Fjärrvärme Vatten Avlopp Renhållning Protokoll från MEMABs styrelsemöte nr 90, 20140625 Plats Bolagets kontor Tid 20140625, kl 15 15 17 30 Närvarande Beslutande Namn Gunnel Engström Lars Eriksson Jan Hyttring Bengt Lundin Christer Rube Ordförande Justerare Närvarande övriga Claes Johansson Mötets sekreterare Amanda De Leeuw Punkt 17 Anmält förhinder Sändlista (i bokstavsordning) Göran Brengesjö Adam Bergqvist Gunnel Engström Lars Eriksson Ingemar Eriksson Jan Hyttring Claes Johansson Bengt Lundin Mats Nilsson Kent Oskarsson Christer Rube Lars Samuelson Daniel Seitl Amanda de Leeuw Kommunstyrelsen SvenOlof Dahlin Kicki Svensson Ledamot Ordförande Stämmoombud Ledamot VD Ledamot Revisor Vice ordförande Ekonom Ägare Kommunrevisor Kommunrevisor Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. epost Internet Plusgiro Järnvägsgatan 2729 0392140 00 5561985598 fjarrvarme@mullsjo.se www.mullsjo.se 465 94 487 Box 800 Mullsjö Telefax Säte 565 18 Mullsjö 0392102 49 Mullsjö T:\BOLAGET\LEDNING\Styrelsemöten\2014\Styrelsemöte MEMAB nr 90_20140625.doc
1 Sammanträdets öppnande Ordförande Lars Erikson hälsar samtliga närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Mötet beslutar att jämte mötets ordförande utse Christer Rube till att justera mötets protokoll. 3 Val av sekreterare Mötet beslutar att utse Claes Johansson till sekreterare 4 Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställs 5 Genomgång av föregående protokoll och händelser 5.1 Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll Protokoll från föregående styrelsemöte nr 89 justerades 5.2 Ordförande redogör muntligt för händelser och diskussioner med VD Lars E och Claes J redogjorde för diskussioner om kapacitetsbrist för vattenverket i Mullsjö i samband med stora vattenuttag i Mullsjö 6 Till styrelsen inkomna frågor 7 Ekonomi 7.1 Resultatrapport till den 31 maj 2014 Preliminärt resultat till och med 31 maj är totalt ca 287 tkr, (? tkr, maj 2013 ), fördelat på Fjärrvärme med ca: 497 tkr (? tkr, maj 2013) Vatten och Avlopp med ca: 884 tkr (? tkr, maj 2013) Renhållning med ca: 99 tkr (? tkr, maj 2013) Amanda de Leeuw redogjorde för bolagets ekonomi fram till den 31 maj 2014. Fjärrvärme har positiva resultat vilket är så som förra året vid samma tid. En minskning av resultatet för Vatten och Avlopp noteras efter större kostnader för underhåll. Renhållningen har ett positivt resultat. Likviditeten var 9,1 miljoner kronor (inkl, lån) den 25 juni 2014. 7.2 Kundfodringar Förfallna kundfordringar för fjärrvärme och VA har noterats. En anslutningsavgift har förfallit till betalning. Claes J kontaktar kund för kontroll av betalningsförmågan under hösten 2013. Claes J kontaktar inkassoföretag för rådgivning för indrivning av skulder. Kvarstår 7.3 Lån Bolaget har uttagna inteckningar om 4,25 miljoner kronor sedan 1989. Lars Eriksson utreder vidare var de kan vara. Kvarstår, Lars E återkommer om bolagets inteckningar. Claes J kontaktar banken för att avsluta inteckningarna 7.4 Avtal Claes J har tillsammans med Jan Österberg i kommunen, listat de tjänster som bolaget köper av kommunen. Jan Österberg ska omgående upprätta ett avtal för de listade tjänsterna för påseende. Kvarstår 2 (7)
