Beslutad i SKN 2014-05-08 Dnr SKN2014/79 Skolnämndens dokumenthanteringsplan 1
Innehållsförteckning Klassificeringsstruktur s 3 Dokumenthanteringsplan s 4 Styra, planera och följa upp verksamheten s 4 Stödja verksamheten s 7 Hantera barn i förskola, pedagogisk omsorg och annan pedagogisk verksamhet s 16 Hantera elever i förskoleklass, grundskola och grundsärskola s 19 Hantera elever i fritidshem s 24 Hantera fristående verksamheter s 25 Begreppsförklaring s 26 Förkortningar s 30 Förteckning över IT-system s 31 Bilaga Gallring av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse s 32 2
Klassificeringsstruktur 1. Styra, planera och följa upp 1.1 Styra, planera och följa upp verksamheten 1.1.1 Styrdokument 1.1.2 Hantera budget 1.1.3 Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten 1.1.4 Hantera nämnd 1.1.5 Hantera möten 2. Stödja verksamheten 2.1 Hantera ekonomi 2.1.1 Hantera ekonomiska rapporter och prognoser 2.1.2 Hantera ekonomisk redovisning 2.1.3 Hantera kundreskontra 2.1.4 Hantera anläggningstillgångar och inventarier 2.1.5 Hantera interkommunal ersättning 2.1.6 Hantera statsbidrag 2.1.7 Hantera utdelning av premier och stipendier 2.1.8 Hantera tilläggsbelopp 2.2 Hantera remisser 2.3 Hantera anmälningar, klagomål och synpunkter 2.4 Hantera avtal, upphandling och inköp 2.5 Hantera personal 2.5.1 Anställa och administrera anställning 2.5.2 Avsluta anställning 2.5.3 Administrera personal 2.5.4 Hantera praktikplatser 2.5.5 Hantera rehabilitering och omplaceringar 2.5.6 Hantera arbetsmiljö 2.5.7 Hantera samverkan 2.5.8 Hantera löner och frånvaro 2.5.9 Utbilda och utveckla personal 2.6 Personuppgiftsbehandling 2.7 Hantera allmänna handlingar 2.8 Hantera information 2.9 Lokalsamordning 2.10 Hantera IT-stöd 2.11 Hantera fysisk miljö och säkerhet 3. Hantera barn i förskola, pedagogisk omsorg och annan pedagogisk verksamhet 3.1 Dokumentera verksamheten 3.2 Hantera placering av barn 3.3 Hantera måltidsverksamhet 3.4 Hantera ärenden om vårdnadsbidrag 4. Hantera elever i grundskola, förskoleklass och grundsärskola 4.1 Dokumentera verksamheten 4.2 Hantera ansökningar och val rörande elever 4.3 Hantera modersmålsundervisning 4.4 Handlägga ärenden om enskilda elever 4.5 Hantera prov, betyg och omdömen 4.6 Hantera elevhälsa 4.7 Studie- och yrkesvägledning 5. Hantera elever i fritidshem 5.1 Dokumentera verksamheten 5.2 Hantera placering av barn 6. Hantera fristående verksamheter 6.1 Hantera beslut, tillsyn och ersättningar 6.2 Handlägga ärenden om enskilda elever 3
1. Styra, planera och följa upp 1.1 Styra, planera och följa upp verksamheten 1.1.1 Styrdokument Beslut D X Bevaras På respektive beslutsfattande enhet. Bestämmelser om förskole- och barnomsorgsavgifter Delegeringsbeslut och anmälan av delegeringsbeslut D W3D3 Bevaras Skolnämnden lämnar förslag till KF som fastställer taxorna. D X Bevaras Beslut bevaras på respektive beslutsfattande enhet. Anmälan av delegeringsbeslut görs till skolnämnden. Delegeringsordning D W3D3 Bevaras Skolkontoret Fastställande av upptagningsområden för närhetsskola D X Bevaras Skolkontoret Handlingsplan D X Bevaras T.ex. plan gällande skolfrånvaro. Internkontrollplan D X 10 år Skolkontoret Klasschema D NovaSchem/InfoMentor Bevaras Skolassistent skriver ut samtliga scheman en gång per läsår på sin enhet och diarieför dem. Krisplan D X Bevaras På respektive enhet. Likabehandlingsplan D X Bevaras Obligatorisk enligt diskrimineringslagen 3:16. På respektive enhet. Lokalplanering D X Bevaras Skolkontoret. Underlag och planer. Läsårsdata D W3D3 5 år Skolkontoret Miljöcertifiering/-diplomering D X Bevaras På respektive enhet. Nämndplan D Stratsys, W3D3 Bevaras Skolkontoret Ordningsregler D X Bevaras På respektive enhet. Policys D X Bevaras Skolkontoret diarieför nämndens policys. Riktlinjer, regler, reglementen, rutiner D X Bevaras Skolkontoret diarieför nämndens riktlinjer, regler, reglementen och rutiner. Teamkontrakt SO 2 år Målformulering som görs av alla förskolor/skolor samt skolkontoret. Verksamhetsplan D Bevaras På respektive enhet. Enligt Skollagen 4:6. Överklagande D X Bevaras T.ex. beslut som går att överklaga enl. Skollagen 28, kommunallagen. 4
