Kvalitet och utvärderingskontoret Dnr Än 2016-15 s- och verksamhetsuppföljning 2015 Verksamhet ISA Omsorg AB Datum för besök 2015-11-23 Deltagare/metod Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens tagits fram inför besöket. Deltagare ISA Omsorg AB: Ägare och verksamhetschef Marin Saliba, samordnare Lotta Styrhagen samt två personal. Omsorgs- och äldreförvaltningen, Planeringsledare Maria Svensson, Kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid ISA Omsorg AB 2014-06-19 tills vidare Diarienummer ÄN 2013-386 Arbetsledning E-post Marin Saliba info@isaomsorg.se Postadress Engelbrektsgatan 31 Besöksadress Engelbrektsgatan 31 Typ av verksamhet Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Ca 41 brukare Tjänster Personlig omvårdnad och boservice (städning tvätt och inköp) kl. 07-22 Tidigare uppföljningar Genomförda uppföljningar under det senaste året Verksamhetsberättelse Inlämnad för 2014. Verksamhetsuppföljning Ingen avtalsuppföljning har skett det senaste året 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. Personalen börjar sitt arbetspass i samband med att de är hemma hos brukaren och får endast betalt för den tid som utförs i brukarens hem. De ersätts inte för restid mellan brukare, dokumentationstid eller tid att läsa brukarnas journaler. Personalen uppger att de läser dokumentationen inför arbetspasset för att ha aktuell kunskap., men detta räknas inte som arbetstid. Ledningen beskriver att det görs en genomgång av arbetsmiljön i de enskildas hem men att detta inte dokumenteras.
en är att det finns tveksamheter kring huruvida ISA Omsorg AB lever upp till arbetsrättsliga lagar och föreskrifter såsom arbetsmiljölagen och arbetstidslagen samt föreskrift AFS 1990:18 gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem. Dels då personalen måste läsa i journaler och dokumentera på sin fritid och dels då arbetet med riskanalyser inte är dokumenterat. 1.1.4 Ersättning till utförare Debiterbar tid Med debiterbar tid avses den tid som utförs i den enskildes hem, inklusive servicelägenhet och som består av personlig omvårdnad eller boservice. Tiden kan även utföras utanför den enskildes hem men vara riktad direkt till den enskilde t ex inköp eller då personlig omvårdnad ges på annan plats än i bostaden. Tid som åtgår för att utföra delegerade sjukvårdsuppgifter som utförs i samband med hemtjänst får debiteras. Dubbelbemanning som av arbetsmiljöskäl krävs för vissa arbetsmoment får debiteras. För restid överstigande 15 minuter erhålls restidsersättning. D v s restidsersättning utgår fr.o.m. den 16:e minuten. Restidsersättningen för restid överstigande 15 minuter utges till och från och mellan brukare. Restidsersättning utgår med samma timpris som gäller för den insats man reser för att utföra. Restid förutsätts i tätort ske med cykel och i kommunens ytterområden med bil. Utförare skall planera sin restid utifrån ekonomiska och miljömässiga hänsyn. Utförare som har dygnet runt ansvar för att besvara och åtgärda trygghetslarm får debitera ett särskilt pris för personlig omvårdnad dag respektive natt. I samband med uppföljningen har underlag hämtats in vilket kräver ytterligare uppföljning. Omsorgs- och äldreförvaltningen återkommer efter att materialet är analyserat. 1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Av inlämnat ledningssystem framkommer att detta inte är fullständigt. Det saknas bland annat rutiner för avvikelser, rapportering av missförhållanden och riskanalyser. I flera delar är kvalitetsledningssystemet uppbyggt runt person och inte funktion. Ledningen uppger att kvalitetsledningssystemet diskuteras på personalmöten. Personalen kan dock inte redogöra för hur detta genomförs men ger exempel på innehåll såsom hur de ska agera när ingen öppnar, sekretess och bemötande. Ingen av personalen har skrivit en avvikelse. Som exempel på när de skulle skriva anges