2015-11 -1" llj t l Kungsbacka Plats och tid Kabyssen, stadshuset Klockan 13.00-17.30 ande Övriga deltagare Revisionen Birgitta Litsegård (S), ordfårande Christine Lindeberg (M), vice ordfårande Lou Lou Andersson (C) Hans-Åke Fryklund (FP) Marie Y cket1 (M) Asa Andersson, administratör, sekreterare Christian Arneving, enhetschef, Upphandling 99 Per Stenlåås, upphandlare, Upphandling, 99 Gunilla Josefsson, ekonomichef, l 03 Mil<aela Bengtsson, EY, l 04-115 Liselott Daun, EY, 104 Christoffer Henriksson, EY, 105 Maria Strandberg, EY, l 07 Protoko Ilsjusterare Christine Lindeberg (M) Plats och tid Underskrifter stadshuset 19 november 2015 J <D sekreterare f/111 d J JJJ~,t Asa Andersson /!}lldt9yh/y\ Ordfårande Protokolljusterare ~.J'~ Z::: Christine Lindeberg (M)
KUNGsBACKAKOMMUN 2015-11-lb 2 (7) ANSLAGIBEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum 2015-1 :! -16 då anslaget sätts upp 2015-11 - O l då anslaget tas ner 2015-12- ~ '3 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli Underskrift
3 (7) 2015-11-1 b 95 Mötets öppnande Ordfårande hälsar mötesdeltagarna välkomna, särskilt till Marie Y cke1i som är med på sin fårsta revision. Därefter förklaras mötet öppnat. 96 Val av justerare Revisionen beslutar att utse Christine Lindebetg att justera protokollet, tillsammans med ordfårande. 97 Fastställa dagordningen Revision beslutar att fastställa dagordningen. 98 Före~ående mötesprotokoll Ordförande ställer fråga till revisionen om kommentar till föregående mötesprotokoll19 oktober 2015. Revisionen har inga kommentarer. Revisionen noterar protokollet och lägger det till handlingarna l Expedierat/bestyrkt
4 (7) 2015-11-16' 99 Kommunens upphandlingsprocess Christian Arneving chef för upphandlingsenheten och Per Stenlåås, upphandlare, går igenom hur en upphandlingsprocess genomfors. Under 2016 ska upphandling av auktoriserad revisionsbyrå for perioden mars 2017 - mars 2020 genomföras. Målet är att upphandlingen ska vara klar tidig höst 2016. Per Stenlåås går igenom aktivitetsoch tidplan tillsammans med revisionen. Revisionen beslutar fastställa aktivitets- och mötesplanen for upphandlingsprocessen med Service. I övrigt noteras informationen. 100 Reviderad sammanträdesplan 2016 Revisionen går igenom reviderad sammanträdesplan for 2016. Revisionen beslutar att fastställa sammanträdesplan 2016 med föreslagna justeringar. 101 Omvärldsbevakning Revisionen delger varandra väsentlig omvärlds bevakning. Medborgare har tagit telefonkontakt med ordforande angående flytt av personer fi"ån Bukärrs gården. Revisionen beslutar att revision ej ska genomforas i ärendet samt ger EY i uppdrag att ta fram forslag till svarsbrev. 102 Nä m n d bevakning Revisionen konstaterar att det inte finns något väsentligt att notera. ~- l Expedieral/bestyrkt
5 (7) 2015-11-1" 103 Information om stiftelser och dess process för internrevision Gunilla Josefsson, ekonomichef, ger en kort information om stiftelser och fonder som kommunen förvaltar. Uppgifterna ska uppdateras och Gunilla Josefsson återkommer därför vid senare tillfälle med mer infmmation. Revisionen noterar informationen och beslutar att den uppdaterade sammanställning presenteras av ekonomichef på revisionens möte 23 maj 2016. 