KFOs lilla lathund Om Lönesättning
Att utforma en genomtänkt lönestruktur KFOs löneavtal är normalt utformade som minilöneavtal. I andra avtal bestäms lönen mellan den anställde och arbetsgivaren. I något enstaka avtal sätts lönen helt och hållet i kollektivavtalet. Det kan även förekomma en kombination av minimi- eller lägstalön och ett lokalt löneutrymme som fördelas individuellt efter lönesamtal. För att kunna sätta en relevant lön är det viktigt att man följer kollektivavtalens regler om lönesättning och har en väl genomtänkt lönestruktur i ett långsiktigt perspektiv. För att uppnå en god lönestruktur krävs att det till verksamhetens lönepolicy knyts lönebildande faktorer som tar hänsyn till individuella prestationer och resultat. Alla anställda i verksamheten utför troligen inte samma eller ens liknande arbetsuppgifter och har inte heller samma kompetens eller kvalifikationer. Eftersom arbetsuppgifterna har olika betydelse för verksamheten är det viktigt att hitta rationella och sakliga skäl för löneskillnader som kan accepteras av de anställda. Det gäller löneskillnader mellan olika arbetsuppgifter, befattningar och individer. Den traditionella metoden har varit arbets- och/eller befattningsvärdering. En annan har varit rangordning av förekommande arbetsuppgifter och ytterligare en kan vara någon form av kompetenssteg. Vilket hjälpmedel som väljs saknar betydelse. Vad som är viktigt är att bedömningen uppfattas som relevant och att det finns en koppling till verksamhetens mål och inriktning. Det är också viktigt att de lönebildande faktorerna i lönesystemet är förankrat och accepterat av de anställda och berörda fackliga organisationer. Denna trycksak kan användas som ett stöd av KFOs medlemsföretag som på olika sätt vill arbeta aktivt med lönepolitiska frågor och lönesättning oavsett verksamhetsinriktning. Att sätta lön: fyra steg 1. Bestämma lönestruktur Lönestrukturen inom verksamheten är grunden i lönesättningsarbetet. Lönespridningen inom de olika befattningsgrupperna ska återspegla kompetens och erfarenhet m m. Fastställ och förankra de faktorer och arbetsmål som är relevanta för verksamheten. 2. Utvärdera individuella prestationer Med utgångspunkt från de faktorer som är viktiga för ett visst arbete och som man är överens om kan den individuella prestationen värderas. Dessa kan delas upp i tre steg: 1) individuella samtal 2) uppsatta mål 3) utvärdering av måluppfyllelse Lönesättningen inleds lämpligen med att man går igenom hur förutsättningarna ser ut. Har det skett förändringar i företaget som gör att lönestrukturen behöver justeras? Har den anställdes arbetsuppgifter förändrats beroende på ökad kompetens eller annat? Finns det rekommendationer eller bestämmelser i kollektivavtalet som måste följas? Det här är frågeställningar som man måste ha tagit ställning till innan lönen kan sättas. När det gäller den enskilde individens lön görs lönesättningen i första hand utifrån de löneavtal som gäller för verksamheten. Vanligtvis är första steget att närmaste chef överlämnar ett förslag på ny lön till den anställde. För att kunna göra en prestationsbedömning måste den anställde och chefen komma överens om hur väl arbetsresultatet har uppfyllt de uppställda målen utifrån de lönebildande faktorerna som är relevanta för verksamheten. Om prestationsbedömningen
inte genomförts på ett tillfredsställande sätt kan det vara svårt att göra en korrekt och objektiv lönesättning och risken för godtyckliga bedömningar ökar. Det är därför en uppgift för arbetsgivaren att se till att prestationsbedömningarna görs innan en ny lön fastställs. 3. Bedömma individuella prestationer Exempel Arbetsmål/faktor Bedömning av arbetsresultat Ej till fullo uppfyllt Uppfyllt Mer än uppfyllt Samarbete Grundläggande förmåga att arbeta tillsammans Aktivt bidra till att skapa ett bra arbetsklimat med andra. Vara ett gott föredöme. Problemlösning Självständigt kunna prioritera sina arbetsuppgifter, lösa problem inom eget arbetsområde Föreslå och ge idéer, ta initiativ till förbättringar inom hela arbetsplatsens verksamhet Kompetensutveckling Söka och delta i utbildningar Dela med sig av sitt kunnande och utveckla arbetskamrater Mångkunnighet Vara öppen för nya arbetsuppgifter Arbeta med fler uppgifter Resultat Ta ansvar för det egna arbetets del i verksamhetens resultat Ta ansvar för det hela arbetsområdets resultat Ledarskap Dagligt arbetsledarskap som ger motiverande och ansvarstagande medarbetare Dagligt arbetsledarskap utöver motiverade och ansvarstagande medarbetare ger dem intresse för utveckling och kontinuerligt lärande 4. En pågående process Börja planera för kommande period. I och med att den nya lönen blivit fastställd är den fasen i lönebildningen avslutad. I relationen chef och anställd handlar det om att sätta upp nya arbetsmål och att bestämma de faktorer som ska utgöra underlag för den framtida prestationsbedömningen. För arbetsgivaren handlar det om att dels analysera den just genomförda lönesättningen och dels planera den kommande perioden. Lönesättningen ska inte ses som en isolerad aktivitet en gång om året utan snarare som en del i en ständigt pågående process. Ett övergripande mål för allt lönesättningsarbete är att stimulera till och belöna ett ökat ansvarstagande och en fortsatt utveckling av den anställdes kompetens. Det ligger i arbetsgivarens intresse att driva denna utvecklingsprocess framåt.
