Information och råd till dem som beviljats stöd ur något av de Regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning 2007-2013 Ver. 1, 071217
2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Information och råd... 4 Förklaringar... 4 Hitta information på hemsidan... 4 Webbansökan och manuell ansökan... 4 Att tänka på... 4 Vad är ett projekt?... 4 Projektavgränsning... 4 Beslut... 5 Horisontella kriterier... 5 Arkivering... 5 Granskningsrätt... 5 Omprövning och upphävande av beslut... 5 Återbetalningsskyldighet... 5 Rapportering av förändringar i projektet... 5 Statsstöd... 6 Offentlig Upphandling Stödmottagare som omfattas av LOU... 6 Stödmottagare som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling... 6 Moms... 6 Ansökan om utbetalning av stöd... 7 Underlag till ansökan om utbetalning av stöd... 7 Utbetalning av stöd... 7 Förskott... 8 Information och publicitetskrav... 8 3
Information och råd Detta dokument ska fungera som stöd till projektägare för att få en övergripande information samt kunskap om var mer detaljerad information finns som är viktig för genomförande av projekt. Förklaringar I text i detta dokument betyder: Föreskrifter: Nuteks föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden för regional konkurrenskraft och sysselsättning i Sverige 2007-2013. Handledning: Handledning och Upplysningar, Regionala strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning 2007-2013. Hitta information på hemsidan Information om de regionala strukturfondsprogrammen för konkurrenskraft och sysselsättning 2007-2013 finns på Nuteks hemsida www.nutek.se. På hemsidan finns: Ansökningsblankett Medfinansieringsintyg Ansökan om utbetalning med tillhörande bilagor Mallar för läges- och slutrapport Nuteks handledning och upplysningar för de regionala strukturfondsprogrammen Nuteks föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden för regional konkurrenskraft och sysselsättning i Sverige 2007-2013 Grafiska riktlinjer och riktlinjer hur man informerar om projekt som delfinansieras av Europeiska Unionen Förordningar Dokumenten är kommer att uppdateras kontinuerligt utifrån nya rutiner, riktlinjer och föreskrifter. Gällande version finns alltid tillgänglig på hemsidan. Webbansökan och manuell ansökan För tillfället är det endast möjligt att använda sig av manuella ansökningar (ansökan om stöd och ansökan om utbetalning av stöd). Inom kort (första halvåret 2008) blir det möjligt att göra dessa ansökningar via www.nutek.se och då ska endast webbansökan användas. För er som nu fått beslut blir webbansökan aktuell när det gäller ansökan om utbetalning. Information om när det går att ansöka via webben kommer att finnas på www.nutek.se. Att tänka på Vad är ett projekt? Ett projekt är en bestämd avgränsad verksamhet med specifika mål, begränsad tidsperiod och förutbestämda resurser. Ett projekt har en särskild projektorganisation. Projektavgränsning Projektavgränsningen är mycket viktig både sett till verksamheten och den ekonomiska redovisningen. Om en tydlig projektavgränsning saknas är verksamhet och ekonomi omöjlig att redovisa och det går inte heller att mäta resultat i projekt. 4
Beslut Läs noga igenom beslutet och tänk på att beslutet kan vara förenat med särskilda villkor. I beslutet framgår beskrivning av verksamheten, aktivitetsplan, tidsperiod, förväntade resultat, särskilda villkor samt kostnader för projektet och dess finansiering. Observera! Det är viktigt att projektledaren och den ekonomiansvarige läser beslutet och att de gemensamt går igenom projektets verksamhet och ekonomi. Det är även viktigt att läsa igenom Föreskrifterna och Handledningen. Horisontella kriterier Det är av stor vikt att de horisontella kriterierna beaktas i hela genomförandet av projektet. Det går att läsa mer om de horisontella kriterierna i Handledningen under avsnittet Ansökan om stöd. Hänvisning: Handledningen under avsnittet Ansökan om stöd. Arkivering