Nya Ladok. Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Rapport från fyra arbetsgrupper

Nya Ladok Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Rapport från fyra arbetsgrupper 1

Innehåll 1 Sammanfattning 3 2 Bakgrund 3 3 Deltagare i målbildsarbetet 4 4 Metodik, målbilder 5 5 Det framtida studieadministrativa arbetet 5 5.1 Sammanfattande synpunkter 6 5.2 De viktigaste delarna av den gemensamma målbilden 7 Roller och behörigheter 8 Studentens ansvar 8 Tentamenshantering 8 Examensarbeten 8 Studenterna 8 Forskarutbildningen 8 5.3 Några viktiga aspekter från administratörsgruppen 9 5.4 Några viktiga aspekter från lärargruppen 9 5.5 Några viktiga aspekter från gruppen med studierektorer och programansvariga 10 Problem idag 10 Ansvar på olika nivåer 10 Krav på det nya arbetet 10 Arbete med studieplaner 11 Samverkan med andra 11 5.6 Några viktiga aspekter från studentgruppen 11 Första kontakten med studieadministration, en uppförsbacke 11 Bristen på enhetlighet den största utmaningen 12 Den framtida kontakten med studieadministrativt arbete 12 6 BILAGA, scenarier. 13 6.1 Administratörens vardag 13 Antagning 2018 13 Avsluta kurs, blanketthantering och behörighet 13 Rapportering av resultat 14 Rapportering 14 Forskarutbildningen. Registrera, antagning och statistik 15 6.2 Lärarens vardag 15 Hur kommunicerar olika aktörer under kursens gång? 15 Tentamensrutinen 16 Framstegsrutinen 16 Antagningen 17 6.3 Studierektorers, programansvarigas och studievägledares vardag 17 Redigering av studieplaner 17 Kurskvalitetsuppföljning 18 Programkvalitetsuppföljning 18 Programstudievägledares arbete 18 Studierektorernas vardag 18 6.4 Studentens vardag 18 Ansökan till Uppsala universitet 2018 18 (Lärar-)student som precis påbörjat utbildning 19 Scenario Nybakad student 19 En dag i en students liv 19 Robin pluggar sitt andra år på Apotekarprogrammet 21 En utbytesstudent och en humanist 22 2

1. Sammanfattning Med anledning av att Uppsala universitet planerar att under 2017 övergå till ett nytt studieadministrativt system, benämnt nya Ladok, har fyra arbetsgrupper bestående av lärare, administratörer, studenter respektive studierektorer och programansvariga under året 2014 tagit fram en målbild för framtidens studieadministration. Grupperna har först arbetat enskilt för att utforma målbilder för den respektive roll eller roller som gruppen representerat och därefter träffats gemensamt för att sammanställa dessa till en gemensam helhet. Arbetet har utförts på uppdrag av universitetsdirektören inom ramarna för införandeprojektet. Fokus för målbildsarbetet har varit att utforma en sammanhållen vision för framtidens studieadministration. Med utgångspunkt i ett önskat framtida arbetssätt är syftet att informera kravställande av tekniska stödsystem, i detta fall främst nya Ladok, så att dessa på bästa sätt passar in i organisationen och utgör ett effektivt stöd för det nya arbetet. Utöver krav på tekniska system belyses också behovet av organisatoriska förändringar för att möjliggöra nya arbetssätt. Den gemensamma målbilden utmärks av: Flexibilitet och behovet av tekniska system som utgör ett stöd för verksamheten utan att styra den. De måste tillåta olika arbetssätt inom vissa ramar. Ärendeflöden där både egna och andras arbetsuppgifter åskådliggörs och där ett ärendes status tydligt framgår. Utökade möjligheter att söka ut statistik och strukturera information för att underlätta uppföljning och ge bättre underlag för bedömningar och handläggning. Enhetlig och tydlig information till studenter, både inom och mellan organisatoriska enheter. Avveckling av fysisk pappershantering till förmån för digitala ärendeflöden och digital signering. Tekniska system av hög kvalitet som tillsammans utgör en integrerad helhet snarare än ett lapptäcke. Målbilden är satt till år 2018 och förmedlar en vision som är tekniskt möjlig att uppnå med dagens teknik. Den ställer krav på en utmanande verksamhetsutveckling som av deltagarna ändå bedöms som möjlig. Att kunna genomföra alla nödvändiga förändringar och förberedelser i samband med den planerade övergången till nya Ladok under 2017 är dock inte rimligt. Det är däremot viktigt att ta vara på detta tillfälle till förändring och säkerställa att nya Ladok utgör ett steg i rätt riktning. 2. Bakgrund Nya Ladok är nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige och kommer att ersätta de installationer av Ladok som idag är i drift. Arbetet drivs nationellt i projektform av Ladok3-projektet som startades våren 2010. Inom Uppsala universitet pågår projektet Införande av nya Ladok vid Uppsala universitet. Syftet är att planera för och genomföra införandet av nya Ladok inom UU som ersätter det nuvarande Uppdok-systemet. Projektet är omfattande och komplext och kommer att ha stor inverkan på verksamheten vid universiteten i olika avseenden: Det kommer att påverka arbetsprocesser, arbetsinnehåll, roller, kompetenser och arbetsmiljö för olika personalgrupper. Det kommer att påverka andra administrativa system som hänger samman med det som Ladok omfattar. Exempel är Studentportalen, Selma m fl. Det kommer att påverka studenternas tillgång till information och hur de ska interagera med de nya systemen, lärarna och administratörerna i olika sammanhang. Det är viktigt att Uppsala universitet skapar bästa möjliga förutsättningar inför de kommande förändringarna, så att den stora potentialen till förbättringar kan utnyttjas och så att eventuella problem kan förebyggas. Det nationella Ladok3-projektet har inte som uppdrag att utforma några nya arbetsprocesser. Därför måste varje lärosäte själva utforma såväl det nya arbetssättet samt de lokala system som ska samverka med nya 3

