Bevara/Gallra EU-projekt



Relevanta dokument
EU-projekt Karlshamns kommun

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Anvisningar för EU-projekt

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Ansvarig/ Förvaring

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

Dokumenthanteringsplan

HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal

Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

PROTOKOLLSUTDRAG Regionstyrelsen. Peder Björn

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se

Revidering av dokumenthanteringsplan avseende Hälso- och sjukvårdslagens journalhantering

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för Tiohundranämnden i Norrtälje kommun

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad

Arkivet föreningens bästa minne

YLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Stiftelsen Norrlandsfonden Box Luleå

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

LADOK-funktionen Antagningsenheten Examensenheten

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

- Verkställa gallring.

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning Vägledning

Riktlinjer för digital arkivering

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Gallring av digitala handlingar

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Hur gör jag med dokumenten?

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

MED ANLEDNING AV ATT NI LEVERERAR MATERIAL TILL OSS

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Bevara, rensa och gallra

Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB

Kommunens författningssamling

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN MH Teknik: VA Beslutad: Tekniska nämnden. Ansvarig/ Förvaring. Gallringsfrist

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Dokumenthanteringsplan

Regler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering.

SÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR

Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Arkiveringsinstruktioner

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande forskning och forskningsadministration vid Mittuniversitetet

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EUprojekt vid Högskolan Dalarna

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

Riksarkivets författningssamling

UPPRÄTTANDE AV ARKIVFÖRTECKNING ORDNA OCH FÖRTECKNA HANDLINGAR ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT

Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Riktlinjer för leveranser av pappershandlingar till centralarkivet i Öckerö kommun

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Dokumenthanteringsplan

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Leverans till centralarkivet

Arkivreglemente. Styrdokument

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna föreslagna Riktlinjer för arkiv. Riktlinjerna börjar gälla efter justering.

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING

Hantering av omföringar Agresso Milestone 5. Beslutat av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med:

Transkript:

1 Bevara/Gallra EU-projekt

2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana handlingar som skall bevaras och sådana som får gallras. Hantering av dokument sker både i pappersform och i digital form. De datasystem som används är till största delen generella standardprogramvaror. Små informationsmängder lagras i digital form under längre tid. Bevarandehandlingar ska arkiveras endast på papper. Planen skall vara ett levande dokument och justeras efterhand som det uppstår förändringar. EU-kommissionen kräver en omfattande arkivering. Det är viktigt att kunna förstå arkivet utan vidare förklaringar. Vid projektets slutredovisning kan alla som varit inblandade i projektet vara borta. Arkivmaterialet skall visa alla faserna i projektet och att allt som utlovats har uppnåtts. Handlingar får upprättas elektroniskt, men det måste finnas ett format som kan läsa handlingarna, i synnerhet vid revision. Det är den ledande organisationen i projektet som ska ha originalhandlingarna och lämna ut uppgifter från dessa så länge arkivansvaret ligger på projektägaren (se Arkivansvar). Om Sölvesborgs kommun har varit part i projekt där annan kommun, myndighet eller organisation har arkivansvar skall detta anges på de handlingar som arkiveras. Bevaras/Gallras definitioner Bevaras - innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Gallras - betyder att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Detta får endast ske om det finns stöd i ett gallringsbeslut vilket motsvarar dokumenthanteringsplanens gallringsfrister och beslutas av kommunstyrelsen. 10 år - innebär att handlingar skall förstörs 10 år efter det år då handlingen skapades, om inge annat anges. Vid inaktualitet - betyder att handlingar gallras vid in aktualitet d.v.s. då informationen inte längre har något värde eller betydelse för projektet.

3 Arkivansvar Arkivansvar har utvald tjänsteman på den förvaltning/avdelning som står som projektägare, eller i vilkens regi projektet bedrivs. Diarieföring Samtliga EU-projekt som genomförs hos en huvudman som omfattas av offentlighetsprincipen diarieförs hos huvudmannen (respektive kontor/avdelning). Diarieföring ska endast göras i Evolution. Om det är ett litet projekt kan all dokumentation samlas i en diarieakt hos huvudmannen. I mer omfattande projekt hålls projektets dokumentation för sig. Dock alltid med en hänvisning från diariet. Observera att det inom offentlig förvaltning finns ett krav på att handlingar, som kan omfattas av sekretess, skall diarieföras. I Evolution ska sådana handlingar märkas med sekretess. Vissa typer av ärenden skall vara diarieförda hos huvudmannen. Detta gäller t.ex. upphandlingsärenden. I dessa fall finns samtliga originalhandlingar hos huvudmannen och kopior hos projektet. Grupperingar Dela upp handlingarna i ett antal grupper, varje grupp får en egen pärm, huvudflik i pärm, hylla eller mapp i datorn, beroende på projektet storlek. Inom respektive flik sorteras handlingarna Se Anvisningar för EU-projekt Bilaga 1 över dokumentation som kan förekomma i EUprojekt och hur dessa kan grupperas. Ytterligare indelning i fler grupper kan behövas i vissa projekt. Rensning Innan handlingar som skall bevaras för arkivering, avlägsna plastfickor och register, postitlappar, gem och nitar. Tjänsteanteckningar som har betydelse för projektet ska vara utskrivna på A4-ark, daterade och signerade. Gallringsfrister Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av strukturfonderna gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum. - 3 år efter sista betalning från EU till svenska regeringen

