2015-10-13 Sida 1 (26) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde 2015-10-13 Innehåll Mediacenter Jönköpings län, budget 2016 - samråd... 3 Eksjö kommuns förvaltade fonder och stiftelser, ansökan om upphörande och registrering... 4 Norrsånna 4:4, fastighetsförsäljning... 6 Säkrare och sundare mat, motion... 7 Delårsrapport per 2015-06-30, Höglandets kommunalförbund... 9 Eksjö International Tattoo 2016, budget...10 Budgetuppföljning per 2015-09-30...11 Kommunstyrelsens styrkort 2016...12 Kommunstyrelsens delegationsordning, komplettering...13 Motioner och medborgarförslag, riktlinje om beslutsformulering...14 Eksjö Trehörningen 1:1, 1:2 och 1:7- markärende...16 Genomförda direktupphandlingar, redovisning...17 Eksjödagen 2015, utvärdering...19 Revidering av kommunens handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor...20 Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag...22 Medarbetarundersökning, information...23 fattade med stöd av delegation...24 Ledningsutskottets protokoll 2015-09-15...25 Anmälningsärende...26
Ledningsutskottet 2015-10-13 2 (26) Sammanträde med Ledningsutskottet Plats och tid Förvaltningshuset, kl. 13.00-17.30 ande Annelie Hägg (C), ordf Diana Laitinen Carlsson (S) 157-166, 168-175 Joakim Lindström (M) Bo Bergvall (S) 157-158, 160-166, 168-169, 171, 173-175 Carina Lindström (M) Lea Petersson (MP), tj ersättare för Mikael Andreasson (S) Ulf Bardh (C) Ulla Hägg (S), tjg ersättare för Diana Laitinen Carlsson (S) 167 Lennart Gustavsson (S), tjg ersättare för Bo Bergvall (S) 159, 167, 170, 172 Övriga deltagande Ulla Hägg (S), ej tjg ersättare 157-166, 168-175 Lennart Gustavsson (S), ej tjg ersättare 157-158, 160-166, 168-169, 171, 173-175 Annelie Sjöberg (M), ej tjg ersättare Linda Davidsson, sekreterare Per Karlsson, ekonom 163 Jürgen Beck, utvecklingschef 164 Elisabeth Hagelberg, kommunjurist 158, 165, 166 Malin Svensson, upphandlare 168 Anette Stendahl, informationsstrateg 169 Karin Nordin, kommunikatör 169 Micael Carlsson, räddningschef 170 Thomas Hellström, Mät-exploateringschef 159, 167 Anders Nermo, personalchef 172 Utses att justera Joakim Lindström Justeringens plats Stadshuset Paragrafer 157-175 och tid Underskrifter Sekreterare Linda Davidsson Ordförande.. Annelie Hägg Justerande.. Joakim Lindström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ledningsutskottet 2015-10-13 Förvaringsplats för protokollet Stadshuset Datum för anslags 2015-10-19 Datum för anslags 2015-11-10 uppsättande Underskrift nedtagande Linda Davidsson