Ladok. Tidigare forskning och erfarenheter har visat att det är viktigt att se förändringar av denna art som verksamhetsutveckling och inte enbart som ett tekniskt systeminförande. Därför måste de framtida arbetsprocesserna utformas. Vi vet också att införandet av ett nytt administrativt IT-system med nya förändrade arbetsprocesser är en väldigt kritisk fas där verksamheten är ovanligt högt belastad och där problem riskerar att uppstå som begränsar verksamheten även långt efter införandet. För att skapa en grund för att utforma det framtida studieadministrativa arbetet vid Uppsala universitet har en serie målbildsseminarier genomförts. Målbilderna av det framtida studieadministrativa arbetet har flera syften. De ska: Beskriva hur man inom Uppsala universitet vill att det studieadministrativa arbetet ska vara utformat, för olika personalgrupper och för studenterna. Användas för att utvärdera hur väl specifikationerna av det nya Ladoksystemet uppfyller de krav som det framtida arbetet ställer på det, samt vid behov försöka förändra utformningen av det nya systemet. Utgöra en grund för information och utbildning i det kommande arbetet med införande av nya Ladok och det nya arbetssättet. Denna rapport sammanfattar resultaten från de arbetsgrupper som har formulerat målbilder för det framtida studieadministrativa arbetet vid Uppsala universitet. 3. Deltagare i målbildsarbetet Fyra olika arbetsgrupper har varit aktiva i målbildsarbetet. Gruppen studieadministratörer: Birgitta Sembrant Institutionen för medicinska vetenskaper Birgitta Hellsing Institutionen för läkemedelskemi Anna Reuterhäll Statsvetenskapliga institutionen Viktoria Colonna Institutionen för moderna språk Kristin Ålin Institutionen för informationsteknologi Åsa Andersson Institutionen för fysik och astronomi Gruppen lärare: Hans Törmä Anders Backlund Helena Wockelberg Julia Nielsen Lars Oestreicher Kjell Olofsson Institutionen för medicinska vetenskaper Institutionen för läkemedelskemi Statsvetenskapliga institutionen Institutionen för moderna språk Institutionen för informationsteknologi Institutionen för fysik och astronomi Gruppen studierektorer och programansvariga: Gunnel Larsson Institutionen för medicinska vetenskaper Christin Magnusson Institutionen för farmaci Mattias Sigfridsson Statsvetenskapliga institutionen Karin Hassan Jansson Historiska institutionen Olle Gällmo Institutionen för informationsteknologi Conny Larsson Institutionen för geovetenskaper 4

Gruppen studenter: Namn Studiefokus Alexandra Britts Lärare Hannes Florén Kommunikationsvetenskap Leila Soufi Psykologi, tidigare biologi Tilda Töresson Litteraturvetenskap och språk Vadim Mannervik Barn- och ungdomsvetenskap, tidigare historia Yaqi Fu Miljöhistoria Processledning: Målbildsarbetet har genomförts under metodmässig ledning av Åsa Cajander, Bengt Sandblad och Thomas Lind från institutionen för informationsteknologi, Uppsala universitet. Införandeprojektet vid Uppsala universitet: Jonas Brorsson, Anne Mauno, Christer Nilson och Malin Eivergård. 4. Metodik, målbilder Metoden med målbilder av det önskade framtida arbetet, framtagna av arbetsgrupper, har tillämpats i många sammanhang tidigare, och har visat sig ge en god grund för utformning av framtida arbetsprocesser och krav på stödjande informationssystem. Utgångspunkten är erfarenheten att en omfattande användarmedverkan i IT-relaterat förändringsarbete är en av de största framgångsfaktorerna. Teknisk utveckling och införande av nya IT-stöd i arbetet går inte att separera från förändringar i verksamheten. Varje införande av ett nytt IT-stöd kommer mer eller mindre att påverka verksamheten i olika avseenden, ofta på ett mycket påtagligt sätt. Faktorer som arbetsorganisation, roller, arbetsprocesser, kompetensbehov, arbetsverktyg och arbetsmiljö påverkas. Hela det sätt som man arbetar i vardagen förändras. Därför finns det egentligen inte några renodlade tekniska projekt eller systemutvecklingsprojekt, endast projekt för verksamhetsutveckling där tekniken är en del av förändringen. En annan slutsats är att förändringsarbetet måste hantera en rad olika aspekter på verksamheten. Utvecklar man och inför IT måste man också beakta organisation, verksamhetsprocesser, kompetenser och arbetsmiljö. Gör man inte det kommer arbetet att fortsätta enligt gamla mönster men med verktyg som egentligen ger helt andra möjligheter. Om de nya IT-stöden är utformade så att man arbetar exakt som förut har man bara asfalterat gamla kostigar och de vinster man eftersträvade kommer aldrig att uppnås. Mer om målbilder som metod finns att läsa i rapporten: Målbilder en metod för att utveckla det framtida IT-stödda arbetet. De fyra arbetsgrupperna har haft fem halvdagsmöten vardera. Därefter har grupperna haft gemensamma möten för att jämföra och samordna målbilderna. Vid varje tillfälle har anteckningar förts, vilka har granskats vid nästa tillfälle. Denna rapport sammanfattar de viktigaste slutsatserna från gruppernas arbete och beskriver huvuddelen av det framtida studieadministrativa arbete som Uppsala universitet avser att införa. 5. Det framtida studieadministrativa arbetet I det följande ska vi beskriva de målbilder som arbetsgrupperna formulerat. Först beskrivs de generella delarna, uppdelat på en rad olika aspekter. Därefter redovisas de mer specifika delarna, som betonar det som de olika grupperna ser som viktigt utifrån sina respektive yrkesroller. 5

