Riktlinjer för investeringar

Ärendenummer KS2014/405 Riktlinjer för investeringar Antagen av Kommunfullmäktige den 21 oktober 2014, 127 2014-11-10

2 (13) Innehållsförteckning 1. Bakgrund och syfte... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte... 3 2. Finansiella mål och finansieringsformer... 4 2.1. Finansiella mål... 4 2.2. Finansieringsformer... 4 3. Gemensamma utgångspunkter för investeringar... 5 4. Kriterier för investeringar... 6 4.1. Lönsamma investeringar... 6 4.2. Investeringar till följd av demografi... 6 4.3. Investeringar till följd av förändrad lagstiftning/myndighetskrav... 6 4.4. Investeringar till följd av höjda ambitioner... 6 5. Investeringsgrupper... 7 5.1. Investeringar i fastigheter och anläggningar... 7 5.2. Investeringar i inventarier... 7 6. Planering och beslutsprocess... 8 6.1. Investeringsplan... 8 6.2. Besluts- och planeringsnivåer... 8 7. Budgetering... 9 7.1. Budget för ökade driftkostnader... 9 7.2. Omfördelning av investeringsbudget... 9 7.3. Regler för ombudgetering (överföring) av investeringsbudget till nästa år. 9 7.4. Budget för förstudier och programutredningar... 10 8. Igångsättning, uppföljning och slutredovisning... 11 8.1. Igångsättning... 11 8.2. Uppföljning... 11 8.3. Slutredovisning... 11 9. Övriga investeringsprinciper... 12 Bilaga 1: Schematisk bild över investeringsprocessen

3 (13) 1. Bakgrund och syfte 1.1. Bakgrund Enligt kommunallagens regler om God ekonomisk hushållning ska mål och riktlinjer anges som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Varje ny investering i byggnader och anläggningar innebär ett långt ekonomiskt åtagande. Därför är det viktigt med genomarbetade beslutsunderlag som innehåller analys och kalkyler där det långsiktiga behovet tydliggörs med konsekvenser för framtida drifts- och verksamhetskostnader. Det är också viktigt att processen som leder fram till ett färdigställande av investeringen sker på ett strukturellt sätt där ansvar, befogenheter och resurser för de olika delarna är tydliga. Vidare måste det finnas kontrollfunktioner som säkrar att investeringen genomförs inom ramen för det fattade beslutet samtidigt som det finns rutiner för att bevaka att projektet kan genomföras så kostnadseffektivt som möjligt. Enköpings kommuns budgetprocess, liksom dessa riktlinjer, vilar på tre grundpelare: Förståelse, dialog och åtagande mellan berörda parter i beredningsoch arbetsprocessen. 1.2. Syfte Riktlinjerna för investeringar syftar till att skapa effektivitet och långsiktighet i den ekonomiska planeringen och i resursutnyttjandet samt att ge kommunfullmäktige förutsättningar till styrning, uppföljning och kontroll. Riktlinjerna syftar också till att förtydliga beslutsprocessen samt roller, ansvar och befogenheter i arbetsprocessen.

4 (13) 2. Finansiella mål och finansieringsformer 2.1. Finansiella mål Enligt kommunfullmäktiges beslut om preliminär budget 2015-2017 den 10 juni 2014 ska Enköpings kommun ta fram finansiella mål som ska vara styrande och vägledande för investeringsutrymmet och den externa lånefinansieringen. 2.2. Finansieringsformer Kommunens investeringar indelas beroende av finansieringsform och redovisningssätt i skattefinansierade investeringar, avgiftsfinansierade investeringar och exploateringsinvesteringar. Dessa riktlinjer gäller för skatte- och avgiftsfinansierade investeringar.

5 (13) 3. Gemensamma utgångspunkter för investeringar Investeringar ska ske med iakttagande av gällande lagstiftning, krav på redovisning, anvisningar från normgivande organ och kommunens ekonomistyrningsregler och kommunens övergripande budgetprocess. Följande villkor för investeringar ska alltid vara uppfyllda: 1. Investeringen har en ekonomisk livslängd som är minst 3 år och utgiften är minst ett basbelopp. 2. Investeringen omfattar materiell eller immateriell tillgång avsedd att stadigvarande användas i verksamhet kommunen ansvarar för. 3. Investeringen är motiverad utifrån uppdrag eller verksamhetens behov. 4. Erforderliga beslut om investering och finansiering har fattats på rätt nivå. 5. Investeringen är prövad utifrån kalkyler med beräkning av totala driftkostnadsförändringar. När alternativa lösningar finns ska de också redovisas. 6. Beslutsunderlag ska göras i mallar som tillhandahålls av kommunstyrelsekontoret.