Originalverifikationer ska sparas hos stödmottagaren till och med den 31 augusti 2020. Dokumentation utöver den ekonomiska redovisning som ska sparas är annonser, deltagarlistor, skärmdumpar på hemsidor och annat som kan verifiera att verksamheten genomförts. Hänvisning: Handledningen under avsnittet Upplysningar. Granskningsrätt Nutek, ESV (Ekonomistyrningsverket) och ledamot i övervakningskommittén, samt strukturfondspartnerskapet för programmet, har rätt att hos stödmottagaren följa arbetet och ta del av alla handlingar inklusive redovisning och bokföring, vilka kan ge upplysning om projektet. Samma rätt tillkommer bemyndigade personer från Europeiska gemenskapen och andra bemyndigade nationella organ. Hänvisning: Handledningen under avsnittet Upplysningar. Omprövning och upphävande av beslut Nutek har rätt att ompröva eller upphäva beslut om stöd i vissa fall. Det kan gälla hela eller delar av beslutet. Hänvisning: Mer information finns i Handledningen under avsnittet Upplysningar. Återbetalningsskyldighet Om ett beslut om stöd omprövas eller upphävs är stödmottagaren återbetalningsskyldig för belopp som tagits emot i strid med beslutet om stöd, gemenskapsreglerna eller programdokumentet. Hänvisning: Mer information finns i Handledningen under avsnittet Upplysningar. Rapportering av förändringar i projektet Stödmottagaren ska snarast rapportera till Nutek om projektet avbryts eller försenas. 5
Stödmottagaren ska i förväg inhämta Nuteks beslut vid ändring av projektets inriktning, väsentliga förändringar i projektets budget, förändring avseende finansiering inklusive medfinansiering, byte av stödmottagare eller projektledning eller om någon annan väsentlig förändring behöver göras. Stödmottagaren ska snarast rapportera till Nutek om stödmottagarens namn, adress, plus- eller bankgironummer eller behörig företrädare ändras. Det ska även rapporteras om verksamhet helt eller delvis överlåts eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person och om projektet omfattas av denna överlåtelse/övergång. Annan ändring av betydelse för projektets genomförande ska rapporteras. Hänvisning: Föreskrifterna Statsstöd EU:s statsstödsregler enligt Kommissionens förordning 1998/2006 om stöd av mindre betydelse ska följas. Huvudregeln är att innan offentligt stöd kan utbetalas till enskilda företag, avgränsade grupper av företag eller branscher, ska en skriftlig redogörelse lämnas för allt annat stöd av mindre betydelse som företaget fått under de två föregående beskattningsåren och det innevarande beskattningsåret. Hänvisning: Mer information finns i Handledningen under avsnittet Upplysningar. Offentlig Upphandling Stödmottagare som omfattas av LOU Om stödmottagaren är upphandlande enhet måste SFS 1992:1528 Lagen om offentlig upphandling följas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska på begäran kunna uppvisas för Nutek. För att en kostnad ska anses var stödberättigande ska den ha uppkommit genom att offentlig upphandling gjorts när så krävts. Hänvisning: Mer information finns i Handledningen under avsnittet Upplysningar. Stödmottagare som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling Om stödmottagare inte omfattas av lagen om offentlig upphandling ska en affärsmässig upphandling tillämpas. Stödmottagaren ska kunna styrka de olika stegen i upphandlingsförfarandet och upphandlingsunderlaget ska på begäran kunna uppvisas för Nutek. För att en kostnad ska anses vara stödberättigande ska den ha uppkommit på i övrigt affärsmässiga villkor, vilket innebär att all upphandling av varor eller tjänster bör utsättas för konkurrens. Hänvisning: Handledningen under avsnittet Upplysningar Moms För projekt som drivs av privata företag och ideella föreningar föreligger normalt inte avdragsrätt av ingående moms för verksamheten i projekt. Momsen blir då en kostnad. Under vissa förutsättningar kan det dock finnas avdragsrätt för ingående moms i projekt. Projektägare bör rådfråga Skatteverket vad som gäller specifikt för projektet eftersom det inte behöver vara samma som för den ordinarie verksamheten. Om Skatteverket bedömer att projektet inte får göra avdrag för ingående moms är denna kostnad stödberättigande. 6