Kompletterande löneformer Individuella löne- och förmånspaket Förutom den traditionella lönen och lönesättningen finns det andra möjligheter att premiera sina anställda med hänsyn till företagets löne- och personalpolitik som inte ger något synligt utfall i lönekuvertet men håller sig inom de befintliga kostnadsramar som är fastställda för verksamheten. Genom att använda de befintliga personalmedlen på ett för de anställda attraktivare sätt kan arbetsgivaren på ett konkret sätt visa att han eller hon bryr sig om sina medarbetare. Den anställde kan därmed få möjlighet att själv välja förmåner inom det befintliga löneutrymmet. Fördelen med detta är att det kan bli lättare att behålla befintlig personal och samtidigt kunna attrahera och rekrytera nya medarbetare. Det ger också en större flexibilitet eftersom olika individer har olika prioriteringar och önskemål. Samtidigt behöver inte den totala lönekostnaden öka för arbetsgivaren. Ett exempel på ett långsiktigt fördelaktig förmån är en privat pensionsförsäkring. Ett sådant byte av lön mot en privat försäkring kan dock påverka den avtalsbundna respektive lagstadgade pensionen. Andra exempel på förmåner kan vara en hemdator. Alla överenskommelser om användning av individuella löne- och förmånspaket ska vara skriftliga. Vill du veta mer om lönepolicy och lönestruktur är du välkommen att kontakta KFO (se även KFOs trycksak om individuella löne- och förmånspaket). Att kartlägga löneskillnader För att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män är arbetsgivaren enligt jämställdhetslagens 10 skyldig att varje år kartlägga och analysera: bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas hos arbetsgivaren, löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbetsuppgifter som är att betrakta som lika eller likvärdiga. Bestämmelsen gäller alla arbetsgivare oavsett antalet anställda. Arbetsgivare som sysselsätter tio eller fler anställda skall dessutom upprätta en handlingsplan för jämställda löner. En sammanfattning av handlingsplanen skall tas in i jämställdhetsplanen. Mer information om hur kartläggning och analyser sker och hur man skriver en handlingsplan för jämställda löner framgår av KFOs lilla lathund Om jämställdhet
KFOs lönepolitiska program En fråga för företagsledningen Lönepolitiken måste bygga på en medveten och klart uttalad vilja om vad man vill åstadkomma i det enskilda företaget. Utformningen av lönepolitiken, såsom en del av personalpolitiken, kan därför ej ske i centrala organisationer utan måste äga rum i företaget, med utgångspunkt från de förutsättningar som råder där och på den lokala arbetsmarknaden. Ansvaret för en lönepolitik, som stimulerar medarbetarna till ökat engagemang och ökad produktivitet, åvilar i första hand företagsledningen. Lönepolitiken skall följdaktligen utformas av denna. Företagsledningens syn på lönebildningens och lönestrukturens betydelse för företaget skall klart återspeglas i lönepolitiken. För att förverkliga de lönepolitiska ambitionerna måste företagsledningen medverka i löneförhandlingsarbetet inom företaget. Den praktiska tillämpningen av lönepolitik är en uppgift för alla chefer i företaget alltifrån vd till arbetsledare. Cheferna skall för verksamheten sätta tydliga och realistiska mål, som kan kopplas till lönesättningsarbetet. Personalfunktionen har som en viktig uppgift att stödja cheferna i deras arbete med lönebildningen samt att samordna företagets lönepolitik. Företagets syn på lönesättningen liksom lönepolitiken i sin helhet, måste vara väl känd och etablerad hos de fackliga organisationerna. Ansvaret för detta har såväl företagets ledning som dess personalfunktion. God lönestruktur Ett företags lönepolitik skall åstadkomma en god lönestruktur. Därigenom befrämjas rekrytering av goda förmågor samt möjligheterna att behålla och utveckla kompetenta medarbetare. Individuella löner Individuell lönesättning skall eftersträvas i största möjliga utsträckning. Avsikten härmed är att stimulera de anställda att utveckla sitt kunnande samt att ta ansvar och förbättra sina arbetsprestationer. Hänsyn måste tas till arbetets svårighetsgrad och påfrestning samt individens personliga egenskaper och kvalifikationer. Om en renodlad individuell lönesättning inte är genomförbar bör principerna för individuell lönesättning tillämpas på mindre grupper. Rörliga löner Företag som i sitt lönesystem premierar ökad produktivitet visar i regel ett bättre ekonomiskt resultat än företag som har en mera statisk löneuppbyggnad. Därför bör löneformer tillskapas som belönar goda arbetsprestationer och resultat. Detta kräver oundvikligen aktiva insatser i företaget och ekonomiska åtaganden avseende information, uppföljning och återrapportering. I detta arbete fordras ett stort engagemang och intresse från företagsledningen och övriga chefer. I annat fall uppstår betydande svårigheter att väcka och vidmakthålla de anställdas intresse av att påverka produktivitet och resultat och därmed sin egen lön. Samband mellan prestation och lön Den anställde måste fortlöpande underrättas om i vad mån uppsatta mål för arbetet uppnås. Vid utformningen av lönesystem och vid tilllämpning av individuell lönesättning är det av vikt att den anställde klart uppfattar sambandet mellan den egna arbetsinsatsen och lönen. Lön skall utgå efter grunder som är enkla, lättbegripliga och som upplevs som rättvisa.
Arbetsgivarföreningen KFO Besöksadress: Klara södra kyrkogata 1 Postadress: Box 16 355, 103 26 Stockholm Tel: 08-702 54 00 Fax: 08-714 88 21 Mail: info@kfo.se www.kfo.se