Ledningsutskottet 2015-10-13 3 (26) Lu 157 Dnr 2015-KLK0242 Mediacenter Jönköpings län, budget 2016 - samråd Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat förslag till budget 2016 för Mediacenter Jönköpings län. Enligt Förbundsordningen för Mediacenter Jönköpings län ska Förslag till budget upprättas för direktionen innan september månads utgång. Samråd med medlemmarna ska äga rum innan budget fastställs. Budgeten fastställs av direktionen före november månads utgång. Direktionen för Kommunalförbundet Mediacenter Jönköpings län översänder förslag till budget 2016 för samråd. Medlemskommunernas synpunkter på förslaget ska lämnas senast 2015-11-10. Av den totala medlemsavgiften för år 2016 om 8 950 000 kr ska Eksjö kommun, beroende på folkmängd per 2014-12-31, betala en medlemsavgift för 2016 om 432 tkr, en ökning mot innevarande år med 36 tkr. sunderlag Skrivelse med budget från Mediacenter, daterad 2015-09-28 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 4 (26) Lu 158 Dnr 2015-KLK0243 Eksjö kommuns förvaltade fonder och stiftelser, ansökan om upphörande och registrering Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kraven i 6 kap, 5 stiftelselagen, anses vara uppfyllda beträffande Stiftelsen August Anderssons donationsfond, Stiftelsen Clara Cederqvists donationsfond, Borgmästare Erik Rickard Holms stiftelse, Stiftelsen Amanda Carlbergs fond, Stiftelsen Annette Wilhelmina von Liewens donation, Stiftelsen Mina Lindgrens julgåva, Stiftelsen Frisängsfonden (N J Ljungberg), Palmblads stiftelse, Stiftelsen Jenny och Axel Petris fond, Pettersson-Lindebladska stiftelsen, Stiftelsen Hermann Rickards Minnesfond, Stiftelsen Samfond 2 - stiftelsen för behövande i Eksjö kommun-edshult, Hult, Höreda och Mellbydelen, Stiftelsen Samfond 3 - stiftelsen för behövande i Eksjö kommun-ingatorpsdelen, Stiftelsen Samfond 4 - stiftelsen för behövande i Eksjö kommun-hässleby, Kråkshultsdelen, Kontraktsprosten Nils Johan Sjöstedts stiftelse, Stiftelsen för kvartettsången i Eksjö (C G Svenssons fond), John och Erika Teschs stiftelse, Lindahlska stiftelsen, Stiftelsen Grundskolans samfond i Eksjö kommun samt Stiftelsen Brita Lewinskys stipendiefond, att i enlighet med 6 kap, 5 stiftelselagen, förbruka tillgångarna i ovan redovisade stiftelser, att tillgångarna ska förbrukas till det ändamål som framgår i stiftelseförordnandet för respektive stiftelse, att därav, och i enlighet med 6 kap 5 stiftelselagen, hos Länsstyrelsen ansöka om att förbruka ovan redovisade stiftelsers tillgångar, att registrera stiftelser som så kräver i stiftelseregistret i enlighet med vad som redovisas i utredningen, att som ombud i ärendet utse Eksjö kommuns jurist, samt att ombudet har rätt att justera ansökningen under handläggningstidens gång. Eksjö kommunstyrelse förvaltar 31 stiftelser. Många av dessa har tillkommit i en annan tid och i en annan kontext. Det kan vara svårt att hitta personer som passar beskrivningen för vilka som har rätt att söka medel. Framför allt uppgår inte stiftelsernas tillgångar till sådana belopp att det är ekonomiskt försvarbart att driva dem vidare då avkastningen uppgår till små belopp och stiftelserna dras med förvaltningskostnader.