7.5 Ekonomi övrigt Styrelsen beslutar att öka den interna kontrollen i bolaget genom att påbörja en skriftlig verksamhetsbeskrivning av företaget. Claes J ska administrera att följande rutiner dokumenteras skriftligt: Skriftligt formulera attestregler för den ekonomiska redovisningen Skriftligt formulera inköpsrutiner av varor och tjänster Skriftligt formulera delegationsordning för uppgifter vid befattningsfrånvaro Ramavtal upprättas för de vanligaste tjänsterna som bolaget behöver utföra med externa resurser. Amanda De Leeuw redovisar ett utkast till ledning och styrning av bolagats administrativ och ekonomiska arbete. Styrelsen får utskick och återkommer. Styrelsen beslutar att belopp understigande 5 000 kr inte måste attesteras av VD. Betalning ska utföras med två personer i förening som tidigare. 8 Driftstörningar 8.1 Fjärrvärme Inga driftstörningar. 8.2 VA Under vecka 25 har vattenuttaget närmat sig maximal kapacitet för vattenverket i Mullsjö 8.3 Renhållning Inga driftstörningar. 9 Verksamhetsfrågor 9.1 Fjärrvärme Bolaget har fått ett erbjudande om att köpa en nedmonterad maskinhall/lagerlokal. Denna byggnad kan uppföras vid värmeverket på Mossgatan och användas till lager och garage för hjullastaren. Styrelsen beslutar att Claes J utreder vidare kostnader och eventuellt inköp. Styrelsen informeras om att en nedmonterad maskinhall/lagerlokalen köpts in och är tänkt att uppföras vid värmeverket på Mossgatan. Claes J har informerat Johan Laurila teknisk chef på tekniska kontoret i Mullsjö muntligen om att en yta om 300 kvm (15x20 meter) behövs anläggas norr om värmeverket på kommunens mark. Johan L har inga invändningar. Claes J upprättar en bygganmälan (eller vid behov, ett bygglov), till Byggnadsnämnden i Mullsjö. Bygglov skickas in till byggnadsnämnden. Bygglov inskickat den 23 oktober. Kontakt tagits med byggfirma för uppförande. Bygglov beviljat, grundarbeten kan påbörjas tidigast vecka 50. Byggnationen är framflyttad till våren. Entreprenören för markberedning har inte kapacitet för att färdigställa arbetet innan vintern. Claes J kontaktar entreprenörer för att påbörja byggnationen. Påbörjas i april. Arbeten med grundläggningen är påbörjad. PEAB börjar med grundarbeten. Pågår En utrustning för kemisk justering av fjärrvärmevattnet behöver installeras i värmeverket på Mossgatan. En utrustning har offererats från ett företag. Anbudspriset är ca 100 tkr. Utrustningen installeras om det är möjligt under juni. Montering i september. Rörfirma ska kontaktas för installation. Installation efter årsskiftet. Claes J tar kontakt med entreprenör. Claes J har kontaktat en entreprenör i juni. Kvarstår. 3 (7)
Efter pannskötarutbildning den 4 juni framkom att det kan finnas behov av nödkylning av pannorna på fjärrvärmeverket. Claes J utreder vidare. Claes J kontaktar kommunen för eventuellt samarbete om mobilt reservkraftverk. Claes J följer upp kontakten med kommunen. Claes J besöker Astra Zeneca i Mölndal den 6 mars och tittar på ett begagnat reservkraftverk som kan passa för installation vid fjärrvärmeverket på norra industriområdet i Mullsjö. Styrelsen beslutade att inhandla reservkraftverket från Astra Zeneca i Mölndal. Förslag till avtal om köp av begagnat reservkraftverk har skickats till Astra Zeneca i Mölndal. Utrustning står nedmonterad i Mölndal. Kvarstår Trimning och emissionsmätning av biobränslepannorna utförs veckorna 50 och 51. Trimning och emissionsmätning av värmeverket i Mullsjö är avslutade. Behov av förbättrad rökgasrening har konstateras. Styrelsen beslutade att Claes J tar fram förslag till lösning av problemet och redovisar kostnader för genomförande. Denna redovisning ska vara ett underlag för beslut av ägaren. Rapport från emissionsmätningar har mottagits. Förbättrad