www.pwc.com/se Granskning administrativa processer Revisionsrapport Torsås kommun September 2012 Caroline Liljebjörn Carl-Magnus Stensson Lisa Åberg
Innehållsförteckning Sammanfattning sid. 3 1. Inledning sid. 6 2. Kommunövergripande iakttagelser sid. 12 3. Ekonomiadministration sid. 16 4. Löneadministration sid. 35 5. Nämndsadministration sid. 41 6. Tidsredovisning sid. 50 7. Bilaga sid. 57 2
Sammanfattning Kommunal Sektor har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Torsås kommun genomfört en granskning av kvalitet och effektivitet i de administrativa processerna avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration. Syftet med granskningen är att granska effektiviteten i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet har även varit att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunen i huvudsak har ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löneoch nämndsadministration. Vi gör dock bedömningen att det finns ett antal områden med förbättringsmöjligheter. När det gäller budgetuppföljning samt nämndsadministration framkommer det flest negativa omdömen från medarbetarna. Svarsfrekvensen avseende tidsredovisningen är lägre än svarsfrekvensen avseende kvalitet och måste därför bedömas med försiktighet. Ekonomiadministration Vi menar att det kan vara viktigt att förtydliga vilka beslutsnivåer som krävs för olika typer av beslut för att Det finns skillnader i hur effektiva de olika områdena klargöra respektive ansvar. Detta som möjligheterna att upplevs. Bedömningen varierar mellan olika förvaltningar påverka budgeten och dess utfall har fått negativa och olika personalkategorier (roller). omdömen. Vi kan också se att ansvaret mellan verksamheten och ekonomiavdelningen tydliggörs. Det är inte enligt vår mening ekonomerna som har budgetansvar för verksamheterna. Vi anser att kommunen bör se över sin målstyrningsmodell för att tydliggöra denna. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget har fått flest negativa omdömen och jämfört med andra kommuner är resultatet negativt. Vi har dock noterat att målstyrningsmodellen är under utarbetande och att ett IT-verktyg för uppföljning har anskaffats. Drygt 20 % av medarbetarna i Torsås anser sig inte helt nöjda med tillförlitligheten i prognoser. Drygt 40 % anser inte helt att förvaltningarna vidtar åtgärder vid prognostiserade underskott. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet, prognossäkerhet och vidta åtgärder vid underskott. Vi finner inte att resultatet är ändamålsenligt. 3
Sammanfattning forts Endast 40 % av medarbetarna anser att kommunens verksamhetssystem kan följa upp verksamhet kopplat till ekonomi helt eller till viss del. Enligt uppgifter kommer en förändring att ske avseende rapportering. Vi rekommenderar att förbättra och tydliggöra området, för att säkerställa en god ekonomisk styrning. Förslagsvis sker en översyn tillsammans med verksamheten avseende rapportbehov och vilka verktyg som är nödvändiga för den specifika verksamheten. Löneadministration Vi bedömer att processen avseende löneadministration har vissa brister. Det baserar vi på att löneassistenterna centralt bistår cheferna i stor utsträckning samtidigt som tidsstudien indikerar att verksamhetschefer i Torsås lägger lite tid på löneadministration jämfört med övriga kommuner som ingår i granskningen. Vi rekommenderar att större krav ställs på att verksamhetscheferna utför de uppgifter som åligger dem. Det är chefens ansvar att inskickat material ska vara fullständigt. Vi vill uppmuntra till att vidareutveckla rapporter som är användarvänliga. Nämndsadministration Vi bedömer att kommunstyrelsen snarast bör upprätta och fastställa en delegationsordning. Avsaknad av delegationsordning bidrar dessutom till stor ineffektivitet i ärendehanteringen. Enligt vår bedömning effektivseras ärendehanteringen om samtliga handläggare använder den kommungemensamma mallen vid upprättandet av tjänsteskrivelser. Vi bedömer att även kommunstyrelsen bör upprätta och fastställa dokumenthanteringsplan för att effektivisera hanteringen av allmänna handlingar och arkivhanteringen. Vi rekommenderar att kommunens mall för tjänsteskrivelse revideras så att den innehåller en fast underrubrik under vilken genomförda konsekvensanalyser redovisas. Detta för att minska risken för uppkomsten av dåligt beredda ärenden och handlingar. 4
