Utredning om införande av digital nämndhantering för socialnämnden

6:1

6:2

6:3

6:4

6:5 Socialkontoret Dnr SN/2015:772-036 Administrativa enheten 2015-11-11 1/6 Handläggare Charlotte Arnell Tel. 0152-291 66 Utredning om införande av digital nämndhantering för socialnämnden Digital nämndhantering Digital nämndhantering är ett samlingsbegrepp för olika former av digitala arbetssätt inom ramen för arbetet med en kommunal nämnd, styrelse eller fullmäktigeförsamling. Många gånger är begreppet synonymt med elektroniska utskick av sammanträdeshandlingar. Det digitala inslaget varierar med allt från att sammanträdeshandlingar skickas med e-post, till en helt pappersfri hantering. I detta sammanhang inkluderar begreppet samtliga moment i arbetet med socialnämnden, både för förtroendevalda och tjänstemän, och inkluderar såväl administrativa moment som ärendeberedning. Bakgrund Under våren 2013 infördes digitala utskick av sammanträdeshandlingar i kommunstyrelsen med hjälp av Ipads och en webportal/applikation som heter Styrelsemöte.se. Även förvaltningens ledningsgrupp och kommunrevisionen började hantera sina sammanträden digitalt med samma verktyg som kommunstyrelsen. Tidigare erfarenheter Resultatet av införandet av digital nämndhantering för kommunstyrelsen blev mycket lyckat. För de förtroendevalda innebar det att utskicken nådde de förtroendevalda snabbare vilket medförde en längre inläsningstid. Verktygen i applikationen ( appen ) Styrelsemöte.se höjde kvalitén på nämndarbetet eftersom dokument blev mer lättillgängliga, det gick att markera och anteckna direkt i dokumenten och sedan omedelbart dela dessa med parti- och gruppkamrater. Arkivet i appen gjorde också att den förtroendevalde på sittande möte kunde komma åt äldre sammanträdeshandlingar eller protokoll, vilket ibland är nödvändigt. Den direkta åtkomsten till e-posten upplevdes också som kvalitetshöjande eftersom de förtroendevalda lättare kunde kommunicera med varandra och med förvaltningen, inför och även under sammanträden. Möjligheten att på ett och samma ställe komma åt ett sammanträdes utskickade handlingar, visade bildspel och protokoll upplevdes också som en stor förbättring av många förtroendevalda. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

6:6 2/6 För förvaltningen innebar införandet framförallt en kraftigt förenklad beredningsprocess. De administrativa momenten tog betydligt kortare tid och processen förenklades. Kommunikationen med de förtroendevalda förenklades också eftersom de lättare nåddes via e-post och möten kunde bokas direkt i kalendern i läsplattan. Hur gör andra? Utan att ha gjort en fullständig kartläggning av alla Sveriges kommuners arbetssätt för nämndhantering kan man rimligen anta att alla idag har någon form av digitalt inslag i sin hantering av de politiska organen, men utformning och omfattning varierar stort. Några har fullt ut ett digitalt arbetssätt, några större kommuner har byggt egna mjukvarulösningar och appar, och andra har inte gjort mer än att man distribuerar sammanträdeshandlingar via e-post. Teknik Hårdvara Valen står mellan att inte förse förtroendevalda med något tekniskt hjälpmedel alls, förse förtroendevalda med bärbara datorer eller att förse de förtroendevalda med läsplattor. Det förstnämnda alternativet är inte direkt ett alternativ i den mån att det förutsätter en insats från varje enskild förtroendevald och innebär att kommunen snarare än att förenkla för de förtroendevalda i den mån det går, försvårar. Det innebär att man i sitt förtroendeuppdrag förutsätts kunna köpa en dator, eller vara tvingad att använda sin arbetsgivares dator eller läsplatta för att delta i nämndens arbete. Vissa kommuner har, åtminstone historiskt, valt att förse förtroendevalda med en bärbar dator. Fördelen med detta är självklart att det är ett mycket användbart verktyg för den förtroendevalda. Nackdelen är att datorer kräver relativt mycket IT-stöd för att fungera felfritt. Dessutom ger de, utifrån uppdraget att den förtroendevalda ska kunna ta del av nämndens arbete, en stor överkapacitet, vilket innebär att de är relativt dyra i förhållande till syftet. Utan att ha gjort en fullödig jämförande studie vågar jag säga att denna lösning idag är ovanlig bland landets kommuner. Den absolut vanligaste hårdvaran när det kommer till digital nämndhantering är läsplattan. Fördelarna jämfört med en bärbar dator är många. Utifrån syftet att delta i nämndens arbete är de tillräckligt bra, det vill säga de utgör ett lättanvänt verktyg som fyller behoven, utan att innebära alltför mycket överkapacitet. Enkelheten innebär också att de kräver mindre IT-stöd/support och är mer driftsäkra. Jämfört med datorn är de också mer tillgängliga. Tjänster i applikationer, mail och kalender är omedelbart tillgängligt direkt när man öppnar läsplattan, till skillnad från en dator.

