Genomlysning av natt- och larmpatrullen i Järfälla kommun

Genomlysning av nattoch larmpatrullen i Järfälla kommun Jenny Sjöberg Dnr Son 2013/703 November 2013

2013-11-20 1 (16) Innehåll SAMMANFATTNING... 2 1. BAKGRUND OCH SYFTE... 2 2. METOD... 2 3. NATT- OCH LARMPATRULLEN... 3 3.1. Natt- och larmpatrullens nuvarande uppdragsbeskrivning... 3 3.2. En beskrivning av nattoch larmpatrullens verksamhet... 3 3.2.1. Larmpatrullen... 3 3.2.2. Nattpatrullen... 5 3.2.3. Gemensamt för nattoch larmpatrullen... 6 3.3. Lagar och föreskrifter samt dokumentationssystem... 7 3.3.1. Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service (LSS)... 7 3.3.2. Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS)... 8 3.3.3. Dokumentationssystemet Procapita... 8 3.3.4. Mobipen... 9 3.4. Andra kommuners nattoch larmverksamhet... 9 3.4.1. Sollentuna... 9 3.4.2. Solna... 10 4. ANALYS... 10 4.1. Kvalitetsledningssystem... 11 4.2. Dokumentation... 11 4.3. Mobipen... 12 4.4. Samarbete... 12 4.5. Andra kommuners nattoch larmverksamhet... 13 5. SLUTSATSER OCH FÖRSLAG... 14 BILAGOR... 15

2013-11-20 2 (16) SAMMANFATTNING Idag driver Järfällas egen-regi verksamhet Vård och omsorg kommunens nattoch larmpatrull genom ett uppdrag från beställaren. Genomlysningen av verksamheten syftar till att beskriva verksamheten samt granska verksamheten mot gällande avtal, lagar, förordningar och allmänna råd. Granskningen visar att nattoch larmpatrullen är en väl fungerande verksamhet. Dock identifieras ett antal förbättringsområden i relation till gällande avtal med beställaren. Två utvecklingsområden för verksamheten identifieras också. 1. BAKGRUND OCH SYFTE Idag driver Järfällas egen-regi verksamhet Vård och omsorg kommunens nattoch larmpatrull genom ett uppdrag från beställaren. Larmpatrullen arbetar alla dagar i veckan dygnet runt med att ge service till de personer som beviljats trygghetslarm enligt socialtjänstlagen. Nattpatrullen arbetar med planerad hemtjänst nattetid alla veckans dagar. De två patrullerna arbetar var för sig, men delar chef och lokaler och har vissa samarbetspunkter. Syftet med denna rapport är att göra en genomlysning av nattoch larmpatrullens verksamhet i Järfälla. Detta innebär att verksamheten beskrivs, samt att verksamheten granskas mot gällande avtal, lagar, förordningar och allmänna råd. Genom denna granskning kommer förbättringsområden att identifieras. Även andra tänkbara utvecklingsområden identifieras, vilka kan bli särskilt aktuella vid ett eventuellt nytt avtal med utföraren. En granskning av ekonomin kring verksamheten ingår inte i denna genomlysning. 2. METOD För att beskriva hur nattoch larmpatrullens arbete bedrivs så intervjuas verksamhetschefen Margareta Andersson samt personal från larmpatrullen. Vidare kommer material att användas i form av verksamhetsberättelser, statistik, uppdrag och rutiner. De lagar, föreskrifter och råd som reglerar verksamheten studeras och likaså aktuella kommunala styrdokument. För en grundligare beskrivning av det kommunala dokumenteringssystemet Procapita samt systemet med Mobipen har systemförvaltarna i kommunen intervjuas. Slutligen kommer även andra kommuners nattoch larmverksamhet att granskas i ett jämförande syfte.