Sammanfattning forts Tidsåtgång Jämförelse måste bedömas med försiktighet då underlagen bygger på en självskattning. Vi bedömer att kommunen i huvudsak har en kostnadseffektiv administration och total tid bedöms som rimlig jämfört med andra kommuner. Dock skiljer sig kommunen avseende en högre andel ekonomiadministration jämfört med andra kommuner. Framförallt anser verksamhetscheferna att mycket tid går åt till ekonomiadministration. Total redovisad tid inom verksamhetsprocesserna är lägre i Torsås i denna jämförelse. 5
Inledning 6
Bakgrund, syfte och revisionsfråga Bakgrund: Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, uppföljning och utvärdering av mål, organisationens funktionssätt, produktivitet, kvalitet och effektivitet. Syfte: Syftet är att granska kvalitet och effektivitet i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet är även att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Granskningen ska på ett övergripande sätt besvara följande revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration? Kontrollfrågor: Bidrar administrationen inom de granskade processerna till god styrning av kommunen? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna med tillfredsställande kvalitet? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna kostnadseffektivt? Är den totala tiden för administration rimlig i förhållande till andra kommuner? 7
Avgränsning I ekonomiadministration innefattar vi följande delprocesser: Redovisning (processer för hantering av leverantörs- och kundfakturor, kassa, interna affärer och löpande bokföring) Budgethantering Uppföljning inkl prognoser och bokslut I löneadministration innefattar vi följande delprocesser: Rapportering och attestering av löner Löneredovisning I nämndsadministration innefattar vi följande delprocesser: Löpande hantering av allmänna handlingar Sammanträdesadministration/ beredning Styrning och genomförande av utredningar Granskning av kvalitet I denna granskning ingår inte att särskilt granska den interna kontrollen. Det har inte gjorts några kontroller via stickprov av den löpande hanteringen. Däremot har det ställts ett antal webb-frågor till medarbetarna kring upplevelsen av kvalitet. Det är i första hand svaren på dessa frågor som utgör grunden för våra bedömningar av kvaliteten. Granskning av kostnadseffektivitet Vår bedömning bygger på en jämförelse med andra kommuner utifrån medarbetarnas svar på enkätens frågor 0m olika rutiner och deras bedömning av hur mycket tid som används inom olika processer relaterat till ett antal volymuppgifter för berörda områden. 8
Metod och genomförande (1) För att fånga många personers syn på hur administrationen i Torsås kommun fungerar, har underlag samlats in via webformulär/-enkäter. Urvalet av personer har varit chefer med ekonomi- och personalansvar samt administratörer inom de berörda områdena. Totalt har 51 respondenter representerande samtliga förvaltningar, haft möjlighet att besvara enkäterna. Personer med ekonomisk attesträtt men utan att vara chefer har inte deltagit i granskningen. Enkäterna har bestått av två delar och har syftat till att fånga synpunkter om funktionalitet, kvalitet och effektivitet inom de granskade områdena: 9
Metod och genomförande (2) Del ett av enkäten omfattade påståenden/frågor om olika rutiner/ processer där respondenten bedömde hur väl påståendet stämmer med förhållandena i Torsås kommun. 36 personer har svarat på denna del = 71 procents svarsfrekvens (se bilaga 1). I del två har respondenten fått uppskatta den tid som hon/han under 2011 arbetat med olika arbetsuppgifter. All tid har fördelats efter det att semester och annan frånvaro räknats bort. Fördelning av tid har genomförts inom ett antal områden. Omvandling av nedlagd tid, från antal dagar till antal årsarbetare har gjorts utifrån antagandet att en årsarbetare arbetar 200 dagar. 28 personer har svarat på denna del = 55 procents svarsfrekvens. Bedömningen av arbetad tid ger övergripande svar på hur tiden fördelar sig på: hur mycket tid som respektive medarbetare arbetar inom de granskade administrativa processerna/ delprocesserna hur mycket tid respektive medarbetare arbetar inom övriga administrativa processer (inte detaljerat) hur mycket tid respektive medarbetare arbetar med andra arbetsuppgifter (100 % av arbetad tid ska fördelas) För att bedöma hur mycket tid hela gruppen med respondenter skulle fördelat sin tid om alla svarat, har en bortfallsanalys gjorts. Denna utgår från svarsfrekvens per Roll. 10
