresultat och eventuella innestående förhållanden som är relevanta för certifieringen, jourföra och förvara ledningssystemdokumentation enligt certifieringskraven. Denna dokumentation ska vara dokumentstyrd. specialkrav för ISO 3834 certifiering: registrera alla reklamationer/ klagomål som kunden mottager i förbindelse med certifieringen och göra dessa tillgängliga för Force Certification A/S. Dessa ska dokumenteras och lämpliga åtgärder ska genomföras. 3. REVISIONSAVSLUT I FÖRTID Om FORCE Certification A/Ss Lead Auditor eller Certifieringsansvarig tycker att det inlämnade materialet, och underlaget är otillräckligt, kan de avbryta revisionsprocessen. Kunden måste ersätta FORCE Certification A / S kostnader i enlighet med överenskommet avtal upp till utarbetandet av FORCE Certification A/Ss skriftliga redogörelse för avbrottet. 4. ÖVERVAKNINGSBESÖK För att upprätthålla certifieringen utför FORCE Certification A/S regelbundna övervakningsbesök minst 1 gång om året. Hur ofta framgår av certifieringsavtalet. FORCE Certification A/S förvarnar kunden senast 2 veckor före ett övervakningsbesök. Besöket genomförs enligt plan som tagits fram av FORCE Certification A/S, och som omfattar valda delar av det samlade kravunderlaget. Om FORCE Certification A/S blir uppmärksamt på förhållanden som kräver ytterligare övervakningsbesök, kan dessa hållas med kort varsel. 5. RE-CERTIFIERING FORCE Certification tar kontakt med kunden i god tid innan kundens certifikat upphör att gälla. Re-certificeringsbesök planeras så att besöket genomförs senast 3 månader innan certifikatet upphör att gälla. 6. AVVIKELSER, ANMÄRKNINGER OCH FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN Dokumentation av hur kunden har hanterat meddelade avvikelser/anmärkningar/förbättringsområden skickas till FORCE Certification A/S enligt fastställd tidsram. Rättelser och korrigerande åtgärder ska vara genomförda och verifierade inom 90 dagar efter att avvikelser/ anmärkningar/problemområden har meddelats av FORCE Certification A/S. Om verifiering inte kan genomföras inom 90 dagar, har FORCE Certification A/S rätt att genomföra ny bedömning, som kan omfatta besök på kundens anläggningsområde. 7. ÄNDRING AV KUNDENS LEDNINGSSYSTEM Om kunden under certifikatets giltighetsperiod vill genomföra väsentliga ändringar i ledningssystemet, ska planer för detta genast skickas till FORCE Certification A/S. Som väsentliga ändringar räknas ändringar som gäller: juridisk, kommersiell eller organisatorisk status eller ägarskap, organisation och ledning, t.ex. ändringar av ledande, beslutsfattande eller teknisk nyckelpersonal, ABC-sys35:e uppl. FORCE Certification A/S Sida 2 av 5 sidor
personalstyrkans omfattning, kontaktadresser och inbegripna adresser, däribland fysiska anläggningsområden, giltighetsområdet för uppgifter under det certifierade ledningssystemet, produktionsprocesser, produkttyper och -områden. Revisionsledaren bedömer om ändringarna kan ha betydelse för certifikatets giltighet och om det ska utföras ett särskilt uppföljningsbesök hos kunden. 8. REVISIONSBESÖK MED KORT VARSEL ELLER UTAN FÖRVARNING FORCE Certification A/S kan genomföra revisionsbesök med kort varsel i samband med: uppföljning av rättelser och korrigerande åtgärder, uppföljning av eventuella indragna certifieringar, utredning av eventuella klagomål, ändringar av certifikatets giltighetsområde. FORCE Certification A/S utför oanmälda revisionsbesök när detta krävs i tillkännagivanden, direktiv eller andra krav som gäller för området. 9. ÄNDRINGAR AV CERTIFIERINGENS GILTIGHETSOMRÅDE Kundens ansökan om utökning av giltighetsområdet för en redan tilldelad certifiering bedöms och godkänns av FORCE Certification A/S nedan med krav på ev. kompletterande revisionsbesök. Om kunden konsekvent eller i allvarlig grad inte uppfyller certifieringskraven för de aktuella delarna av giltighetsområdet, inskränker FORCE Certification A/S giltighetsområdet till att omfatta de delar som uppfyller kraven. Ett certifieringsavtal som omfattar Multiple Site-principen kan inte inskränkas genom att välja bort ett eller flera anläggningsområden. Där kan nytt avtal ingås. 10. INDRAGNING OCH ÅTERKALLANDE AV CERTIFIERINGEN FORCE Certification A/S har alltid rätt att dra in certifieringen inom giltighetsperioden, om: den certifierade kunden skriftligt har ansökt om indragning, rättelser/korrigerande åtgärder inte kan verifieras av FORCE Certification A/S inom avtalad tidsram, kundens certifierade ledningssystem konsekvent eller i allvarlig grad inte uppfyller certifieringskraven, den certifierade kunden inte tillåter att det genomförs planerade övervaknings- eller omcertifieringsbesök eller oanmälda besök, den certifierade kunden missbrukar certifikatet eller certifieringsmärkningen, den certifierade kunden inte uppfyller de ekonomiska villkoren i certifieringsavtalet, om den certifierade kunden på något sätt ger FORCE Certification A/S dåligt anseende. Under indragningsperioden normalt 90 dagar är kundens certifiering av ledningssystemet tillfälligt ogiltig. FORCE Certification A/S har alltid rätt att dra tillbaka certifieringen inom giltighetsperioden, om den certifierade kunden underlåter att rätta till de förhållanden som ledde till indragning inom den tidsfrist som fastställts av FORCE Certification A/S, eller på annat sätt avsevärt bryter mot certifieringen. Direkt efter meddelande om återkallelse är kundens certifiering av ledningssystemet ogiltig, och kunden ska genast returnera certifikatet till FORCE Certification A/S. ABC-sys35:e uppl. FORCE Certification A/S Sida 3 av 5 sidor