2013-11-20 3 (16) 3. NATT- OCH LARMPATRULLEN 3.1. Natt- och larmpatrullens nuvarande uppdragsbeskrivning Det nuvarande uppdraget till nattoch larmpatrullen är från 2010 och heter; Kravspecifikation för hemtjänst natt (nattpatrull) och larmpatrull samt för Kalhälls mötesplats, 2010-04-06. (se bilaga) I uppdraget beskrivs vilket arbete som ska utföras av natt- respektive larmpatrullen samt hur bemanningen för att utföra dessa uppdrag ska se ut. Larmpatrullen ska arbeta med larmutryckningar för personer under och över 65 år kl. 00.00-24.00 alla veckans dagar samt vara behjälplig vid installation och avinstallation. Nattpatrullen ska arbeta med planerad hemtjänst för personer under och över 65 år kl. 22.00 07.00 alla veckans dagar. De ska även ha beredskap för att ta emot utskrivningsklara/nya kunder nattetid. Till grund för insatserna ska biståndsbeslut ligga. Ersättningen till larmpatrullen utgår för en bil med dubbelbemanning och ersättningen till nattpatrullen utgår från en beräknad volym om 3,5 patrull med dubbelbemanning. I uppdraget beskrivs att verksamheten ska ha god kännedom om, och bedriva verksamhet i enlighet med, lagstiftning, förskrifter, förordningar, allmänna råd och nationella riktlinjer och handlingsplaner. De ska vidare bedriva verksamheten i enlighet med kommunala styrdokument. Vård och omsorg ska också i sitt arbete samarbeta med biståndshandläggare, hemtjänst och landstingets sjukvård. De ska använda ett system för kvalitetskontroll. Natt- och larmpatrullen ska enligt uppdraget dokumentera verkställigheten av de insatser som den enskilde har beviljats. Dokumentationssystemet som ska användas är Procapita. De behöver i regel inte skriva egna genomförandeplaner men ska upprätta en akt för genomförande som ska innehålla; kopia av utredning, beslut och beställning eventuell genomförandeplan social journal för genomförande 3.2. En beskrivning av nattoch larmpatrullens verksamhet 3.2.1. Larmpatrullen Larmpatrullen arbetar mellan kl. 00.00-24.00 varje dag i veckan. Larmpatrullen ansvarar för att ge service till de personer som har beviljats trygghetslarm enligt socialtjänstlagen. Den främsta uppgiften är därmed att åka ut på inkomna larm från enskilda samt på enstaka uppdrag från socialjouren, polisen och närakuten. Sedan år 2012 levererar företaget Tunstall larmtjänsten till Järfälla kommun och det företaget ansvarar därmed för både installation och för en första larmmottagning. De mottagna larmen är av varierande slag, exempelvis kan det vara akuta larm, dörrlarm och larm på grund av att personen behöver personlig omvårdnad. De flesta som har larmtjänsten larmar aldrig eller mycket sällan, majoriteten av larmen inkommer från

2013-11-20 4 (16) ett hundratal kunder. Så här ser statistiken ut för larmverksamheten i Järfälla kommun under de senaste åren: 2012 2011 2010 Antal larmkunder 1157 1159 1082 Antal besvarade larm 9939 13446 10840 Antal larm dagtid/nattetid 5566/4373 7522/5924 5247/5593 När ett larm går hos en kund i Järfälla så görs en första sållning av samtalen på larmmottagningen hos företaget Tunstall i Örebro. Sedan skickas samtalet till larmpatrullen som då har en halvtimmes inställelsetid innan de ska vara hos kunden. När larmpatrullen kommer fram till kunden så kvitterar de larmet på kundens larmapparat, och de kvitterar också när larmorsaken är avhjälpt. Personalen arbetar alltid två och två och åker ut på larm tillsammans. Detta är på grund av att det ofta är fråga om tunga lyft under arbetet men också för personalens säkerhet. I larmpatrullens arbete ingår också att ta emot nya kunder. När larmtjänsten ska avslutas hos en kund så bokar larmpatrullen en tid och hämtar trygghetslarmet. Enheten har också möjlighet att utöka hemtjänst under icke kontorstid. Larmpatrullen har idag 11 stycken anställda, varav sex stycken jobbar dagtid och fem stycken jobbar nattetid. Dygnet är uppdelat på tre arbetspass med två medarbetare per pass och passen är 7,5 timmar, 7,75 timmar och 10 timmar långa. All personal på larmpatrullen är undersköterskor. Personalen ges vidareutbildning regelbundet i relevanta ämnen, såsom exempelvis i förflyttningsteknik och olika sjukdomstillstånd. All personal på larmpatrullen har fast anställning och de vikarier som används finns att tillgå via Vård och omsorgs vikariepool Vakansen. Verksamhetschef Margareta Andersson berättar att det är en mycket låg personalomsättning på båda enheterna. Vård och omsorg genomför varje år en kundenkät där kundnöjdheten hos de olika enheterna utvärderas. Kundenkäterna för år 2010, 2011 och år 2012 visade att 97 % av kunderna var positiva till larmpatrullens arbete. Vid intervjuerna med Margareta Andersson och hennes personal från larmpatrullen framhåller de att de tror att det finns en rad positiva fördelar med att ha larmtjänsten samlad inom en och samma verksamhet i kommunen. Skulle man lägga larmansvaret dagtid på hemtjänsten så menar Margareta att det alltid blir andra kunder som blir lidande när hemtjänstpersonalen måste svara på en larmutryckning. Det kan också vara svårt för personalen att snabbt få tag på nyckeln till den larmande kunden. Vidare anser Margareta att det är viktigt att personal som arbetar med larmutryckningar har en adekvat utbildning, vilket blir svårare att säkerställa om ansvar för larmutryckningen läggs på hemtjänstpersonalen. Slutligen så måste man troligen skapa en larmpatrull