Metod och genomförande (3) Som en tredje del har det kompletterats med insamling av relevanta faktauppgifter om de granskade administrativa processerna (t.ex. volym och systemkostnad). Genom att relatera den insamlade informationen till varandra går det bl.a. att få fram ett antal nyckeltal som redovisar hur mycket resurser som åtgår i de administrativa processerna i förhållande till vad som åstadkoms i dessa. Jämförelse kan göras för samtliga de granskade administrativa processerna. Resultatet från Torsås kommun jämförs i vissa delar med resultatet från andra kommuner. Läsanvisningar, diagrammen i rapporten speglar medarbetarnas svar på de frågor som ställts i webb-enkäten. I diagrammen redovisas svaren i procent i förhållande till antalet inkomna svar per ställd fråga. Respondenterna har haft 4 bedömningsval till respektive fråga; helt, i huvudsak, till viss del och inte alls. Dessa redovisas enligt färgerna: Helt = mörkgrönt I huvudsak = ljusgrönt Till viss del = gul/röd Inte alls = röd Rapporten har sakavstämts av kommunens tjänstemän. 11
Kommunövergripande iakttagelser 12
Svarsfrekvens Del ett av enkäten omfattade påståenden/frågor om olika rutiner/ processer där respondenten bedömde hur väl påståendet stämmer med förhållandena i Torsås kommun. 36 personer har svarat på denna del = 71 procents svarsfrekvens (se bilaga 1). I del två har respondenten fått uppskatta den tid som hon/han under 2011 arbetat med olika arbetsuppgifter. All tid har fördelats efter det att semester och annan frånvaro räknats bort. Fördelning av tid har genomförts inom ett antal områden. 28 personer har svarat på denna del = 55 procents svarsfrekvens. Nedan redovisas svarsfrekvensen per kommun Antal respondenter del 1 del 2 Torsås 51 respondenter 71 % 55 % Kommun 2, 61 respondenter 80 % 66 % Kommun 3, 83 respondenter 59 % 52 % Kommun 5, 62 respondenter 77 % 65 % 13
Jämförelse av den samlade bedömningen för den totala administrationen mellan ett antal kommuner Vid en jämförelse mellan fyra andra kommuner framgår att medarbetarnas bedömning på en samlad nivå är relativt likvärdig. Däremot finns det en spridning på lägre nivå om hur olika områden fungerar. Detta visas på ett antal andra bilder i rapporten. 14
Sammanfattning av svar medarbetarnas bedömning per huvudområde Totalt har 52 frågor/ påståenden om effektivitet och kvalitet inom de granskade områdena besvarats av medarbetare i kommunen. Resultatet har sammanställts i ett antal huvudområden. Inom området nämndsadministration finns det flest negativa bedömningar följt av budget och uppföljning. 15
Iakttagelser ekonomiadministration 16
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning När alla påståenden inom området budget och uppföljning beaktas kan det konstateras att det för alla jämförande kommunerna finns en hel del synpunkter på att det finns delområden som kan utvecklas. Av medarbetarna i Torsås anser sig ca 30 % kritiska eller till viss del kritiska inom området budget och uppföljning. 17
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning Socialförvaltningen är minst nöjd med hanteringen inom budget och uppföljning. 18
Enskilda påståenden/ frågor inom området budget Kopplingen mellan verksamhetens mål och ekonomin är det påstående som har mest negativa bedömningar. Även påståendena om befogenheter att påverka budget och dess utfall får negativa omdömen. Medarbetare inom socialförvaltningen och förvaltningen för ledning och administration är mest kritiska avseende nedan ställda frågor. Kommentarer: Ibland har man budgetansvar men ändå kan saker komma att tillkomma och belasta ens budget i efterhand då politiken haft möten. Då har man väldigt svårt att hålla budget och ha "ansvar" över sina pengar. Som ekonom har jag inget budgetansvar och ska heller inte ha något. Har tyvärr inte haft några direkta verksamhetsmål under senaste året. 19
Jämförelse av koppling mellan verksamhetsmål och budget för ett antal kommuner I Torsås uppger ca 70 % ett negativt omdöme avseende koppling mellan verksamhetsmål och budget. 20
Jämförelse befogenhet att påverka budget och utfall för ett antal kommuner Ca 50 % i Torsås har gett negativt omdöme avseende befogenhet att påverka budget och utfall. 21