5.1 Sammanfattande synpunkter Vilka är likheterna respektive skillnaderna i de olika gruppernas målbilder? Vad är motiven för skillnaderna? Likheterna i de professionellas målbilder (administratörer, lärare, studierektorer m fl.) är stora och bilderna är oftast överensstämmande. Skillnaderna ligger snarare i olika fokus, inte i intressekonflikter. En skillnad gäller perspektiv och begrepp. Administratörerna arbetar med kurs- och antagningskoder. Lärarna är av naturliga skäl mer fokuserade på kurstillfällena, de pågående kurserna. Studierektorerna och programsamordnarna ser mer till kurser och program och arbetar med planering, utvärdering m.m. Här kan kommunikationsmissar uppstå och det är viktigt att systemen stöder alla användargrupper. Studenternas målbild är av en annan art. De ser inte studieadministration som en del av ett arbete, utan mer som en del av deras liv som student. De kräver mer enhetliga rutiner och tydlighet för att möjliggöra snabb tillgång till information när den behövs och där studenten kan vara säker på att informationen är aktuell i dennes situation. Trots att detta ställer krav på universitetets organisation utgör studenternas målbild ett komplement till de professionellas målbilder och det finns ingen egentlig konflikt mellan dem. Vad karakteriserar den gemensamma målbilden? Den övergripande målbilden handlar om flexibilitet, systemet ska vara ett stöd för verksam-heten utan att styra den. Den måste tillåta olika arbetssätt inom vissa ramar. Man vill se det mesta arbetet som ett ärendeflöde. Att kunna se och följa ett ärende genom den process ärendet är en del av skulle underlätta uppbyggnad av kunskap om de olika processer det egna arbetet ingår i, underlätta bevakningar av ärenden samt stödja samverkan och bidra till högre kvalitet och service. Vilka av gruppernas mål uppnår vi inte med en gemensam bild. Var måste man kompromissa? Det behövs troligen inga kompromisser men man måste inse att nya Ladok inte är hela lösningen. Arbetsprocesserna är beroende av allas kompetens och inte minst av kommunikationen med studenter. Problem kommer alltid att finnas och måste kontinuerligt följas upp. I samband med införandet av nya Ladok behöver man därför även se över och utveckla rutiner, kommunikation, kompetenser m.m. Vilka viktiga krav på de framtida informationssystemens utformning kan vi formulera? Vid sidan om flexibilitetsmålet finns krav på en väl sammanhållen, stabil och integrerad IT-miljö. Universitetet behöver ställa höga krav på varje enskilt informationssystems förmåga att kommunicera och integreras i en helhet. Högra krav på användbarhet måste ställas på varje enskilt informationssystem likväl som på den helhet dessa skapar i rollen som stöd för en viss arbetsuppgift. Vilka frågeställningar kvarstår? Oavsett utvecklingen av Ladok behövs ett utvecklingsarbete inom universitetet när det gäller arbetsprocesser, kompetenser, begrepp mm. Andra IT-system, t ex Selma och NyA uppfattas inte som bra stöd idag. Däremot ser både professionerna och studenterna positivt på Studentportalen och anser att den behöver vidareutvecklas och integreras med nya Ladok på ett bra sätt. Hur har målbildsarbetet fungerat? Grupperna ser själva mycket positivt på arbetet och resultatet. De ser fram emot framtida återkopplingar och hoppas att allt nedlagt arbete ska bidra till utvecklingen på ett positivt sätt. En mer omfattande utvärdering av målbildsarbetet kommer att genomföras under våren 2015. 6

5.2 De viktigaste delarna av den gemensamma målbilden Inga papper. Ett elektroniskt ärendeflöde. Inga onödiga steg i processen. Man måste få bort alla pappersvändaruppgifterna. Flödestanken. Ett ärende beskrivs i sin helhet. Man ser direkt var i ärendeprocessen man befinner sig, vem som förväntas göra vad. Detta skapar möjligheter till överblick, att kunna se helheten, lägesbilden, generera bevakningar och påminnelser. Administratörerna har många arbetsuppgifter som inte får fallera (missade deadlines). Där behövs ett stöd. Systemet skulle t ex behöva påminna studieadministratörerna om vissa kommande deadlines. En bra och stabil teknisk grund utan stora driftsstörningar, planerade eller ej. Ett IT-stöd, integrerat. För användaren ska allt studieadministrativt arbete utföras med hjälp av något som man i alla fall uppfattar som ett enda integrerat system. Man ska inte behöva gå ut och in i olika system. Supporten måste vara kontinuerlig och av hög kvalitet. Ett system som stöder verksamheten, inte styr den. Användarna ska själva avgöra vad de ska göra, när och på vilket sätt. Systemet ska inte föreskriva ett visst arbetssätt. Man måste alltid kunna arbeta på det sätt som verksamheten kräver, och trots olikheter i arbetssätt samtidigt kunna bibehålla kvalitet, uppfylla alla verksamhetsmål m.m. SELMA borde avvecklas och ersättas på ett genomtänkt sätt. Allt som behövs bör ingå i andra system. Detta gäller t ex kurslitteratur samt marknadsföringsinriktade texter. Antagningen av en student blir: elektroniskt, förenklat, snabbare, följer ärendeflödet. Man behöver se över och förenkla antagningsprocessen. Omregistrering av gamla studenter måste stödjas på ett enkelt sätt. NyA upplevs som en stoppkloss. Dålig information, segt, dåligt uppdaterat. I takt med det ökande intresset för distans- och nätkurser ökar arbetsmängden för handläggning av tillgodoräknanden på kurser. Tillgodoräknanden för en student registreras för denna individuellt och det går inte att se sammanställningar per kurs. Det bör gå att spara/söka fram (inklusive ett bedömningsunderlag). Idag begärs de in av examensenheten, även där vore det bra att ha digitalt arkiv. De olika koderna kopplade till kurser måste bli enklare att förstå och hålla isär. Resultatkoder är väldigt praktiskt för administratörerna men visas inte begripligt i Studentportalen. Idag uppstår lätt begreppsförvirring, särskilt i mötet mellan olika roller. Samläsning av kurser bidrar till ytterligare koder och förvirring. Hur Studentportalen hanterar detta bör ses över. Studenter som läser vid flera institutioner behöver söka rätt på information om hur varje enskild institutions rutiner ser ut. Även om den interna organisationen skiljer sig åt, och till en viss grad behöver kunna göra det, så önskas ökad enhetlighet och tydligare information gentemot studenterna. Ökad kvalitet och rättsäkerhet genom bättre möjligheter att söka och sammanställa historiska bedömningar av t ex meriter. Utökade möjligheter till uppföljning ur olika perspektiv genom mer detaljerade sökningar och tillgång till statistik. Funktioner för uppbyggnad av det institutionella minnet, exempelvis för att underlätta överlämning av en kurs till ny kursansvarig lärare. 7

Roller och behörigheter Små institutioner känner sina användare, stora gör det inte. Det behövs såväl enkelhet som flexibilitet. I grunden ser man endast följande typer av användare, med sina specifika behörigheter: Studieadministratör Kurslärare Assistent Studierektor/programsamordnare Student Studieadministratörerna bör ha en behörighet att göra allt utom det som är reglerat som myndighetsutövande för lärare. Studentens ansvar Studenten måste ha ett stort eget ansvar för sin roll i det studieadministrativa arbetet. Men för detta fordras dels bra och tydliga system, dels att de kan få hjälp när det behövs. En viktig sak att poängtera är att studieadministratörerna måste kunna ha tillgång till all relevant information på ett samlat sätt för att kunna hjälpa studenterna då studenternas problem hamnar hos administrationen. Ser man ärendena som flöden där det tydliggörs var ett visst ärende för studenten befinner sig, så blir detta enklare. Enklare system och regler för studenterna ger dessutom mindre administrativ börda. Tentamenshantering Lokalbokning en märklig process idag. Studieadministratörerna måste boka lokal för tentor långt innan de fått besked om hur många studenter det är som ens ska gå kursen, än mindre tentera. Användningen av traditionella tentor i stora skrivsalar bör minimeras. E-tentor bör utvecklas och stödjas av nya Ladok. Tentamensanmälan för studenterna är krånglig och missuppfattas ofta av studenterna. Förenklat system med påminnelser bör utvecklas. Man behöver förebygga att studenter anmäler sig och sedan inte kommer, eller kommer utan att vara anmälda. Varför hanteras Ladoks tentamenslista vid sidan om på papper i tentasalarna? Varför kan inte tentamensvakterna administrera den i Ladok? Skulle förenkla mycket om denna process sågs över. Examensarbeten Behov av någon sorts filarea för samarbetet lärare/student. Oklara relationer och ansvarsfördelning mellan handledare, ämnesgranskare, student, Studentportalen etc. Handledarna finns ofta ute på företag eller t.o.m. utomlands och kan vara svåra att komma i kontakt med. Studenterna Studenterna behöver en enhetlig väg in i systemet, där all nödvändig information finns samlad. Ladok och Studentportalen bör inte se ut som separata system i studentens ögon. Forskarutbildningen All hantering måste in i samma system och kunna utföras elektroniskt. Tillgodoräknande av masterskurser på forskarnivå måste hanteras i nya Ladok. 8