4 - sista betalningen sker normalt upp till 5 år efter programperiodens slut - Gallring får ske tidigast 8 år efter programperiodens slut. Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av de övriga EUfonderna gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum. - 3 eller 5 år efter projektet erhållit slutbetalning. Rutiner för arkivering Se till att information/data samlas in regelbundet. Samla även in handlingar som upprättats av andra avdelningar inom kommunen vid projektets början eller som har anknytning till projektet. Arkivera redan vid första redovisningstillfället bevaradehandlingar för sig och gallringsbara handlingar för sig vilket underlättar arbetet vid slutredovisningen. Använd pärmar, flytta över bevarandehandlingarna till arkivboxar med ett grönt aktomslag som skrivs ut från Evolution. De gallringsbara handlingarna gallras efterhand ut från Evolution av kommunarkivet. Märk pärmarna och arkivboxarna med projektnamn, år och vilken fondperiod bidraget erhållits från. Gallringsbara handlingar bör även märkas med gallringsår, gärna i rött. Det underlättar den kommande gallringen. Leverans till kommunarkivet Efter att EU-projektet är avslutat enligt gallringsfristerna ska leverans ske till kommunarkivet. Både bevarandehandlingar och gallringsbara handlingar ska levereras i arkivboxar, var för sig. När det gäller gallringsbara handlingar som upprättats elektroniskt ska de bevaras i Evolution. Bevarandehandlingar som upprättats elektroniskt ska skrivas ut och även de tillföras aktomslaget. Leverans av handlingar till kommunarkivet skall ske på reversal. Reversalen skall upprättas i två originalexemplar, vilka båda följer med leveransen till kommunarkivet. Kommunarkivet återsänder det ena exemplaret underskrivet. Bilaga 2 I samband med leveransen upphör projektägarens och tjänstemannens arkivansvar, vilket då övertas av kommunarkivet. Vid eventuella problem eller frågor om arkivering, kontakta kommunarkivet.

5 Bilaga 1 Handlingar Bevaras/Gallras 1. Projekthandlingar Bevaras (finns diariefört) - Projektbeskrivningar - Slutrapport heltäckande (digitalt, hemsida och i form av papper) - Protokoll och korrspondens av vikt eller avgörande för projektet - Beslut från fonden eller programmet - Trycksaker (broschyrer, program etc.) där projektet är ansvarig utgivare 2. Övergripande dokumentation Gallras - Föreskrifter och regler för programmet - Avtal/Kontrakt bevaras tills det att de går ut Strukturfonderna tidigast 8 år - Medfinansieringsintyg efter programperiodens slut - Projektansökan - Projektplan - Protokoll (original) Övriga fonder 5 år efter - Beslut om projektförlängning sista utbetalning 3. Allmän information av relevans Gallras (som är lätt att få tag på någon annanstans) - Information från myndigheter Vid in aktualitet 4. Arbetsmaterial Gallras (som behövs endast för projektet genomförande) - Budget med kalkyler och beräkningsunderlag Strukturfonder tidigast 8 år - Arbetsplaner efter programperiodens slut - Korrespondens med partners - Korrespondens med finansiärer Övriga fonder 5 år efter - Personalens tidsredovisningar sista utbetalningen 5. Ekonomiska redovisningen Gallras (Original finns i huvudmannens arkiv) - Leverantörsfakturor Strukturfonder tidigast 8 år - Dokumentation av betalningar efter programperiodens slut - Utdrag ur räkenskaperna bokföringsjournaler - Utdrag ur ekonomisystemet Övriga fonder 5 år efter - Utdrag lönelistor sista utbetalningen - Upphandlingsärenden - Transaktionslistor - Bevis för att fakturorna betalats av ekonomichef eller annan - Hantering av betalningar av leverantörsfakturor - Ev. Bankgarantier - Revisionsintyg (FLC First level kontroll) och andra 6. Dokumentation av projektet Gallras - Dokumentation från arrangemang Strukturfonder tidigast 8 år - Anmälningsblanketter efter programperiodens slut - Deltagarlistor - Närvarolistor Övriga fonder 5 år efter - Program sista utbetalningen - Fotografier från arrangemang - Deltagares prov/examen - Examensresultat - Tidningsartiklar och reportage

6 Bilaga 2 LEVERANS AV HANDLINGAR TILL KOMMUNARKIVET Anvisningar Reversal upprättas av avsändaren i två originalexemplar, vilka båda följer med leveransen. Kommunarkivet återsänder det ena exemplaret underskrivet. De överlämnade handlingarna skall specificeras nedan. ÖVERLÄMNAR HÄRMED NEDANSTÅENDE HANDLINGAR TILL KOMMUNARKIVET Handlingar Antal volymer Tid Anmärkning Mottagningserkännande Datum.. Underskrift