Enskilda påståenden/ frågor inom området uppföljning Påståendet som avser verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet är det påstående som fått mest negativa omdömen. Påståendet förvaltningen vidtar åtgärder vid prognostiserade underskott får också negativa omdömen. Tillgängligheten till ekonomisk information får överlag bättre omdöme jämfört med andra kommuner. Kommentar: Finns ingen koppling mellan verksamhetssystem och ekonomisystem. Om samma problem kvarstår år från år så är det ju något som är fel när budgeten läggs och man borde ändra redan där, men tyvärr görs inte detta och det blir då underskott år från år. 22
Jämförelse av tillförlitliga prognoser samt ifall åtgärder vidtas vid prognostiserade underskott för ett antal kommuner Torsås har en mer genomsnittlig bedömning om tillförlitligheten i prognoserna. Förvaltningen vidtar åtgärder vid prognostiserade underskott får i jämförelse med andra kommuner sämre omdöme. Kommentarer Fråga: Ekonomiska prognoser är tillförlitliga? Fråga: Förvaltningen vidta åtgärder vid prognos om underskott? 23
Jämförelse av verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet för ett antal kommuner Torsås har en mer negativ bedömning än övriga kommuner om verksamhetssystemets koppling till ekonomisystemet. 24
Sammanfattande iakttagelser budget och uppföljning Av resultatet kan utläsas ett visst missnöje med hur rutinerna fungerar inom området budget och uppföljning. Vid en jämförelse mellan förvaltningar är medarbetare inom socialförvaltningen minst nöjda. Chefer och övriga befattningshavare är minst nöjda inom området budget och uppföljning. Förvaltningarnas ekonomer är placerade centralt på kommunledningskontoret. Samhällsbyggnadsförvaltningen har nyligen fått tillgång till ekonomtid från centralt håll, vilket de inte har haft tidigare. Drygt 20 % av medarbetarna har angivit att de inte har god kännedom om ekonomiska styrprinciper. Torsås har i relation till andra kommuner ett bättre utfall. Drygt 40 % anser att stödet från ekonomiavd/staben endast till viss del ger stöd i budgetprocessen. Uppföljning Överlag vid en jämförelse med andra kommuner svarar medarbetarna att uppföljningsprocessen fungerar likt genomsnittet (ca 20 % helt eller till viss del missnöjda). Budget Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget har fått flest negativa omdömen. Även i jämförelse med andra kommuner är resultatet negativt. Enligt uppgifter är målstyrningsmodellen under utarbetande. De politiska målen är indelade i fem fokusområden. Utifrån de fem fokusområdena ges uppdrag till respektive nämnd. Ett ITverktyg har anskaffats för uppföljning av uppdragen. Drygt 20 % av medarbetarna i Torsås anser sig inte helt nöjda med tillförlitligheten i prognoser. Drygt 40 % anser inte helt att förvaltningarna vidtar åtgärder vid prognostiserade underskott. Enligt intervjuerna har förvaltningarna tagit fram besparingsförslag men som inte nämnderna beslutat om Även möjligheterna att påverka budgeten och dess utfall har fått negativa omdömen. 25
Sammanfattande iakttagelser budget och uppföljning Påståendet vårt verksamhetssystem är tillräckligt bra utifrån vårt behov att följa upp vår verksamhet kopplat till vår ekonomi får sämst resultat i jämförelsen med andra kommuner. Utav medarbetarna anser endast 40 % att kommunens verksamhetssystem kan följa upp verksamhet kopplat till ekonomi helt eller till viss del. Enligt uppgifter har det sidoordnade rapportverktyget för ekonomisk information kompletterats med en modul för uppföljning av verksamhetsmål. Modulen har inte börjat användas ännu. 26
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området leverantörsfakturor I Torsås är medarbetarna mer nöjda än i övriga kommuner med hanteringen av leverantörsfakturor. 27
Enskilda påståenden/ frågor inom området leverantörsfakturor Medarbetarna är nöjda, men är något mer negativa till hur man använder kommunens kontoplan och till påståendet att det är enkelt att göra beställningar i inköpssystemet. 28
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området kundfakturor Medarbetarna i Torsås tycker att hanteringen av kundfakturor fungerar något bättre än i övriga kommuner. 29
