Datum/Date Dnr/Ref.no. 2012-12-05 137-KB 463-2012 Inbjudan att lämna anbud till ramavtal för Central Knowledge Base (CKB) med länkserver Kungl. biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. Inbjudan har ställts till offentliga bibliotek som ingår i KB:s samordningsansvar och ett 40-tal bibliotek (inklusive KB:s bibliotek) har lämnat fullmakt för att ingå i avtalet, se bilaga 1. Biblioteken gavs möjlighet till avsteg vid upphandling där CKB/ länkserver ingår som en del i lösningen. KB avser att skriva kontrakt med fyra till sex leverantörer för att tillgodose bibliotekens olika integrationstekniska behov. Upphandlingen görs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och annonseras i EU:s TED databas och OPIC:s databas. Förfrågningsunderlagen och eventuellt kompletterande material kan hämtas från www.opic.com eller KB:s hemsida www.kb.se. Ramavtalet avser en tidsperiod om två år. Parterna kan komma överens om förlängning av Ramavtalets avtalsperiod med ytterligare 1 + 1 (ett + ett år). Förlängningen regleras genom ett Förlängningsavtal. Sista dag för att lämna anbud är 2013-01-21. Anbuden kommer att öppnas på KB:s sekretariat 2013-01-22 i närvaro av två tjänstemän. Välkommen med ert anbud! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingshandläggare POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE-102 41 Stockholm Humlegården, Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se www.kb.se SWEDEN Karlavägen 100, Stockholm Org.nr. 202100-1710
Innehållsförteckning 1. Inledning... 4 1.1. Beskrivning av KB... 4 1.2. Syfte med ramavtalet... 4 1.3. Målsättning... 4 1.4. Bakgrund... 5 1.5. Upphandlingens omfattning... 5 1.6. Avrop från ramavtalet... 6 För avropsförfrågan gäller följande... 6 Tillkommande krav... 7 1.6.1. Utvärdering av avropssvar... 7 1.6.2. Utvärderingskriterier... 7 1.6.3. 2. Upphandlingsformalia... 7 1.6.4. 2.1. Kontaktpersoner... 8 2.2. Rättelse... 9 3. Allmänna och lagenliga krav... 9 4. Kravspecifikationer... 9 4.1. Skall-krav på anbudsgivaren... 9 4.2. Skall-krav på CKB och länkserver... 10 Miniminivå på data... 10 4.2.1. Dataflöden... 10 4.2.2. 4.2.3. Riktlinjer för ISSN/ISBN... 10 4.2.4. Stöd för standard för OpenURL... 10 4.2.5. Export av metadata... 10 4.2.6. Import av metadata... 10 4.2.7. Administrativt gränssnitt... 10 4.3. Bör-krav på CKB och länkserver... 10 4.3.1. Stöd för multipla ISSN/ISBN... 10 4.3.2. 4.3.3. Särskiljande av ISSN/ISBN vid uttag... 11 4.3.4. Uttag av samtliga e-resurspaket... 11 Konsortiefunktionalitet... 11 4.4.1. 4.4. Övriga skall-krav... 11 4.4.2. Rättigheter till data... 11 4.4.3. Service och support... 11 4.4.4. Support- och underhållsavtal... 11 4.4.5. 4.4.6. Hosting... 12 4.4.7. Migrering... 12 Leverans... 12 Prisnivåer... 12 5. Utvärdering... 12 5.1. Prövning av anbudssvar och utvärdering... 12 5.2. Utvärderingsmodell... 13 6. Kommersiella krav - Ramavtalsvillkor... 14 6.1. Parter... 14 6.2. Definitioner... 14 6.3. Bakgrund... 15 6.4. Uppdraget/Åtagandet... 15 6.5. Ramavtalsavtalstid och avtalets ikraftträdande... 16 6.6. Avropsförfarande... 17 2
6.7. Förtida upphörande... 18 6.8. Samråd/Utvärdering... 20 6.9. Ramavtalsleverantörens skyldigheter... 20 6.10. Fullständig reglering... 21 6.11. Rubriker... 21 6.12. Passivitet... 21 6.13. Bestämmelses ogiltighet... 21 6.14. Information... 21 6.15. Överlåtelse av Ramavtalet... 22 6.16. Meddelanden... 22 6.17. Faktura... 22 6.18. Mervärdesskatt... 22 6.19. Force majeure... 23 6.20. Ansvar... 23 6.21. Ändringar och tillägg... 23 6.22. Tillämplig lag/tvist... 23 6.23. Kontaktpersoner... 23 7. Checklista... 25 8. Förlaga till sanningsförsäkran... 25 Bilaga 1: Avropsberättigade bibliotek... 26 Bilaga 2: Anbudssvar på Ramavtalsupphandlingen... 27 Bilaga 3: Förslag på tillkommande skall-krav och utvärderingskrav (bör-krav) vid avrop... 30 Bilaga 4: Förslag på utvärderingskriterier för kvalitet och funktionalitet vid avrop... 33 Bilaga 5: Allmänna villkor för avropsavtal... 36 3