6:7 3/6 När det kommer till val av läsplatta är skillnaden inte så stor som den var för några år sedan. 2013 var Ipad i princip det enda gångbara alternativet för en kvalitativ digital nämndhantering, men idag finns det andra gångbara alternativ. Däremot är Ipad en erkänt lättanvänd, driftsäker läsplatta som dessutom håller högre kvalitet än många andra. I valet av läsplatta är det också viktigt att inte greppa över för mycket vad gäller teknisk kapacitet, utan återigen fokusera på syftet med läsplattan. Väljer man en för avancerad modell kan användarvänligheten och driftsäkerheten bli sämre, och då faller stora delar av poängen med det digitala arbetssättet. Mjukvara Val av mjukvara blir aktuell när en läsplatta används som hårdvara. Även med en läsplatta finns självklart valet att begränsa digitaliserandet av arbetssättet till att skicka sammanträdeshandlingar endast med e-post. Fördelen med detta är självklart att det är en billig lösning eftersom licenskostnad eller liknande för en annan distributionstjänst uteblir. Däremot är ett sådant tillvägagångssätt inte särskilt praktiskt för förtroendevalda eftersom det inte går att hålla handlingarna ordnade, eller bearbeta dem. Det tynger även ned e-postkontot som relativt snabbt kommer nå sitt tak för volym av lagrad data. Den tjänst som hittills använts i kommunen är Styrelsemöte.se, en tjänst som också många andra kommuner använder sig av. Fördelen med tjänsten är att den är plattformsoberoende, det vill säga den kan användas både på dator, läsplatta och en smart telefon. Den fungerar även oavsett systemlösning, det vill säga OSX, IOS, Windows, Android med flera. Strängnäs kommun har använt den sedan 2013, snart tre år, och har inte haft några driftavbrott under den tiden. Det är en viktig aspekt för funktionaliteten, så det är en stor fördel. Styrelsemöte.se har även en fullt utbyggd hantering för underskrift av beslut och hantering av sekretesskyddade handlingar. Det finns självklart flera andra liknande tjänster och på lång sikt behöver en mer fullskalig jämförelse göras. Dock är det Styrelsemöte.se som kommunstyrelsen kommer att fortsätta att använda i dagsläget och för att inte förtroendevalda som sitter i både socialnämnden och kommunstyrelsen ska vara tvungna att använda olika tjänster för att läsa sammanträdeshandlingar ska socialnämnden självklart använda sig av Styrelsemöte.se också. Infrastruktur Förutsättningen för digital nämndhantering är en dator/läsplatta med mobilt bredband och/eller möjlighet till trådlös wifi-uppkoppling. Det är möjligt att välja mellan att utrusta läsplattorna med mobilt bredband, och att inte göra det, vilket innebär att det krävs tillgång till ett trådläst nätverk för att få internet till läsplattan.

6:8 4/6 Fördelen med att endast ha en wifi-läsplatta är att man minskar den årliga driftskostnaden. För socialnämnden skulle det i dagsläget handla om cirka 20 000 kronor per år. Nackdelen är att läsplattan blir mer begränsad i sin användning. Att utrusta läsplattorna med mobilt bredband medför en kostnad, men å andra sidan blir läsplattan ett mer användbart verktyg för den förtroendevalde och sannolikheten att den används så mycket som syftet är ökas. Att inte välja en modell med mobilt bredband innebär att den förtroendevalde måste befinna sig inom kommunens interna trådlösa nätverk eller ett privat för att t.ex. kunna ladda ned sammanträdeshandlingar. Med mobilt bredband ökas flexibiliteten. Ekonomisk kalkyl för socialnämnden Dagens kostnad, för en analog hantering av nämnden, utskottet och ordförandejouren, är främst kopplad till kostnad för tryck, papper och reseersättning för ordförande vid jour. I en fullt utvecklad digital nämndhantering ska detta ställas mot de digitala driftskostnaderna som utgörs av licenskostnad för Styrelsemöte.se och mobila bredbandsabonnemang till läsplattor. I ett första steg, där endast nämndens sammanträdeshandlingar skickas digitalt är kostnadsskillnaden mellan digital och analog hantering mycket liten. Det går inte att säga exakt hur stor skillnaden blir eftersom det inte går att få fram en exakt kostnad för tryck och porto idag. För båda finns även en fast kostnad till kommunens post och reprofunktion, och det är osäkert om den kommer att sänkas även om nämnden inför digital nämndhantering. I förlängningen, när både utskottet och ordförandejouren hanteras digitalt blir självklart kostnadsminskningen mer tydlig, men den kommer fortfarande att vara relativt liten. Den stora nytto- och ekonomiska vinsten ligger i minskningen av administrativ arbetstid, både vad gäller nämndadministrationen men också i kontakten med de förtroendevalda, eftersom den förenklas. Skillnaden varierar naturligtvis från månad till månad men generellt sett cirka 8 timmar per månad. Stor nyttovinst finns även för de förtroendevalda i minskade ledtider och ökad tillgänglighet.