Ledningsutskottet 2015-10-13 5 (26) Kommunfullmäktige har 2015-05-21, 220, beslutat att ge kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en översyn av förvaltade stiftelser, samt där det är möjligt och lämpligt arbeta för hopslagning, annat samarbete eller permutation för att medlen i större utsträckning kan användas i enlighet med instiftarnas intentioner. Från och med 1 januari 2010 ska alla stiftelser registreras i stiftelseregistret oavsett värdet av stiftelsens tillgångar. Stiftelser som inte varit registrerade före 1 januari 2010 ska vara registrerade innan utgången av 2015 via en anmälan till Länsstyrelsen i Östergötland. En årlig registerhållningsavgift betalas av alla stiftelser som är registrerade i stiftelseregistret. Stiftelser med tillgångar understigande tio prisbasbelopp kan under övergångsperioden ta ställning till om de vill registrera sig eller istället avvecklas. För att kunna uppfylla ändamålet i stiftelser som förvaltas av Eksjö kommunstyrelse föreslås att vissa stiftelsers tillgångar förbrukas för det ändamål de är bestämda. Ansökan sker därefter hos Länsstyrelsen att stiftelserna efter utdelningen ska anses ha upphört. En utredning har gjorts om vilka åtgärder som är möjliga för en mer rationell handläggning men med samtida uppfyllelse av stiftarens avsikt. Kommunstyrelsen anges vara förvaltare för stiftelserna. Trots detta finner utredningen att kommunfullmäktige bör vara det organ som fattar beslut om åtgärder då besluten bedöms vara av principiell karaktär som ankommer på kommunfullmäktige att besluta om. Vidare gör Länsstyrelsen bedömning att det är högsta beslutande organ som ska besluta, det vill säga kommunfullmäktige i kommun. Förvaltningen anser att i de stiftelser, vars kapital understiger tio prisbasbelopp och som uppfyller villkoren i 6 kap 5 stiftelselagen, uppnås stiftarens intention bäst genom att tillgångarna förbrukas för det ändamål vartill de är bestämda. Vid en av Länsstyrelsen beviljad ansökan ska kapitalet utdelas till respektive stiftelses angivna ändamål. Sker handläggningen, inkluderat utdelning av hela kapitalet, innan utgången av 2015, behöver ingen registrering av stiftelsen ske. Stiftelsen anses då ha upphört när kapitalet är förbrukat. Är inte kapitalet förbrukat innan 31 december 2015 ska stiftelsen registreras. bör därför fattas om att de stiftelser som inte har förbrukat sitt kapital innan 31 december ska registreras. Om stiftelsen är registrerad anmäls till Länsstyrelsen när kapitalet är förbrukat för avregistrering av stiftelsen. sunderlag Kommunfullmäktiges beslut 2015-05-21, 220 Tjänsteskrivelse från kommunjurist Elisabeth Hagelberg, daterad 2015-09-28 jämte bilagor Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 6 (26) Lu 159 Dnr 2014-0565 Norrsånna 4:4, fastighetsförsäljning Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna försäljning av del av fastigheten Eksjö Norrsånna 4:4 till Edshults samhällsförening till en köpeskilling om 111 tkr. Vidare beslutar ledningsutskottet att uppdra till förvaltningen att teckna upplåtelseavtal om tre år med Edshults samhällsförening avseende fisket. Kommunen överlåter och försäljer del av fastigheten Eksjö Norrsånna 4:4 till Edshults samhällsförening till en köpeskilling om 111 tkr. Överlåtelsen avser enbart markområde inom Eksjö Norrsånna 4:4. Byggnader och andra tekniska anläggningar inom området är uppförda av och ägs sedan tidigare av köparen. Av upprättat förslag till köpekontrakt framgår att upplåtelseavtal avseende fisket ska upprättas mellan parterna i samband med tillträde av fastigheten. sunderlag Avtal mellan Eksjö kommun och Edshults samhällsförening. Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 7 (26) Lu 160 Dnr 2014-0421 Säkrare och sundare mat, motion Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen. Annelie Hägg (C) och Ingbritt Martinsson (C) har till kommunfullmäktige 2014-08-28 lämnat en motion med förslaget att Eksjö kommun ska tillsätta en planeringsgrupp som ska arbeta fram en plan för omställning till säkrare och sundare mat med mätbara mål. Gruppen ska även arbeta fram förslag till inriktning i stort för framtida upphandlingar, samt ansvara för förslag till eventuella ändringar i den årliga översynen av kostpolicyn. Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2015-03-26, 179, yrkar Lea Petersson (MP) återremiss för att utreda vad gruppen ska arbeta med och vilket mandat den har. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. Det blir allt tydligare att Eksjö kommun behöver ta ett samlat grepp på maten och måltiden som serveras i kommunens regi. Vad är det vi står för och vad är det för kvalitet vi vill leverera till våra matgäster? Maten och måltiden påverkar vardagen och hur vi mår i långt större omfattning än många förstår. Det är många som tar del av måltiderna från kommunen, till exempel barnen i förskolan/skolan, brukarna på våra serviceboenden och hemmaboende med matlåda. Även övrig personal i kommunen äter i våra restauranger liksom personal som tillsammans med barn och äldre äter mat ihop som en pedagogisk måltid. En viktig framgångsfaktor är politisk enighet om vilka satsningar som ska genomföras. Föreslagen kostgrupp, med samlade kompetenser och erfarenheter, kan enas om en långsiktig och realistisk plan för kommunens satsningar på sundare och säkrare mat med mätbara mål. Förvaltningen ställer sig därför positiv till motionärernas förslag om att bilda en planeringsgrupp för omställning till säkrare och sundare mat, med uppdrag att - arbeta fram en plan för omställning till säkrare och sundare mat med mätbara mål, - arbeta fram inriktning i stort för framtida upphandling av livsmedel, - årligen genomföra översyn av kostpolicyn, samt - föreslå eventuella förslag på förändringar i kostpolicyn
Ledningsutskottet 2015-10-13 8 (26) sunderlag Motion daterad 2014-08-28, från A Hägg (C) och I Martinsson (C) Kommunfullmäktiges beslut 2014-08-28, 130 Tjänsteskrivelse från kommundirektören och kostchefen, daterad 2015-02-08 Ledningsutskottets beslut 2015-02-17 21 Kommunstyrelsens beslut 2015-03-10 58 Kommunfullmäktiges beslut 2015-03-26, 179 Tjänsteskrivelse från kommundirektör Stefan Elm, daterad 2015-09-02 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 9 (26) Lu 161 Dnr 2015- KLK0247 Delårsrapport per 2015-06-30, Höglandets kommunalförbund Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna delårsrapporten för Höglandets kommunalförbund. Av Höglandets kommunalförbunds delårsrapport per 2015-06-30 framkommer att förbundet prognostiserar ett överskott om 1,9 mnkr jämfört med budget som var 700 tkr. Överskottet första halvåret beror främst på lägre personalkostnader, men även på licenskostnader som faktureras under andra halvåret. Utsedda revisorer kan inte bedöma