rökgasrening måste installeras. Claes J underrättar Miljöförvaltningen för Mullsjö/Habo om rapporten och föreslår åtgärder. Claes J utreder möjligheten att installera bättre rökgasrening. Möte med utredare den 6 maj är framflyttat till juni. Styrelsen beslutar att söka stöd för investering av ny förbränningsutrustning och vid behov förbättrad rökgasrening hos ägaren Mullsjö kommun. Inget besked från LinKa i Danmark. Claes J fortsätter att diskutera med LinKa. Upphandling av bränsle för eldningssäsongen 2014/2015 har påbörjats. Avslutad, nya leverantörer blir VIDA Energi AB och WINSARP AB. Claes J skriver avtal med nya leverantöre. 9.2 Vatten och Avlopp Styrelsen beslutade att en enkätundersökning ska genomföras för att kartlägga eventuell dålig smak på dricksvattnet i Mullsjö. Claes J kontaktar miljökontoret för att utforma lämpliga frågor. Frågor skickas ut i sommar, tillsammans med VAfakturor. 23 frågor ställs om hur abonnenterna upplever dricksvattnet. Frågorna skickas ut i början av juni om de ka skickas med fakturor för VA. De skickas i september. Utskick den 23 oktober. Svaren på enkäten ska vara oss tillhanda den 29 nov för utvärdering. Sammanställning påbörjas i slutet av februari 2014. Utvärderingen av enkätundersökningen för dricksvattenkvaliten har påbörjats. Utvärderingen är genomförd. Resultatet av undersökningen visar att vattnet upplevs som bra. En sammanställning ska publiceras på bolagets hemsida. Kvarstår Styrelsen beslutade att vatten och avlopp läggs i Industrivägen på Västra Industriområdet i Mullsjö, så att fastigheterna GYLJERYD 1:37 och GYLJERYD 1:20 inte behöver hysa kommunens VAnät på sina respektive fastigheter. Projektet påbörjas omedelbart och finansieras med upplåning av medel motsvarande projektkostnaden. Projekt skjuts på framtiden 6 månader. Nya samtal tas upp den 27 september. Bolaget ska genomföra projektet sommaren 2014, efter att ny industribyggnad är uppförd. Byggnadsarbeten har påbörjats på fastigheterna. Vi startar projektering av ledningsomläggningen under våren 2014. Kontaktat konsulter som ska lämna offert. Konsultbolaget WSP Sverige AB projekterar Vatten och Avlopp samt Fjärrvärme. Planerat utskick i juli. Arbetet med att upprätta ledningsrättavtal på Mauritz Väg 50, Tidaholmsvägen 56 och Tallgatan 6 pågår. Anders Fransson på Hushållningssällskapet i Huskvarna sammanställer underlag och beräknas vara färdig i början av januari 2013. Färdiga, avtal presenteras för fastighetsägarna under januari och februari 2013. Genomförs i april 2013. Åtgärdas i september. Fastighetsägare på Mauritz väg 50 vill ha förrättning av ledningsrätt utförd av Lantmäteriet. Claes J kontaktar Lantmäteriet för genomförande av förrättning av ledningsrätt. Lantmäteriet informerade om att de kommer att utse en förrättningsman för Mauritz väg 50. Fastighetsägaren informeras av Claes J. Ingen ny information från Lantmäteriet. Brev angående förrättning av ledningsrätt har inkommit för information om att Lantmäteriet har utsett en handläggare. 4 (7)