104 Förstudie ansvarsfördelning bygglovsärenden Liselott Daun, EY, redogör för forstudien om ansvarsfördelningen mellan Byggnadsnämnden och Kommunstyrelsen avseende plan- och bygglovsärenden. Revisionen beslutar att godkänna forstudien om ansvarsfördelningen mellan Byggnadsnämnden och Kommunstyrelsen om plan- och bygglovsärenden och att lägga den till handlingarna. Och ger EY i uppdrag att utfmma en skrivelse med frågor till Byggtladsnämnden och Styrelsen. Ärendet läggs till bevakningslistan för eventuell fördjupad granskning. 105 Granskningsrapport Gymnasiesärskolan Christoffer Hemiksson, EY, redogör för granskningsrapporten av kommunens gymnasiesärskola. Gtanskningen avser nämnden för Gymnasier och vuxenutbildning och nämnden för Funktionsstöd. Revisionen beslutar att godkänna rappmien och att ge EY i uppdrag att ta fram förslag till följebrev med frågor till nämnderna samt samordna uppföljningsdialog med nämnderna. 106 Bordläggs till nästa möte Uppföljning reviderade reglementen l ExpedieraUbestyrkt
6 (7) 2015-11 -1h 107 Revisionsrapport löpande granskning Maria Strandberg, EY, redogör for revisionsrapporten avseende den löpande granskningen. Man har särskilt granskat bokslutsprocessen, löneprocessen, inköpsprocessen, anläggningstillgångar, exploatering och pensionsredovisningen. Revisionen beslutar att godkänna rapp01ien samt ger EY i uppdrag att undersöka vem/vilka som ska få rappmien för kännedom. 108 Rapport workshop kommunfullmäktige Christine Lindeberg och Mikaela Bengtsson, EY, rappmierar från workshop med kommunfullmäktige, angående riskanalys. Workshoppen var lyckad och deltagarna visade stmi engagemang. Resultatet kommer delvis att ligga till grund for nästa års revisionsplan. Den 8 december 2015 sker återrappmiering for Kommunfullmäktige. Revisionen beslutar att godkänna den muntliga rapporten och att ge EY i uppdrag att ta fram en presentation for återrapportering 8 december 2015 på KF s sammanträde. 109 Administrativt stöd, revisionen Birgitta Litsegård och Christine Lindeberg redogör for möte med Lars Nyström, Service, angående administrativt stöd till revisionen från och med 2016. Revisionen beslutar att notera redogörelsen. 110 Kurs med Hallandsrevisorer Birgitta Litsegård, Hans-Åke Fryklund och Lou Lou Andersson rappmierar från utbildningsdag för Hallands revisorer. Revisionen noterar informationen l ExpedieraUbestyrkt
7 (7) 2015-11 -1(1 111 Bevakningslista Bordläggs till nästa möte 112 Inbjudningar till kurser och konferenser Revisionen går igenom inkomna inbjudningar till kurser och konferenser. Revisionen beslutar att Christine Lindeberg representerar revisionen på nätverksträff för Hallandsrevisorerna 27 januari 2016. 113 Övriga frågor GR-nätverk/ör revisorer: Christine Lindeberg ger kmt information från mötet. Bland annat var skolinspektionen där och berättade om hur de arbetar. Barnkonventionen: Birgitta Litsegård informerar om utbildning för kommunfullmäktige 8 december. Revisionen noterar information om GR-nätverk samt beslutar att delta i kommunfullmäktiges utbildning om Barnkonventionen. 114 Nästa möte Nästa sammanträde är den 14 december, kl. 13.00-17.00, i Göteborg hos E Y. Revisionen startar med lunch kl. 11.30. Agenda för mötet är bl. a. KS svar (3 0/11-15) angående mtiner för markförsäljning m.m., Fördjupad rapport från Teknik, Information om regelverket för revisionen kring ägardirektiv & bolagsordning, fotisatt arbete med revisionens arbetsordning m.m. 115 Avslut JuM-- Ordförande tackar mötesdeltagarna för visat intresse och avslutar mötet. l ExpedieraUbestyrkt