1. Inledning 1.1. Beskrivning av KB KB är en central biblioteksmyndighet med bland annat ansvar för samordning av forskningsbiblioteken och för bibliotekssystemet LIBRIS. KB är även en strategisk resurs åt regeringen för det samlade biblioteksväsendet. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan www.kb.se. KB har en ambition att verka för att miljön ses som en naturlig aspekt - båda inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid upphandlingar. Statliga myndigheter/bibliotek och många andra bibliotek har övergått till E-fakturahantering, mer information om detta kan hämtas från www.esv.se. 1.2. Syfte med ramavtalet Ett ökande förvärv av e-resurser leder till att bibliotekens samlingar i allt större utsträckning behöver hanteras och tillgängliggöras via länkserver i motsatt till hantering av tryckt material. Detta ramavtal syftar till att förenkla e-resursadministrationen och tillgängliggörandet av e-resurserna för de enskilda biblioteken genom införskaffande av länkserver/ckb, som ger biblioteken överblick och kontroll av sina totala bestånd av e-resurser. 1.3. Målsättning Med ramavtalet avser KB att skapa förutsättningar för en förbättrad och förenklad e-resursadministration hos de deltagande biblioteken. Utöver att kvalitetssäkra en lösning för e-resursadministration kommer KB att fortsätta med nationell samordning och att tillhandahålla information om en stor del av e-resurserna som utgörs av konsortieavtal de s.k. Bibsam-avtalen. Med ramavtalet blir det också möjligt att säkra framtida dataflöden mellan bibliotekens lokala system och den nationella tekniska infrastrukturen. 4
1.4. Bakgrund Bakgrunden till upphandlingen av ett ramavtal är att flera svenska bibliotek idag undersöker möjligheten att ersätta nuvarande nationella lösning. Ett ramavtal kan leda till en flexibel lösning som biblioteken kan anpassa efter lokala behov och system, med stöd av nationell samordning. Biblioteken har anmält sitt intresse genom fullmakter för att delta i ett ramavtal. Många bibliotek har i dag egna avtal om tjänster liknande detta ramavtal med olika leverantörer, varför anslutning till detta ramavtal förutsätter att pågående gällande avtal avslutas för att sedan ersättas av s.k. rullande anslutning. KB driftar idag en nationell länkserverinstallation för ett 35-tal bibliotek. Installationen är en konsortielösning som utgörs av en central instans som administreras av KB och där e-resurser som ingår i konsortieavtal s.k. Bibsam-avtal aktiveras samt ett antal lokala instanser som administreras av biblioteken själva. Ett tiotal bibliotek har en delad lokal instans, men större delen har egna lokala instanser. På dessa instanser aktiverar biblioteken e-resurser som ingår i bibliotekens lokala avtal och dessutom fria resurser. KB ansvarar för uppdatering av knowledge-basen som ligger till grund för all aktivering. KB ansvarar dessutom för gränssnitt och systemadministration av den delade instansen, liksom övergripande systemadministration för hela konsortieuppsättningen. Bibliotek med egna instanser ansvarar själva för gränssnitt och systemadministration av dessa. KB är i samband med upphandlingen angelägen om att information om Bibsam-avtal även i fortsättningen på ett rationellt sätt kan distribueras till biblioteken och nya lokala lösningar. Denna information utgörs av för varje paket/samling: ingående titlar, ISSN/ISBN och beståndsuppgifter. Underlag kommer att finnas tillgängliga från KB att föras över till lokala system och det är en absolut fördel om dessa dataflöden kan automatiseras av leverantören i så stor utsträckning som möjligt. 1.5. Upphandlingens omfattning Ramavtalet avser hostad lösning av CKB och länkserver enligt definitioner hämtade från Knowledge bases and related tools (KBART), A Recommended Practice of the National Information Standards 5
Organization (NISO) and UKSG, NISO-RP-9-2010. http://www.uksg.org/kbart/s1/summary Definition av CKB An extensive database maintained by a link resolver vendor, containing information about electronic resources such as title lists, coverage dates, inbound linking syntax, etc. The knowledge bases can be customized by individual institutions to reflect their local collections - for example, which titles can be accessed electronically and which resources are owned by the library in print format. Definition av länkserver A link resolver, or link server, is a software tool that deconstructs an OpenURL, separates out the elements that describe the required article, and uses these to create a predictable link to the appropriate service(s) identified by the user s library. 