5.3 Några viktiga aspekter från administratörsgruppen Administratörerna behöver ha mycket stora rättighet och möjligheter att göra saker i systemet. Vissa i gruppen tycker att det här är extra viktigt eftersom det kan uppstå situationer när de måste hjälpa till. Lärare kan vara oerfarna, tillfälliga etc. Studenter är ofta vilsna. Administratörerna har en viktig serviceroll och fungerar idag som spindeln i nätet. Rollen måste behållas och förstärkas anser alla grupperna med de professionella. Studieadministratören ska kunna ha kontroll över alla ärenden och processer och kunna svara på det mesta. Studieadministratören behöver kunna ge stöd till såväl lärare som studenter. Kontinuerlig kompetensutveckling är viktigt, och det fordras resurser för och tillgång till fort-/utbildningar så att alla administratörer kan stärka nödvändiga kompetenser. I sin roll förväntas de kunna allt inom sitt område men måste då också ges den möjligheten. Huvuduppgifter: Kursstart Kursplanering Rapportering/resultat Övrig studieadministration Forskarutbildning Utbytesstudier DiVA 5.4 Några viktiga aspekter från lärargruppen Studieadministrationen måste vara rättssäker och kvalitetssäkrad. Ett integrerat arbetsflöde minskar risken att frågor hamnar mellan stolarna eller att information försvinner. Ett integrerat arbetsflöde skulle samtidigt skapa förutsättningar för ett mer kvalitativt arbete med bättre stöd för både överblick och arbetsdelning. Möjligheten att få en bättre överblick över den studieadministrativa processen är viktig. Nytt stöd skulle även kunna omfatta uppföljning med enklare åtkomst till detaljerad statistik, exempelvis möjlighet att analysera enskilda tentamensfrågor som ett led i kvalitetsarbetet. Bra statistik skulle kunna hjälpa till att identifiera både strukturfel på kursnivå och störningar på kurstillfällesnivå. Man bör kvalitetssäkra bedömning (av meriter) genom historik av tidigare liknande bedömning. En LADOK-app, kanske kallad LadApp, som möjliggör mobilt arbete. Det institutionella minnet. Det bör finnas stöd för detta i Ladok. Vad som produceras runt ett kurstillfälle måste finnas kvar i framtiden. Viktigt att det finns återställningsfunktioner för att enkelt kunna backa tillbaka vid misstag och för att skydda mot sabotage. Huvuduppgifter: Ny kurs/kursplan. Nytt kurstillfälle (inför ny kursinstans). Pågående kurstillfälle. Antagning och tentamenstillfälle. 9

5.5 Några viktiga aspekter från gruppen med studierektorer och programansvariga Problem idag Det finns en problematik kring studenternas behov av samstämmiga rutiner kontra lärarnas, programansvarigas och studierektorernas behov av flexibilitet. Gruppen konstaterar att deras jobb är att se till att alla lärare följer gällande rekommendationer och beslut kring undervisning, men att det eventuellt behöver delegeras till studierektorerna. Dessa har ett ansvar som kvalitetskontrollanter och poliser. Man kan konstatera att det varierar enormt vad det gäller organisationen av utbildningarna inom de olika fakulteterna. Vissa utbildningsprogram delas t ex mellan fler universitet, andra mellan olika fakulteter. Statsvetenskap t ex har begrepp där kurs är det studenten läser under en termin, och delkurs är de olika mindre delar som man läser under en termin. Information måste sparas på ett bättre och säkrare sätt, det s.k. institutionella minnet. Nu försvinner viss information från ett år till ett annat, eller när en person går i pension. Ansvar på olika nivåer Studentnivå (individ) T ex tillgodoräknande av kurser från andra universitet. Är kursen lämplig för denna examen? Ingår kunskaper som finns i andra kurser (då kan man inte tillgodoräkna dem)? Här görs en kvalitetskontroll på kursnivå. Kursnivå (delkursnivå på Statsvetenskap, kurstillfälle) T ex kvalitetskontroll (per kurstillfälle eller över tid). Programnivå Utvärdering. T ex: Vill kunna se hur det går för mina studenter som samläser med andra program. Krav på det nya arbetet Man vill kunna se information på ett sätt som stödjer arbetsuppgifterna. Det gäller främst: Uppföljningar generellt är viktigt - Bra funktioner behövs! Detta måste preciseras ytterligare, samt införas på ett bra sätt. Att se en bra helhetsbild av en students totala uppgifter och resultat. - Kunna zooma in på detaljer. (Vad har man rätt att se? Studentens medgivande?) Vissa har börjat använda NyA idag för att den anses ge en bättre helhetsbild, men ändå problematiskt då information överförs så sällan till NyA. Kurs och kurstillfälle. Kunna se helheten, analysera, följa upp, utvärdera. Standardmallar för rapporter, t.ex. för enhetlig rapportering till fakulteten. Men fortfarande flexibelt och möjligt att anpassa till egna behov. Man vill kunna preliminärt boka lokaler och lägga in tider i ett schema. Stöd för att generera listor som hämtar information från Framsteg, oberoende av kurskod vid samläsning. Lärare ska kunna skriva in anteckningar/kommentarer som slutvärdering av sin egen kurs. Åtkomst till ett komplett nationellt utdrag för en student är nödvändigt! Mobilt stöd. Dvs åtkomst utanför kontoret, med full funktion. Ladok bör inte hantera schema eller bemanning. Samläsning: SP måste stödja allt relevant (inklusive framsteg för alla relevanta delar) Kontroll och hantering av behörighet till kurs, speciellt för de som antagits med villkor. Ladok bör stödja hela den ärendehanteringen. Vill kunna ha parallella ärenden öppna, t ex fler olika studenter, sökningar. 10

