Kommunstyrelsens handling nr 23/2014. ~:_ ~~ f.. '`nom, ~~. < < SAN~~I~~E~SAOiTAL UPP~fANDLINGAR ~. P~a~~r~t~ Mellan Telge I~~lcöp AB (TI) org nr 556770-1437 och Katrineholms kommun (KAK) och dess samarbetspartners org.nr 212000-03~~0 har följande avtal tecknats. ~ ~. 016~FA`TTNIt~~ TI förbinder' sig enligt detta avtal fill att genomföra upphandlingar beträffande ramavtal - eller i förekommande fall specifika upphandlingar för KAK:s behov samt utbildning och stöd i upphandlingsfrågor. Vid upphandlingar avseende ramavtal ägei ISAK -rätt att initiera, samt att i varje enskilt fall i förväg välja att avslå från deltagande. TI skall vid två tillfällen (~ tim vardera) per år infoi~nera om nyheter och utbilda I~AI~ i frågor som rör upphandling och inköp. Avtalet omfattar även övrig service enligg nedan: o Info~7nation orn förändringar inom lagstiftning, anvisningar, praxis etc. av betydelse fös upphanc~lingsverksamheten o Meddela avtalsförlängningar nch prisjusteringar 0 Avtalsbeval~iing och initierande av nya upphandlingar Länkning till annonsering av de upphandlingar där Katrineholms kommun deltar, och där leverantörer kan hämta underlag i digital form samt lämna elektroniska anbud Tillgång till leverantörsregister (elektroniskt) innehållande samlad dokumentation över träffade avtal samt upphandlingsunderlag o biträda med leverantörskontroll och leverantörsbevalcning o Biträda med erforderliga myndighetskontakter o Tillhandahållande av spendanålys-verktyg och tillhörande rapporter tör avtalstrohet. F.apportf~ekvens för standardrapporter är kvartalsvis. Vilka enheter som rapportering skall sloe på bestäms av parterna tillsammans. Katrineholms åtaganden vid anslutning till spendanalysverktyg: KAK levererar leverantörs-och fakturainformation från sin leverantörsreskontra för import till spendanalysverktyget enligt av TI vid var tid angivna instruktioner. Kostnaderna fös anslutning betalas av Katrineholm och är en vidaredebitering av verkliga kostnader från IT leverantör. a Telae in::öp AS m Tel vxl D8-553 220 OD a Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax o8-553 220 05 Säte i Sbdertälje Besöksadress Uvway.telge.se Hoimfasivägen 31, Söclerfäfje
ri7 ~~, ~, ~ 3. PLARf~RIIdG KAK %rbinder sig att förse TI med underlag inför nästkommande års planering, senast sista september varje år. Planeringsmöten samt uppföljningsmöten skall äga rum enligt överenskommelse mellan parterna, där av parterna utsedda pe~ soner oleltar. Parterna skall också överenskomma om annan upphandlingspart skall användas i vissa upphandlingar vilka i detta fall avser SKI Kommentus -eller Kammarkollegiet och detta görs löpande under året. ~. AVYAL~TID Avtalstiden är 2014-06-0 l till och med 2015-12-31 med rätt till förlängning i tvåårsperioder om parterna så kommer överens. Uppsägning skall sloe av endera paid, senast 3 månaden före avtalstidens utgång. Sker ingen uppsägning löper avtalet vidare. ~. ~~I~ 1. Upphandlingar avseende tamavtal som initierats av TI debiteras ined 150 000 kronor/år. Denna post avser kostnader där KAK ej deltager al~tivt i upphandlingen och godlcäniier annan parts kravspecifikation. I de fall I~AI~ vill vara. krayställare men ej äi' enda partiavtalet utgår ersättning enligt punkt 3 nedan. 2. I avgiften ingår även tjänster enligt punkterna i 2 ovan. I upphandlingsunderlaget finns stipulerade krav om ersättning i förhållande till inköpt värdes k marknadsbidrag om 2 %. Ersättningen faktureras leverantören i efterskott. Denna ensättning tillfaller TI. Detta marknadsbidrag utgå.i endast för upphandlingar enligt X5.1. 