resultat i delårsrapporten avseende finansiella mål eftersom sådana saknas, inte heller bedöma resultaten av verksamhetsmålen eftersom de saknas i redovisningen. Revisorerna noterar även att delårsrapporten i huvudsak är upprättad i enlighet med lagens krav, god revisionssed och gällande riktlinjer. sunderlag Direktionen, HKF, beslut 2015-09-23 558 Delårsrapport per 2015-06-30, HKF Revisionsrapport, daterad 2015-09-23 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 10 (26) Lu 162 Dnr 2015- KLK0098 Eksjö International Tattoo 2016, budget Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna föreslagen budget, samt att för genomförande av Eksjö International Tattoo 2016 anslå 400 tkr, varav 200 tkr ryms inom samhällsbyggnadsektorns ram, och 200 tkr från 2016 års budgeterade resultatfond. Budgeten för genomförande av Eksjö International Tattoo 2016 har redovisats. Den totala kostnaden beräknas uppgå till 3,4 mnkr. Biljettförsäljningen prognostiseras inbringa 2,4 mnkr, sponsring 200 tkr, bidrag från Eksjö kommun 400 tkr, samt regional medfinansiering 400 tkr. sunderlag Budgetunderlag från föreningen Eksjö International Tattoo Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 11 (26) Lu 163 Dnr 2015-KLK0007 Budgetuppföljning per 2015-09-30 Ledningsutskottet beslutar att godkänna lämnad rapport, samt att anmäla densamma i kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets driftutfall efter 9 månader är 62,1 mnkr, vilket motsvarar 78 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 75 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 79,7 mnkr vilket motsvarar en negativ avvikelse mot budget om 2,9 mnkr. sunderlag Rapport från ekonomiavdelningen
Ledningsutskottet 2015-10-13 12 (26) Lu 164 Dnr 2015-KLK0236 Kommunstyrelsens styrkort 2016 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisat förslag till styrkort 2016. Förslag på styrkort för kommunstyrelsen år 2016 har framtagits av förvaltningen. Styrkorten avser områdena attraktivitet hållbar utveckling omsorg och utveckling av barn och unga omsorg och utveckling av vuxna - gemensamma perspektiv Styrkorten innehåller framgångsfaktorer, mål och mätning ur brukarperspektiv processperspektiv medarbetarperspektiv, samt ekonomiperspektiv Styrkorten är en del av budgeten och fastställs i samband med budgetbeslutet. sunderlag Kommunstyrelsens styrkort, förslag Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 13 (26) Lu 165 Dnr 2015-KLK0001 Kommunstyrelsens delegationsordning, komplettering Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att i kommunstyrelsens delegationsordning - komplettera med ärenden gällande tecknande av leasing-/hyresavtal i anslutning till upphandling/avrop/inköp av fordon, skrivare och kopiatorer, - komplettera med ärendet beslut om att avge yttrande med anledning av överklagat beslut som fattas med stöd av delegation - komplettera med ärendet beslut i ärenden som är så brådskande att nämnden beslut inte kan avvaktas - komplettera ärendena om avstängning och beslut om tillfälliga avgifter med anmärkning om att redovisning ska ske till nämnd - ta bort ärendet fastställande av dokumenthanteringsplan inklusive gallringsplan - ändra delegat i ärendet om försäljning av lös egendom och tjänster samt - göra redaktionella förändringar i enlighet med föreslagen lydelse. Förvaltningen har granskat kommunstyrelsens delegationsordning