11. ÄNDRINGAR I GÄLLANDE STANDARDER, ACKREDITERINGSKRAV OCH RIKTLINJER Om de gällande kraven för att uppnå och underhålla certifieringen enligt de internationella och nationella standarderna, ackrediteringskraven och riktlinjerna ändras under avtalsperioden, ska den certifierade kunden innan det meddelade giltighetsdatumet införa dessa i kvalitetssystemet, och de befintliga certifieringsavtalen ska ändras i enlighet med detta. 12. REGLER FÖR OMNÄMNANDE AV CERTIFIERINGEN Vid varje omnämnande av kundens certifiering ska kunden se till att: FORCE Certification A/S krav uppfylls, när kunden hänvisar till sin certifieringsstatus i medier som t.ex. Internet, broschyrer eller reklam eller i andra dokument, det inte framläggs någon missvisande förklaring av certifieringen, ett certifieringsdokument som eller en del av det inte används eller tillåts användas på ett missvisande sätt, allt reklammaterial rättas när certifieringens giltighetsområde har inskränkts, det inte tillåts att hänvisningar till systemcertifieringen används på ett sätt som kan ge intryck av att FORCE Certification A/S certifierar en produkt (inkl. en tjänst) eller en process, det inte ges något intryck av att certifieringen gäller för aktiviteter utanför certifieringens giltighetsområde, certifieringen inte används på ett sätt som kan göra att FORCE Certification A/S och/eller certifieringssystemet drabbas av dåligt anseende och minska allmänhetens förtroende, all dokumentation eller omnämnanden som syftar på certifieringen omedelbart upphör om certifieringen dras in eller återkallas, eller giltighetsområdet inskränks. 13. REGLER FÖR ANVÄNDNING AV CERTIFIERINGSMÄRKNING DANAK:s ackrediteringsmärke får inte användas på certifierade produkter eller på någon form av material (inkl. elektroniskt/digitalt material) som tagits fram av kunden. Varje användning av FORCE Certification A/S märke kräver ett särskilt skriftligt avtal med FORCE Certification A/S om användning av märket. För användningen gäller bl.a. minimikrav på användarrätt, användning, övervakning, dokumentation av klagomål, omproduktion, lojal användning och avslutande. Avtalen kan beställas genom vårt sekretariat. Efter att ett certifikat utfärdats i överensstämmelse med en modul enligt europeiska direktiv, kan kunden använda FORCE Certification A/S identifikationsnummer 0200 på de produkttyper som omfattas av certifikatet. Regler för märkning av produkterna anges i respektive direktiv. 14. TYSTNADSPLIKT FORCE Certification A/S behandlar alla uppgifter som kommer till medarbetarnas, däribland ev. underleverantörers, kännedom under certifieringsprocessen eller på annat sätt, som konfidentiella och för inte vidare sådana till obehöriga utan kundens skriftliga samtycke. FORCE Certification A/S har tagit fram villkor för att se till att konfidentiella uppgifter inte blir tillgängliga för obehöriga personer. Oavsett ovanstående godtar kunden att FORCE Certification A/S är skyldigt att på begäran ge DANAK alla uppgifter som behövs för DANAK:s inspektion av vår ackreditering. FORCE Certification A/S är skyldigt att ta emot inspektionsbesök från DANAK, och kunden godkänner att sådant inspektionsbesök kan omfatta de certifierade aktiviteterna hos kunden. 15. MÖJLIGHET TILL ÖVERKLAGAN OCH KLAGOMÅL Överklagan av ett beslut som fattats av FORCE Certification A/S ska göras skriftligt och vara mottagen av FORCE Certification A/S senast 4 veckor efter att kunden har tagit emot beslutet. ABC-sys35:e uppl. FORCE Certification A/S Sida 4 av 5 sidor
Klagomål på FORCE Certification A/S aktiviteter i samband med certifieringen ska göras skriftligt och vara mottaget av FORCE Certification A/S senast 4 veckor efter certifieringsdatumet. Klagomål på FORCE Certification A/S som anmält organ kan alltid riktas direkt till den utseende myndigheten. Kontaktinformation och rutin för överklagan/klagomål framgår av www.forcecertification.com. 16. OFFENTLIGGÖRANDE Följande uppgifter offentliggörs om de registrerade certifikatinnehavarna: fullständig identifikation (namn, adress(er)), underlag för certifieringen: särskilda begränsningar ang. produkter, teknik osv., certifikatets giltighet, däribland ursprungligt utfärdandedatum, förnyelser och utgångsdatum, status beträffande indragning och återkallelse. 17. UPPSÄGNING Avtalet kan sägas upp av båda parter med 90 dagars skriftligt varsel. Under uppsägningstiden kan certifieringens giltighet behållas, förutsatt att certifieringen hålls oförändrad under perioden. -ooo- Ändringar från upplaga 34: Kap2.: Tillagd punkt 9. ABC-sys35:e uppl. FORCE Certification A/S Sida 5 av 5 sidor