3. Ii~l~öpsstöd avseende specifika uppdrag för ISAK debiteras ined 800 kronor/ timme. Förhandling sker avseende omfattning och tidsåtgång. ~. Årligen sker en reglering av priset enligt konsumentprisindex. Denna justering sker första gången 2015-01-01 och baseras på index för oktober 2013 (år x) och därefter ined x+l. I samband med denna prisjustering sker ocl~så en gemensam utvärdering mellan angående samarbetet. 5. Vid resor till Katrineholms kommtul eller dess samarbetspartners debiteras halva timpriset enligt punkt 3 ovan samt milersättning enligt RSV:s riktlinjer Mervärdeskatt tillkommer. All fakturering sker i efterskott. Den fasta.. avgiften debiteras två (2) gånger per år i lika delar, enars och september. Betalningsvilllcor: 30 dagar netto efter fakturans ankomst. All debitering debiteras kvartalsvis efter av KAK godkänt debiteringsunderlag. Har ISAK ej återkommit rued några invändningar senast 30 dagar v i e1~e In'.ö;~ A~ Box 633, 151 27 Söci2rtälje Besöksadress Holmfastvägen 31, SöQertälje ~ I el vxl D8-553 220 00 o Ofg.nr 556770-1437 Fax 08-553 220 05 Säte i Söclertäfje www.t2lge.se
~ '1 ~~ efter tillsänt debiteringsunderlag räknas detta som ett godkännande. Vid försening utgår dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. TI äger ej rätt att överlåta fordran på KAK till faktureringsföretag eller någon annan, utan KAK:s skriftliga godkännande. 6. IIPPHANDLINC~FORM Upphandlingen skall alltid utföras i enlighet med LOU eller om andra offentliga lagrum lorävs såsom LUF och LOV. Utifrån detta väljer parterna upphandlingsform efter vad som bedöms lämpligt i varje upphandlingsärende. i. {(RA~/~PE~IFIKATIOf~ Vid ramavtalsupphandlingar skall kravspecifikation godkännas av båda parter. Det åligger TI att ansvara för planering och utarbetande av upphandlingsunderlag. Båda parter ansvarar för att lc~ av på tidsfrister kan uppfyllas. Vid specifika upphandlingar skall underlag tillhandahållas av KAK, och KAK äger kravspecifikationen. KAK använder sig av mallar och instruktioner som utarbetats av TI. TI ansvarar för att anbudsförfrågan utarbetas enl. erhållet underlag och att upphandlingen genomfö~ s i enlighet med LOU. S. ~~F~~~NS~~t~~~~~ Vid upphandlingar avseende ramavtal skall representanter för KAK vid behov eller önskemål därom delta i referensgrupper för utarbetande av anbudsunderlag och vid uppföljning av ingångna avtal. 9. ~RN~IIDSÖPPNINC9 TI svarar för att anbudsöppning och anbudssammanställning sker i enlighet med LOU och i enlighet med KAK:s upphandlingspolicy. 10. AN~UDSBEDÖt~iNI~fG TI ansvarar för bedömning av anbud. Vid begäran ska KAK delta i anbudslrtvärdering och om KAK frångår TI's vägledning tar K~4K på sig hela ansvaret för ev tvist eller skadestånd. 11. ~E~LIJT Tilldelningsbeslut fattas alltid av KAK eller dess samarbetspartner om dessa i förekommande fall är egna upphandlande myndigheter oavsett ramavtal eller specifik upphandling. Processen för underslarvande av tilldelningsbeslut följer TI's process. ~ I elg2 In,cöp ~,B [a Tel val 08-553 220 00 o Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax 08-553 220 05 Säte i Söclertäfje Besöksadress Nnv~v.telge.se Holmfastvägen 31, Södertälje