Enskilda påståenden/ frågor inom området kundfakturor Medarbetarna i Torsås är till övervägande del nöjda med hanteringen inom området kundfakturor. Kommentar: Då man gör dem så sällan är det inte alltid man kommer ihåg hur, men ekonomiavdelningen och personalen där är då fantastiska och hjälper en! 30
Sammanfattande iakttagelser leverantörsfakturor och kundfakturor Leverantörsfakturor Inköpsrutiner Antalet leverantörsfakturor är ca 11 600 för 2011 varav i stort sett alla fakturor scannas. Inom ett år planerar kommunen att införa möjligheten att ta emot e-fakturor. Medarbetarna är till viss del även kritiska gällande att hanteringen av beställningar från leverantörer sker på ett enkelt och smidigt sätt. Jämfört med övriga kommuner i granskningen har Torsås något färre leverantörsfakturor per 1000 invånare. Medarbetarna i Torsås är mer nöjda med hanteringen av leverantörsfakturor jämfört med övriga kommuner som deltar i granskningen. Kommunen har inget eget inköpssystem, men flera beställningar görs via internet. Tecknade ramavtal finns på kommunens intranät. Kommunens kontoplan finns digitalt på intranätet. För närvarande uppdateras den utifrån den senaste versionen av KommunBas. Kommentar från enkäten: Jag vet hur jag ska använda kontoplanen men det är inte enkelt att hitta. Ett förslag är att ha den digitalt, enklare att uppdatera den då. Idag finns den i pappersform och uppdateras inte tillräckligt. E-fakturor bör kunna tas emot. Det tror jag vi har igång om cirka ett år. Kundfakturor Antalet kundfakturor är ca 17 000 för 2011. Av dessa är ca 900 manuella, vilket utgör 5 % av det totala flödet. Kundfakturorna utgörs till största delen av fakturor från verksamheterna VA, äldreomsorg och barnomsorg. Fakturorna skapas i olika försystem och överförs till ekonomisystemet per automatik. De manuella underlagen skickas till ekonomikontoret och där sker registrering i ekonomisystemet. Underlagen utgörs av en blankett som finns tillgänglig på intranätet. Kommunen erbjuder sina kunder autogiro vilket är positivt ur effektivitetssynpunkt då betalningarna kan ske på ett smidigt sätt. Möjligheten för kunder att få e-faktura kommer att erbjudas om någon månad. Först ut är kunder inom äldreomsorg och barnomsorg. 31
Revisionell bedömning ekonomiadministration 32
Revisionell bedömning ekonomiadministrationen Vi bedömer att processerna avseende ekonomiadministrationen i huvudsak är ändamålsenliga. Det baserar vi på att övervägande delen av medarbetarna är nöjda med hur processerna fungerar. Budget Vi anser att kommunen bör se över sin målstyrningsmodell för att tydliggöra denna. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget har fått flest negativa omdömen och jämfört med andra kommuner är resultatet negativt. Vi har dock noterat att målstyrningsmodellen är under utarbetande och ett IT-verktyg för uppföljning har anskaffats. Vi menar att det kan vara viktigt att förtydliga vilka beslutsnivåer som krävs för olika typer av beslut för att klargöra respektive ansvar. Detta som möjligheterna att påverka budgeten och dess utfall har fått negativa omdömen. Vi kan också se att ansvaret mellan verksamheten och ekonomiavdelningen behöver tydliggöras. Det är inte enligt vår mening ekonomerna som har budgetansvar för verksamheterna. Uppföljning Drygt 20 % av medarbetarna i Torsås anser sig inte helt nöjda med tillförlitligheten i prognoser. Drygt 40 % anser inte helt att förvaltningarna vidtar åtgärder vid prognostiserade underskott. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet, prognossäkerhet och vidta åtgärder vid underskott. Vi finner inte att resultatet är ändamålsenligt. Endast 40 % av medarbetarna anser att kommunens verksamhetssystem kan följa upp verksamhet kopplat till ekonomi helt eller till viss del. Enligt uppgifter kommer en förändring att ske avseende rapportering. Vi rekommenderar att förbättra och tydliggöra området, för att säkerställa en god ekonomisk styrning. Förslagsvis sker en översyn tillsammans med verksamheten avseende rapportbehov och vilka verktyg som är nödvändiga för den specifika verksamheten. Leverantörsfakturor Med stöd av intervjuerna gör vi bedömningen att processen avseende leverantörsfakturor ytterligare kommer att förenklas när det blir möjligt att ta emot e-fakturor. Drygt 40 % anser att stödet från ekonomiavd/staben endast till viss del ger stöd i budgetprocessen. Jämfört med andra kommuner avviker kommunen negativt. Vi anser att orsakerna till detta tydligare bör analyseras och åtgärdas. 33
