FLC informationsmöte Gabriella Fredriksson Kristin Signemark 1
Central Baltic 2014-2020 Källa: Central Baltic 2
FLC Sverige Tillväxtverket, Internationell Regionsamverkan Östersund Stockholm Malmö 3
FLC Tillväxtverket Granskar att projektens redovisade kostnader följer EU-regler, programmets regler samt nationella bestämmelser. - Skrivbordskontroller - Kontroll på plats 4
Revisionsnivåer Revisionsutlåtande vid avslut av programmet Slutfas programmet Third Level Control Revisioner från KOM Second level control Ekonomistyrningsverket Under projekttiden First Level Control TIllväxtverket 5
Vad styr oss? EU Europa 2020 Gemensam EU-förordning (CPR) nr 1303/2013 (ERUF) nr 1301/2013 (ETC) nr 1299/2013 Delegerad akt 481/2014 Genomförandeakter Operativa programmet Central Baltic Nationella regler Svenska lagar och förordningar Ex. Förvaltningslagen, SFS: 2014:1383 Projektbeslut
7
www.centralbaltic.eu 8
eu.tillvaxtverket.se 9
Resultat, resultat, resultat! We want to achieve real results The time for pure networking is over Showing result in the region (Central Baltic) 10
Förenklingar 2014-2020 Elektronisk rapportering (ems) Färre rapporteringsperioder. 3 2 per år Klumpsummor (lump sum) OH-schablon (flat rate) Preperation costs Högre gräns för bid-at-three 1500 5000 Flexibility rule Små projekt 11
Tidslinje från periodens slut: 15 dagar 4 mån (inklusive FLC kontroll 3 mån) Max 7 mån 60% 12
Spårbarhet - ENKEL Verifikat Flyg 999 kr Huvudbok Flyg 999 kr ems Flyg 999 kr 13
Spårbarhet SVÅRARE Verifikat Flyg.. 999 kr Hotell... 850 kr Hotell... 625 kr Buss... 85 kr Huvudbok ems Kontot Resor Sthlm. 1624 kr Flyg 999 kr Hotell. 625 kr Notering: flyg 999 + hotell 625 14
Stödberättigande kostnader Uppkommit för att genomföra projektet (additionalitet) Belastat stödmottagaren Skäliga (value-for-money) Kan styrkas med fakturor eller andra handlingar Betalda Projektbokförda (gäller ej förenklade redovisningsalternativ, tex OH och klumpsummor) Uppkommit under projektperioden Uppfyller villkor i projektbeslutet 15
Kostnader som inte är stödberättigande Exempel: Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Gåvor (undantag för reklamgåvor upp till 50 per gåva) Växelkursförluster Räntor på skuld Moms (undantagsfall finns) Kostnader som uppstått efter projektperioden Dubbelfinansiering (redan finansierats i annat EU-projekt eller offentligt stöd) 16
Budget lines Staff Costs Office and administrative expenditure Travel and accommodation costs External expertise and services costs Equipment expenditure Infrastructure and works Income (net revenue) 17
Staff costs generella principer Ej ordinarie verksamhet Endast egen personal Godkända personalkostnader ligger till grund för OH. Overhead/admin Traktamente/resor BL Office and administrative BL Travel & accommodation Konsulter BL External expertise 18
Anställda i projektet Anställd hos partnerorganisationen Heltid Deltid Anställningsavtal/intyg Fast procent i projektet Varierande andel i projektet Timanställda Tidrapporter 19
Heltid och deltid med fast procent Månadens bruttolön (enligt lönespec) x procent, även vid semester och annan betald frånvaro Lönekostnadspåslag (LKP) sociala avgifter och tjänstepension Anställningsavtal/intyg Semesterlöneskulden redovisas ej 20
Heltid i projektet - exempel Lisa har en månadslön på 30 000 kr, är heltidsanställd hos organisationen och arbetar enbart med projektet I november har Lisa inte haft någon frånvaro LKP 41,34 % (i detta exempel) Stödberättigande kostnad i november (enligt förutsättningar ovan): 30 000 kr x 1,4134 = 49 469 kr Beloppet bokförs på projektet och lönespecifikation bifogas vid rapportering. 21
Deltid med fast procent - exempel Kalle har 30 000 kr i månadslön, beräknat på heltid. Han är deltidsanställd på 80 %, och arbetar hälften av sin arbetstid i projektet. I november har Kalle inte haft någon frånvaro, bruttolönen blir därför 24 000 kr. LKP 41,34 % (i detta exempel) Stödberättigande kostnad i november (enligt förutsättningar ovan): 30 000 kr * 80 % tjänst = 24 000 kr 24 000 kr x 0,50 x 1,4134 = 16 961 kr 22
Deltid med varierande procent Tidrapportering Två olika beräkningssätt för timkostnaden: 1. månatlig arbetstid 2. standardarbetstid 1 720 h/år Semester, sjuklön och annan frånvaro tidredovisas ej på projektet 23
Deltid med varierande procent Beräkningssätt 2 Årsarbetstid 1 720 h gäller Timkostnad = Årslön 1 720 h Personalkostnad = Timkostnad * Nedlagd tid i projektet respektive månad Semesterersättning ingår i timkostnaden 24
Deltid med varierande procent - exempel Elsa är heltidsanställd vid organisationen, med 34 000 kr i månadslön. Hon arbetar med varierande procent i projektet och tidredovisar därav. I maj månad arbetade hon 73 h med projektet. LKP 41,34 % (i detta exempel) Elsas timkostnad i maj: (34 000 kr x 1,4134 ) x12 mån 1 720 h = 335,27 kr/h Timkostnad 335,27 kr Antal h 73 Stödberättigande i maj 24 475 kr 25