och funnit att den bör kompletteras och revideras i vissa avseenden. En nämnd får, enligt 6 kap 33 kommunallagen, med vissa begränsningar som anges i 34, uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Enligt 6 kap 36 kommunallagen, får en nämnd uppdra åt ordföranden eller ledamot som nämnden utser, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Med anledning av ny politisk organisation i Eksjö kommun, med kommunstyrelse och fyra nämnder med ansvar för myndighetsbeslut, har kommunstyrelsen och respektive nämnd antagit delegationsordning för sin verksamhet. Förvaltningsorganisationen är anpassad till den politiska organisationen och all personal tillhör en och samma förvaltning. Kommundirektören är chef för hela förvaltningen. Delegationsordningarna reglerar ärenden utifrån den myndighetsutövning som tillkommer kommunstyrelse och nämnder genom antagna reglementen. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommunjurist Elisabeth Hagelberg, daterad 2015-09-24 Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 14 (26) Lu 166 Dnr 2015-KLK0244 Motioner och medborgarförslag, riktlinje om beslutsformulering Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisad riktlinje. För att tydliggöra kommunfullmäktiges beslut avseende motioner och medborgarförslag har riktlinje tagits fram avseende beslutsformulering. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning, 32, ska en motion vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter. Enligt 35 får den som är folkbokförd i kommunen väcka ärenden i kommunfullmäktige, så kallade medborgarförslag. Ett medborgarförslag ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera personer. Fullmäktige kan i vissa fall överlämna till styrelse eller nämnd att besluta i sakärendet. Förslagsställaren ska i så fall underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Ordföranden ska ge kommunfullmäktige tillfälle till kort förberedande överläggning, innan medborgarförslaget eller motionen remitteras för beredning. Motion och medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett halvår från det att motionen eller medborgarförslaget väckts. Kommunfullmäktige använder idag terminologin bifalles, avslås, anses besvarad eller förklaras besvarat. I slutbetänkandet (SOU 2015:15) En kommunallag för framtiden föreslår utredningen att terminologin i kommunallagen ska justeras. För att lagen ska vara lättläst och modern föreslås språkliga och redaktionella ändringar. Begreppen anslå och behörighet utgår, vissa begrepp moderniseras, förrätta och äga rum ersätts med hålla, vunnit laga kraft ersätts med fått laga kraft och vård ersätts med skötsel. Begreppen bifalla och avslå är inte föremål för utredning i betänkandet. I avvaktan på beslut om en ny kommunallag föreslås därför att nuvarande terminologi används i Eksjö kommun. När kommunstyrelsen redovisar utredning till kommunfullmäktige ska yttrandet innehålla förslag om motionen eller medborgarförslaget ska bifallas eller avslås, eller i undantagsfall, förklaras besvarad. Om utredningen följer motionärens eller medborgarens förslag och därmed kommer att genomföras, beslutar kommunfullmäktige att motionen eller medborgarförslaget ska bifallas. Om utredningen inte delar motionärens eller medborgarens förslag beslutar kommunfullmäktige att motionen eller medborgarförslaget ska avslås. Ärendet avslutas därmed.