Arbete med studieplaner Programkurser: Studieplan (fastställd) -> Generera alla kurstillfällen för terminen/året -> Ladok/NyA/Studentportalen. Detta bör finnas ett bra stöd för, men kanske inte automatiskt. Man bör bli notifierad. Fristående kurser: Kursplanering (Studierektorer) -> Alla kurser som ska vara sökbara måste in i Selma, i god tid innan den aktuella sökperioden. Stöd för detta! Ladok ska kunna skicka en notifiering till Studierektor, att en studieplan har beslutats och att det därför behöver skapas kurstillfällen för berörda kurser. Samverkan med andra Programansvarig och studierektor samverkar kring många frågor, t ex: Studieplansarbete. När vilka kurser ska ges. Samläsning etc. Kursplaner. Innehåll. Revidering beslutas normalt av programråd. Ny kurs beslutas av fakulteten. Då man efter eller under kurs upptäcker att det finns problem med kursen. Studievägledaren samverkar med Studierektor: När en student kommer och vill avsluta en kurs från en inaktuell studieplan. Man vill kunna se historik i studieplan med mera samt se all information i Framsteg etc. 5.6 Några viktiga aspekter från studentgruppen Från studenternas perspektiv är studieadministrativt arbete ett ganska främmande begrepp. Kontakten med studieadministrativa funktioner särskiljer sig inte från andra studierelaterade aktiviteter. Att exempelvis anmäla sig till en tentamen eller begära ut ett registerutdrag ses inte som något som till karaktären skiljer sig från att ladda upp en inlämningsuppgift eller komma åt föreläsningsanteckningar via Studentportalen. Studieadministration som begrepp kan enligt studenterna tillämpas på praktiskt taget alla funktioner som finns i Studentportalen, utskriftssystemet Korint, e-post, TimeEdit m.fl. Allt som ger stöd till den faktiska lärprocessen, stort som smått, blir en del av studentens administration av sina studier. Studentportalen ses idag som den gemensamma knutpunkten för såväl studier som studieadministrativa funktioner, för en student vid Uppsala universitet. Bland studenterna råder delade meningar om portalen, en del hyllar den, andra sågar den. Studenterna ser ofta problem eller brister i integrerade funktioner såsom mejl eller TimeEdit. Generellt påpekar studenterna att i princip allt som i dagsläget erbjuds av, eller finns integrerat i Studentportalen, ska behållas och att det snarare behövs en förbättring av befintliga tjänster, att lärare faktiskt använder sig av dessa, samt att det finns ett behov av ytterligare funktioner. Första kontakten med studieadministration, en uppförsbacke Studenterna beskriver ingången till studentlivet som en kritisk fas där det är lätt att bli förvirrad av de krav som ställs på en ny student när denne ska vallas från presumtiv student till aktiv studerande vid lärosätet. De nya begreppen är många och processerna med sina olika steg för ansökan, besked, antagning, registrering, skapande av konton, behörigheter mm. är lätt att tappa bort sig i och bli förvirrad av. Det är ingången som är tung. Det är alltid samma frågor på A-kurserna, ingen fattar hur man ska göra. Om det är svårt för oss så är det näst intill omöjligt för någon som inte är datorvan. 11

En bidragande anledning till detta är att processerna och IT-systemen skiljer sig från lärosäte till lärosäte, och även inom olika delar av ett och samma lärosäte. Uppsala universitet är i denna bemärkelse inte något undantag. Som ny student är det också ofta enkelt att inledningsvis undvika att använda Studentportalen och istället förlita sig till kamrater för att hålla sig uppdaterad. Detta leder till att det blir ännu svårare att på kort tid sätta sig in i Studentportalens funktionalitet när det inte längre går att undvika. Bristen på enhetlighet den största utmaningen Den rakaste vägen genom en kurs för en helt ny student beskrivs av studenterna så här: Uppmaning med brev att skaffa ett konto på Studentportalen (SP) om det krävs för att registrera sig på kursen som du blivit antagen till. Men skiljer sig från kurs till kurs vart registrering sker: på plats, i SP, eller både och. Tar rätt på kurslitteratur och sitt schema. Deltar i kursens olika moment. Examination / Anmäler sig till tentamen, får sin anonymitetskod om det är en salstenta Får resultat via e-post och i studieresultatfunktionen via Studentportalen. Vid Uppsala universitet saknas enhetlighet för näst intill alla dessa steg mellan olika institutioner och även på individnivå då lärare kan utveckla egna rutiner för att administrera olika kursmoment eller tillhandahålla kursmaterial. Information om vad som gäller vid en viss institution eller för en specifik kurs är i flera fall bristfällig eller svår att hitta. Det finns dock föredömliga institutioner som tillgängliggör mycket information på ett tydligt sätt, vilket gör bristen på tydlig information från andra institutioner än mer frustrerande och oförståelig. Flytten av administrativ information från universitetets publika webbsidor till Medarbetar-portalen medför att studenterna nu stöter på en grafisk utformning som skiljer sig både från institutionernas och från www. uu.se när de exempelvis söker information om hur man ansluter sig till Eduroam. Även portalen för Gemensam webbinloggning har ett utseende som för en ovan student inte självklart uppfattas som en officiell del av Uppsala universitet. Den framtida kontakten med studieadministrativt arbete Studenterna ställer sig frågande till begreppet självhjälp i relation till lärare och administra törer och ifrågasätter nyttan i att överföra administrativa uppgifter från administratörer till lärare. De menar att administratörer rimligtvis bör ges stöd till att arbeta med administration medan lärare ges stöd för arbete med pedagogik. En stor tilltro sätts till Studentportalen och dess roll som samlingspunkt för alla former av stöd som en student behöver. Bland annat bör Studentportalen utgöra en bättre plattform för kommunikation så att studenter inte, som idag, tvingas skapa kontaktytor med sina gruppmedlemmar via andra plattformar som t.ex. Facebook för att underlätta samarbete. Den ska även erbjuda stöd för klivet ut i arbetslivet med fler jobbrelaterade funktioner och information om företag. Framtida studenter kommer att få veta vart de ska vända sig för att få svar på vanliga frågor eller vem de bör fråga om de är i behov av hjälp. Registreringsprocessens flöde och dess uppdelning mellan Antagning. se, Studentportalen och institutionerna kommer att vara lätt att följa och förstå. Digital ärendehantering är standard. Detta måste lösas av nya Ladok och av de andra system som ska vara integrerade med nya Ladok. 12