För projekt som drivs av statliga myndigheter, kommuner och landsting är den ingående momsen avdragsgill. Därmed ska alla kostnader redovisas exklusive moms för dessa projektägare. Hänvisning: Handledningen under avsnittet Stödberättigande utgifter/ kostnader Ansökan om utbetalning av stöd Stöd får betalas ut endast om utgifterna faktiskt har betalats av stödmottagaren och är stödberättigande. Ansökan om utbetalning av stöd ska lämnas på Nuteks ansökningsformulär eller via webben. En ansökan om utbetalning ska omfatta en period om minst en kalendermånads stödberättigande utgifter och får omfatta en period om högst sex kalendermånaders stödberättigande utgifter. Om inte annat anges i beslutet om stöd ska ansökan om utbetalning, med tillhörande underlag, vara Nutek tillhand enligt följande: 1. första ansökan om utbetalning av stöd senast sex månader efter det datum som angivits som projektperiodens första dag i beslutet om stöd, 2. därefter fortlöpande senast var sjätte månad, 3. sista ansökan om utbetalning av stöd senast tre månader efter det datum som angivits som sista dag för projektperioden i beslutet om stöd. Hänvisning: Föreskrifterna Underlag till ansökan om utbetalning av stöd En ansökan om utbetalning ska innehålla: 1. Läges- eller slutrapport (använd av Nutek fastställda mallar som finns på www.nutek.se), 2. Ekonomiskt underlag som styrker riktigheten i uppgifterna om de stödberättigande utgifterna och intäkterna, inklusive medfinansieringen. Med ekonomiskt underlag avses kopior av bokföringsunderlag såsom utdrag ur huvudbok, verifikationslista och andra handlingar ur redovisningen. Därutöver ska ansökan, i förekommande fall, innehålla ytterligare underlag, se Föreskrifterna. Hänvisning: Föreskrifterna Utbetalning av stöd Utbetalning av stöd sker i efterskott för stödmottagarens faktiskt betalda och bokförda stödberättigande utgifter. Den sista utbetalningen av stöd sker först efter det att sista ansökan om utbetalning inklusive slutrapport kommit in till och godkänts av Nutek. Hänvisning: Föreskrifterna 7
Förskott Förskott får lämnas till en stödmottagare som är en ideell förening, en ekonomisk förening i form av ett lokalt kooperativ, en allmännyttig stiftelse eller en lokal utvecklingsgrupp som drivs av stödmottagaren. Förskott får lämnas med högst hälften av det beviljade stödet, dock högst 250 000 kronor. Förskott kan beviljas efter det att beslut om stöd är beviljat. Hänvisning: Förordningen (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder Information och publicitetskrav Alla stödmottagare är skyldig att informera allmänheten om såväl projektet som det faktum att det delfinansierats av Europeiska Unionen. Kravet fastställs i Europeiska Kommissionens förordning om informations- och offentlighetsåtgärder. Informations- och publicitetsaktiviteter ska särkskilt redovisas i läges- och slutrapporter. Observera att man riskerar att mista hela eller delar av stödet om informationskravet inte uppfylls. Hänvisning: Grafiska riktlinjer. Om foldern Grafiska riktlinjer inte följer med beslutet så går det att ladda ner den från www.nutek.se Vid frågor kontakta ert programkontor, kontaktuppgifter finns på www.nutek.se E-postadress för respektive programkontor är följande: Övre Norrland: programkontoret.ovrenorrland@nutek.se Mellersta Norrland: programkontoret.mellerstanorrland@nutek.se Norra Mellansverige: programkontoret.norramellansverige@nutek.se Stockholm: programkontoret.stockholm@nutek.se Östra Mellansverige: programkontoret.ostramellansverige@nutek.se Västsverige: programkontoret.vastsverige@nutek.se Småland och Öarna: programkontoret.smalandochoarna@nutek.se Skåne-Blekinge: programkontoret.skaneochblekinge@nutek.se 8