2013-11-20 5 (16) som ansvarar för larmutryckningarna nattetid vilket i så fall innebär att larmansvaret ligger på olika verksamheter som måste samarbeta. 3.2.2. Nattpatrullen Nattpatrullen arbetar med planerad hemtjänst nattetid klockan 22.00 07.00 alla veckans dagar. 10 personer tjänstgör varje natt och disponerar fem bilar. Antalet personal och bilar har ökat med två personal och en bil sedan år 2010 på grund av ett ökat antal kunder och kundbesök. Nattpatrullen utför biståndsbedömda insatser enligt socialtjänstlagen nattetid inom både äldreomsorg och funktionsnedsättning. De har också beredskap för att ta emot utskrivningsklara/nya kunder nattetid. Nattpatrullens verksamhet är skild från larmpatrullens och de arbetar som två separata enheter. Så här ser statistiken ut för nattpatrullens verksamhet i Järfälla kommun under de senaste åren: 2012 2011 2010 Antal besök nattpatrullen 63 875 46 355 37 960 Antal timmar hos 12 998 9 291 7 591 kund Snitt besök per natt 175 127 104 Nattpatrullen har 24 stycken anställda. Av dessa är 13 stycken utbildade undersköterskor och 3 stycken studerar till undersköterska. Personalen erbjuds vidareutbildningar i för arbetet relevanta ämnen. Alla på nattpatrullen har fast anställning och Margareta Andersson berättar att det är låg personalomsättning. Vikarier finns att tillgå via Vakansen, dock måste det alltid finnas en ordinarie personal i varje bil. Personalen på nattpatrullen arbetar mellan 21.15 och 07.15 varje morgon. Klockan 22.00 åker de ut med bilarna för att påbörja besöken hos kunderna och innan dess så går de igenom sina kunder och eventuella nya kunder. Varje ny kund kontaktas så att de kan komma överrens om vilka tider de ska komma, önskemål om tider står reglerade i uppdraget men kan ibland behöva justeras. Nattpatrullen har ett körschema som de kör efter och som de förvarar i ett kassaskåp. Oftast är schemat likadant varje natt, men det kan också skilja sig från vecka till vecka då personer kan ha växelvård på korttidsboendet vissa veckor. Bilarna är indelade efter geografiska områden i Järfälla. Det finns idag fem bilar men en halv av dessa bilar är dedikerad till funktionshinderområdet och ger dessa personer service. Nattpatrullen delar bilar med Vård och omsorgs hemtjänst och använder Vård och omsorgs konferenslokal som personallokal nattetid. Nattpatrullen har sedan några år tillbaka också ansvar för tillsyn nattetid via webbkamera (Nattfrid) som ett antal kunder har istället för, eller som tillägg till, tillsyn genom personliga besök nattetid.

2013-11-20 6 (16) Verksamhetsberättelsens kundenkät för år 2012 visade på en kundnöjdhet på 91 % för nattpatrullens verksamhet. Både år 2011 och 2010 låg kundnöjdheten på 89 %. 3.2.3. Gemensamt för nattoch larmpatrullen Natt- och larmpatrullen arbetar efter kvalitetsledningssystemet ISO 9001:2008. Vård och omsorg har egna internrevisorer för detta system och systemet revideras också av externa revisorer med jämna mellanrum. Kvalitetsledningssystemet innehåller både övergripande rutiner för hela Vård och omsorgs verksamhet som specifika rutiner för nattoch larmpatrullens arbete. Rutinerna för larmpatrullen återfinns i två pärmar på larmpatrullens kontor. Den ena pärmen innehåller rutiner kring kundkontakten, rörande allt ifrån hur man går till väga när man får en ny kund till hur man svarar på larm. Den andra pärmen innehåller övriga rutiner, exempelvis rutiner gällande arbetsmiljö. Nattpatrullen har en egen pärm för sina rutiner. I verksamheternas rutiner ingår rutiner för egenkontroll genom revision och hantering av avvikelser, dock är inga riskanalyser inkluderade. Det finns också rutiner för Lex Sarahrapportering och för klagomålshantering enligt Järfälla kommuns klagomålshanteringssystem. Personalen blir informerad om alla Lex Sarah som rapporterats in och om de förändringar som sker utifrån dem. Utvecklingsledaren på Vård och omsorg utreder alla Lex Sarah. När en ny rutin tillkommer informeras personalen om detta på arbetsplatsträffen samt genom att all personal måste skriva under på att de har läst den nya rutinen. Revidering av befintliga rutiner sker löpande vid behov och är dessutom en återkommande punkt på arbetsplatsträffarna. Natt- och larmpatrullens dokumentation sker i programmet Super Office, som är ett program som finns lagrat på två lokala datorer. Super Office köptes in år 2010 och byggdes upp särskilt efter larmpatrullens behov. I detta program finns information om alla kunder samlad. Informationen innehåller en kort beskrivning av kunden, kod till nyckeln, kontaktuppgifter till anhöriga samt annan relevant information som löpande skrivs in. Relevant information som skrivs in för larmkunder är exempelvis; när ett larm har inkommit, när larmpatrullen anlände och vad som utfördes hos kunden. Vare sig natt- eller larmpatrullen upprättar egna genomförandeplaner men nattpatrullen har tillgång till hemtjänstens genomförandeplaner. Besluten kring uppdragen för alla kunder återfinns samlade i en separat pärm där uppdragen är markerade enligt kod. När larmpatrullen får ett larm så tar de med sig uppdraget för att kunna läsa på vägen och de kollar också i Super Office för att se vad som är aktuellt med kunden. Avvikelserapport skrivs ut från Super Office och skickas till äldreenheten och hemtjänsten. I dagsläget använder sig nattoch larmpatrullen aldrig av kommunens system Procapita, förutom när det gäller att ta emot nya uppdrag. Margareta Andersson samt de intervjuade ur personalen från larmpatrullen anser att det nuvarande systemet fungerar utmärkt och är väl anpassat efter verksamheternas behov. Det har funnits uppe till diskussion att länka samman de två systemen så att det som skrivs i Super Office också ska kunna kommas åt via Procapita men hittills har det inte genomförts. När det gäller samverkan så samarbetar nattoch larmpatrullen relativt tätt även då de två verksamheterna inte utför varandras uppdrag på något sätt. Larmpatrullen tar exempelvis emot nya uppdrag plus nycklar åt nattpatrullen. Anhöriga och kunder kan