Revisionell bedömning ekonomiadministrationen Inköpsrutiner Vi rekommenderar att signalerna om att stödet för att göra beställningar inte fungerar bra bör utredas närmare, till exempel genom att göra en analys av köptroheten mot leverantörer som kommunen har ramavtal med. Kundfakturor Vi ser positivt på att kommunen erbjuder sina kunder autogiro och att e-faktura kommer att erbjudas. 34
Iakttagelser löneadministration 35
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området löner Medarbetarna i Torsås har en något bättre bedömning angående hanteringen av löner jämfört med övriga kommuner. 36
Enskilda påståenden/ frågor inom området löner 37
Sammanfattande iakttagelser löneadministration Lönesystemet byttes för tre år sedan och då infördes elektronisk avvikelserapportering, så kallad självservice. I och med införandet av självservice har de centralt placerade löneassistenternas arbetsuppgifter ändrats från att stansa in uppgifter i systemet till att utföra kontroller av inrapporterade uppgifter. Av enkäten framgår att ca 30 % av medarbetarna upplever att informationen ur lönesystemet inte är enkel att förstå. Personalchefen förklarar vid intervjun att det finns möjlighet att utveckla rapporterna ytterligare och att detta arbete kvarstår efter systembytet. Framtagna rapporter finns på intranätet, men det är vanligt att chefer kontaktar löneassistenterna istället för att söka informationen själva. Av enkäten framgår vidare att samtliga medarbetare anser att stöd och support i lönehanteringen är tillräcklig. Vid jämförelse av hur mycket tid som verksamhetsansvariga chefer bedömer att de använder till löneadministration har Torsås den lägsta andelen av de kommuner som ingår i granskningen. Ca 20 % av de som svarat på enkäten håller inte med om att lönerutiner är tydliga och dokumenterade. 38
Revisionell bedömning löneadministration 39
Revisionell bedömning löneadministration Vi bedömer att processen avseende löneadministration har vissa brister. Det baserar vi på att löneassistenterna centralt bistår cheferna till i stor utsträckning samtidigt som tidsstudien indikerar att verksamhetschefer i Torsås lägger lite tid på löneadministration jämfört med övriga kommuner som ingår i granskningen. Vi rekommenderar att större krav ställs på att verksamhetscheferna utför de uppgifter som åligger dem. Det är ett chefsansvar att inskickat material ska vara fullständigt. Vi vill uppmuntra till att vidareutveckla rapporter som är användarvänliga. 40
Iakttagelser nämndsadministration 41
Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området nämndsadministration Medarbetarna i Torsås är mest negativa till hanteringen inom området nämndsadministration jämfört med övriga kommuner. När alla påståenden inom området nämndsadministration beaktas kan det konstateras att det finns en hel del synpunkter på att det finns delområden som kan utvecklas. 42
Enskilda påståenden/ frågor inom området nämndsadministration 43
Medarbetarnas enskilda påståenden inom nämndsadministration Medarbetarnas kommentarer: Ibland missas syftet, och man känner att man gör utredningar som inte förändrar saker utan det löper på. Känsla av ogjort arbete kommer ofta i dessa utredningsuppdrag. Känns som ingen håller reda och sorterar ut gammalt. Jag har inte själv (enkel) tillgång till diariet att jag själv kan söka i det utan måste fråga någon. Det gillar jag inte. Svårt att hitta dokument och att söka bland dokument själv. Tjänsteskrivelser och förslag till beslut saknas ofta. 44
Nämndsadministration sammanfattande synpunkt per förvaltning Medarbetarna inom socialförvaltningen är mest missnöjd med hur nämndsadministrationen fungerar. 45