Vattendom för ny reservvattentäktvid vid sjön Stråken väster om Mullsjö, har vunnit laga kraft den 7 januari 2014. Arbetet med projektet fortsätter i februari 2014 med att en design av vattenreningsprocess upprättas och att en kostnad beräknas för en investering i ett nytt vattenverk. Fortsätter i maj. Påbörjas till hösten Arbete med att söka en kompletterade Vattendom påbörjas för att nå den uttagsnivån som dagens uttagsbehov kräver ur den befintliga vattentäckten i Mullsjö. Claes J och Anna Norman från PROVAB kontaktar Länsstyrelsen i Jönköping för ett första möte. En ny miljökonsekvens beskrivning (MKB) påbörjas för den befintliga vattentäkten i Mullsjö. Möte med PROVAB den 27 februari. Arbete med att samla in uppgifter pågår. Informationsträff med berörda fastighetsägare den 4 juni i Mullsjö, flyttas till den 16 juni i Mullsjö. Samråd med länsstyrelsen i Jönköping den 16 juni i Mullsjö. Samråd med Länsstyrelsen i Jönköping och Sakägare har hållits den 16 juni. Claes J upprättar en generell TAplan som kan tillämpas vid främst akuta arbeten på och i vägar som finns i kommunen. Kvarstår Claes J sammankallar till möte angående ny VAplan i slutet av augusti 2012. Claes J kallar till möte i början av 2013. Claes J upphandlar konsult för VAplan och projektering av VAinstallationer i området Gruvered och Sandhemkyrka under våren. Kvarstår. Styrelsen beslöt att kapaciteten på avloppsreningsverket ses över på lämpligt sätt. Claes J återkommer i höst. Claes J planerar att arbetet kan påbörjas i april eller maj 2014. Vattenprov tas mellan de olika processtegen i reningsverket för att kartlägga hur effektiva de är. Claes kontaktar Sweco i juli Styrelsen beslutade att godkänna företaget PROVAB som projektörer och byggledare av VAanslutning till Gruvered i Mullsjö och Sandhems Kyrka i Sandhem. Projektering pågår. Informationsmöten med berörda fastighetsägare planeras till slutet av maj 2014 flyttas fram till juni 2014. Handlingar ska skickas ut på räkning. Informationsmöten ska hållas. Styrelsen beslutade att filteranläggningen i vattenverket i Sandhem ska bytas ut. Beräknad kostnad 600 till 800 tkr. Beställning pågår. Utrustning beställs i juli 9.3 Renhållning Kent Oskarsson, Lars Eriksson och Claes J har träffat representanter från Värnamos, Vaggeryds Gnosjös, Gislaved och Habos kommuner den 4 oktober i Vaggeryd. Diskussionen kring samarbete i kommunernas renhållningsfrågor fortsatte. En styrgrupp och en arbetsgrupp bildades. Arbetsgruppen ska formulera ett förslag om vilka frågor som behöver utredas... Nytt möte i slutat av februari eller i början av mars. Vid detta möte ska kommunernas ledning delta. Arbetsgruppen är kallat till nytt möte i Jönköping den 11mars för genomgång av utredningen. Styrgruppen och kommunledningar är kallade till Jönköping den 11 april för genomgång och presentation av den slutliga utredningen. Utredaren Pär Johansson från SWECO kommer att redovisa sin rekommendation. Presentation av utredningen hölls den 11 april i Jönköping. Alla kommuner deltog. En ny styrgrupp bildas som ska arbeta fram ett förslag som kommunerna kan ta ställning till. Arbetet sker under hösten 2014. Förslag från utredaren om fortsatt utredning skickas till Mullsjö kommun. Förslaget kompletteras med styrelsen kommentarer om att utredningen även ska redovisa ett förslag utan att Jönköpingskommun deltar i samarbetet. Skickas till Kommunstyrelsen i Mullsjö. Nytt möte den 7 februari 2013. Förslag till ny renhållningsordning finns. Nytt möte i den 23 april 2013 kl 9.00 i Mullsjö. Claes J söker medel för utredningskostnader hos kommunstyrelsens arbetsutskott. Gunilla Blomén från Miljöinvest AB arbetar med avfallsplanen för Mullsjö. Gunilla B är färdig med förslag till avfallsplan för Mullsjö kommun. Nytt möte med gruppen den 18 september 2013. Avfallsordning och Avfallsplan för Mullsjö skickas ut på remiss den 27 september 5 (7)