2013-11-20 7 (16) vända sig direkt till nattoch larmpatrullen för information. Förutom detta så samarbetar nattoch larmpatrullen med hemtjänsten och äldreenheten och i viss mån sjukvården. Alla dessa aktörer har i uppdrag att identifiera behov hos kunden och informera de andra. Vid avvikelse så skickas rapport till både hemtjänsten och till äldreenheten. Vilket hemtjänstföretag kunden har står i uppdraget men det är inte alltid aktuell information och då måste nattoch larmpatrullen undersöka vilket hemtjänstföretag som kunden har sin hjälp ifrån. Ansvarig för hälsa och sjukvård nattetid är PR Vård, de nås endast genom kontakt med Vårdguiden. En möjlig förbättring kring samarbete som Margareta Andersson ser är att hemtjänstföretagen får mer information om vad larmpatrullens uppdrag är och vad som ingår i det uppdraget. Ibland ringer hemtjänstföretag för att få låna nycklar och ibland använder de kundens larm för att de själva behöver hjälp med att lyfta upp någon eller liknande, detta ingår inte i larmpatrullens uppdrag. En annan möjlig förbättring gäller kontakten med äldreenheten där det inte alltid är så att larmpatrullen får information om kunden har åkt in eller ut från sjukhus. Ibland kan det också vara svårt för nattoch larmpatrullen att få kontakt med biståndshandläggarna på äldreenheten. Margareta Andersson anser att verksamheten med nattoch larmpatrullen idag är en väl fungerande verksamhet och både nattoch larmpatrullen känner sina kunder väl. Hon anser att arbetet med kvalitetsledningssystemet ISO har gett resultat i att arbetet bedrivs mer effektivt och med bättre kvalitet och arbetet med att utveckla verksamheten fortsätter. Personal och ledning resonerar mycket kring förhållningssätt i båda grupperna och de fokuserar också mycket på arbetsmiljöfrågor. Margareta vill framhålla vikten av att de arbetar i par i både nattoch larmpatrullen. Skulle man arbeta ensam skulle det vara mindre säkert för personalen och ofta handlar det också om tunga lyft där man måste vara två. Hon tror också att personalomsättning skulle bli mycket högre och att man inte skulle få lika kvalificerad personal om man istället arbetade en och en. 3.3. Lagar och föreskrifter samt dokumentationssystem 3.3.1. Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service (LSS) De lagar som styr nattoch larmpatrullens arbete är främst Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service (LSS). Enligt båda dessa lagar ska verksamheten vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas, och säkras. Enligt lagarna ska var och en som fullgör uppgifter enligt dessa lagar medverka till att den verksamhet som bedrivs, och de insatser som genomförs, är av god kvalitet. I SoL och LSS regleras också bestämmelser om lex Sarah. Syftet med lex Sarah är att komma till rätta med brister i verksamheten, rätta till missförhållanden, och risker för missförhållanden och undvika att liknande missförhållanden inträffar igen. Detta säkerställs genom en rapporterings- och utredningsskyldighet samt genom en skyldighet att avhjälpa eller undanröja brister skyndsamt. Lex Sarah är en del av det

2013-11-20 8 (16) systematiska kvalitetsarbetet för att utveckla verksamheten. Enligt Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah ska det på verksamheter som bedrivs enligt SoL och LSS finnas rutiner för tillämpningen av lex Sarah. Dessa rutiner ska omfatta hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa eller undanröja missförhållande och risker för missförhållande ska fullgöras. Rutinerna ska också omfatta hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risker för allvarliga missförhållanden ska fullgöras. Rutinerna ska dokumenteras. En verksamhet som bedrivs enligt SoL och LSS ska dokumentera i enlighet med 21 kap. a och b LSS, 11 kap. 5 och 6 SoL samt SOSFS 2006:5. Enligt SoL och LSS innebär detta att genomförande av beslut om insatser ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vidtas samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållande skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Dokumentation ska vidare utformas med respekt för den enskildas integritet. Den enskilde bör hållas underrättade om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. 3.3.2. Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) 2011:9 regleras föreskrifter och allmänna råd för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska finnas i enlighet med SOSFS i verksamhet som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet samt för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Med hjälp av processer, rutiner och ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Det systematiska kvalitetsarbetet ska bestå av riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Riskanalys innebär i detta sammanhang en systematisk identifiering och bedömning av risker i syfte att undvika negativa händelser och missförhållande för den enskilde. I föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) ges information om dokumentation. Genomförande av beslutad insats ska dokumenteras fortlöpande i journal. Av journalen bör framgå om det har inträffat omständigheter som innebär att insatser inte kunnat genomföras som planerats. Här regleras också allmänna råd om genomförandeplan. En genomförande plan syftar till att upprätta en beskrivning av hur en insats ska genomföras i samråd med den enskilde. På så sätt skapar man en tydlig struktur för vad som ska göras och underlättar också för uppföljningen av de genomförda insatserna. 3.3.3. Dokumentationssystemet Procapita Procapita används som kommunens dokumentationssystem sedan år 2000. Varje person har egen inloggning och användar-id som ger olika behörighet i vad som går

