Projektrapport nr 23/2005 E-fakturaprojektet inom SLL 2005 E-fakturaprojektet inom Landstingsstyrelsens förvaltning har i enlighet med Landstingsdirektörens direktiv infört en lösning för elektroniskt fakturaflöde inom LSF. Ramavtal med systemleverantörerna innebär att samtliga förvaltningar och bolag inom SLL kan avropa. Locum AB har infört samma lösning, Karolinska, SLSO m fl har påbörjat införandeprojekt. Projektet har genomförts inom budget- och tidsram. Säkerhet och effektivitet har ökat i fakturahanteringen, rutiner och roller har stramats upp. För att ytterligare säkra upp behörighetshanteringen bör inloggning med etjänstekort övervägas. Inför det fortsatta införandet av e-fakturor inom SLL är det viktigt att lokalt ansvariga är observanta på utbildningsbehovet och tillgodoser detta. Postadress: Landstingsrevisorerna, Stockholms läns landsting, Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 B, Stockholm, T Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 Fax: 08-737 53 50 E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Hemsida: www.sll.se/rev
Revisionskontoret 2006-02-27 1 Sammanfattning Landstinget bedrev 1997-2001 ett e-handelsprojekt enligt Toppledarforummodellen. Utvecklingen av elektronisk handel gick dock inte så snabbt bl a för att leverantörernas satsning på e-handelslösningar skedde långsammare än väntat. Det konkreta resultatet av satsningen på e- handelsprojektet inom Stockholms läns landsting (SLL) har hittills varit en gemensam artikeldatabas 1 för SLL. Revisionskontoret har i olika rapporter följt utvecklingen av e-handel: Nr 6/97 Elektronisk handel inom Stockholms läns landsting, 1998 PM, bilaga 6 till Årsrapport för Landstingsstyrelsen; 1999 PM, bilaga 4 till Årsrapport för Landstingsstyrelsen; Rapport nr 13/00 Elektronisk handelprojektet inom SLL. Nr 2/02 Koncernperspektiv beträffande IT-området. Den lösning för elektronisk fakturahantering som nu är under införande på många förvaltningar/bolag i landstinget kan betraktas som ett steg på vägen mot elektronisk handel. Lösningen innebär scanning av pappersfakturor för att åstadkomma ett elektroniskt fakturaflöde. Projektet med att ta fram och införa en sådan lösning inom Landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) har genomförts i enlighet med av Landstingsdirektören 2005-02-11 givna projektdirektiv. Syfte: Ökad säkerhet och effektivitet i fakturahanteringen Enligt projektdirektiven är syftet med projektet att få ner tidsåtgången för distribution av fakturor mellan den centrala redovisningen och de verksamhets- och resultatansvariga som finns geografiskt utspridda inom LSF och få en ökad säkerhet och effektivitet i fakturahanteringen. Intentionen har också varit att projektresultatet skulle vara användbart för andra förvaltningar/bolag som avser att gå in i e-fakturahantering. Granskningens syfte Införande av ett elektroniskt fakturaflöde har strategisk betydelse för säkerhet och effektivitet i fakturahanteringen. Revisionskontoret har översiktligt granskat projektets effekter vad gäller ingångna avtal, kostnadsbild och ansvarsstruktur samt om uppsatta mål uppnåtts. Iakttagelser Projektet har genomförts inom given tidplan och inom den givna kostnadsramen 2,5 Mkr. Syftet med projekt har också uppnåtts. Ingångna ramavtal kan avropas av samtliga förvaltningar och bolag inom SLL. 1 En databas med uppgifter om samtliga centralt upphandlade förbrukningsartiklar.