~~ `,,-`- f 4 12. AVTALSSKRIVNING Vid upphandlingar avseende ramavtal och specifika avtal utarbetar TI förslag till avtal. Avtal undertecknas av TI enligt gällande delegation, samt antagen leverantör. Avtalen finns därefter tillgängliga för Katrineholm i den av TI ägda avtalsportalen. 13. FÖRVARING AV HANDLINGAR TI ansvarar för att alla handlingar i upphandlingsärenden förvaras på ett betryggande sätt i enlighet med LOU. Vid specifika upphandlingar för KAK överlämnas samtliga handlingar till KAK då ärendet avslutats. Ha~ldliligarna skall förvaras i enlighet med arkivlagen. ~~. s~~c~er~~s Båda parter skall vara medvetna om att absolut sel~retess råder fram till dess att tilldelningsbeslut fattats, alla anbud offentlighjorts eller upphandlingen på annat sätt avslutats. 15. RISK TI skall ersätta KAIK upp till angivet belopp i 16 för eventuella skadestånd och/eller andra kostnader Boin KAK får på grund av att TI inte har utfört sitt uppdrag enligt avtalef, exempelvis inte följt LOU. Vid en eventuell påföljd på grund av felaktigt upphandlingsförfarande, där felet är hänförligt till sådana delar som TI har ansvar för, skall TI stå för risken. Om påföljden beror på uppenbara fel i någon av parternas upphandlingsunderlag, svarar felande part för hela risken. 'i6, e4nsvarsförsäkring TI förbinder sig att under avtalstiden ha en gällande ansvarsförsäla~ing på ett belopp upp till två (2) miljoner svenska kronor. Efter skriftlig förfrågan, exempelvis via e-post, från KAIK förbinder sig TI att så fort coin möjligt utse en handläggare för den aktuella upphandlingen. I det fall TI underlåter att påbörja en upphandlingsprocess, efter 2 veckors tid efter inkommen. förfrågan från KAK, utfaller vite om 5 OOO lc~/påbörjad arbetsvecka. Om en upphandlingsprocess försenas, och eletta beror på försumlighet från TI:s sida, utfaller vite enligt belopp och tidsfrist ovan. ~ 18. FORCE I~IAJEU~~ Endast. inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas coin Force Majeure händelse och skall utgöra befiielsegrluid som medför framflyttning av tidpur~ten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om sådan händelse inträffat skall parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. e i elge In{cöp A6 ~ Tel vxl OS-553 22000 o Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax 08-553220 Q5 Säte i Södertälje Besöksadress w~wv.telge.se Flolmfastvägen 31, Södertälje
"?.,~ ~ ~: 19. TVIST Tvist rörande hela detta avtal skall avgöras i svensl: allmän domstol med Södertälje tingsrätt som första instans. 20. hlävninc KAK äger rätt att säga upp avtalet om TI inte följer avtalet och efter två skriftliga påpekanden inte vidtagit erforderliga rättelser. TI är skyldig att ersätta den skada KAK lidit till följd av uppsägningen. KAK måste verifiera skadan skriftligen. KAK äger rätt att häva avtalet om TI inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter, skatter, mm. ~7. AViAL~OIV~~UD För Telge Inköp AB: Anna-Karin Renström 08-550 221 47 För Katrineholms lcotnmtm: Staffan Fällström 0150-572 O1 22. ÖVRI(å2 Om förutsättningarna för avtalet ändras väsentligt under avtalstiden, exempelvis genom organisationsförändringar såsom samarbete kring tipphandling inom Södertörn, eller ändrad prismodell, skall parterna uppta förhandlingar utifrån en sådan förändring. Sådan förhandling skall inledas senast en månad efter avisering. 23. ~ESER!/ATION Inga andra villkor än i detta avtal upptagna gäller. ~4. AVTAL~EXENBPLAR Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt. Södertälje den..~./.~... 2014 För Telge Inköp AB Anna Karin Renström VD -- ~ -,~. Katrineholms kommun _ ~ ~ ~C/i ~'~Less~,~"(~/~i~c~~t Gh~f a i elg~ Inköp,~~ 0 Tel vxl 08-553 220 00 d Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax OS-553 220 OS Säte i Södertälje Besöksadress www.telye.se Holmfasfväger~ 31, Södertälje