2013-11-20 9 (16) att se kring den enskilde. Det innebär exempelvis att en person som arbetar på nattpatrullen endast har behörighet att se uppdraget samt den genomförandeplan och sociala journal som avdelningen själva har upprättat kring en enskild. Det finns också en loggkontrollfunktion där man kan se vem som varit inne och tittat i systemet och när. Alla uppdrag från äldreenheten och enheten för funktionsnedsättning läggs in i Procapita och besluten verkställs också i Procapita. Systemet stödjer även att man ska göra en genomförande plan som uppdateras regelbundet samt föra en social journal vid avvikelser eller händelser som är av vikt för kunden. Det går att i Procapita under rubriken person ha kontaktuppgifter inlagda till anhöriga och man kan även ha kod till nycklar. Det finns även en speciell flik för larmtjänst som är tillverkad just för larmpatrullens behov, där t.ex. nyckelförvaring är en av överskrifterna. Det går att logga in i Procapita via bärbar dator, vilket innebär att nattoch larmpatrullen skulle kunna logga in från bilarna. En relativt ny funktion är att det finns en meddelandefunktion i Procapita, där man kan maila sekretesskyddat till alla som använder systemet. 3.3.4. Mobipen Mobipen är ett IT-stöd med en digital penna som dokumenterar och registrerar insatser och besök hemma hos kunden. Det infördes i Järfälla år 2012 med syfte att säkerställa kvalitén på utförda insatser, säkerställa att kunden får de insatser som beviljats, förbättra möjligheten att följa upp och ompröva insatser samt möjliggöra större kontroll över beställarens utbetalningar av ersättning till utförare. Mobipen används så att vid besök hemma hos kunden så registreras insatserna med hjälp av en digital penna, och anteckningar i den sociala journalen kan också göras direkt på plats i kundens hem. När personalen har godkänt registreringarna och dokumentationen så överförs dessa från Mobipen till verksamhetssystemet Procapita. Mobipen används idag inom hemtjänst, avlösarservice och ledsagarservice. Det är förberett för att andra verksamheter ska kunna ansluta sig till systemet efterhand, exempelvis är det förberett på detta sätt för att ansluta nattoch larmpatrullen. 3.4. Andra kommuners nattoch larmverksamhet 3.4.1. Sollentuna Sollentuna kommun är en kommun av ungefär samma storlek befolkningsmässigt som Järfälla. Idag har hemtjänstföretagen ansvaret för larm 07-23, vilket innebär att alla hemtjänstföretag har larmansvar för sina egna brukare. I Sollentuna finns idag 1026 larmkunder och de uppskattar antal utförda larm för år 2013 att uppgå till 5997, varav 1608 är larm nattetid och 4379 är larm dagtid. Nattpatrullen har 57 stycken kunder och gör cirka 20 436 besök per år, vilket motsvarar cirka 56 besök per natt. Dagtid är det svårt att veta hur mycket personal som bemannar just larmtjänsten eftersom ansvaret ligger på hemtjänstutförarna, men nattetid är det fyra stycken personal som ansvarar för både natthemtjänst och larmverksamhet. Det finns inga krav på att personalen som ansvarar för nattoch larmtjänsten ska ha omsorgsutbildning. Personalen registrerar både nattoch larmbesök i Mobipen och antecknar här också händelser av vikt. En utredning pågår idag i Sollentuna som har