6:9 5/6 Risker Ibland blir digital hantering av handingar endast hantering av inscannade handlingar och då går man miste om både den förbättrade läskvalitén och det minskade arbetet. Därför är det viktigt att inse att en digitaliserad hantering av nämnden innebär ett förändrat arbetssätt i förhållande till en analog hantering. Att förändra arbetssätt är betydligt svårare än att exempelvis börja använda nya tekniska verktyg, vilket innebär att en digitalisering, i ordets rätta bemärkelse, kan vara både prövande och ta tid. I takt med att digital nämndhantering används mer och mer behöver även infrastrukturen byggas ut, och detta kan vara, om inte ett hinder, så i alla fall en bromskloss. I kommunhuset, där de flesta sammanträden hålls, har det hittills inte varit några större problem vad gäller det trådlösa nätverket, även om det på sikt behöver byggas ut för att exempelvis klara att hela den politiska möteshanteringen är digital. Är läsplattorna utrustade med mobilt bredband är man åtminstone inte utelämnad till ett trådlöst nätverk, och då minskas risken att just detta blir ett hinder för funktionaliteten. Möjliga vinster Ökad kvalité på nämndarbetet Digitala utskick ger mer tillgängliga, och snabbare tillgängliga, sammanträdeshandlingar för den förtroendevalda. Det innebär att handlingarna kan skickas tidigare, och kompletteringar kan göras enklare, och det höjer kvalitén på beredningsprocesserna. Genom att förtroendevalda kan dela material för beredningen på ett enklare sätt än idag, ha tillgång till e-post och aktuella, men även, historiska sammanträdeshandlingar, på sittande sammanträde, och att e-post och kalendern på ett lättare sätt kan användas som de kommunikationsoch planeringsverktyg de är ökas kvalitén på nämndarbetet. Enklare vardag för förtroendevalda I läsplattan kan förtroendevalda ha alla sina förtroendeuppdrag i kommunen samlade, både sammanträdeshandlingar (genom appen Styrelsemöte.se eller kommunens intranät), den kommunala e-posten och kalendern. Kalendern kan enkelt synkas med den privata och/eller arbetes och för den som har en egen läsplatta redan kan Styrelsemöte.se enkelt installeras (eftersom tjänsten är plattformsoberoende) och e-post och kalender kan enkelt läggas till. Enklare och mindre tidskrävande administrativ hantering av nämnden Många arbetsmoment i anslutning till utskicket av sammanträdeshandlingar kan slopas eller förenklas med digital nämndhantering. Det blir också lättare för nämndsekreteraren att kommunicera med nämndens förtroendevalda eftersom fler använder sin kommunala e-post, och det underlättar arbetet. Ändringar och kompletteringar i sammanträdesutskick görs också enklare.

6:10 6/6 I ren arbetstid är uppskattningen att det handlar om cirka tio timmar per månad som sparas. Den andra vinsten, som inte kan räknas i timmar men i högre grad av trivsel och mindre stress är att eftersom hanteringen förenklas upplevs det administrativa arbetet som mindre betungande. Bättre beredningsprocess Beredningsprocessen blir både enklare och mer tidseffektiv när handlingar kan distribueras, bearbetas och delas endast med hjälp av läsplattan (att jämföra med exempelvis intranät där inloggning krävs och där alla filformat inte kan läsas). Enklare hantering av socialutskott och tjänstgörande ordförande (ordförandejour) Behovet av en kort beredningsprocess och korta ledtider är ännu större för socialutskott än för socialnämnden, och digital distribution av handlingar möjliggör detta. I dagsläget, när rutinen är att socialutskottets ledamöter hämtar sammanträdeshandlingarna i kommunhuset skulle en digital distribution dessutom eliminera det momentet. Om man utnyttjar möjligheten att skriva under beslut som tjänstgörande ordförande genom exempelvis Styrelsemöte.se blir även det uppdraget enklare att utföra eftersom jouren inte innebär att ordförande snabbt fysiskt måste kunna inställa sig på plats i exempelvis kommunhuset. Eftersom det är svårt att rekrytera ledamöter till socialutskottet, och ordförandejouren upplevs som ett betungande och praktiskt hindrande uppdrag, är det önskvärt att dessa två uppdrag förenklas för att göra uppdragen mer attraktiva. CHARLOTTE ARNELL Administrativ chef, socialkontoret