1.1.2 Hantera budget Skolnämndens budget, antagen (fördelning av ram) D Ekonomisystem, W3D3 Bevaras Skolkontoret. Budgetbeslutet beslutas och protokollförs i nämnd. Fördelning av förvaltningens totala RV Ekonomisystem Bevaras Skolkontoret. intäkter och kostnader per verksamhet Fördelning av intäkter och kostnader i budget per resultatenhet fördelat på D Ekonomisystem Bevaras Underlag från skolkontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet. verksamhet Beslut om elevpeng D Ekonomisystem, W3D3 Bevaras Prislistan tas fram av ekonomiavdelningen på skolkontoret inför varje kalenderår. 1.1.3 Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten Enkätfrågor med enkätsammanställning och/eller statistiksammanställningar D ProCapita, InfoMentor, W3D3 Bevaras På respektive enhet. Enkäter - svar SO Vid inaktualitet Enkätsvar gallras efter det att materialet sammanställts. Kvalitetsredovisning D X Bevaras På respektive enhet. Skollagen 4:6. Rapporter och utredningar - interna D X Bevaras T.ex. rapporter till nämnden, rapport från internkontroll. Rapporter och utredningar av externa utförare D X Bevaras T.ex. externa konsulter, SCB. Utvärderingar D X Bevaras 1.1.4 Hantera nämnd Arvodesunderlag, förtroendevalda SO 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar och dylikt gallras 10 år efter inkomståret. Kan gallras efter 2 år om uppgifterna finns lönehanteringssystemet. Anmälan av delegeringsbeslut D W3D3 Bevaras Beslut fattade på delegation ska anmälas till nämndsekreteraren inför skolnämndens sammanträden. Föredragningslista, dagordning och kallelse D W3D3 Bevaras Skolkontoret Förteckning över förtroendevalda D W3D3 Bevaras Skolkontoret Inkallelseordning för ersättare D W3D3 Bevaras Skolkontoret 5
Ärenden till nämnd D W3D3 Bevaras Skolkontoret 1.1.5 Hantera möten Mötesanteckningar från verksamhetsmöten, informationsmöten, tillfälliga arbetsgrupper Mötesanteckningar från skolledarträffar, referensgrupper, samrådsgrupper Vid inaktualitet Löpande anteckningar från möten som ej är beslut kan gallras vid inaktualitet. D X Bevaras T.ex. centrala elevråd, föräldraråd och ungdomsråd. Protokoll D X Bevaras T.ex. nämnd och skolförvaltningens samverkansgrupp. På respektive enhet. Protokoll från APT och arbetslagsmöten D/SO Bevaras APT-protokoll diarieförs eller ordnas systematiskt på respektive enhet. 6
2. Stödja verksamheten 2.1 Hantera ekonomi 2.1.1 Hantera ekonomiska rapporter och prognoser Skolnämndens bokslut D X Bevaras Skolkontoret Bokslutet ska även diarieföras i protokoll från nämnden. Enheternas resultat per verksamhet D X Bevaras Underlag från skolkontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet. Fördelning av över-/underskott i bokslut D X Bevaras Skolkontoret Budgetunderlag, års- och flerårsbudget SO X 2 år Ekonomiska kalkyler SO X 2 år Skolkontoret Månadsrapport till nämnd D X Bevaras Skolkontoret Nyckeltalsuppföljningar SO X 2 år Prognoser D X Bevaras Underlag från skolkontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet två gånger/år (tertial 1 och 2). 2.1.2 Hantera ekonomisk redovisning Bokföringsorder SO 10 år Internfakturor, avstämningslistor SO 10 år Kontoutdrag SO 10 år Transaktionslistor SO 10 år Verifikationer, betalda internfakturor SO 10 år Verifikationer, internfakturor underlag 2.1.3 Hantera kundreskontra Avskrivna fordringar SO 10 år SO 10 år Avstämningslista kundfakturor SO 10 år Debiteringsunderlag SO 10 år Ej elektroniska leverantörsfakturor SO 10 år Elektroniska leverantörsfakturor RV Personec 10 år 7