Ledningsutskottet 2015-10-13 15 (26) Om motionen eller medborgarförslaget ligger i linje med ett arbete som redan pågår, om arbete eller utredning pågår i enlighet med ett tidigare beslut eller uppdrag inom kommunens verksamhet, eller om kommunfullmäktig anser att motionen eller medborgarförslaget redan är genomfört, kan kommunfullmäktige anse motionen besvarad eller medborgarförslaget besvarat. Om motionen eller medborgarförslaget anses prioriterad men ekonomin inte medger bifall, hänskjuts ärendet till budgetberedningen för bedömning. Motionen eller medborgarförslaget anses då besvarad och hänskjuts till budgetberedningen. Motioner och medborgarförslag bör antingen bifallas eller avslås. sformuleringen anses besvarad bör användas restriktivt som svar på en motion eller ett medborgarförslag. på en motion eller ett medborgarförslag fattas enligt följande: Kommunfullmäktige beslutar - att förklara motionen bifallen/ medborgarförslaget bifallet - att avslå motionen/medborgarförslaget - att förklara motionen besvarad/medborgarförslaget besvarat sunderlag Tjänsteskrivelse från kommunjurist Elisabeth Hagelberg, daterad 2015-09-23 Riktlinje, förslag Utdrag: Ks
Ledningsutskottet 2015-10-13 16 (26) Lu 167 Dnr 2015-KLK0248 Eksjö Trehörningen 1:1, 1:2 och 1:7- markärende Ledningsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att utreda långsiktiga fördelar och ekonomiska konsekvenser av ett förvärv av fastigheten Trehörningen 1:1, 1:2 och 1:7, att uppdra till förvaltningen att redovisa förslag till värdering, samt att redovisning sker till kommunstyrelsens sammanträde 2015-11-10. Mät- exploateringschefen informerar vid dagens överläggning om fastigheten Trehörningen 1:1, 1:2 och 1:7 som är till försäljning. I den västra delen av fastigheten finns skid- och motionsspår till vilket Eksjö kommun är arrendator. Arrendekontraktet är ingånget 2013 och gäller till 2033. Skriftligt bud ska vara ansvarig mäklare LRF Konsult tillhanda senast 2015-11-16. sunderlag Beskrivning och kartor över fastigheten Trehörningen 1:1, 1:2 och 1:7 Utdrag: Ks Mät- exploateringsc
Ledningsutskottet 2015-10-13 17 (26) Lu 168 Dnr 2015-KLK0391 Genomförda direktupphandlingar, redovisning Ledningsutskottet beslutar att Ekonomi- och upphandlingsavdelningen fortlöpande informerar förvaltningen om antagen upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer, att förvaltningen genomför ny granskning av direktupphandlingar som genomförts 2015-07-01 2015-12-31, samt att granskningen redovisas till ledningsutskottet tredje kvartalet 2016. 2014-07-01 ändrades lagen om offentlig upphandling, och värdet när direktupphandling kan genomföras justerades från 270 964 kr till 505 800 kr. Upphandlande myndigheter ska vidare anteckna skälen för direktupphandlingen och annat av betydelse om upphandlingens värde överstiger 100 tkr. De upphandlande myndigheterna ska även besluta om riktlinjer för genomförandet av direktupphandlingar. Kommunstyrelsen beslutade 2014-09-02, 226, att uppdra till förvaltningen att till ledningsutskottet redovisa genomförda direktupphandlingar enligt de nya riktlinjerna. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har granskat Eksjö kommuns samtliga leverantörsfakturor för perioden 2014-07-01 2014-12-31 vars belopp överstiger 15 tkr exklusive moms. Leverantörsfakturor som kan härledas till ramavtalsleverantör eller separat upphandling som genomförts med förenklat- eller öppet förfarande, har undantagits från granskningen. För perioden har förvaltningen genomfört: - 199 direktupphandlingar vars värde överstiger 15 tkr exklusive moms - 82 direktupphandlingar där prisjämförelse har skett med flera företag - 59 direktupphandlingar har dokumenterats enligt fastställda riktlinjer Följsamhet mot inköps- och upphandlingspolicyn när det gäller såväl prisjämförelse som dokumentation av direktupphandlingar behöver bli bättre. Förvaltningsledningsgruppen har informerats om resultatet av granskningen och information om vad som gäller vid direktupphandling har gått ut till sektorerna. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen behöver också fortsättningsvis löpande informera förvaltningen om antagen upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer. För att kontrollera att informationsåtgärderna lett till ökad följsamhet mot policy och riktlinjer behöver en ny granskning göras om följsamheten under andra halvåret 2015.
Ledningsutskottet 2015-10-13 18 (26) sunderlag Tjänsteskrivelse från upphandlingschef Sven-Erik Johansson, daterad 2015-08-13
Ledningsutskottet 2015-10-13 19 (26) Lu 169 Eksjödagen 2015, utvärdering Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Tillsammans med Eksjö Energi och Eksjöbostäder bjöd Eksjö kommun och dess förtroendevalda in till Eksjödagen lördagen den 30 maj. Under Eksjödagen fanns bland annat ett informationstält på Stora torget där Eksjö Energi, Eksjöbostäder och flera verksamheter från Eksjö kommun fanns på plats för att berätta om vad som är på gång i kommunen och för att svara på frågor. Eksjö kommuns förtroendevalda bjöd in till Stadshuset för att diskutera aktuella frågor och kommunens framtid. På brandstationen i Eksjö fanns möjlighet att träffa personal och fordon från räddningstjänst, polis och ambulans, samt möjlighet att åka brandbil, skylift och spruta med brandslang. Planering inför ett liknande arrangemang 2016 kommer att påbörjas.