6 BILAGA Scenarier en dag på jobbet 2018 Scenarierna avser att beskriva, och motivera, de olika delförslagen i form av scenarier som beskriver hur vissa arbetsmoment kan tänkas utföras, och vad som då har förbättrats, om målbilden realiseras. 6.1 Administratörens vardag Antagning 2018 För att studenten inte ska missa något före terminsstarten behövs ett ärendeschema (eller flödesschema) som ska se ut så här: Studenten söker en kurs till höstterminen och får utförlig information och tidsplan för antagningsprocessen. Efter urval 1 (alt. efter urval 2) får studenten antagningsbesked via SMS (eller mejl) och instruktioner till nästa steg att tacka ja till kursen till ett visst datum. Studenten får automatiskt en påminnelse inom ett par dagar. Studenten, som har tackat ja till kursen, får anvisningar till nästa steg att läsa institutionens viktiga studieinformation och skriva på ett kontrakt i digital form. Då informeras studenten kortfattat om institutionen (länken till institutionens webbplats och studievägledning) samt om studentens rättigheter och skyldigheter under kursens gång. Studenten uppmanas att senast ett visst datum skaffa ett studentkonto. Efter att ha bockat av Jag har tagit del av kursinformationen kan studenten webbregistrera sig på kursen och få anvisningar om hur eventuell gruppindelning går till. Efter två dagar får studenten en påminnelse om webbregistreringen och ansökan om studentkontot. Studenten måste kunna ansöka om studentkonto och få sina koder digitalt (nu skickas inloggningsuppgifterna från IT-stöd med post och ofta till fel adress!) När studenten är webbregistrerad måste han/hon automatiskt (helst via SMS) få en länk till sin kurssida där den detaljerade kursinformationen ligger: kursplan, kurslitteratur, schema, kontaktuppgifter till lärare och studievägledare. Ärendeschema ska finnas även under själva kursen och ska innehålla: framsteg, tider för inlämningsuppgifter och examinationer (muntliga presentationer, skriftliga tentor mm) och påminnelser, betyg på delkurser och moment, påminnelse om anmälan till tentor och omtentor, kursvärdering mm. Liknande schema måste varje lärare ha för att kunna följa upp studenter och få påminnelser när det är dags att genomföra kursvärdering, förbereda examination, rapportera betyg, mm. Avsluta kurs, blanketthantering och behörighet Det första jag gör på arbetsdagen är att logga in i nya Ladok och ser då att jag fått ett antal meddelanden om händelser sedan senaste inloggning. Jag har själv begärt om bevakning av händelser. Det är bland annat ett meddelande från examinator på kursen Mekanik baskurs för civilingenjörerna årskurs 1 som nu elektroniskt signerat en arkivlista med sammanfattande betyg på de två moduler (provkoder) som kursen omfattar. Listan har skickats direkt till angiven examinator från systemet eftersom vi administratörer tidigare har markerat att så ska den här kursen hanteras. Det har även kommit en lista från en annan examinator i Elektromagnetism och vågrörelse där två betyg ska 13

vägas ihop till ett. Även där har vi administratörer tidigare lagt in i systemet hur just den kursen ska hanteras. Examinator har fått en underlagslista direkt från systemet och själv lagt in det sammanfattande betyget och sedan skickat den elektroniskt signerade listan till administrationen. Efter att ha mottagit listorna så definitivsätter vi dem och strax därefter kan även studenterna se sitt resultat. Det har också kommit in ett ärende med ett tillgodoräknande som har beslutats av examinator. Studenten har fyllt i en blankett med ansökan om att få tillgodoräkna sig laborationskursen i Mekanik baskurs från en liknande kurs på KTH. Studenten skickar ansökan direkt till examinator som får ärendet i systemet. Efter att ha beviljat tillgodoräknandet så rapporterar examinator in betyget TG i systemet, signerar och skickar listan vidare till administratören som definitivsätter och arkiverar. Om det är ett krångligt ärende så kan examinator välja att skicka beslutet för utredning till administratören som sedan hjälper till att upprätta en lista som skickas till examinator för signering. Det har även kommit ett ärende från studievägledaren som beviljat en student studieuppehåll nästa termin. Studievägledaren har lagt in beslutet i systemet och signerat elektroniskt och skickat det vidare till administratören som diarieför, arkiverar och definitivsätter beslutet. Som administratör har jag den högsta (kan se och göra allt) behörigheten. Studierektorer och lärare har nästa behörighet vilket innebär att de kan rätta, rapportera och signera listor, besluta om tillgodoräknanden samt har läsrättigheter. Studievägledare kan lägga in kommentarer, beslut om studieuppehåll/avbrott och läsrättigheter. Rapportering av resultat Tidigare gjorde lärarna ofta egna rättningsstöd med hjälp av Excel-ark där de skrivit formler för att kunna sätta betyg. Tyvärr blev det ju ibland fel i dessa av olika orsaker. Idag behövs inte det eftersom parametrarna lagts in i den elektroniska tentan när den gjordes. Avanonymiseringen sker ännu tryggare idag än tidigare eftersom koden inte kan brytas förrän tentan är färdigrättad och i och med det skickas till mig för avkodning (i e-tentasystemet eller nya Ladok). När examinator undertecknat resultaten elektroniskt söker nya Ladok ut dem som har alla provkoder klara i aktuell kurs och skickar ett meddelande om att det finns en kurslista att signera och när även den är undertecknad markeras kursen som avslutad för studenten. Tidigare fick vi manuellt söka ut de studenter som var klara med alla moment och skriva ut listor för dem som sen skulle undertecknas av examinator och läggas in definitivt av mig. Det blev många listor som skulle skrivas ut och arkiveras. Idag (2018) arkiveras ju allt i nya Ladok på ett säkert och arkivbeständigt sätt. Det har besparat oss mycket jobb, spring med listor och naturen har skonats. Dessutom har vi ju ingen fysisk tentautdelning längre utan så fort examinator har godkänt betygen kan studenten se sin tenta igen och resultatet. Här finns också möjlighet för studenten att direkt ansöka om och motivera en ombedömning. Dagens arbetssätt med tentor är verkligen annorlunda mot hur det var för några år sedan. Jag kommer ihåg all kopiering av tentor och omslag, alla tillbehör som skulle skickas med och all sortering av tentorna när de kom tillbaka. Dessutom fick jag slänga många oskrivna tentor beroende på alla studenter som uteblev från tentamen. Jobbet har helt enkelt både blivit fysiskt lättare och mer stimulerande. Den övergripande arbetsmiljön för kursadministratörer har förbättrats. Tid har frigjorts och vi kan bättre använda vår administrativa kompetens. Inte minst lärarna och studierektorerna känner stor glädje över det mer kvalificerade stöd de får idag när administratörerna har bättre systemstöd i sitt arbete. Sammanfattningsvis har kvalitén på vårt arbete höjts med nya Ladok och i och med det har även studenternas arbetsmiljö blivit bättre. Vi erbjuder en större flexibilitet för studenterna och kan bättre erbjuda hjälp till annat än rutinfrågor. Kanske kan nya Ladok till och med, ur vårt perspektiv, bidra till en bättre värld..? Rapportering. Dags att starta datorn, det har redan gått ett år sedan nya Ladok har installerats och så smidigt det har blivit! Istället för att logga in i diverse system, så kan jag bara öppna webbläsaren som passar mig som bäst, och öppna både Ladok och Studentportalen sida vid sida. Jag behöver bara logga in i ett system för att kunna vara inloggad i flera system och jag blir inte utloggad heller om jag är på språng någonstans. En student ringer och undrar när betyget kommer att synas i Ladok. Studenten kan äntligen ha samma vy som jag har och därför blir det snabbt och enkelt att kunna svara studenten när betyget kommer att rapporteras in. Juni är en riktig rapporteringsmånad då alla betyg ska rapporteras innan sommaren. Examinatorn måste skriva under en resultatlista innan den ska läggas definitivt 14