Revisionskontoret 2006-02-27 2 Projektmål uppnådda Inga effektmål i ekonomiska termer, ingen nyttokalkyl i projektet Den lösning som implementerats på Landstingsstyrelsens förvaltning tillämpas också inom andra förvaltningar och bolag inom SLL. Läget vid intervjutillfällena i januari 2005: Landstingsstyrelsens förvaltning har infört e-faktura. Locum AB har infört e-fakturor. Karolinska Universitetssjukhuset har infört e-fakturor inom två divisioner, Stockholms läns sjukvårdsområde har pilotprojekt inom tre vårdcentraler och halva beroendevården, Danderyds sjukhus AB planerar att starta ett införandeprojekt. Säkerhet och effektivitet i fakturahanteringen har ökat i och med införandet av e-fakturaflödet, rutiner och roller har stramats upp. Några effektmål i ekonomiska termer framgår inte av projektdirektiven. Någon nyttokalkyl har ej tagits fram. Enligt landstingets projektmodell 2 skall en nyttokalkyl tas fram under varje projekts etableringsfas och förankras hos projektägaren (finansiären) innan beslut om projektstart. Här skall tydligt framgå vem som är ansvarig för realisering av nyttan samt hur denna ska följas upp. Systemägare utsedd, förvaltningsplan beslutad Allt loggas och kan ses av alla som hanterar fakturan Ansvarsroller Central systemägare är finansdirektören. Systemägaren har det ekonomiska och funktionella ansvaret för systemet, liksom även för säkerheten. En förvaltningsplan för e-fakturasystemet har beslutats av systemägaren, vilket innebär att förutsättningar för en fungerande systemförvaltning finns. Säkerhet I systemet finns bra loggningsfunktioner som visar exakt vem som gjort vad och när med en faktura, samt var i organisationen den befinner sig. Denna logg kan ses av alla som har behörighet i e-faktura systemet. Lösenordsdistributionen till nya användare bör anpassas till de krav som uttrycks i landstingets informationssäkerhetsriktlinjer. Lösenordsdistribution och inloggning bör göras säkrare Beträffande inloggning sker den med användaridentitet och lösenord, ett förfarande som bör göras säkrare med smarta kort. En sådan möjlighet kommer att finnas inom SLL. Beslut om införande av det s k etjänstekortet förväntas inom kort tas av Landstingsfullmäktige. Utanordningen sker som tidigare i ekonomisystemet Raindance och 2 PROJEKTiL som beslutats i november 2003 av landstingsdirektören
Revisionskontoret 2006-02-27 3 påverkas alltså inte av det elektroniska fakturaflödet. Attestinstruktioner Landstingsstyrelsens förvaltning kommer att se över sina attestinstruktioner, men tillsvidare anser man att den gamla hanteringen måste vara kvar eftersom inte alla fakturor hanteras i e-fakturasystemet. Karolinska kommer att skriva om attestinstruktionerna 2007. Locum AB har inför övergången till e-fakturahantering sett över sina attestinstruktioner. Enhetliga fakturahanteringsrutiner etablerade Användarinformation och -utbildning viktig för systemacceptans Verksamhetsnytta En säkrare och mer enhetlig fakturahanteringsprocess, med enhetliga rutiner som blir bestående eftersom systemet nu är uppbyggt kring dessa. Systemet medverkar med automatik till att tvåhandsprincipen tillämpas, vilket är ett viktigt säkerhetskrav. Användarsynpunkter Elektroniskt fakturaflöde innebär ett annat sätt att arbeta en viss utbildning av användarna behövs. Tillgången till datorer och konkreta övningar har givit bättre resultat än enbart en teoretisk genomgång av flödet. Utbildningen inom LSF omfattade en halv dag, dock utan tillgång till egna datorer. (Bedömningen hade gjorts att det för skulle bli svårt/dyrt att inom tillgänglig tid utbilda nästan 800 personer framför varsin dator). Användarsynpunkterna beträffande nyttan av systemet är inom LSF delade. Locum AB som i sitt projekt genomfört en intensiv utbildningsinsats, med genomgång av systemet, företagets fakturaflöde samt övningar direkt med egna fakturor i datorn, har idag (tre månader senare) ett system som fungerar mycket bra och helt nöjda användare. Revisionskontorets rekommendationer För varje projekt ska innan beslut om projektstart en nyttokalkyl tas fram. Ansvaret för hur nyttan ska realiseras samt hur den ska följas upp ska vara tydligt. Föreskrifterna i landstingets informationssäkerhetsriktlinjer beträffande lösenordsrutiner måste efterlevas. För att ytterligare säkra upp behörighetshanteringen bör, så snart de s k etjänstekorten implementerats inom SLL, en övergång till inloggning med dessa övervägas. Inför det fortsatta införandet av e-fakturor inom SLL är det viktigt att lokalt ansvariga är observanta på utbildningsbehovet och tillgodoser detta innan e-faktura rutinen införs.
Revisionskontoret 2006-02-27 4 Personer som är osäkra i sin roll behöver medvetandegöras om vad ansvaret innebär. De personer som känner osäkerhet beträffande e-fakturasystemet Contempus måste få tillräckligt stöd i inledningsskedet 3 för att inte e-fakturahanteringen skall försvåra arbetet med fakturor i stället för att underlätta det. 3 Inom Karolinska ger fakturahandläggarna de nya Contempusanvändarna individuell handledning.