Makuleringar SO 10 år Måltidskuponger, listor SO 2 år Kvitton och följesedlar SO 10 år Redovisning av handkassa SO 10 år Skickas till serviceförvaltningen. Reglera uteblivna avgifter för D Ekonomisystem 3 år Barnomsorgsassistenter/ekonom på skolkontoret. förskola och fritidshem. Rekvisitioner SO 10 år Rekvisitionsblock/förbrukade sparas på respektive enhet. Underlag för utbetalning av barn- och skolpeng till fristående verksamheter SO 10 år Barnomsorgsassistenter på skolkontoret. 2.1.4 Hantera anläggningstillgångar och inventarier Inventarieredovisningar SO Bevaras Sammanställning av inventarieförteckning skickas årligen till KSK/ekonomi. Inventarieförteckning SO X Vid inaktualitet På respektive enhet. Investeringar SO 10 år På respektive enhet. 2.1.5 Hantera interkommunal ersättning Ansökan/önskemål om utbildningsplats från annan kommun 2.1.6 Hantera statsbidrag Förteckning över barn/elever i annan kommun Yttrande över ansökan om mottagande av barn i annan kommun Beslut om mottagande av elev från annan kommun, som med hänsyn till sina personliga förhållanden har särskilda skäl Beslut om mottagande av elev från annan kommun enligt det fria skolvalet D X Bevaras Skolkontoret RV/D ProCapita, W3D3 Bevaras Skrivs ut en gång per termin och diarieförs på skolkontoret. D Bevaras Rektor på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 27 Ansökan om statsbidrag och beslut D X Bevaras Skolkontoret Rekvisition av statsbidrag D X Bevaras Skolkontoret Inklusive bilagor och beslut. Utbetalningslistor - statsbidrag SO X 10 år Skolkontoret 8
2.1.7 Hantera utdelning av premier och stipendier Ansökan stipendiefonder och elevrådspengar samt sammanställningar D X Bevaras Ansökningar och sammanställningar diarieförs på skolkontoret. Fördelning av fonder/pengar D X Bevaras Diarieförs på skolkontoret. Beslut och underlag till beslut. Beslut som ligger till grund för premier och stipendier D X Bevaras Nämndbeslut 2.1.8 Hantera tilläggsbelopp Beslut tilläggsbelopp D X Bevaras Skolkontoret Underlag för beslut om tilläggsbelopp SO 2 år Skickas in från enheterna till skolkontoret. 2.2 Hantera remisser Remisser D X Bevaras Skolkontoret, om inte någon annan enhet nämns specifikt. Remissvar D X Bevaras Skolkontoret, om inte någon annan enhet nämns specifikt. 2.3 Hantera anmälningar, klagomål och synpunkter Anmälan till polisen rörande D Bevaras På respektive enhet. barn/elev Anmälan till socialtjänsten D Bevaras På respektive enhet. Klagomål, synpunkter och medborgarförslag D X Bevaras På respektive enhet. Medborgarförslag skickas till skolkontoret som diarieför och skickar det vidare till KSK. Yttranden D X Bevaras T.ex. svar till skolinspektionen, barn- och elevombudsmannen eller motsvarande på nämndens vägnar. Yttrande från enheter skickas till huvudman/skolkontoret som skickar in svaren. Överklaganden och begäran om omprövning D X Bevaras Diarieförs tillsammans med de beslut och handlingar som finns i samma ärende på den enhet där dessa finns. 9
2.4 Hantera avtal, upphandling och inköp Avtal, kortfristiga och/eller för löpande drift 2.5 Hantera personal SO/RV X 2 år T.ex. leasing av kopiatorer, städavtal, skolskjuts, hyreskontrakt måltid. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. På respektive enhet. Avtal, långfristiga D X Bevaras På respektive enhet. Enkel upphandling D X Bevaras På respektive enhet. Offerter D X Bevaras På respektive enhet. Beställningar/inköp SO X 2 år Underlag på respektive enhet. Spontanofferter och leverantörsinformation 2.5.1 Anställa och administrera anställning Vid inaktualitet Annonser utlysta tjänster D W3D3 Bevaras Ingår i tjänstetillsättningsärende. Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Anteckningar förda under intervju SO, RV Offentliga jobb 2 år SO, RV Offentliga jobb Bevaras Bevaras i personalakt. Vid inaktualitet Behovsanalys med kravspecifikation D W3D3 Bevaras Ingår i tjänstetillsättningsärende. Förteckning över sökanden till tjänst D Offentliga jobb, W3D3 Bevaras Ingår i tjänstetillsättningsärende. Spontana tjänsteansökningar Vid inaktualitet På respektive enhet. Tidsbegränsad anställning med stöd av skollagen D X Bevaras Utdrag ur polisens belastningsregister SO Vid inaktualitet Obligatoriskt enligt skollagen 2:31. Original ska återlämnas på begäran. VFU-studenter, lista SO/RV X Vid inaktualitet Skolkontoret 2.5.2 Avsluta anställning Avsked, ansökningar SO Bevaras Förhandlingsprotokoll, uppsägningar D X Bevaras Uppsägningar, besked SO Bevaras Bevaras i personalakt. 10
2.5.3 Administrera personal Arbetsgivarintyg SO 2 år Disciplinärenden D W3D3 Bevaras Skolkontoret Friskvårdsbidrag SO 2 år Ansökan med originalkvitto skickas till serviceförvaltningen. Nyckel- och kortkvittenser SO Vid inaktualitet Gallras när nyckel återlämnats. På respektive enhet. Personalregisterlistor SO Vid inaktualitet Sekretessöverenskommelse SO Bevaras Bevaras i personalakt. Semesterlistor SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Tjänstgöringsbetyg SO Bevaras Bevaras i personalakt, se personalakt för leveranshänvisning. Tjänstgöringsintyg SO Bevaras Bevaras i personalakt, se personalakt för leveranshänvisning. 2.5.4 Hantera praktikplatser Praktikplatsers innehåll och utformning SO X Bevaras På respektive enhet. 2.5.5 Hantera rehabilitering och omplaceringar Anmälan om arbetsskada D X Bevaras Bevaras i personalakt efter att ärendet avslutas. Arbetsanpassning, dokumentation av behov och åtgärder D X Bevaras Bevaras i personalakt. Arbetsförmågebedömningar D X Bevaras Bevaras i personalakt. Arbetsträning, dokumentation av D X Bevaras Bevaras i personalakt. Beslut från försäkringskassan om sjukpenning Beslut från försäkringskassan om rehabiliteringsersättning Beslut från försäkringskassan rörande sjukersättning Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid D X Bevaras Bevaras i personalakt. D X Bevaras Bevaras i personalakt. D X Bevaras Bevaras i personalakt. SO X 2 år Omplacering D X Bevaras Bevaras i personalakt. 11
Rehabiliteringsplan D X Bevaras Bevaras i personalakt. Rehabiliteringsutredningar D X Bevaras Bevaras i personalakt. Rehabiliteringsärenden RV Adato Bevaras Rehabiliteringsmöten, protokoll D, RV X Bevaras Bevaras i personalakt. Sjukanmälan och friskanmälan RV Personec 2 år 2.5.6 Hantera arbetsmiljö Arbetsmiljöplan D X Bevaras På respektive enhet. Arbetsmiljöutredning D X Bevaras På respektive enhet. Risk, tillbud och skadehantering RV Invit Bevaras Riskbedömningar, systematiskt arbetsmiljöarbete D, RV Invit Bevaras 2.5.7 Hantera samverkan Kallelser och dagordningar samverkan Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) SO X Bevaras Kan gallras efter 2 år om de fungerar som register till protokoll. På respektive enhet. Gäller både central- och lokal samverkan. D X Bevaras På respektive enhet. MBL 10, 11, 12, 14, 38 Protokoll lokal samverkansgrupp SO/D X 2 år På respektive enhet. Protokoll med bilagor, central samverkan D X Bevaras Skolkontoret 2.5.8 Hantera löner och frånvaro Ledighetsansökan RV Personec, självservice P 2 år Läkarintyg vid tjänstledighet, VAB (vård av sjukt barn) och sjukdom SO X Vid inaktualitet Kopia till lönekontoret. Diarieförs om diagnos ingår, hanteras enligt sekretess OSL 39:2. Reseräkningar SO 2 år Hanteras av löneavdelningen på serviceförvaltningen. Tidsrapportering RV Personec, självservice P 2 år Hanteras av löneavdelningen på serviceförvaltningen. Tjänstgöringsrapporter timanställda SO 2 år Hanteras av löneavdelningen på serviceförvaltningen. Tjänstgöringsrapporter, lärare och övriga SO Vid inaktualitet Hanteras av löneavdelningen på serviceförvaltningen. 12