i systemet av mig. Jag minns när resultatlistorna var i pappersformat och jag jagade intill sista dagen examinatorer för underskriften. Nu förbereder jag listan i det nya Ladok och p.g.a. att läraren idag använder Ladok istället för Studentportalen, så behövs det inga papperslistor. Examinatorn skriver istället under elektroniskt direkt på listan som jag har skapat. Så mycket smidigare! Även när det gäller helkursbetyget kan läraren se underlaget med alla delkurser i Ladok utan att jag behöver skriva ut det. Jag får en notis från systemet att det finns helkursbetyg klara att rapporteras. När jag förbereder listan så kan examinatorn även där kolla underlaget och signera det elektroniskt. På vår institution har vi jour under sommaren, så vi kollar mailen och har telefontid. Ladok är nu webbaserad därför kan jag snabbt besvara även betygsrelaterade frågor direkt via på distans istället för att återkomma senare vid terminsstart. Vardagen och rapporteringen sker mycket snabbare och både lärare och studenter är väldigt nöjda med den snabba servicen! Forskarutbildningen. Registrera, antagning och statistik Idag lägger doktoranderna själva in de övriga kurserna samt de möten och konferenser som de har deltagit på direkt i nya Ladok. Därefter skickas det elektroniskt i systemet till huvudhandledaren som godkänner och signerar att dessa moment ska ingå i doktorandens forskarutbildning. Tidigare kunde endast den som var administratör för forskarutbildningen vid varje institution registrera detta i Uppdok. Arbetsordningen var då registrera, skicka Uppdok-listan till huvudhandledare för signering, listan skickas sedan åter till administratören för definitivsättning och arkivering efter underskriften. Nu har detta moment blivit mycket mer effektivt! Det som också har blivit bra är att doktorandens individuella studieplan finns inlagt i systemet vilket underlättar arbetet då man enkelt kan se exempelvis hur finansieringen ser ut för varje doktorand på ett snabbt och enkelt sätt. Detta p.g.a. att själva ansökan om antagning till forskarutbildningen genomförs nu i nya Ladok systemet. Doktoranderna lägger själva in sin forskningsaktivitet i nya Ladok för både höst- och vårterminen. Vi administratörer kan på ett enkelt sätt ta ut listor och se vilka som saknar inrapportering av aktivitet. Eftersom alla doktoranders mejladresser finns inlagda i systemet kan vi nu enkelt skicka både grupp- och individuella mejl till varje doktorand i systemet gällande den institution som vi administratörer ansvarar för. 6.2 Lärarens vardag Hur kommunicerar olika aktörer under kursens gång? Målbilden utgår från att tekniken för kommunikation kommer att fortsätta att utvecklas och att utvecklingen innebär att den blir allt mer tillgänglig, lättare att använda och att olika redskap blir inbördes kompatibla. Vi utgår från att det gemensamma studieadministrativa systemet är flexibelt och att den senaste tekniken hela tiden och med kort varsel kan användas. Detta är en metautgångspunkt som styr organiseringen av hela projektet. I praktiken är det alltså över tid användarnas teknik som styr systemets utveckling och inte systemet som bestämmer vilken teknologi som användarna har. Universitetets centrala IT-policy måste därför användas till att underlätta anpassning och utveckling, inte till att standardisera teknik och beteenden. Här brottas UU (och alla andra moderna organisationer) med två motstridiga mål: det ena säger att användarna ska få välja sin teknik, det andra är att genom standardisering och styrning av teknikanvändning få ned styckkostnader och overhead. En annan utgångspunkt är att rekrytering av lärare och studenter är avklarad, och lokaler bokade. Som huvudlärare på kursen vill jag nu kommunicera med andra lärare, studenter och administrativ personal (som ansvarar för uppdateringar av schema och dylika saker.) Jag har som lärare tillgång till en portal där jag vid inloggning kan välja vilken kurs/kurstillfälle jag vill arbeta med. Kursens/kurstillfällets startsida har en tidslinje, en grafisk illustration av kursens olika moment över tid. Innehållet i tidslinjen kan till del vara lika för alla (vissa moment finns alltid med) men har också delar som jag själv administrerar. Jag kan välja hur många saker jag identifierar som viktiga händelser, och det finns också en möjlighet att visa tidslinjen i olika detaljeringsgrad. Det innebär att jag kan koppla bilagor eller andra länkar till punkter på tidslinjen. Precis som alla andra anställda har jag automatisk tillgång till de verktyg för kommunikation som är tillgängliga. Studenter ges tillgång till verktygen via sin studentidentitet. Alla som har en UU-identitet med 15