Ledningsutskottet 2015-10-13 20 (26) Lu 170 Dnr 2015-KLK0231 Revidering av kommunens handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor Ledningsutskottets beslutar att uppdra åt räddningstjänsten att remittera förslaget till nämnderna, de kommunala bolagen, angränsande kommuner samt Länsstyrelsen i Jönköpings län för synpunkter. Enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO), SFS 2003:778 ska kommunens handlingsprogram revideras en gång per mandatperiod. Handlingsprogrammet beskriver hur kommunen avser att arbeta såväl skadepreventivt som skadeavhjälpande mot olyckor. Programmet ska efter genomförd remissomgång, med eventuella revideringar, fastställas av kommunfullmäktige. Enligt LSO ska varje kommun upprätta ett handlingsprogram som beskriver hur kommunen avser att arbeta med olyckor som kan föranleda räddningsinsatser. Vidare föreskrivs att handlingsprogrammet ska revideras och fastställas av kommunfullmäktige en gång per mandatperiod. Som grund för programmet ska finnas en riskanalys som beskriver vilken riskbild som finns i kommunen och vilka åtgärder som behöver vidtas för att minska och hantera dessa risker. Riskanalysen har reviderats av säkerhetsledningsgruppens under 2015. Förelagt handlingsprogram består av två delar, en allmän del som beskriver målen för kommunens säkerhetsarbete och en operativ del som beskriver kommunens operativa organisation och dess förmåga. I den allmänna delen beskrivs de prestationsmål som ska stödja programmets vision om att det ska vara tryggt och säkert att bo och vistas i Eksjö kommun. I delprogrammet Operativa insatser beskrivs vilken förmåga kommunens organisation för räddningsinsatser ska ha såväl personellt som materiellt, samt vilken service kommunen lämnar i samband med inträffade olyckor. I delprogrammet beskrivs också hur kommunens räddningstjänstorganisation ska samverka med andra för att kunna hantera stora olyckor, såväl inom som utanför kommunen. Nivån på mål och åtgärder i handlingsprogrammets har arbetats fram av säkerhetsledningsgruppen som består av medlemmar från samtliga sektorer och helägda bolag. Gruppens förslag på prestationsmål baseras på den riskanalys som reviderats tidigare under hösten. I analysen har man valt att särskilt lyfta fram nedanstående olyckstyper: fallolyckor suicid trafikolyckor bränder drunkningsolyckor
Ledningsutskottet 2015-10-13 21 (26) I delprogrammet operativa insatser föreslås en förändring av räddningstjänstens organisation. Förändringen innebär att vaktstyrkan i Hjältevad minskas från ett befäl och fyra brandmän till ett befäl och tre brandmän, en minskning om totalt tre tjänster. Samtidigt ökas styrkan i Eksjö i motsvarande grad, d.v.s. en utökning med tre tjänster. Motivet till den föreslagna minskningen i Hjältevad är det mycket besvärliga rekryteringsläget där dessa tre tjänster i princip har varit vakanta i flera år. Motivet för en utökning i Eksjö är bland annat den riskbild som t.ex. sjukhuset och trästaden utgör, men också det faktum att med en sådan utökning kan förstärkning skickas t.ex. till Hjältevad utan att acceptabel nivå för ett andra larm i Eksjö underskrids. sunderlag Handlingsprogram enlig lagen om skydd mot olyckor allmän del 2015-2018, samt delprogram Operativa insatser 2015-2018 Tjänsteskrivelse från räddningschef Micael Carlsson, daterad 2015-10-09 Utdrag: Räddningsc
Ledningsutskottet 2015-10-13 22 (26) Lu 171 Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Vid dagens sammanträde redovisas förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag varvid framkommer att 12 motioner och 13 medborgarförslag är obehandlade. En motion eller medborgarförslag bör, enligt Kommunallagen, beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut i ärendet inom ett halvår från det att motionen/medborgarförslaget väckts. Fullmäktige kan vid behov avskriva motionen/medborgarförslaget för vidare handläggning.
Ledningsutskottet 2015-10-13 23 (26) Lu 172 Medarbetarundersökning, information Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Personalchefen informerar om genomförd medarbetarundersökning för samtliga kommunens anställda. Svarsfrekvensen landade på 80 procent.
Ledningsutskottet 2015-10-13 24 (26) Lu 173 Dnr 2015-KLK0081 fattade med stöd av delegation Inga beslut fattas. Inga delegationsbeslut finns att redovisa.
Ledningsutskottet 2015-10-13 25 (26) Lu 174 Ledningsutskottets protokoll 2015-09-15 Ledningsutskottet beslutar att lägga protokollet till handlingarna. Protokoll från ledningsutskottet 2015-09-15 redovisas.
Ledningsutskottet 2015-10-13 26 (26) Lu 175 Anmälningsärende Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Följande ärende anmäls: Inkommen skrivelse 205-10-06 från Nätverket Skydda skogen vid Bruzaholm, Peter Stubbe Teglbjaerg.