Sammanfattande iakttagelser nämndsadministration I jämförelsen är Torsås den kommun som har mest negativa svar inom området nämndsadministration. Enkäterna visar att respondenterna är mest negativa till påståendena om mallen för tjänsteutlåtande/tjänsteskrivelse, huruvida beredningsarbetet inför nämnden/styrelsen är effektivt och välfungerande. Vidare är även respondenterna negativa till påståenden om rutiner för inlämnande av ärenden till beredning, att endast ärenden på föredragningslistan behandlas på sammanträdet och utredningsuppdrag har tydliga direktiv. Enkäterna visar också att respondenterna är förhållandevis negativa till påståenden om att verksamheterna har en dokumenthanteringsplan med gallringsregler och att det är enkelt och smidigt att söka ärenden i diariesystemet. Av intervjuerna framkommer att aktuell dokumenthanteringsplan finns för vissa nämnder, men saknas för kommunstyrelsen. Det finns en mall för tjänsteskrivelser, men den används inte av alla. Många använder en brevmall istället eftersom man inte känner till att mallen för tjänsteskrivelser finns. Det finns endast tjänsteskrivelser i vissa ärenden som behandlas i styrelse och nämnder. Enhetliga mallar finns för kallelser, protokoll samt bilagor. Tjänstemännen går igenom ärenden inför utskick till arbetsutskottet. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör den politiska beredningen för ärenden som inte beslutats i nämnd. Alla nämnder utom tekniska har arbetsutskott. Utskick av handlingar görs till samtliga ledamöter i kommunstyrelsen inför arbetsutskottets möte. Inget nytt utskick görs inför kommunstyrelsen. Detta har lett till att vissa ledamöter inte har med sig handlingarna på kommunstyrelsens sammanträde. Det finns ingen deadline för när ärenden ska vara inlämnade innan mötet. Det anses viktigare att ärenden kan tas med på kallelsen med kort framförhållning. Det finns en punkt för övrigt på kallelsen vilket gör att sent anmälda ärenden kan tas upp om ordföranden godkänner det. 46
Sammanfattande iakttagelser nämndsadministration Det förekommer att ärenden som inte är helt färdigberedda tas med på kallelsen. Partierna har inte gruppmöten inför arbetsutskottets möten och därmed tar inte ledamöterna ställning i frågor förrän på kommunstyrelsens sammanträden. Om ärenden läggs på bordet vid sammanträdena skjuts oftast beslutet till ett kommande möte. Direktiv till utredningsuppdrag lämnas muntligen och är i regel kortfattade. Det krävs att utredaren har fingertoppskänsla eftersom uppdragen oftast är allmänt formulerade. Kommunstyrelsen har ingen delegationsordning. Det finns en rutin för uppföljning av beslut i kommunstyrelsen och arbetsutskottet. Ärenden som kräver någon form av åtgärd eller återrapportering förtecknas på en lista. Listan redovisas en gång i månaden till arbetsutskottet. Samma lista används för att följa upp beslut i kommunfullmäktige. Kanslienheten i Torsås har skickat ut en enkät till ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen där de ges möjlighet att lämna synpunkter på den service som kansliet ger. Svaren har inte hunnit komma in ännu. 47
Revisionell bedömning nämndsadministration 48
Revisionell bedömning nämndsadministration Vi ser med oro på att kommunstyrelsen saknar delegationsordning. Detta innebär att utskott och tjänstemän inte har rätt att fatta beslut i kommunallagens mening på kommunstyrelsens vägnar. Vi bedömer att kommunstyrelsen snarast bör upprätta och fastställa en delegationsordning. Avsaknad av delegationsordning bidrar dessutom till stor ineffektivitet i ärendehanteringen. Enligt vår bedömning effektivseras ärendehanteringen om samtliga handläggare använder den kommungemensamma mallen vid upprättandet av tjänsteskrivelser. Vi bedömer att även kommunstyrelsen bör upprätta och fastställa dokumenthanteringsplan för att effektivisera hanteringen av allmänna handlingar och arkivhanteringen. Vi bedömer att dåligt beredda ärenden och handlingar som läggs på bordet bidrar till att de förtroendevalda fattar beslut som inte är välgrundade och tillräckligt sakkunnigt belysta av förvaltningen. Ett sådant förfarande ökar också risken för återremisser som ger fördröjningar i beslutsprocessen. Vi rekommenderar att kommunens mall för tjänsteskrivelse revideras så att den innehåller en fast underrubrik under vilken genomförda konsekvensanalyser redovisas. Vi bedömer att kommunstyrelsen redan vid fattandet av beslut av uppdragskaraktär bör eftersträva att formulera besluten så att de innehåller tidsangivelser då utredningsuppdrag ska vara färdiga och återrapporterade. Då utredningsuppdrag ges i samband med beredningen anser vi att uppdragen även bör ges skriftligt för att undvika att missförstånd och fel uppstår. 49
Iakttagelser tidsredovisning 50
51
Fördelning av tid inom huvudområden, antal årsarbetare (bortfallsjusterat) 52
Fördelning av tid inom huvudområden, antal årsarbetare (bortfallsjusterat) per 1000 invånare 53
Tabell Andel av tid, jämförelse verksamhetsansvariga chefer 54