1.6. Avrop från ramavtalet Avrop från detta ramavtal kommer att ske genom förnyad konkurrensutsättning enligt LOU 5 kap. 7 och föregås av en skriftlig avropsförfrågan som den avropsberättigade gör för att värdera vilken ramavtalsleverantör som kan erbjuda den kvalitetsmässigt mest fördelaktiga tjänsten. Kvalitet på CKB/länkserver kommer att utvärderas utifrån den avropande kundens lokala behov. Kunden avgör vilka kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 1.6.1. För avropsförfrågan gäller följande 1. Avropsförfrågan skall ställas till samtliga ramavtalsleverantörer i stånd att leverera. I avropsförfrågan skall kunden referera till de avtalsvillkor som angivits i ramavtalet. Vid behov får kunden i avropsförfrågan precisera ramavtalsvillkoren och komplettera med andra villkor som angetts i upphandlingens förfrågningsunderlag. 2. Kunden skall ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av avropsavtalet. Dessa kriterier skall omfattas av de kriterier som har angivits i upphandlingens förfrågningsunderlag. Kunden avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 3. Kunden skall ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist skall fastställas med hänsyn till ramavtalsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren skall vara skriftliga och kunden får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har löpt ut. 6
5. Avropsavtalet skall tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det för kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. 6. Kunden skall snarast möjligt skriftligen meddela de ramavtalsleverantörer som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning av Avropsavtalet och redovisa skälen för beslutet. Tillkommande krav Utöver de krav som tillämpas i denna ramavtalsupphandling kan 1.6.2. avropsberättigade tillämpa en lista med föreslagna krav vid avrop med förnyad konkurrensutsättning, se bilaga 3 och 4. Tillämpningen kan ske både som skall-krav och utvärderingskrav (börkrav) beroende på kundens behov. Ytterligare krav än de som listas i bilagorna kan förekomma. Utvärdering av avropssvar 1.6.3.Kunden ska specificera i avropsförfrågan vilken utvärderingsmodell som kunden kommer att tillämpa i den andra konkurrensutsättningen. Kunden kommer att anta de anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt med hänsyn tagen till kundens utvärderingskriterier. Utvärderingskriterier 1.6.4. Kunden ska ange de kriterier och den viktning som kommer att ligga till grund för tilldelning av avropsavtalet. 2. Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Beställare: Adress: Öppen upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Kungliga biblioteket, KB Anbud skall vara skriftligt och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud 137-463-2012 Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM 7
Anbud kan också lämnas in till KB i Humlegården, Stockholm. För öppettider se www.kb.se Anbudstid: Anbudets giltighetstid: Allmänna ansökningsförutsättningar: Sekretess: Anbud skall vara KB tillhanda senast 2013-01-21. För sent inkommit anbud kommer inte att beaktas. Inlämnade anbud skall vara bindande till 2013-05-31. Anbudet skall vara skrivet på svenska eller engelska. Anbudet skall vara undertecknat av behörig person. Under upphandlingsförfarandet gäller Sveriges offentlighets- och sekretesslag. Om anbudsgivaren önskar att delar av anbudet även ska sekretesskyddas efter tilldelningsbeslut skall skäl till detta lämnas i anbudet. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. För att KB skall ha en möjlighet att kvalificera leverantörer är det ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Ansökningar som inte uppfyller samtliga uppgifter riskerar att förkastas. 2.1. Kontaktpersoner För frågor om upphandlingsformen vänligen kontakta: Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt, Tel. 010 709 3117 E-post: karin.jortfelt@kb.se För frågor om CKB med länkserver vänligen kontakta: Samordnare e-resursutveckling Marja Haapalainen, Tel. 010 709 3604 E-post: marja.haapalainen@kb.se KB ser det som mycket angeläget att leverantören kontaktar ovanstående personer om frågor föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post. 8
Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga leverantörer som kvalificerat sig till andra anbudsomgången. 2.2. Rättelse Rättelser av ansökan under prövningen får endast göras i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Förtydliganden och kompletteringar kan komma att göras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsningar. 3. Allmänna och lagenliga krav Allmänna krav ställs för att kvalificera leverantörer, se checklistan, avsnitt 7. Den efterfrågade dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell underleverantör. Anbudsgivare skall ha erfarenhet av det verksamhetsområde inom vilket anbud lämnas. Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag. Om anbudsgivares finansiella styrka inte kan garanteras kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. 4. Kravspecifikationer 4.1. Skall-krav på anbudsgivaren Anbudsgivaren skall ha erforderlig teknisk kompetens för att kunna genomföra leveransen. Med detta avses att anbudsgivaren skall ha levererat och implementerat det offererade systemet till andra kunder. Ange minst tre referenskunder med namn, adress och telefonnummer. 9
4.2. Skall-krav på CKB och länkserver Miniminivå på data CKB skall uppfylla KBART s rekommendationer om miniminivå på data (KBART: Knowledge bases and related tools: A Recommended 4.2.1. Practice of the National Information Standards Organization (NISO) and UKSG, NISO-RP-9-2010. http://www.uksg.org/sites/uksg.org/files/kbart_phase_i_recommen ded_practice.pdf ) Dataflöden Ạnbudsgivaren skall ha etablerade rutiner eller avtal med 4.2.2 metadataleverantörer om dataflöden till CKB, i enlighet med KBART:s riktlinjer (http://www.uksg.org/kbart/endorsement). Riktlinjer för ISSN/ISBN 4.2.3ĊKB skall följa riktlinjer för print och elektronisk ISSN/ISBN enligt ISSN Agency http://www.issn.org eller International ISBN Agency http://www.isbn-international.org/ eller lokala etablerade ISSN/ISBN-organisationer som t.ex. http://www.bl.uk/bibliographic/issn.html eller http://www.loc.gov/issn/ 4.2.4. Stöd för standard för OpenURL Länkserver skall stödja standard för OpenURL 1.0/0.1 ANSI/NISO Z39.88-2004, The OpenURL Framework for Context- Sensitive Services eller senare. 4.2.5. Export av metadata CKB skall innehålla funktion för export av metadata. 4.2.6. Import av metadata CKB skall innehålla funktion för import av metadata. 4.2.7. Administrativt gränssnitt CKB/länkserver skall innehålla administrativt gränssnitt för administration av metadata, aktivering av resurser, anpassning av gränssnitt. 4.3.1. 4.3. Bör-krav på CKB och länkserver Stöd för multipla ISSN/ISBN CKB bör stödja multipla ISSN/ISBN (print och elektronisk respektive titeländringar) för varje given titel som tilldelats dessa. (KBART: Knowledge bases and related tools: A Recommended Practice of the National Information Standards Organization (NISO) and UKSG, 10
NISO-RP-9-2010. http://www.uksg.org/sites/uksg.org/files/kbart_phase_i_recommen ded_practice.pdf ). Särskiljande av ISSN/ISBN vid uttag CKB bör ge stöd för att särskilja print respektive elektroniskt 4.3.2. ISSN/ISBN för varje given titel vid uttag (exporter). Uttag av samtliga e-resurspaket CKB/länkserver bör ge möjlighet för uttag av s.k. full dump, 4.3.3. motsvarande alla e-resurspaket som Kunden aktiverat i systemet, med metadata och/eller enbart förändringar, liksom automatiserade flöden av dessa. Beskriv vad som stöds av följande: exportformat (MarcXML, XML, Marc21/ISO2709 med flera), teckenkodning (UTF-8, Latin-1 med flera), exportmetoder (FTP, OAI:PMH med flera). Konsortiefunktionalitet 4.3.4ĊKB/länkserver bör ha konsortiefunktionalitet. Beskriv hur konsortiepaket skapas, tas emot och underhålls och möjligheter till automatiserade flöden av detta, liksom uppdateringsfrekvens. Exemplifiera hur ni idag praktiskt arbetar med ett visst konsortium och specifika konsortiepaket. Beskriv hur Bibsam-avtalen kan hanteras utifrån beskrivning i avsnitt 1.4. 4.4. Övriga skall-krav 4.4.1. Rättigheter till data Anbudsgivaren skall ge Kunden samtliga rättigheter till Kundens data i CKB samt tillgång och samtliga rättigheter till loggar genererade som en effekt av all användning av systemet. 4.4.2. Service och support Anbudsgivaren skall tillhandahålla support och kostnadseffektiv service av kvalificerad personal. Detta gäller både teknisk support och användarsupport. Med teknisk support avses att anbudsgivaren löpande genomför åtgärder för att vidmakthålla systemets funktionalitet. Med användarsupport avses åtgärder kring systemets användning, 4.4.3. användningsområde och funktion. Support- och underhållsavtal Anbudsgivaren skall erbjuda kunder support- och underhållsavtal för tjänsterna. 11
