Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2013/1357 2014-01-13 Kommunstyrelsen Revidering av riktlinjer för representation och uppvaktningar KS-2013/1357 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att revidera riktlinjer för representation och uppvaktningar enligt förslaget. Göran Nilsson (M)
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Gunilla Tuvin Datum KS-2013/1357 2013-12-18 Kommunstyrelsen Revidering av riktlinjer för representation och uppvaktningar KS-2013/1357 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att revidera riktlinjer för representation och uppvaktningar enligt förslaget. Sammanfattning Riktlinjerna och bilagan med nya belopp bifogas. Nya förslag är gulmarkerade. Bakgrund Riktlinjerna antogs av Kommunstyrelsen 2003, vilket medför att beloppen behöver revideras. Summorna har kontrollerats mot Skatteverkets anvisningar för gåvor, uppvaktningar m.m. Lena Fransson kommunchef
Handläggare Datum Diarienummer Gunilla Tuvin 2013-10-21 KS-2013/1357 - FÖRSLAG - Riktlinjer för representation och uppvaktningar m.m. inom Knivsta kommun Dessa riktlinjer gäller för representation, uppvaktningar, gåvor m.m. Kommunens och dess anställdas förhållningssätt till representation m.m. ska präglas av omdöme och måttfullhet. Representation i form av måltider m.m. Extern representation Extern representation riktar sig mot utomstående myndigheter, organisationer, företag och enskilda personer. Kommunens externa representation ska alltid ha ett omedelbart samband med och ett direkt värde för verksamheten. Kommunen ska vara mycket restriktiv med representation i samband med upphandlingar. Försiktighet bör iakttas vid ofta återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer. Måttfullhet ska iakttagas i samband med externa representationsmåltider. I normalfallet ska all representation vara alkoholfri. Undantag från detta kan vara vid mer högtidlig middag eller uppvaktning efter arbetstid och gäller för öl alternativt vin till maten. Starksprit ska inte förekomma. Alkoholfria alternativ ska alltid finnas tillgängliga. Beslut om extern representation fattas av förvaltningschef. Dock får den som i tjänsten mottar externa besökare på arbetsplatsen bjuda på dagens lunch/kaffe med kaffebröd eller liknande enklare förtäring. Intern representation Med intern representation avses personalfester och andra tillfällen där förtäring förekommer på kommunens bekostnad. Betalda måltider kan även förekomma i samband med kurser, konferenser, informationsmöten, personaldagar, planeringsdagar och dylikt för all personal eller för enheter och grupper.
Samma måttfullhet ska iakttagas i samband med interna representationsmåltider. I normalfallet ska all representation vara alkoholfri. Undantag från detta kan vara vid mer högtidlig middag/uppvaktning efter arbetstid och gäller för öl alternativt vin till maten. Starksprit ska inte förekomma. Alkoholfria alternativ ska alltid finnas tillgängliga. Intern representation rörande hela kommunen beslutas av kommunchef. Respektive chef beslutar om sådan representation som rör den egna arbetsplatsen eller verksamheten. Representationsgåvor Representationsgåvor är avsedda att bidra till goda förbindelser med myndigheter, organisationer, företag eller representanter för dessa. Representationsgåvor får endast förekomma då det är fråga om att inleda eller bibehålla goda relationer eller som tack för visad gästfrihet vid studiebesök etc. Värdet bör inte överstiga 500 kronor exklusive moms. Därutöver får förekomma enklare reklamgåvor av obetydligt värde. En gåva klassas som reklamgåva om den lämnas till ett större antal personer och saknar inslag av personlig karaktär. Gåvan ska vara märkt med kommunens namn eller logotype. Beslut om representationsgåva fattas av förvaltningschef. Gåvor från brukare eller brukares anhöriga Undantagsvis kan anställda ta emot gåvor från t.ex. brukare eller deras anhöriga om gåvan har ett ringa värde (max 200 kr) och om det kan upplevas som stötande att avvisa gåvan. Kontanter får inte tas emot. Samråd ska alltid ske med chef innan gåva accepteras. Regler för gåvor till och uppvaktning av anställda regleras separat (se bilaga). Rabatter Alla rabatter som anställda får i samband med tjänsteresor ska tillfalla kommunen. Representation för förtroendemannaområdet Ovanstående riktlinjer gäller även för representation inom förtroendemannaområdet. Uppvaktning av nämndledamöter vid 50-årsdag sker inom respektive nämnd med gåva värd 500 kr (Nytt förslag: maximalt 1 000 kr) samt blombukett. Uppvaktning av nämndledamot vid avgång sker inom respektive nämnd. Handläggning och beslut i representationsfrågor som rör förtroendemannaområdet sker i presidieberedningen, som med fullmäktiges ordförande som sammankallande består av fullmäktiges och kommunstyrelsens presidier. Medel för representation ska läggas in i ordinarie årsbudget.
Lena Fransson kommunchef
Bilaga till riktlinjer för representation och uppvaktningar m m inom Knivsta kommun Gemensamma regler för gåvor till och uppvaktning av anställda Anställda som fyller 50 år Gåva värd ca 500 kr (Nytt förslag 1 000 kr) + blombukett från kommunen som ombesörjs av närmaste chef. Arbetsgruppen med närmaste chef ordnar uppvaktning på lämpligt sätt. Andra så kallade jämna högtidsdagar (40 år, 60 år osv) får ordnas frivilligt genom insamling från arbetsgruppen. Ingen uppvaktning sker från kommunen. Anställda som avgår med pension Gåva värd ca 500 kr (Nytt förslag 1 000 kr) + blombukett från kommunen som ombesörjs av närmaste chef. Utöver det sker en uppvaktning i slutet av året med en gemensam middag för de anställda som avgår med pension under samma år som ombesörjs av personalenheten. Utöver detta sker vanligtvis en uppvaktning på arbetsplatsen med insamlade medel som ombesörjs av närmaste chef. Julklapp Blomma och/eller julklapp värd 100-150 kr sammanlagt som (Nytt förslag max 450 kr) ombesörjs av närmaste chef. (Skattemyndigheten säger max 450 kr.) Anställda som arbetat 25 år Uppvaktning sker med guldur, konstverk eller medalj i slutet av året som ombesörjs av personalenheten. (Skattemyndigheten säger ett maxbelopp på 15 000 kr. Vi ger guldur (värda ca 3 4 000), medaljer (varierar med guldpriset), konst (värde 4 000 kr). Förslag att det står kvar.)
Dödsfall Från Knivsta kommun hedras den bortgångne med en blomsteruppsättning alternativt gåva till önskad fond inför begravning, till ett värde av ca 800 1000 kr (Nytt förslag: 1 000 1 500 kr.) som ombesörjs av närmaste chef eller personalenheten.