2013-11-20 10 (16) till syfte att undersöka huruvida den larmtjänsten dagtid ska ligga på hemtjänsten eller i en sammanhållen larmpatrull framöver. 3.4.2. Solna Solna stad och Järfälla kommun är jämnstora kommuner rent befolkningsmässigt. Solna stad upphandlar verksamheten nattoch larmpatrull enligt LOU. Sedan år 2010 drivs verksamheten av egen-regi verksamheten Humaniora vård och omsorg och kommunen har ett avtal med företaget Tunstall om larmtjänsten. Verksamheten ansvarar för planerade nattinstaser, larmutryckning dygnet runt och installation av larm. Verksamheten har idag 1339 larmkunder och 7300 besvarade larm på ett år. Nattpatrullen har 116 kunder och cirka 54 750 besök per år vilket motsvarar 150 besök per natt. På larmpatrullen finns 16 stycken anställda som arbetar olika många procent och de arbetar alltid två och två. Personalen i nattpatrullen är 18 stycken och varje natt arbetar sex stycken i tre bilar i Solna. På natten samarbetar nattoch larmpatrullen genom att larmpatrullen kan ta fasta nattkunder när det finns möjlighet. Solnas nattoch larmpatrull arbetar efter ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Inom nattoch larmpatrullen har 90-100 % av omvårdnadspersonalen adekvat utbildning och samma procentsats av personalen är tillsvidareanställd. Alla nattkunder har en upprättad genomförandeplan som är undertecknad av kund/närstående. Larmkunderna har inga genomförandeplaner men det finns kundinformation som kan vara bra för personalen att ha vid larm. Samordnaren upprättar genomförandeplanen och personalen antecknar i den sociala journalen. Personalen använder Mobipen för registrering av besöken och för att dokumentera viktiga händelser i den sociala journalen. De har rutiner som uppdaterats regelbundet och rutiner för klagomål och avvikelser. Larmpersonalen samarbetar med hemtjänstföretag, biståndshandläggare, landstingets olika enheter, myndigheter och anhöriga. 4. ANALYS Larm- och nattpatrullen verksamhet utför de arbetsuppgifter som specificeras i uppdragsbeskrivningen från år 2010. Larmpatrullen arbetar med larmutryckningar och larmrelaterade uppgifter. Nattpatrullen arbetar med planerad hemtjänst. Det har dock skett vissa förändringar sedan uppdragsbeskrivningen skrevs som kan hänföras till förändrade förutsättningar såsom en ny larmtjänstleverantör och ett ökat antal nattkunder. Utav personalen på larmpatrullen så har alla en adekvat utbildning för arbetet och även på nattpatrullen finns det en hög andel med relevant utbildning. Personalomsättningen är låg på både larm- och nattpatrullen, vilket torde kunna bidra till en trygghetskänsla för kunderna. Detta då de lär känna personalen och genom att personalen har gedigen arbetslivserfarenhet. Både nattoch larmpatrullen har en väldigt hög andel nöjda kunder vilket tyder på att kunderna upplever den service de får som tillfredsställande. Dock kan man inte dra alltför stora slutsatser av detta, då de flesta larmkunder exempelvis aldrig använder sig av larmet men ändå kanske känner sig nöjda med att inneha ett larm, vilket i så fall inte återspeglar larmpatrullens arbete.

2013-11-20 11 (16) 4.1. Kvalitetsledningssystem Natt- och larmpatrullen arbetar efter kvalitetsledningssystemet ISO 9001:2008, vilket är viktigt då det numera ställs krav på att verksamheter inom SoL och LSS ska ha ett kvalitetsledningssystem. Rutinerna är omfattande och reglerar både verksamhetens övergripande mål som det dagliga arbetet för både nattoch larmpatrullen. Det finns även rutiner för Lex Sarah, både för rapportering och för utredning, vilket är bra då detta är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Rutinerna innehåller också egenkontroll genom regelbunden revision av rutinerna, och det finns även tydlig återkoppling till personalen kring rutinerna. Dock har inga riskanalyser inkluderats, vilket är ett förbättringsområde. Genom riskanalyser kan man nämligen även arbeta förebyggande för att förhindra missförhållande för den enskilde. 4.2. Dokumentation När det gäller dokumentation så regleras detta i Sol, LSS och SOSFS. Dokumentationen ska innehålla beslut, en genomförandeplan (om detta är nödvändigt) och insatsen ska dokumenteras kontinuerligt i en social journal. I dagsläget så dokumenterar nattoch larmpatrullen information om den enskildes insatser samt den sociala journalen i systemet Super Office. Den sociala journalen uppdateras regelbundet vilket är bra. Dock återfinns inte beslutet om insatsen i detta system utan förvaras separat i en pärm vilket är ett förbättringsområde då det blir tydligare om all dokumentation kring den enskilde återfinns på samma ställe. Att alla kunders uppdrag förvaras i en gemensam pärm är inte heller något som är påbjudet. I dagsläget upprättas inga genomförandeplaner, då detta inte har ansetts vara nödvändigt för att genomföra insatsen på bästa sätt. Nattpatrullen kan använda sig av de genomförandeplaner som upprättats av hemtjänsten som är ansvariga för dagsinsatserna. Insatserna på natten skiljer sig dock åt från insatserna på dagen och hur nattinsatsen ska se ut kan variera stort från kund till kund. Om nattpatrullen skulle samla denna information på ett systematiskt sätt i en genomförandeplan, som upprättats tillsammans med kunden, skulle insatsen kunna förbättra och vara lättare att följa upp. När det gäller larmpatrullen är det inte lika nödvändigt med en genomförandeplan, då deras insats vid larm alltid måste vara specifik i förhållande till det inträffade. Dock finns det inget hinder för att även denna enhet skulle kunna skriva några rader tillsammans med kunden i en genomförandeplan. Skapar man en adekvat genomförandeplan så skulle det vara möjligt att endast använda sig av detta dokument för att utföra en insats och man skulle därför inte behöva kontrollera själva uppdragsbeskrivningen regelbundet. En kopia av genomförandeplanen skulle även kunna bevaras hos kunden. I uppdraget från år 2010 specificeras att nattoch larmpatrullen ska använda dokumentationssystemet Procapita för dokumentation kring den enskilde. Detta används inte idag, vilket är ett förbättringsområde. Förutom att följa beställarens direktiv så finns det även andra möjliga fördelar med att övergå till att dokumentera i Procapita. För det första skulle man inte behöva använda sig av två system eller spara