Hosting Anbudsgivaren skall tillhandahålla systemet i sin helhet. Med det avses att följande ska ingå i systemet: hosting, drift och driftsövervakning av 4.4.4. servrar, lagring, säkerhetskopiering, redundanta internetuppkopplingar och reservkraft vid strömavbrott, kontinuerlig övervakning av applikation och kommunikationssystem. Migrering CKB/länkserver skall kunna ta emot data från andra system. 4.4.5. Leverans Ạnbudsgivaren skall specificera leveranstid och ange när systemet kan 4.4.6 vara i drift. Prisnivåer 4.4.7Ạnbudsgivaren skall ange takpris för CKB och länkserver baserat på nedanstående uppgifter. I de fall anbudsgivaren erbjuder CKB utan länkserver skall takpris anges även för det. Universitets- och högskolebibliotek (UH-bibliotek). Full-time equivalent (FTE) studenter. 0-5 000 = Small 5 001 10 000 = Medium 10 001- = Large Myndigheter (FTE anställda) 0-100 = Small 101-500 = Medium 501 - = Large Folkbibliotek (antal invånare) 0-50 000 = Small 51 000-100 000 = Medium 101 000 - = Large 5. Utvärdering 5.1. Prövning av anbudssvar och utvärdering Prövning av anbuden sker i två steg: 1. Kontroll av allmänna och lagenliga krav samt skall-krav. 2. Anbudsutvärdering 12
En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav i kravspecifikationen. Anbudssvaren kommer att utvärderas utifrån nedanstående. KB kommer att anta de anbud som är ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier. En utvärderingsgrupp bestående av samordnaren för e-resursutveckling, ekonomichefen, chefen för Libris-avdelningen samt KB:s upphandlings-handläggare kommer att bedöma efterförfrågat material och erfarenheter. Efterfrågade uppgifter skall redovisas i ett dokument med numrering enligt bifogad svarsbilaga. 5.2. Utvärderingsmodell Utvärderingskriterierna viktas enligt följande: 1. Produkten 90 % (=X poäng) 2. Priser 10 % (= Y poäng) Utvärderingskriterierna och viktning redovisas i tabellen nedan. Kriterie Skala Max Poäng 4.3.1. CKB bör stödja multipla ISSN/ISBN för varje given titel som tilldelats dessa. 4.3.2. CKB bör ge stöd för att särskilja print respektive elektroniskt ISSN/ISBN för varje given titel vid uttag (exporter). 4.3.3. CKB/länkserver bör ge möjlighet för uttag av s.k. full dump, motsvarande alla e- resurspaket som Kunden aktiverat i systemet, med metadata och/eller enbart förändringar, liksom automatiserade flöden av dessa. Beskriv vad som stöds av följande: exportformat (MarcXML, XML, Marc21/ISO2709 med flera), teckenkodning (UTF-8, Latin-1 med flera), exportmetoder (FTP, OAI:PMH med flera). 4.3.4. CKB/länkserver bör ha konsortiefunktionalitet. 25 p = Utmärkt 20 p = Mycket väl godkänt 10 p = Godkänd 0 p = Svårbedömt 25 p = Utmärkt 20 p = Mycket väl godkänt 10 p = Godkänd 0 p = Svårbedömt 25 p = Utmärkt 20 p = Mycket väl godkänt 10 p = Godkänd 0 p = Svårbedömt 15 p = Utmärkt 10 p = Mycket väl godkänt 5 p = Godkänd 0 p = Svårbedömt 25 25 25 15 13
Priser CKB med länkserver 10 p = Billigast 10 5 p = Varken billigast eller dyrast 0 p = Dyrast eller svårbedömt Totalt 100 6. Kommersiella krav - Ramavtalsvillkor 6.1. Parter Kungliga biblioteket (härefter benämnt KB ), organisationsnummer 202100-1710 och med adress: Box 5039,102 41 Stockholm och (härefter benämnd Ramavtalsleverantören ), organisationsnummer.. och med adress KB och Ramavtalsleverantören benämns härefter gemensamt Parterna. Mellan Parterna har avtal slutits på de villkor som framgår nedan i detta avtal jämte bilagor. 6.2. Definitioner Begrepp Huvudtext Ramavtal Parter Kund Ramavtalsleverantör Avrop Förklaring Med Huvudtext avses detta dokument. Med Ramavtal avses denna Huvudtext inklusive Bilagor samt handlingarna i punkt 3. Med Parter i denna Huvudtext avses KB och Ramavtalsleverantören. Kund är part i upphandlingen/ramavtalet. Med Kund de organisationer inom offentlig förvaltning som deltagit i upphandlingen enligt fullmakt, se Bilaga 1. Med Ramavtalsleverantör avses den leverantör som tecknar Ramavtal med KB. Med Avrop avses köp eller beställning av tjänster som Kund gör genom användande av detta 14
