Internredovisning MATTHIAS HOLMSTEDT Föreläsningens grundtanke och koppling till litteraturen Huvudsakliga utgångspunkten är kapitel 11 i Andersson, G (2013) 1
What Innehållet i kapitel 11, samt delvis knyta samman tema beslut och tema handling. How Huvudsakligen diskussioner runt nyckel begrepp med en praktisk förankring Why För att ger er perspektiv på och en överordnad förståelse för: den systematisk kalkyleringsdelen och dess relation till den mer ad hoc baserad kalkylering Innehåll 1. Skillnad och koppling mellan IR och ER 2. IR från ett situations anpassat perspektiv 3. Ekonomistyrning och internredovisning 4. IR and IT system 5. IR från ett praktiskt perspektiv 6. IR i olika typer av verksamhetsmodeller 2
Vad är det för skillnad mellan externredovisning och internredovisning? Vem är ER för? Vem är IR för? Styrelsen Division chefer Arbetsledare Topp Chefer Produkt Chefer Säljare Fabrik Chefer Inköpare Ekonomi Chefer Produktions arbetare Nyckelord: Externa intressenter Nyckelord: Interna intressenter Var skulle ni placera ägarna? 3
Vem bestämmer hur ER skall utformas? Vem bestämmer hur IR skall utformas? Topp Chefer Styrelsen Ekonomi Chefer Division chefer Produkt Chefer Fabrik Chefer Måste ett företag ha internredovisnings? Presentationsnivå i ER? ER är huvudsak aggregerat på juridiska enheter företagsnivå koncernnivå dotterbolagsnivå Presentationsnivå i IR? IR är oftast både aggregerat och internt segregerat på interna objekt tex: Hierarkinivåer Sortimentsnivåer Produktnivåer Projektnivåer Kontraktnivåer 4
Vem ansvarar för ER? Vem ansvarar för IR? Ekonomi Chef (CFO) Financial controller/ Accunting controller Business controller Kostnader i ER? Kostnader i IR? Bokföringsmässiga kostnader Kalkylmässiga kostnader 5
Sammanfattning del 1: Skillnad och koppling mellan IR och ER Externredovisning är något som är obligatoriskt för alla företag enligt lag Internredovisning är något som är frivilligt Externredovisning är regelstyrd Internredovisningen är nyttostyrd Externredovisning är enbart på aggregerade företagsnivå Internredovisningen är segregerad på olika interna objekt (Så som kund, produkt, avdelning och marknad) Extern redovisning är primärt för externa intressenter Intern redovisning är primärt för interna intressenter Kraven till externredovisning är givna och externt formulerade Kraven till internredovisning skapas och formuleras inom företaget Externredovisnings baseras på bokföringsmässiga kostnader Internredovisning baseras kalkylmässiga kostnader (dock sammanfaller bokföringsmässig och kalkylmässig kostnader ibland) Vad är det för skillnad mellan begreppen Ekonomistyrning och internredovisning? 6
Ett företag vill göra en bedömning av två alternativa investeringar är detta IR? Ett företag gör en tillfälligt en beräkning av en produkts självkostnad är detta IR? Företaget vill göra en efterkalkyl om en tidigare investering har varit lönsam? är detta IR? Svar: Nej, Nej, och Nej, enligt Göransson syn på vad internredovisningen är. Internredovisningen skall tillgodose behovet av information för styrning med kalkyler, budgetar etc. (Göransson, 2013, p 213) Viktig att vara klar över skillnaderna mellan ekonomistyrning och internredovisning. IR är ett verktyg för att utföra ekonomistyrningen IR är en löpande uppställning av kalkylerade kostnader Skulle du säga att internredovisning är ett taktiskt, operativt eller strategiskt verktyg? 7
Sammanfattning del 3: Skillnaden mellan IR och ES Internredovisningen är ett verktyg för ekonomistyrningen Internredovisningen är därmed en del av ekonomistyrningen Internredovisning kan ses som en databas med kalkylerade värden som fylls på löpande Internredovisning är ett taktiskt och strategiskt verktyg Vad relationen mellan internredovisningen och IT system? 8
Utgångspunkt: Internredovisningen är en löpande uppställning av kalkylerade kostnader på olika interna objekt (Så som kund, produkt, avdelning och marknad) Företagets har ett bokföringssystemet är detta IT system då en del av IR? Företaget har material och produktsystem är detta IT system då en del av IR? Företaget har ett Project Management System är detta IT system då en del av IR? Företaget har ett Business Intelligence system är detta IT system då en del av IR?. Svar: Internredovisningen är enbart en output som kan baseras på sådana system, medan sådana IT system är därmed verktyg för att skapa och föra en internredovisning Sammanfattning del 4: IR och IT system Vad relationen mellan internredovisningen och IT system? IR är oftast en output från IT system, men internredovisning kan föras utan support från IT system. 9
IR från ett praktiskt perspektiv För att en internredovisningen skall utformas krävs att de kalkylerade kostnaderna beräknas och transaktionerna segmenteras 3 modeller för att upprätta och föra internredovisning 10
1) Användning av underkonton i bokföringssystemet Skapar underkonto för varje internobjekt (tex: avdelning, produkt, sortiment) I praktiken skapar men underliggande konton i kontoplanen. Tex xxx1 för produkt 1 och xxx2 för produkt 2, eller xx10 för butik 1 eller xx20 butik 2. Butik 1 Butik 2 3010 Intäkter 3020 Intäkter 4010 KSV 4020 KSV 7010 Löner 7020 Löner TB TB 2) Användning av objektkoder i bokföringssystemet Genom att man skapar en flerdimensionell objektlista för de internobjekten man önskar följa i IR (Produkt, kund, avdelning etc), Diskutera hur ni skulle designa en internredovisning med objektkoder för ett klädeskedja 11