2.5.9 Utbilda och utveckla personal Behörighetsgivande utbildning, bevis SO Bevaras Bevaras i personalakt. 2.6 Personuppgiftsbehandling Utvecklingsplan, individuell SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Kursinbjudningar SO Vid inaktualitet Utvecklingssamtal, anteckningar SO Vid inaktualitet Efter att nytt samtal dokumenterats. Utvecklingsinsatser SO 2 år Anmälan av behandling av D W3D3 Bevaras PUL-ombudet finns på skolkontoret. personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud D W3D3 Bevaras Nämndbeslut, sedan anmälan till Datainspektionen. Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud 2.7 Hantera allmänna handlingar Arkivförteckning D W3D3 Bevaras Underlag till nämnd diarieförs på skolkontoret och tas med i protokollet efter beslut i nämnden. Registerförteckning D X Bevaras Upprättas och diarieförs på respektive enhet. Handlingar rörande samtycken enligt personuppgiftslagen SO Vid inaktualitet Bevaras på respektive enhet. Bevaras Arkivbeskrivning D X Bevaras Skolkontoret Beslut att inte lämna ut allmän D X Bevaras Beslut av chef på enheten där handlingen finns. handling Diarieförda handlingar D X Bevaras I diariet på respektive enhet. Diarium diarieförteckning SO W3D3 Bevaras W3D3 eller manuellt diarium på enhet. Skrivs ut på arkivbeständigt papper (Arkiv80). Ska vara sökbart på två sätt: via ärendemening och diarienummer. Dokumenthanteringsplan D W3D3 Bevaras Skolkontoret Leveransreversal D X Bevaras Bevaras med arkivförteckning. 13
2.8 Hantera information Egenproducerad information och trycksaker 2.9 Lokalsamordning Fotografier som samlas i syfte att belysa den egna verksamheten Fotografier som inte samlas i syfte att belysa den egna verksamheten SO Bevaras På respektive enhet. SO Bevaras På respektive enhet. SO Vid inaktualitet Informationsbrev SO X Bevaras På respektive enhet. Korrespondens, rutinmässig SO X Vid inaktualitet Skolkatalog/fotokatalog SO Bevaras Ett original bevaras på enheten. Temporär information till elever/vårdnadshavare SO X Vid inaktualitet Veckobrev/veckoblad SO X Bevaras På respektive enhet. Ansökan gällande fastighetsanpassningar SO Bevaras Originalhandling som inkommer till fastighetsekonomen på skolkontoret bevaras på skolkontoret. Hyreskontrakt SO, D X 2 år 2 år efter kontraktets utgång. Ritningar SO Bevaras 2.10 Hantera IT-stöd Licenser SO X Vid inaktualitet Skolkontoret Lista över aktuella program SO Vid inaktualitet Skolkontoret Systemdokumentation SO X Bevaras Skolkontoret 2.11 Hantera fysiskt arbetsmiljö och säkerhet Allergirondsprotokoll SO Vid inaktualitet Bevaras på enheten. Gallras när ny rond har genomförts. Brandlista SO Vid inaktualitet Närvarolista Egenkontroll miljö SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Lekplatsöversyn SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Livsmedelshantering (cafeteria) SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Miljötillsyn (inomhus) SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. 14
OVK-protokoll SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Skyddsrondsprotokoll SO Vid inaktualitet På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer Skadegörelse, inbrott, stöld SO Vid inaktualitet När det rör polisanmälningar. Ej rörande enskild individ. Tillbudshantering RV Invit Bevaras Översyn lokaler SO Vid inaktualitet Gymnastiksalar, NO-salar (naturorienterade ämnen), slöjdsalar. Gallras när ny rapport inkommer. 15