6 (13) 4. Kriterier för investeringar För att underlätta prioritering mellan olika investeringar, både i beredningsarbetet och vid politiska beslut, ska motiv och syfte till investeringen anges när ett investeringsbehov identifieras. Enköpings kommun tillämpar följande investeringskriterier i beredningen av investeringsprojekt. 4.1. Lönsamma investeringar En investering kan vara lönsam och leda till sänkta driftskostnader, vilket då kan vara anledning till att en nämnd prioriterar denna investering framför andra. Det kan handla om investering i helt ny teknik som effektiviserar eller utvecklar verksamheten. Det kan även vara reinvesteringar för att undvika kapitalförstöring. Lönsamma investeringar kan också vara investeringar för att förbättra miljö och hållbar utveckling. 4.2. Investeringar till följd av demografi Avser investeringar som måste genomföras till följd av att verksamhetsvolymen växer. Blir det exempelvis fler elever i grundskolan är det troligt att kommunen behöver investera i inventarier och lokaler. 4.3. Investeringar till följd av förändrad lagstiftning/myndighetskrav Avser investeringar som måste genomföras till följd av ny lagstiftning t ex nya miljökrav eller livsmedelsteknisk hantering. 4.4. Investeringar till följd av höjda ambitioner Kan till exempel vara att kommunen av trafiksäkerhetsskäl vill bygga rondeller på vägar som kommunen är ansvarig för.

7 (13) 5. Investeringsgrupper 5.1. Investeringar i fastigheter och anläggningar Investeringar i fastigheter kan initieras på grund av verksamhetens behov eller på grund av fastighetstekniska behov. Driftansvarig nämnd initierar investeringar som beror på volym- eller verksamhetsförändringar. Tekniska nämnden ansvarar för den professionella fastighetsförvaltningen vilket bland annat innebär att investeringsåtgärder för att bibehålla fastigheternas värde ska dokumenteras i den långsiktiga investeringsplanen. Dokumentation av investeringar inom följande områden ska finnas i investeringsplanen. Fastighetstekniska åtgärder Långtidsplanerat underhåll Energisparåtgärder Säkerhetsåtgärder och krav från myndigheter/förändrad lagstiftning Under vissa nämnder ligger anläggningar och byggnader som inte ingår i tekniska nämndens dokumentation vad gäller underhåll och investeringsbehov. 5.2. Investeringar i inventarier Investeringar i inventarier fastställs per nämnd och år i kommunfullmäktiges beslut.

8 (13) 6. Planering och beslutsprocess Kommunens investeringsprocess är en integrerad del i kommunens övergripande budgetprocess. 6.1. Investeringsplan När kommunfullmäktige fastställer investeringsbudget för budgetperioden erhåller nämnderna investeringsramar för budgetperioden om tre år. Kommunfullmäktige fastställer årligen utöver budgetperioden även en investeringsplan om 10 år (totalt 13 år). Investeringsbeloppen räknas varje år upp med av SKL fastställt KPI. För de investeringsprojekt som beräknas påbörjas bortom budgetperioden anges så kallade markeringsbelopp som baseras på erfarenhetsvärden från senast kända investering inom samma kategori. För investeringsprojekt bortom budgetperioden är kalkylsäkerheten låg. 6.2. Besluts- och planeringsnivåer I det följande beskrivs de olika stegen i beslutsnivåer och de olika stegen i investeringsprocessens planeringsfas. 1. Kommunfullmäktige beslutar om drifts- och investeringsbudget samt finansiering. Kommunfullmäktige beslutar om mål och regler för kommunens samlade investeringsverksamhet; skatte- och avgiftsfinansierade investeringar. 2. Kommunstyrelsen bereder kommunens samlade budgetprocess gällande drift- och investeringsbudget. Kommunstyrelsen utfärdar planeringsförutsättningar och anvisningar för kommunens budgetarbete. 3. Driftansvarig nämnd preciserar investeringsbehov för respektive verksamhetsområde i budgetprocessen och teknisk nämnd preciserar utöver detta även punkterna under 2.1 (fastighetstekniska åtgärder, långtidsplanerat underhåll, energisparåtgärder samt säkerhetsåtgärder och krav från myndigheter/förändrad lagstiftning. 4. Investeringsstyrgruppen som leds av kommundirektören bereder samtliga investeringar. Investeringsstyrgruppens uppgift är att bereda nämndernas samlade investeringsbehov mot kommunens finansiella utrymme och om investeringsbehoven äventyrar de finansiella målen föreslå prioritering, senareläggning eller borttagning av investeringsprojekt.