missad medicin, fall eller missförhållanden såsom övergrepp. Personalen gör ingen åtskillnad på lex Sarah eller avvikelser. Information om avvikelser och lex Sarah ges vid introduktion samt att det pratas om det på personalmöten. Det är dock oklart om personalen fått utbildning i lex Sarah bestämmelserna under sista året. en är att kvalitetsledningssystemet inte lever upp till de krav som anges i SOSFS 2011:9 då flera delar saknas. Det saknas även koppling till de förutsättningar för hemtjänst som gäller i Linköpings kommun samt kommunens värdighetsgarantier. Vidare framkommer att kvalitetsledningssystemet inte är förankrat i personalgruppen och att det är
oklart med vilken frekvens personalen har utbildats i bestämmelserna gällande lex Sarah. 1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst Hemtjänst innebär att insatser ges som punktinsatser vid olika tillfällen under dygnet. Insatserna ges inte under sammanhängande tid. Vid vård i livets slutskede kan insatserna ges som sammanhängande tid. Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år.) Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. - För att utförare ska ha rätt att tillämpa den förenklade handläggningen och påbörja insatser efter hembesöket ställs följande krav på utföraren: - Endast chefer eller annan kvalificerad särskild utsedd personal får genomföra hembesök och påbörja den förenklade handläggningen, ge information om hemtjänst samt hjälpa den enskilde att fylla i ansökan. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god kunskap om lagstiftning samt kommunens stöd- och biståndsinsatser inom äldreomsorgen. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan har ansvar för att förmedla och samordna insatser om den enskilde har behov av andra insatser och valt olika utförare. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god tillgänglighet för att möjliggöra personligt besök inom 1 2 dagar. - Krav på deltagande i informationsmöten och utbildningar anordnade av kommunen. För att kunna genomföra hembesöket, ge information, och ta emot ansökan skall ansvarig chef eller annan kvalificerad särskilt utsedd personal hos utföraren genomgått av kommunen särskild anordnad utbildning. Utbildningen är kostnadsfri för utföraren. Vid uppföljningen framkommer att personalen i snitt utför hemtjänst hos två brukare och är då den enda personen som kommer hem till aktuell brukare. Detta medför att nästan varje brukare har omfattande insatser. Insatserna är i de flesta fall beslutade av socialkontoret. Verksamheten har för närvarande 41 brukare och 33 personal. De flesta i personalen har en timanställning Hembesök genomförs av verksamhetschef och/eller samordnare. Både verksamhetschef och samordnare har genomgått utbildning gällande förenklad handläggning samt hantering i Treserva. Vid hembesöket informeras brukaren om företaget och dess profil, valfrihetssystemet med olika utförare, kommunens riktlinjer, äldreombudsman med mera. behoven görs tillsammans med brukaren samt med hänsyn till brukarens övriga hälsa. Representant för ISA är alltid med vid informationstillfällen/utbildningar som anordnas av kommunen. en är att utföraren lever upp till avtalets krav gällande förenklad handläggning. Antal brukare i förhållande till personal visar på att varje brukare har omfattande insatser. Trots detta är det få som har larm vilket får anses vara ovanligt, då brukare med stora behov oftast även behöver stöd på nätter och helger. Även om det är socialkontoret som beslutat om insatserna är
