10 steg till att planera en workshop Att organisera en workshop är mycket tidskrävande och det finns många detaljer att hålla reda på, men det kan vara en mycket givande forum och kan användas i många syften som t.ex: Utbildning, Produktutveckling, Brainstorming, Team building och Problemlösning. 1. Definiera din workshop Det är viktigt att de som vill organisera workshoppen arbetar tillsammans från början för att besvara följande frågor så att alla har samma vision och samma förväntningar på hur det ska organiseras och vad ni vill uppnå. Vad är målen med själva workshoppen? Vem ska hålla i workshoppen? Vem och hur många ska det nås ut till? Hur ska man få dit dem? Inbjudningar, annonser osv. Vad är förutsättningarna för att kunna vara deltagare? Räcker det med en dag eller ska det vara längre? Vad ligger budget på? 2. Val av lokal / plats Val av lokal och plats beror på syftet med workshoppen. Tänk på: Att komma utanför en storstad ger ro för att fokusera och samla gruppen. Centralt beläget är bäst om folk ska komma och gå under dagen. Tänk i så fall på att det ska finnas parkering i området. Undersök att det finns lätt tillgång till projektor, ljudanläggning och mikrofon om det behövs. Om du organiserar en flerdagars workshop är det optimala att det finns möjlighet till övernattning så att alla kan umgås på kvällen. Bäst är att alla bor på samma ställe genom t.ex. att förhandla fram ett bra pris till deltagarna på ett hotell. 3. Välj datum Tänk på att välja ett datum där de mest relevanta och viktigaste deltagare kan närvaro, dvs. få en bekräftelse från dem först innan man går ut till alla. Ta reda på om det finns några aktiviteter eller events man kan kombinera och dra nytta av i samband med workshoppen. Det kan vara en stor kampanj som ska påbörjas eller en samarbetspartner som också planerar någon event man kan besöka. Ju mer synergieffekter du kan få från din workshop ju mer värdefull och minnesvärd blir den.
4. Bjuda in Relevanta Deltagare För att en workshop ska vara en succé är det viktigt att man drar till sig deltagare som är relevanta och viktiga för utfallet. Använd tydliga kriterier för vem som ska kunna delta på workshoppen. Sträv efter att få en mångfald av perspektiv i rummet för att alla ska få en rikare och mer pedagogisk upplevelse. Att ha mellan 15-40 deltagare är optimalt för att kunna uppnå en intim känsla samtidigt som det finns utrymme för olika perspektiv. 5. Utse en facilitator För att hålla en framgångsrik workshop är det viktigt att facilitatorn är effektiv och entusiastisk och tillför energi till workshoppen under dagen. Tänk på följande när du väljer facilitator: Det är bäst om det finns fler än en facilitator så att energi hålls uppe. Det räcker med 2 3 facilitator för en grupp som är mellan 15-40, men det beror helt på typen av workshop. Det är viktigt att en facilitator inte tar över för mycket från gruppdynamikerna som finns på plats. Det kan vara bra att facilitaterarna inte behöver tänka på själva logistiken under dagen. Det kan lätt distrahera från fokus och förmågan att kunna facilitatera möten effektivt. Facilitaterarna har ansvaret för att hålla tiderna, förbereda allt material, genomgå gruppövningar, och se till att alla deltar. Det kan vara viktigt att ha minst en facilitator som har erfarenhet av att arbeta med workshops och att leda en grupp genom en process. 6. Organisera logistiken För att deltagarna ska kunna fokusera och skapa en bra stämning under workshoppen är det viktigt att alla de logistiska områdena fungerar smidigt och effektivt. Förtäring: Det är viktigt att alla får god mat under dagen för att hålla sig fokuserad och effektiv. Mellanmåltider med kaffe och te är också viktigt för att kunna ta en paus och ladda med lite energi. Måltider är bra tidpunkter att lära känna varandra mer informellt och bygga förhållanden och därför är det bra om alla äter tillsammans. Kom ihåg att fråga vid anmälningen om det finns allergier att ta hänsyn till.