9 (13) 7. Budgetering 7.1. Budget för ökade driftkostnader Beslutade investeringars ökade driftkostnader kan budgeteras under kommunstyrelsens ansvar. När investeringen tas i bruk omfördelas budgetmedel från kommunstyrelsen till driftansvarig nämnd. I beslutsunderlaget ska framgå i vilken grad den driftansvariga nämnden kan bidra med egen finansiering ur befintlig ram. Vid vissa investeringar kan konsekvenser uppstå under byggtiden i form av minskade intäkter eller tillfälliga ökade kostnader. Kommunfullmäktige kan besluta om budgetkompensation om investeringen är en följd av att kommunfullmäktige beslutat om en ny verksamhet eller standardhöjning på befintlig verksamhet eller om en verksamhet förväntas få en volymtillväxt. För regelbunden investeringsnivå av inventarier i form av möbler och fordon/maskiner eller liknande ges ingen budgetkompensation. Det utrymme som frigörs i samband med årliga minskade kapitaltjänstkostnader (avskrivning plus ränta) får nämnderna använda till planering för nyanskaffning. 7.2. Omfördelning av investeringsbudget En nämnd kan omfördela budgetmedel endast inom sitt eget verksamhetsområde upp till 10 mnkr per investeringsobjekt. Omfördelning över 10 mnkr initieras av driftansvarig nämnd och beslutas av kommunstyrelsen. Vid behov ska samverkan ha skett med teknisk nämnd. Vid omfördelning av anslag inom investeringsbudgeten gäller att: - kommunstyrelsen beslutar om omfördelning vid belopp överstigande 10 mnkr per investeringsobjekt - investeringsbudget för långtidsplanerat underhåll får inte omfördelas till andra investeringar - vid omfördelning av budgetmedel som berör flera nämnder ska en beredning ha skett i berörda nämnder inför beslut i kommunstyrelsen. 7.3. Regler för ombudgetering (överföring) av investeringsbudget till nästa år I syfte att säkerställa såväl likviditetsplanering som Enköpings finansiella mål avseende självfinansieringsgrad ska investeringsprojekten beredas och prövas i samband med årsbokslutets bokslutsberedning. Kommunstyrelsen ger förslag till kommunfullmäktige om ombudgetering av investeringsprojekt enligt nedanstående regler. Investeringar som påbörjats bereds automatiskt med ombudgetering över årsskiftet. De kan ändå bli föremål för omprioritering.

10 (13) De investeringsprojekt som inte påbörjats men som erhållit beslutade budgetmedel och där det planeras för att de kommer att genomföras kan få föra med sig sina investeringsmedel till det nya året. Varje års investeringar prövas årligen, vilket gör att en investering som inte blivit gjord under året måste tas upp och prövas igen, annars kommer den inte med nästa år. I underlaget till bokslutsberedningen ska även avslutade investeringar tydliggöras. 7.4. Budget för förstudier och programutredningar I samband med investeringsstyrgruppens beredning av den 13-åriga investeringsplanen bereder investeringsstyrgruppen förslag till de förstudier och programutredningar som den anser att det finns behov av. När investeringsprojekt som överstiger 10 mnkr övergår från 10-årig investeringsplan till budgetperiodens planerade projekt ska en förstudie genomföras för att revidera investeringsutgiften och öka kalkylsäkerheten. Budgetmedel för större förstudier och programutredningar beslutas och finansieras av kommunstyrelsen (investeringsbudget för förstudier under kommunstyrelsens ansvar). Mindre utredningar finansieras normalt av respektive nämnd. Utgifter för förstudier/programutredningar aktiveras normalt, det vill säga ingår i investeringen. Vid delårs- och helårsbokslut ska ställning tas till vilka förstudier och programutredningar som inte kommer att utmynna i ett investeringsprojekt (inom en två-årsperiod). Investeringsutgiften ska då bokföras som en kostnad i driftredovisningen.

11 (13) 8. Igångsättning, uppföljning och slutredovisning 8.1. Igångsättning Projekt mellan 10 och 50 mnkr ska ha startbeslut av driftansvarig nämnd. Projekt som överstiger 50 mnkr ska ha startbeslut av kommunstyrelsen. Startbeslut ska initieras av driftansvarig nämnd. Samverkan ska vid behov ske mellan driftansvarig nämnd och övriga nämnder. 8.2. Uppföljning Driftansvarig nämnd ansvarar för löpande uppföljning av investeringar enligt kommunstyrelsens anvisningar och tidplan. Därutöver ska driftansvarig nämnd rapportera om projekt befaras överskridas då det påverkar den framtida driftkostnaden. Rapportering ska göras när den befarade avvikelsen uppgår till 10 procent av investeringsutgiften och uppgår till minst 1 mnkr. Om investeringen verkställs av tekniska nämnden ska gemensam rapportering ske av driftansvarig nämnd och teknisk nämnd. Vid varje bokslut (såsom delårsrapport och årsbokslut) ska samtliga investeringar som har ett värde överstigande fem miljoner kronor, redovisas per investering i rapporten till kommunfullmäktige. I redovisningen ska budget, nedlagda kostnader, slutkostnadsprognos och eventuella förändringar finnas med och tydligt förklaras. 8.3. Slutredovisning Till kommunfullmäktige ska slutredovisning ske av driftansvarig nämnd vid investeringsprojekt som överstiger 10 mnkr. När teknisk nämnd är delaktig ska nämnderna göra en gemensam slutredovisning. Övriga investeringar följs upp enligt kommunstyrelsens anvisningar av ordinarie tidplan.

12 (13) 9. Övriga investeringsprinciper Vid investeringar ska beaktas de särskilda beslut som finns gällande miljöcertifiering (ingår i energistrategins handlingsplan), konstutsmyckning (KS 2001-05-17 38), energistrategi (KS 2011/305) samt energiplan (KF 2010-06-16 6). Bilaga 1 I bilaga 1 visas en schematisk bild över investeringsprocessens del i kommunens budgetprocess.

Bilaga 1 13 (13) * Med kommunlednings avses kommunstyrelsekontoret och förvaltningsledningarna.