Begrepp Förnyad konkurrensutsättning Leveransavtal Förklaring Ramavtal. Innebär att Avropet föregås av en avropsförfrågan som sänds till samtliga Ramavtalsleverantörer inom aktuellt anbudsområde. Med Leveransavtal avses det kontrakt som upprättas mellan Kund och Ramavtalsleverantören i samband med Avrop. 6.3. Bakgrund Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Kund kan utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet. Genom Ramavtalet ska Ramavtalsleverantör till Kund tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet enligt de villkor som följer av Ramavtalet och Leveransavtalet. I Ramavtalet ingår, förutom denna Huvudtext samt handlingarna i stycket nedan, följande bilagor: Bilaga 1 Allmänna villkor för avropsavtal Bilaga 2 Avropsberättigade Ramavtalet regleras av nedanstående handlingar. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan med följande ordning: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till detta Ramavtal. 2. Det slutliga Ramavtalet. 3. Förfrågningsunderlaget inklusive svar på inkomna frågor samt eventuella förtydliganden under upphandlingen. 4. Kompletteringar och förtydliganden till Ramavtalsleverantörens anbud. 5. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor. Inga andra handlingar än dessa gäller. 6.4. Uppdraget/Åtagandet Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar tillhandahållandet av Tjänsten under ramavtalsperioden. 1. Ramavtalsleverantören skall vid Avrop tillhandahålla de tjänster som omfattas av Ramavtalet, i enlighet med vad som anges i Ramavtalet. 15
2. De tjänster som ingår i Ramavtalet skall uppfylla de i förfrågningsunderlaget ställda skall-kraven under hela Ramavtalets giltighetstid. Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar alla leveranser av tjänster under ramavtalsperioden. 3. Giltig ansvarsförsäkring skall finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och finnas under hela avtalsperioden. Ramavtalsleverantören skall vid anmodan kunna visa upp giltigt försäkringsbevis. 4. Ramavtalsleverantörens skal ha en leveranskapacitet skall hållas intakt under hela ramavtalsperioden. 5. Ramavtalsleverantören skall stabil och långsiktig relation vad gäller leveranser under hela ramavtalsperioden. Anskaffningar under Ramavtalet skall präglas av ett storkundsförhållande mellan Ramavtalsleverantören och offentlig förvaltning. Detta skall gälla även vid mindre anskaffningar. Kund som är berättigad att göra Avrop får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Ramavtalet. I tider av stor efterfrågan och förlängda leveranstider skall Kund tillhöra Ramavtalsleverantörens högst prioriterade Kunder. 6. I Ramavtalsleverantörens åtagande ingår att tillse att Kund informeras om Ramavtalet och verka för att Avrop sker i enlighet med Ramavtalet. 7. Ramavtalsleverantören åtar sig att medverka i de uppföljningar av användningen av Ramavtalet som KB kan komma att genomföra. 8. Ramavtalsleverantören skall ha väl dokumenterade rutiner för ramavtalsadministration, som garanterar samtliga åtaganden enligt detta Ramavtal. 9. KB äger rätt att från Ramavtalet ta bort tjänster som enligt KBs tolkning inte omfattas av upphandlingen. 6.5. Ramavtalsavtalstid och avtalets ikraftträdande Detta avtal skall anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för Parterna har undertecknat två likalydande originalavtal. Avtalet träder dock ikraft tidigast efter det att tilldelningsbeslut har fattats av KB och lagenlig tid för överklagande har löpt ut, samt under förutsättning att följande inte föreligger att en förvaltningsdomstol beslutar om inhibition i ärendet. I detta fall träder Ramavtalet ikraft tio (10) dagar efter att beslut om inhibition hävts och/eller, att en 16
förvaltningsdomstol fattar beslut med innebörd att KB inte kan fullfölja upphandlingen enligt tilldelningsbeslut. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller två (2) år från Ramavtalets ikraftträdande. Parterna kan komma överens om förlängning av Ramavtalets avtalsperiod med högst1+1 år (ett + ett år). Förlängning regleras genom tilläggsavtal. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Leveransavtal som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Leveransavtal kan emellertid inte ingås efter det att Ramavtalets avtalsperiod har gått ut. Detta hindrar dock inte att leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att Leveransavtal tecknats inom Ramavtalets avtalsperiod 6.6. Avropsförfarande Avrop kan göras av de Kunder som är avropsberättigade enligt Bilaga 2. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning skall en myndighet använda Ramavtalen om myndigheten inte finner annan form av avtal sammantaget bättre. Avrop sker genom en Förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 LOU. Avrop från detta Ramavtal sker genom en Förnyad konkurrensutsättning och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som avropsberättigad gör för att värdera vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den kvalitetsmässigt mest fördelaktiga tjänsten. För avropsförfrågan gäller följande: 1. Avropsförfrågan skall ställas till samtliga Ramavtalsleverantörer som är i stånd att genomföra Leveransavtalet. I avropsförfrågan skall Kunden referera till de avtalsvillkor som angivits i Ramavtalet. Vid behov får Kunden i avropsförfrågan precisera ramavtalsvillkoren och komplettera med andra villkor som angetts i upphandlingens förfrågningsunderlag. 2. Kunden skall ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Leveransavtalet. Dessa kriterier skall omfattas av de kriterier som har angivits i upphandlingens förfrågningsunderlag. Kunden avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 17
3. Kunden skall ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist skall fastställas med hänsyn till ramavtalsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren skall vara skriftliga och Kunden får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har löpt ut. 5. Leveransavtalet skall tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det för Kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. 6. Kunden skall snarast möjligt skriftligen meddela de Ramavtalsleverantörer som deltagit i den Förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning av Leveransavtalet och redovisa skälen för beslutet. Det är Kundens ansvar att följa LOU vid den Förnyade konkurrensutsättningen. Vid Avrop skall ett skriftligt Leverensavtal upprättas mellan Kund och Ramavtalsleverantör. I Leveransavtalet ska minst följande delar preciseras i ett Kontrakt: Detta Ramavtals benämning och nummer Kontraktets parter Kontaktpersoner Beskrivning av Programvaror och Tjänster som ingår Priser Avtalad leveransdag Leveransadress om tillämpligt Ramavtalsbilaga1- Allmänna villkor för avropsavtal -ska alltid medfölja Kontraktet. 6.7. Förtida upphörande Om inte förtida upphörande är särskilt reglerat på annat sätt i Ramavtalet äger KB rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet enligt detta avsnitt. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. 18
KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med Ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtal. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören inte längre uppfyller skall-krav i förfrågningsunderlaget och denna brist inte är oväsentlig. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU, nämligen om det framkommer att Ramavtalsleverantören, enligt lagakraftvunnen dom, är dömd för brott som innefattar: 1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. Bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. Bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. Penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om Ramavtalsleverantören är en juridisk person, kan Ramavtalet sägas upp om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i 1-4 ovan. 19
KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller socialavgifter, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende denna punkt 7. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om KB i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer och punkt 19 äger Ramavtalsleverantören eller KB inte göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott enligt detta Ramavtal. 6.8. Samråd/Utvärdering Kungliga biblioteket avser hålla återkommande möten med Ramavtalsleverantörerna för uppföljning av Ramavtalet. 6.9. Ramavtalsleverantörens skyldigheter Ramavtalsleverantören ska inneha F-skattesedel. Om denna förpliktelse inte kan uppfyllas upphör detta avtal omedelbart att gälla utan ersättningsskyldighet för KB, såvida inte bristen är av endast tillfällig karaktär och går att åtgärda utan menlig inverkan på Ramavtalet eller för KB. 20