3) Användning av kontoklass 9 Till skillnad från de övriga metoderna när bokföringsmässiga kostnaderna fördelas, man med hjälp av kontoklass 9 lättare skapa och administrera kalkylerade kostnader. Kontoklass 9 används inte i externredovisningen och man kan därför skapa en internredovisning men att översätta ordinarie konto med att ange siffran 9 framför kontonumren i BAS planen. Tex: 3010 försäljning blir 9301 4010 KSV blir 9401 För att balanserna skuggredovisningen används ett slaskkonto (9900 eller 9999) Sammanfattning del 5: IR från ett praktiskt perspektiv 3 stycken metoder för att föra en internredovisning Användning av underkonton i bokföringssystemet Användning av objektkoder i bokföringssystemet Användning av kontoklass 9 12
Ett situationsanpassat perspektiv på IR (Alt: contingency perspektiv; betingat perspektiv) Om det beror på vad beror det då på för något? Lista faktorer som påverkar utformningen av IR 13
Utformningen av ett företags internredovisningen beror delvis beror på verksamhet: Om det beror på vad beror det då på för något? tillverkningsföretag? serviceföretag? handelsföretag? Utformningen av ett företags internredovisningen beror delvis beror på lednings kontrollbehov och hur företag går: Om det beror på vad beror det då på för något? 14
Om det beror på vad beror det då på för något? Utformningen av ett företags internredovisningen beror delvis storlek och företagets geografiska spridning av verksamheten: ERICSSON UNDER 2000 ROFFE D BILSERVICE UNDER 2012 Ett förhärskande tankefigur i företagsekonomi är att betydelsen av situationsanpassade lösningar, t.ex. att ekonomistyrning anpassas till aktuella förutsättningar. Detta synsätt kallas contingency och det förespråkas även i denna bok. Om företagens förutsättningar och verksamhet ser olika ut är det rimligt att styrningen också ser olika ut. Ingen specifik lösning är alltid bäst. Design av företags struktur, processer, ansvar, beslut och handlande bör anpassas till situationen. Andersson, 2013, p 24 15
Sammanfattning del 2: Ett situations anpassat perspektiv på IR Om det beror på vad beror det då på för något? Internredovisning är frivillig och opåverkad av lagregler. Huvuduppgifter är att tillgodose ett internt informationsbehov, som kan se mycket olika ut. Därför varierar internredovisningen från företag till företag. (Andersson, G. 2013, p 244) Utformningen av internredovisning varierar från verksamhet till verksamhet. Ju mer komplicerad verksamhet ju mer komplicerad internredovisning. (Andersson, G. 2013, p 235) Okey IR skiljer sig mellan verksamheter men hur skiljer sig det mellan verksamheter och hur beräknas självkost och vilka olika inter objekt används? 16
IR i olika produktionsverksamheter Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med serietillverkning 17
Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med serietillverkning och produktutveckling Leverantörer Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika interna kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? Produktionsföretag IR vid produktionsföretag on demand 18
Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med serietillverkning och produktutveckling Leverantörer Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika interna kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? ABC kalkylering vore kanske mer lämpligt? Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med serietillverkning med betydande produktutveckling 19
Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med serietillverkning och produktutveckling Leverantörer Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Hur tror du detta skiljer sig mellan Pfizer och Cloetta? Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med projektbaserad tillverkning 20
Produktionsföretag IR vid produktionsföretag med projektbaserad tillverkning Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika interna kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? IR i olika handelsverksamheter 21
Handelsföretag IR vid rena handelsmodeller Handelsföretag IR vid rena handelsmodeller Leverantörer Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika interna kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? 22
Handelsföretag IR vid handelsmodeller med produktutveckling Handelsföretag IR vid handelsmodeller med utveckling Leverantörer Företaget Kunder Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? 23
IR i olika serviceverksamheter Serviceföretag Fastpris service modeller Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? 24
Projektföretag IR vid projektmodeller Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? Portoföljföretag Fasta intäktsmodeller Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? 25
Provisonsföretag Förmedlingsmodeller Vad ingår i en självkostnadskalkyl för denna typ av företag? Vilka olika kalkylobjekt skulle kunna vara av intresse? Sammanfattning del 6: IR i olika typer av verksamhetsmodeller Hur internredovisningen utformas och organiseras skiljer sig markant mellan olika branscher och företag. 26
Sammanfattning av föreläsningen 1. Skillnad och koppling mellan IR och ER 2. IR från ett situations anpassat perspektiv 3. Ekonomistyrning och internredovisning 4. IR and IT system 5. IR från ett praktiskt perspektiv 6. IR i olika typer av verksamhetsmodeller Tack för mig! 27