2013-11-20 12 (16) besluten för sig i separata pärmar utan all information om den enskilde skulle finnas samlad på samma ställe. Procapita skulle på ett tydligt sätt stödja både ett användande av genomförandeplan som social journal. Även information som kontaktuppgifter till anhöriga och uppgifter om nycklar skulle kunna återfinnas här, det sistnämnda finns som funktion på den specialtillverkade larmpatrullfliken. Procapita kan idag dock inte användas för att kontrollera andra enheters dokumentation kring den enskilde, vilket innebär att det inte går att inhämta information mellan enheter på detta sätt. Skulle det vara av vikt för att genomföra insatsen korrekt kan man dock undersöka möjligheten att utöka behörigheten hos berörd personal, exempelvis så att nattpersonalen kan ta del av hemtjänstens dokumentation kring den enskilde. En relativt ny funktion är dock att det finns en meddelandefunktion i Procapita, där man kan maila sekretesskyddat till alla som använder systemet. Detta hade, om man skapade rutiner kring det, kunnat vara ett väldigt bra system för att utbyta information mellan hemtjänst, nattoch larmpatrull och biståndshandläggarna. Om man säkerställde detta system så skulle man inte behöva maila, ringa eller faxa och man skulle kunna säkerställa att alla fick ta del av viktig information, såsom exempelvis att en enskild har blivit inlagd på sjukhus. Slutligen så finns det möjlighet att logga in på Procapita via bärbar dator, vilket innebär att personal skulle kunna logga in på en bärbar enhet från bilarna medan de är på väg till kunden. Detta skulle spara tid genom att de ibland skulle slippa att åka tillbaka till kontoret mellan besöken. Detta är något som också kan bli aktuellt i framtiden om det är så att man i Järfälla i framtiden skulle bestämma sig för att installera nyckelfri hemtjänst. 4.3. Mobipen En annan utvecklingsmöjlighet skulle vara att införa systemet med Mobipen även för nattoch larmpatrullen, något som är tekniskt förberett i kommunen. Mobipen är ett tydligt sätt att registrera både larm- och nattbesök och vidare kan den sociala journalen då föras direkt via pennan. Detta system är också sammanlänkat med Procapita, vilket ytterligare underlättar dokumentationsmöjligheterna. Förutom detta finns det även andra fördelar med Mobipen, så som att insatserna bli lättare att kontrollera och följa upp. Systemet med Mobipen syftar också till att kunna göra tydligare ekonomiska beräkningar utifrån utförda insatser, något som kan bli aktuellt att ha i åtanke vid en eventuell framtida ekonomisk granskning av verksamheterna. 4.4. Samarbete För att nattoch larmpatrullen ska utföra sina insatser på bästa sätt så behöver de både samarbeta sinsemellan och med andra aktörer såsom hemtjänsten, biståndshandläggarna och landstinget. Att nattoch larmpatrullen delar chef och lokaler underlättar deras samarbete och ger dem möjlighet att dra nytta av varandra i arbetet. Det är också bra att anhöriga har möjlighet att vända sig direkt till nattoch larmpatrullen med frågor. Det framgår dock att kommunikationen kan bli ännu tydligare i samarbetet med hemtjänsten och biståndshandläggarna. Ett sätt att förbättra kommunikationen kan vara att använda sig av Procapita, där meddelandfunktionen kan vara ett utmärkt kommunikationsverktyg. Beroende på