det utföraren som tidsätter dessa och uppföljningen visar på tveksamheter gällande huruvida relevanta bedömningar görs i detta fall och om hemtjänsten verkligen ges som punktinsatser. 1.5.1 Kompetenskrav Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna. 1.5.4 Krav vid nyanställning av personal i omvårdnadsarbete Vid nyanställning av personal som ska arbeta med personlig omvårdnad ska minst 80 procent av personalstyrkan ha slutfört gymnasieskolans Vårdoch omsorgsprogram eller motsvarande, inklusive validering. Med anställning avses både tillsvidareanställningar och vikariat som överstiger 6 månader. Ca. 25 % är utbildade undersköterskor, ca. 25 % har annan gymnasiekompetens, resterande saknar formell gymnasiekompetens. Då flertalet inte har erforderlig utbildning är det viktigt att fortbildning sker. 1.5.2 Arbetsledare För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. Verksamhetschefen/ägaren har erforderlig utbildning och erfarenhet. en är att utföraren lever upp till kravet i avtalet. 1.5.3 Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad med en sådan kompetens och personalbemanning att brukaren tillförsäkras de insatser denna är beviljad. Detta innebär krav på att scheman läggs så att det vid behov finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. Utföraren ska garantera att det finns personal i den omfattning att brukarens behov, enligt genomförandeplan, kan tillgodoses. I de fall personalen börjar arbetsdagen hos den första brukaren går de in i treserva från hemmet innan arbetspasset för att läsa in aktuell information. Vid nya brukare görs en genomgång av de aktuella insatserna i verksamhetens lokal. Den tid som personalen lägger på att läsa eller skriva dokumentation räknas inte in i arbetstiden. Av inlämnade arbetsscheman för omvårdnadspersonalen framkommer att personal kan ha schemalagd arbetstid upp till 12 timmar men får ersättning för färre timmar. Personalen har inte tid avsatt för överföring av information mellan olika arbetspass. Personalen påbörjar sitt arbetspass när de går in genom dörren hos brukaren och passet avslutas när de går ut. Det finns därför varken tid för dokumentation, informationsöverföring och kompetensutveckling. Detta är en risk både avseende hur insatser utförs, brukar-/patientsäkerhet och gällande personalens arbetsförhållande. en är att utföraren inte lever upp till kravet i avtalet då tid inte finns avsatt för överföring av information i form av dokumentation eller inläsning av detsamma.
3.7.4 Tillgänglighet Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns. Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. ISA Omsorg AB har inte telefoner där personalen är nåbara. Personalen måste använda sina privata telefoner. Det finns inga krav i anställningsvillkoren att privat telefon ska användas eller under vilken tid personalen ska vara tillgänglig på telefon. I praktiken innebär detta att utföraren inte säkerställt att personal finns tillgänglig på telefon. När brukare behöver komma i kontakt med personal ringer de till verksamhetschefen som i sin tur ringer till personalens privata telefon. Utförarens ledningspersonal finns tillgängliga på telefon mellan 07:00 och 22:00 Insatser påbörjas inom två dagar. en är att utföraren inte lever upp till kravet på tillgänglighet till personalen. 1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning I stort sett har samtliga brukare med hemtjänstinsatser en genomförandeplan upprättad. Genomförandeplanerna upprättas vid hembesök hos brukaren och vide detta tillfälle gås brukarens bakgrund, hälsotillstånd samt behov av hjälp igenom. Vid upprättandet är verksamhetschefen, samordnare, brukaren och eventuellt anhöriga med. Den färdiga planen presenteras sedan för personalen som i sin tur går igenom den med brukaren som då även skriver under. Genomförandeplanerna finns i Treserva, på kontoret samt hemma hos brukaren. Vid samtal med personalen är det inte genomförandeplanerna som de hänvisar till när det gäller hur man får information om vad som ska göras hos en brukare. Istället hänvisas till den löpande dokumentationen och beslutet i Treserva. Personalen är dock medvetna om att brukarna har genomförandeplaner och vet vart de finns.