lösenord kan välja hur de vill få och dela information. I praktiken svarar alla som är inblandade i kursen på frågan Jag vill kommunicera via e-post; SMS till mobilnummer 000-000 00 00 eller annan tillgänglig teknik. Att ange kommunikationsvägar är ett centralt moment i tidslinjen som grafiskt illustrerar kursens gång. Uppgiften att välja kommunikationsväg finns i en kom-i-gång-sekvens i början av tidslinjen. Får man ingen information kan man när man loggar in upptäcka vad det beror på om man beskådar tidslinjen, där detta moment flashar tills kommunikationsväg är vald. Som huvudlärare kan jag snabbt och enkelt kommunicera med andra relevanta aktörer under hela kursen och efter kursens slut. Jag vill till exempel hälsa studenter och lärare välkomna, diskutera saker som händer under kursens gång, besvara frågor, organisera gruppövningar, distribuera kursutvärderingar och deras resultat mm. Jag har tillgång till klickbara deltagarlistor och lärarlistor som utgångspunkt för min kommunikation, och kan enkelt kommunicera enskilt och med grupper. Som huvudlärare har jag också möjligt att lägga till lärare (t.ex. gästföreläsare) till listan. Om jag vill kan jag välja att ha en särskild e-postadress för min kommunikation i egenskap av lärare. Använder jag denna kan jag styra kommunikation som handlar just om undervisningen till min funktionsadress som lärare på kursen adress. Jag kan också välja att organisera diskussionsfora och bestämma vilka som ska ha tillgång till vilken information. Lärarlaget kan ha egna fora, studenterna kan ha gruppvisa diskussioner, kanske tillsammans med sin seminarie (grupp)-lärare, och kursen kan ha fora där samtliga deltar. Jag kan själv välja hur länge jag vill ha tillgång till informationen som samlas på dessa fora. Tentamensrutinen Exempel på kurs: Mekanik 5 hp. Studentantal ca 100. Skriftlig tentamen. Studenterna på kursen (och läraren) får automatiskt en påminnelse om att det är dags att anmäla sig till tentamen. Denna rutin borde enkelt kunna kopplas till ett schema/tentabokningssystem. Studenten får som idag en tentamenskod (eller streckkod?). Studenten kan hela tiden se vilken kod de har i portalen. Tentamen genomförs och rättas av inblandande lärare. Ett kodat rättningsprotokoll skapas i Studentportalen någon dag senare. Rättningsprotokollet ska ha en Spara -funktion samt en utskriftsfunktion. Där ska också finnas en automatisk summeringsfunktion. Rättningsprotokollet fylls i av ansvarig lärare. Kurskansliet går igenom sammanräkningen och kollar att rätt betyg har satts. Det avkodade protokollet visas sedan för kursansvarig lärare. Varje student kan sedan se sitt resultat i portalen. Resultatrapportering görs på så sätt att kursansvarig lärare signerar rapportlistan elektroniskt, arkiveringen sker också digitalt. Framstegsrutinen Kursansvarig sätter upp delmomenten samt deadlines för varje moment i en inställningsrutin i Studentportalen. Här bör också finnas en kolumn för tentamensresultatet. Tentamensresultatet hämtas automatiskt från Ladok när det föreligger. Kursens alla delmoment förs in kontinuerligt av inblandade lärare/laborationshandledare. När alla moment för en student är genomförda och godkända visas detta för studenten och kurskansliet som ordnar med resultatrapporteringen (se ovan). Om ett moment saknas eller inte är godkänt några dagar innan deadline informeras studenten automatisk om detta. I slutet av terminen får läraren en påminnelse om att kolla statusen i Framsteg. Det vore bra med information om dels antalet inlämnade delmoment (x inlämnade av totalt y) men även som procentsats. I Framsteg bör man kunna kontakta studenterna direkt. 16

Antagningen För att studenten inte ska missa något före terminsstarten behövs ett ärendeschema (eller flödesschema) som ska se ut så här: Studenten söker en kurs till höstterminen och får utförlig information och tidsplan för antagningsprocessen. Efter urval 1 (alt. efter urval 2) får studenten antagningsbesked via SMS (eller mejl) och instruktioner till nästa steg att tacka ja till kursen till ett visst datum. Studenten får automatiskt en påminnelse inom ett par dagar. Studenten, som har tackat ja till kursen, får anvisningar till nästa steg att läsa institutionens viktiga studieinformation och skriva på ett kontrakt i digital form. Då informeras studenten kortfattat om institutionen (länken till institutionens hemsida och studievägledning) samt om studentens rättigheter och skyldigheter under kursens gång. Studenten uppmanas att senast ett visst datum skaffa ett studentkonto. Efter att ha bockat av Jag har tagit del av kursinformationen kan studenten webbregistrera sig på kursen och få anvisningar om hur eventuell gruppindelning går till. Efter två dagar får studenten en påminnelse om webbregistreringen och ansökan om studentkontot. Studenten måste kunna ansöka om studentkonto och få sina koder digitalt (nu skickas inloggningsuppgifterna från IT-stöd med post och ofta till fel adress!) När studenten är webbregistrerad måste han/hon automatiskt (helst via SMS) få en länk till sin kurssida där den detaljerade kursinformationen ligger: kursplan, kurslitteratur, schema, kontaktuppgifter till lärare och studievägledare. Ärendeschema ska finnas även under själva kursen och ska innehålla: framsteg, tider för inlämningsuppgifter och examinationer (muntliga presentationer, skriftliga tentor mm) och påminnelser, betyg på delkurser och moment, påminnelse om anmälan till tentor och omtentor, kursvärdering mm. Liknande schema måste varje lärare ha för att kunna följa upp studenter och få påminnelser när det är dags att genomföra kursvärdering, förbereda examination, rapportera betyg, mm. 6.3 Studierektorers, programansvarigas och studievägledares vardag Redigering av studieplaner Stödet för arbetet med studieplaner förenklas och blir effektivare. Exempel på detta är följande. Automatisk ifyllning av kursdata givet kurskod eller (tillräckligt mycket av) kursnamnet, inklusive storlek, nivå, och ämnesområde/ämnesområden. Nya Ladok känner till förkunskapskrav, så den varnar/markerar automatiskt om en kurs i studieplanen kräver en kurs som saknas tidigare på programmet. Kurser som (ännu) inte har något kurstillfälle inom rätt period markeras också, liksom kurser som inte är inrättade än (saknar kursplan). Den programansvarige och studierektorer måste kunna kommunicera, genom att skicka frågor och kommentarer med en inbyggd notisfunktion, för den kurs det gäller. När studieplanen är klar för diskussion i programrådet genereras en revisionsversion, där man kan se vilka ändringar som har gjorts från året innan, som görs direkt tillgänglig i Ladok för programrådets medlemmar och berörda studierektorer, alternativt skicka ut med kallelsen genom att först ladda ner den som PDF. När beslutande organ (fakultetsberoende) har fastställt studieplanen skapas saknade kurstillfällen automatiskt, alternativt skapas "Att göra"-ärenden till berörda studierektorer. Studieplanen kan presenteras som en graf, där förkunskapskedjor och nivåer framgår. 17