Resor: Ta reda på när folk anländer och var säker på att ge klara instruktioner på hur de kommer fram och vart de ska vända sig när de har anlänt. Det är ingen bra start när deltagarna är irriterade innan workshoppen ens börjar. Var säker på att de har fått agendan i förväg så att de vet var och när de ska vara på plats. Boende: Om det är ni som ska boka boende är det viktigt att deltagarna informeras om vad det är för slags logi som är bokad - om det t.ex. finns dusch på rummet, pool, bastu eller annat som det kan vara bra att veta. Om deltagarna själva har bokat deras boende är det bra att du som arrangör vet var de ska bo. Lägg gärna ett välkomstbrev till alla så de känner sig välkomna från början. 7. Skriv agendan När logistiken är på plats och deltagarlistan har valts är det dags att planera exakt hur tiden kommer att används. Här är några saker att tänka på: Om syftet är att utbilda får man tänka på att ju mer det finns på programmet, desto mer måste man hinna med. Skär tillbaka så mycket du kan så att deltagarna kan ta åt sig informationen på en djupare nivå. Less is more. Ge deltagarna möjlighet att ge input till vad de är mest intresserade att få ut av dagen. En workshop är som regel intensiv och därför måste det finnas lämplig tid till raster. Tiderna ska vara flexibla i fall för att kunna tillpassa oväntade situationer. Rasterna ska vara av lämplig längd dels för att kunna upprätthålla motivation och fokus och dels för att det är ofta i det informella umgänget att relationer skapas. Planera tid för ett öppet forum där deltagarna kan dela med sig av sina kunskaper, en chans att dela med sig av sina arbetsområden eller för att diskutera ett aktuellt ämne. Vet redan från början att det blir svårt att överhålla tiderna - planera därför för att kunna vara flexibel. 8. Ordna all material Förbered allt material som ska användas under workshoppen några dagar i förhand. Printa ut det som ska printas ut, tryck det som måste tryckas, organisera ett bord där allt material samlas och kolla att tekniken fungerar som det ska. Var säker på att det finns tillräckligt med pennor och papper och annat praktiskt material innan ni börjar. Ha godis stående som en trevlig gest och för en snabb energi kick under dagen.
9. Själva workshoppen Njut av att du är så väl förbered: Ha det kul och kom ihåg att andas! Använd tiden tillsammans till att lära känna deltagarna och stärka relationen. Håll humöret högt för att dina deltagare också ska kunna hålla glödet levande. Glöm inte att dokumentera workshoppen med bilder och videos och för att kunna bifoga i ett tack brev till de som deltog. 10. Uppföljning När workshoppen är över ska alla hem och smälta informationen de har tagit del av under workshoppen. Vänta inte för länge med att följa upp på workshoppen för att kunna bygga vidare på den positiva energin och dynamik som skapades. Det är viktigt att snabbt komma till verklig handling. Det är viktigt att man har tydliga och effektiva kommunikationskanaler på plats, t.ex. facebook osv - och det kräver att man har en strukturerad och konstruktiv användning av dessa verktyg. När en workshop är över, oavsett hur trött du är som organisatör, får du stanna kvar tills alla har åkt. Ta en välförtjänt vila, men fortsätt i din roll som facilitator och försök att nå ut till och stödja andra och inte bara falla tillbaka till samma organisation som när innan workshoppen. Lycka till! Några saker att tänka på som facilitator: Håll gränserna bestäm tidsrum, antalet frågor du ska ställa, och håll dig inom dessa gränser. Ta risker samtidigt som du håller på gränserna kan du ta risker när det gäller att ställa svåra frågor eller påpeka hur gruppdynamiken utvecklar sig. Var öppen - var öppen och dela med gruppen varför du gör vissa aktiviteter eller berätta om du experimenterar med något nytt. Detta gör dig till en del av gruppen och hjälper även dem att lära sig hur man facilitaterar.
Lyssna efter känslor försök att läsa av deltagarnas känslor och reaktioner, lyssna efter vad som inte sägs, lägg märke till vem som inte prata och försök dra ut dessa genom att ställa bra frågor. Ha tydliga mål - vet vad du vill uppnå vid varje övning. Reflektera och sammanfatta - ditt jobb som facilitator är ofta att dra ut, generalisera och sammanfatta vad deltagarna säger om ett visst ämne för att hjälpa samtalet nå fram till en bra slutsats. Ställ bra frågor här är några exempel på hur man kan få mer klarhet, gå djupare, eller styra samtalet tillbaka till ämnet till hands: Kan du ge mig ett exempel på det? Kan du säga mer om det? Hur kom du fram till den slutsatsen? Hur ser du att----- relaterar till. (det vi talar om)? Vad tror du en lösning på detta skulle kunna vara? Har du upplevt något liknande förut? Vad var det?