Av de avidentifierade genomförandeplaner som tagits fram inför uppföljningen framkommer brister då det saknas information om hur insatser ska genomföras. Denna brist bekräftas av personal som anger att denna information fås antingen från brukaren eller från verksamhetschef. Samtliga brukare med hemtjänstinsats ska ha en genomförandeplan upprättad. I genomförandeplanerna finns ingen kontaktman angiven. en är att genomförandeplanerna inte ger den kunskap som krävs för att en ny personal ska kunna utföra stödet och hjälpen på ett individanpassat sätt utifrån en helhetssyn. Genomförandeplanerna är heller inte ett vägledande dokument för personalen i det dagliga arbetet och kontaktmannens roll i arbetet med planerna behöver förstärkas. 1.7 Uppdragets utförande, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Utföraren ansvarar för att dennes personal har kompetens att efter delegering utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i samband med att hemtjänst ges. Samverkan ska ske mellan hemtjänstutförare och vårdgivare för att säkerställa patientsäkerheten. Lokala skriftliga samverkansrutiner ska upprättas mellan hemtjänstutförare och vårdgivare. Personalen har delegation från hemsjukvården och har kunskap om vad som gäller beträffande egenvård. Vid behov av insatser från sjuksköterska finns kontaktuppgifter i brukarnas pärm. Inga ytterligare samverkansrutiner med hemsjukvård, vårdgivare på servicehus eller vårdcentraler finns. en är att utföraren lever upp till kraven i avtalet men att rutiner för samverkan med de olika vårdgivarna och hemtjänstutförare bör förbättras. 1.9 Nyckelhantering/passerkort I den mån nycklar mottages av enskild skall de kvitteras. Nycklarna får inte vara märkta i klartext och får inte förvaras tillsammans med kodförklaringar, instruktioner eller liknande. Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kan tillgripas av obehöriga. Kopior får inte tillverkas. Utföraren svarar för kostnad för låsbyte samt övriga kostnader som kan uppkomma på grund av förlust av kvitterad nyckel. När ett uppdrag avslutas ansvarar utföraren för att samtliga nycklar återlämnas. I de fall utföraren hanterar brukares nycklar förvaras de i utförarens lokaler i för detta avsett nyckelskåp. I de allra flesta fall används dock inte nyckel utan brukarna öppnar dörren själva. en är att utföraren lever upp till kravet. 1.11 Information och marknadsföring Utföraren skall i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Information skall vara saklig och korrekt. Utföraren skall samråda med kommunen innan eget informationsmaterial distribueras. Den enda marknadsföring som brukaren s genomför är via befintliga kunder, logotyper på bilar samt att information getts via kyrkan. en är att utföraren lever upp till avtalet.
Resultat Av uppföljningen framkommer att det inom flera avtalsområden behövs ett strukturerat förbättringsarbete för ett mer professionellt arbetssätt. Det framkommer även tveksamheter gällande huruvida hemtjänst ges som punktinsatser. Åtgärder Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kräver med stöd av gällande avtal, 3.3.3 Uppförande på grund av brott mot godkännandevillkor eller avtalsvillkor m.m. att uppmärksammade brister åtgärdas. Om bristerna inte åtgärdas kan kommunen komma att säga upp avtalet. En åtgärdsplan gällande hur nedanstående punkter ska åtgärdas ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2016-01-30: Säkerställa att hemtjänst ges i enlighet med kommunens riktlinjer och i form av punktinsatser. Uppdatera kvalitetsledningssystemet så att det lever upp till kraven i SOSFS 2011:9 samt är anpassade till förhållandena i Linköpings kommun och gällande värdighetsgarantier. Utarbeta rutiner och genomföra risk- och konsekvensanalys samt ta fram handlingsplan avseende omvårdnadsarbete i enskildas hem. Säkerställa personalens tillgänglighet på telefon. Säkerställa att personalen har avsatt tid för överföring av information och dokumentation. Säkerställa personalens arbetsmiljö och arbetsvillkor-/förhållanden. Utarbeta fortbildningsplan för omvårdnadspersonalen. Implementera kvalitetsledningssystemet i personalgruppen. Uppdatera genomförandeplanerna för samtliga brukare så att det framkommer hur insatserna ska genomföras samt utbilda personalen i hanteringen och betydelsen av planerna. Utarbeta rutiner för samverkan med andra vårdgivare och hemtjänstutförare samt implementera dessa i personalgruppen. Fördjupad uppföljning För att genomföra en fördjupad uppföljning av processen gällande beviljade och utförda timmar, registreringar och debiteringsunderlag i Treserva samt fakturering begär omsorgskontoret följande uppgifter. Uppgifterna ska ha inkommit till omsorgskontoret senast 2016-01-13: Sammanställning av arbetad tid för samtlig omvårdnadspersonal under januari december 2015 (undantaget september månad).
Sammanställning av utförd respektive fakturerad tid för samtliga brukare under januari december 2015 (undantaget september månad). Maria Svensson Planeringsledare Mattias Bly Kvalitets- och utvärderingschef