2013-11-20 13 (16) behörighet skulle man också via Procapita kunna dela information mellan enheterna, detta behöver inte vara all information utan larmpatrullen anför att viktig information exempelvis kan vara vilket hemtjänstföretag som kunden har. 4.5. Andra kommuners nattoch larmverksamhet När man studerar hur andra kommuner arbetar med nattoch larmverksamhet så varierar detta från kommun till kommun. Sollentuna låter idag hemtjänstföretagen ansvara för larmen dagtid, men undersöker i dagsläget om detta ska förändras. Det finns inga krav på omsorgsutbildning för personalen i kommunen, och det blir också svårare att kontrollera utbildningsnivå om hemtjänstföretagen har ansvaret. I Solna stad har de upphandlat verksamheten, men beslutat sig för att ha en sammanhållen verksamhet med nattoch larmpatrull. All personal har omvårdnadsutbildning, jämfört med i Järfälla där alla personal på larmpatrullen, men endast drygt hälften av personalen på nattpatrullen, har en sådan utbildning. I Solna stad så uppförs en genomförandeplan för alla nattkunder, något som bör vara relevant även för Järfälla. Något som skiljer sig från Järfälla är att larm- och nattbesöken registreras i Mobipen i både Solna och Sollentuna. Detta skulle kunna vara en möjlighet även här i Järfälla, något som diskuterades i stycket ovan. När man granskar hur verksamheterna skiljer sig så kan man även studera vilken bemanning kommunerna har i jämförelse med det arbete som utförs. Det är dock svårt att göra alltför tydliga jämfördelser då de tre kommunernas verksamheter är upplagda på olika sätt. När man studerar larmverksamheten under ett år så förefaller de tre kommunerna ha ungefärligt lika många larmkunder även om antalet besvarade larm är förhållandevis något lägre i Sollentuna. Solna och Järfälla har samma bemanning; 2 personer dygnet runt på larmpatrullen. I Sollentuna ser det annorlunda ut; här är hemtjänsten ansvarig för larmtjänsten på dagen och på natten ansvarar en bemanning om fyra personer för både larmverksamheten och nattverksamheten. När det gäller nattbesök så har Järfälla ett något högre antal besök än Solna och tre gånger så många nattbesök som Sollentuna. Solna har endast sex stycken personal och tre bilar i jämförelse med Järfällas personal om 9 personer. Detta kan dock möjligtvis förklaras med både det något mindre antalet besök som utförs i Solna och det faktum att larmpatrullen i Solna även utför nattbesök när de får tid över, något som inte görs i Järfälla. Sollentuna har endast en bemanning på fyra personal som utför både nattoch larmverksamheten nattetid. Då de har något färre larm torde det innebära en bemanning om drygt två personal som utför nattbesöken. Detta innebär att de har något mindre bemanning för nattbesöken i jämförelse med Järfälla, men relevant för detta är att larm- och nattpatrullen samarbetar i Sollentuna precis som i Solna. Sammanfattningsvis kan man i kommunjämförselsen uttyda att Järfälla har en något högre bemanning i förhållande till utfört arbete när det gäller nattoch larmverksamheten, men detta måste dock sättas i förhållande till olikheterna i utförandet mellan de olika kommunerna. För att dra några entydiga slutsatser kring detta måste man genomföra en grundligare granskning av de olika kommunernas verksamheter, något som ska bli aktuellt vid en kommande ekonomisk granskning av Järfällas nattoch larmverksamhet.

2013-11-20 14 (16) 5. SLUTSATSER OCH FÖRSLAG Genomlysningen visar att nattoch larmpatrullen i Järfälla är en väl fungerande verksamhet. Verksamheten utför det arbete för kommunens kunder som specificeras i gällande avtal, även då förändringar i bemanning har gjorts sedan avtalet skrevs. Enligt SoL och LSS ska verksamheter som bedrivs enligt dessa lagar vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas. Detta fullföljs i nattoch larmpatrullens verksamhet genom ett infört och levande kvalitetsledningssystem med adekvata rutiner. Personalen i verksamheten är väl utbildade i förhållande till verksamhetens behov och har lång arbetslivserfarenhet. Detta torde bidra till verksamhetens goda kvalitet och kan vara en av anledningarna till den höga andelen nöjda kunder. Mycket av det gynnsamma som framkommit kring nattoch larmpatrullens verksamhet tycks vidare härröra från att verksamheten bedrivs under sammanhållna enheter istället för att ansvaret för nattoch larmtjänster ligger utspritt på flera aktörer. Dock har några förbättringsområden gällande hur verksamheten bedrivs i förhållande till gällande avtal mellan utförare och beställare identifierats. Dessa identifierade förbättringsområden bör förslagsvis leda till att en handlingsplan med åtgärder upprättas hos utföraren och återsänds till beställaren. I tillägg så har ett antal utvecklingsområden identifieras som kan vara värda att ta i beaktande vid en kvalitetsförbättring av verksamheten samt inför upprättande av nytt avtal kring nattoch larmverksamhet. Förbättringsområden Det systematiska kvalitetsarbetet saknar riskanalyser, vilket kvalitetsarbetet ska innehålla enligt SOSFS. Fullständig dokumentationen kring den enskilde samlas inte i personliga akter. Dokumentationen kring kunder sker inte i Procapita, vilket regleras i gällande avtal med beställaren. Inga genomförandeplaner upprättas för nattpatrullens kunder, vilket är relevant då kundernas behov nattetid varierar från person till person. Samarbetet och kommunikationen mellan nattoch larmpatrullen och andra aktörer kan utvecklas ytterligare.

2013-11-20 15 (16) Utvecklingsområden Natt- och larmpatrullen skulle i framtiden kunna ansluta sig till systemet med Mobipen. Detta skulle kunna underlätta både dokumentationsmöjligheterna samt beställarens möjlighet till uppföljning av verksamheten. Natt och larmpatrullen skulle genom att använda Procapitas meddelandefunktion undvika att maila och faxa till andra enheter inom kommunen. Vid framtida granskningar och avtal kring nattoch larmverksamheten bör de jämförelser som gjorts med andra kommuners verksamheter studeras och eventuellt utvecklas ytterligare. Inte minst bör en jämförelse av bemanning i förhållande till utförda insatser granskas. Även de fördelar och nackdelar som framkommit gällande en sammanhållen nattoch larmverksamhet inom kommunen bör tas i beaktande vid eventuella beslut rörande verksamhetsform för nattoch larmverksamheten. BILAGOR Kravspecifikation för hemtjänst natt (nattpatrull) och larmpatrull samt för Kalhälls mötesplats, 2010-04-06