Timanställda i projektet Timkostnad framgår av anställningsavtal/lönespecifikation Utbetald semesterersättning är stödberättigande Lönekostnadspåslag Personalkostnad = Timkostnad * Nedlagd tid i projektet respektive månad 26
Underlag för personalkostnader Anställningsbevis Arbetsbeskrivning Intyg om deltidstjänst Lönespecifikation Tidrapporter Betalningsbevis Specifikation av lönebikostnader http://eu.tillvaxtverket.se/programmen/interregterritoriellasamarbetsprogram/firstlevelcontrolflc.4.dc469ed14d 82e6e120ce3c9.html 27
Office and administrative expenditure 15 % av godkända personalkostnader Lokalhyra Försäkringar El, värme, vatten Förnödenheter Arkiv IT-system Kommunikation Se programmanualen för utförlig lista Kan ej tas upp som direkta kostnader på andra budgetlinjer. 28
Travel and accommodation Projektpartnerns kostnader Kopplade till projektets genomförande Resekostnader för External Expertise redovisas under denna budgetlinje endast om de bokats och betalats av projektpartnern. (Annars Ext. Exp.) Interna policys Kostnadseffektivitet! Agenda eller dylikt Traktamente/reseräkningar 29
Travel and accommodation, forts Resor utanför programområde Finnas med i beslutet I annat fall kontakta Central Baltic innan resan Källa: Central Baltic Programme Manual 2.0, s 37 30
External expertise and services Till exempel undersökningar, översättningstjänster, catering och föreläsare Aktivt deltagande Alla eventuella kringkostnader för extern expertis måste finnas med i avtalet samt redovisas under denna budgetlinje 31
External expertise and services, forts LOU, kostnadseffektivitet Dokumenterad prisjämförelse >5.000 Kontrakt/Avtal Köp mellan projektpartners är ej tillåtet, inte heller kontraktera egen personal som konsulter Spårbarhet: Urvalsprocess Kontrakt/avtal Output 32
Equipment expenditure Kontorsutrustning IT hårdvara och mjukvara Verktyg Annan projektspecifik utrustning Laboratorieutrustning Maskiner och instrument Se programmanualen för fler exempel 33
Equipment expenditure, forts Inköpt, hyrd eller leasad Väsentlig för genomförandet av projektet Godkända av programmet, se beslut LOU, kostnadseffektivitet, prisjämförelse Begagnad - ej tidigare EU-finansierad Inköp/leasing från annan projektpartner ej tillåtet 34
Equipment expenditure, forts Hela kostnaden Pro rata Avskrivningar 35
Infrastructure and works Kostnader för bl. a. markberedning, leverans, installationer, köp av mark (< 10 %) Godkända av programmet LOU Informationsansvar 36
Income (net revenue) Projektintäkter rapporteras löpande i ems Eventuella intäkter till projektet efter projektavslut kontakta sekretariatet 37
Valuta/Växelkurs Redovisa beloppet i den valuta som anges på fakturan SEK konverteras automatiskt till euro 38
Upphandling Samma regler för privata som offentliga! >5.000 - dokumenterad prisjämförelse >505.800 SEK - upphandling enligt LOU/LUF lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) 39
Tänk på Grundläggande principer likabehandling, proportionalitet, öppenhet, icke-diskriminering, ömsesidigt erkännande Använd befintliga ramavtal Tröskelvärden Stödmottagarens ansvar att LOU följs Spara dokumentationen! www.upphandlingsmyndigheten.se 40
Informationsansvar http://www.centralbaltic.eu/documents 41
42
Klumpsummor Ska finnas med i budget Lämplig för återkommande aktiviteter med många olika kostnader, t ex seminarier Redovisning av aktiviteter istället för faktiska kostnader. Samtliga aktiviteter måste fullföljas. Viktigt att följa upp indikatorerna! 43
Ändring av budget flexibility rule 20 % per budgetlinje på projektnivå Totalbudget får inte överstigas LP godkänner om PP kan använda flexibiliteten Gäller inte för personalkostnader, klumpsummor eller inköp av ej budgeterad utrustning 44
Electronic monitoring system (ems) 45
Dokumentation Projektbokföring/huvudbok Fakturor/verifikat Dokumentation för lönekostnader Betalningsbevis Avskrivningsplan Intyg om momsbefriad verksamhet Beräkningsmetoder för utrustning eller maskiner som skall användas av projektet Dokument om offentlig upphandling och inköpsprocesser Kontrakt Exemplar av upplagor och trycksaker som produceras av projektet Deltagarlistor med underskrifter av projektrelaterade aktiviteter (seminarier, arbetar grupper, möten osv) 46
Arkivering ems är inget arkiveringssystem Stödmottagarens ansvar att spara dokumentationen om projektets aktiviteter och kostnader i minst fyra år efter utbetalning. 47
Länkar www.centralbaltic.eu eu.tillvaxtverket.se www.interreg.se www.upphandlingsmyndigheten.se 48
Tack för oss! 49