med 4 veckors remisstid. Remissen skickad med svar senast den 11 november. Förlängning av remisstiden är begärd varför beslut i komunfullmäktige kan ske tidigast i januari 2014. Nytt möte med avfallsgruppen planeras till januari 2014. Claes J träffar Kent Oskarsson och Lars E den 29 januari 2014 för en genomgång av inkomna remissvar. Nytt möte den 10 mars med avfallsgruppen. Claes J sammanställer kompetteringar av avfallsplan och skickar förslaget till Kommunstyrelsen i Mullsjö för senare antagande i Kommunfullmäktige. Ska skickas. Avfallsplan har antagits av Kommunfullmäktige i Mullsjö. Avfallsordningen för Mullsjö skickas till allmänna utskottet i Mullsjö kommun i juli. Styrelsen beslutade att Claes J ska redovisa renhållningstaxan i Mullsjö kommun och vilka avgifter som gäller på Återvinningscentralen i Mullsjö. Kontakt med BEGES Containerservice AB som sköter driften av Återvinningscentralen visar att en avgift tas ut för hämtning av matjord på Återvinningscentralen (ÅVC). Detta är överenskommet sedan tidigare med bolaget. Avgiften ska täcka kostnaden för skiktning och lastning av matjord, Claes J undersöker vidare med entreprenören hur detta redovisas och sköts. BEGES Containerservice AB har en egen kassa och tar hand om avgifterna. Styrelsen beslutar att BEGES Containerservice AB ska redovisa kassan och intäkter till bolaget. Claes J ser till att uppgifterna redovisas för bolaget. Claes J har träffat BEGES Containerservice AB, de kommer att redovisa intäkt och kostnader för verksamheten med matjord. Ny kontakt tas med BEGES Containerservice AB. Nytt möte den 5 mars. Styrelsen beslutade att verksamheten med försäljningen av jord på Återvinningscentralen ska ske i bolagets regi. Claes J upprättar avtal och rutiner. Kvarstår Miljöförvaltningen för Mullsjö och Habo arbetar med nytt tillstånd för Återvinningscentralen i Mullsjö. Bolaget kompletterar med uppgifter. Kvarstår 9.4 Gemensamt Då bolagets reservkraftverk fortfarande har en osäker funktion ska Claes J omgående se till att de rustas upp och att en laddningsstation för startbatterier anordnas i befintlig byggnad. Kontroll av batteriladdningen ska dokumenteras. Pågår. Ett startmöte med EDP Control AB hölls den 3 mars för start av uppgraderingen av faktureringssystemet till programmet FUTURE. VA och renhållning är i drift i faktureringssystemet FUTURE. Fjärrvärme ska installeraas i FUTURE i juni 2014. Framflytta till september. Bolagets bilar ska förses med elektroniska körjournaler under veckorna 1314. Rapporter ska visas vid nästa möte. Kvarstår Claes J undersöker om två RAKELenheter för kommunikation i kris ska införskaffas till bolaget. Kvarstår 10 Marknadsfrågor Styrelsen beslutade att offert lämnas till Damella för anslutning till fjärvärmenätet i Mullsjö. Ny kontakt tas med Staffans Industri och lageruthyrning AB för anslutning av fjärrvärme till Garverigatan 7. Förslag till Damella skickas i juli Styrelsen beslutade att Claes J träffar ledningen för Folkhögskolan i Mullsjö och diskutera ett sammarbete om lokal fjärrvärme från skolans panncentral. Kvarstår 11 Villkorsuppfyllelse (MB) 12 Utvecklings och förändringsprojekt Se punkt 9. 13 Personal, kontor och anläggningar 14 Övriga frågor Styrelsen beslutade att ändra tiden för bolagets styrelsemöten till att börja kl 10.00 6 (7)
15 Nästa styrelsemöte Datum Tid Plats 20140827 Kl 10.0012.00 På bolagets kontor i Mullsjö. 16 Avslutning Ordförande Lars Eriksson avslutar mötet. Claes Johansson Sekreterare Lars Eriksson Ordförande Christer Rube Justeras 7 (7)