3. Hantera barn i förskola, pedagogisk omsorg och annan pedagogisk verksamhet 3.1 Dokumentera verksamheten Adressregister RV ProCapita Vid inaktualitet Dokumentation av enskilda samtal SO Vid inaktualitet med vårdnadshavare Närvarolistor, dagjournaler RV Vid inaktualitet Korrespondens med väsentligt innehåll för barn eller förskola Barnakt/D X Bevaras Pedagogisk dokumentation om D Bevaras Arbetslag och förskollärare verksamheten Planerade åtgärder D Bevaras Uppföljning av åtgärder D Bevaras Information på sociala medier SO Bevaras T.ex. twitter, facebook, bloggar, youtube. Inlägg som innehåller sekretessbelagd information får inte förekomma på sociala medier. Om ett inlägg innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det diarieföras och plockas bort. För att dokumentera själva mediet bör ansvarig, minst en gång per kvartal eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild genom att t.ex. ta en skärmdump. 3.2 Handlägga ärenden om enskilda barn Uppgift till förskolechef om att ett barn är i behov av särskilt stöd Barnakt/D Bevaras Om beslut om särskilt stöd inte tas eller om barnet inte har en barnakt ska uppgiften diarieföras. Skollag kap 8:9. Barnakt Bevaras Dokumentation av bedömning när det gäller särskilda stödinsatser Beslut om utformning av särskilda Barnakt/D Bevaras stödinsatser Pedagogisk kartläggning Barnakt/D Bevaras Social kartläggning Barnakt/D Bevaras Utreda och vidta åtgärder vid kränkande behandling Barnakt/D W3D3 Bevaras 16
3.3 Hantera placering av barn Anhöriginformation SO Vid inaktualitet Gallras efter det att barnen slutar på förskolan. Ansökan och beslut gällande särskild skjuts Ansökan om plats i förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg, natt- och helgverksamhet Ansökan om plats i förskoleverksamhet, skyddad identitet och skyddade adressuppgifter Beslut om erbjudande av förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Beslut om erbjudande av förskola på grund av familjens situation D ProCapita, W3D3 Bevaras Skolkontoret RV ProCapita Vid inaktualitet Skolkontoret SO Vid inaktualitet Skolkontoret Barnakt/D Barnakt/D W3D3, File Maker, ProCapita W3D3, File Maker, ProCapita Bevaras Skollagen kap 8, 7 Beslut tas av förskolechef på respektive enhet. Bevaras Skollagen kap 8, 5 Beslut tas av förskolechef på respektive enhet. Beslut om förtur i förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Barnakt/D W3D3, File Maker, ProCapita Bevaras Skollagen kap 8, 14 Beslut om utökad vistelsetid D Bevaras Beslut tas av förskolechef på respektive enhet. Skollagen kap 8, 5 Bevilja särskild skjuts D W3D3 Bevaras Skolkontoret Erbjudande, svar och beslut om placering förskola och pedagogisk omsorg Beslut om placering i natt- och helgverksamhet SO ProCapita Vid inaktualitet Till enheten efter placeringsbeslut. Gallras när svar inkommit. D W3D3 Bevaras Diarieförs på enheten. Grupplista SO Bevaras Ackumulerad lista med samtliga som gått i gruppen under året. Inkomstuppgift SO ProCapita 2 år Skolkontoret. Årlig aktualisering. Gallras 2 år efter inkomståret. 17
Inskolningsunderlag SO Vid inaktualitet Önskemål om specialkost, läkemedelshantering, övrig information. Gallras när uppgifterna ändras och när barnet slutar på förskolan. Kölistor RV ProCapita Vid inaktualitet Skolkontoret Schema/vistelsetid för barn SO ProCapita, E-tjänsten Vid inaktualitet Uppsägning av plats RV ProCapita, E-tjänsten 2 år Önskemål om överflyttning RV ProCapita, E-tjänsten 2 år 3.4 Hantera måltidsverksamhet Egenkontroll av livsmedel beslutsunderlag SO Vid inaktualitet Kan gallras när nytt beslutsunderlag inkommer. Egenkontroll av livsmedel - protokoll SO Vid inaktualitet Kan gallras när nytt protokoll inkommer. Följesedel livsmedel SO Vid inaktualitet Bevaras så länge varan finns på enheten. Typmatsedel för förskolor som producerar egen mat SO Bevaras Typmatsedel för en månad. Övriga kan gallras. Tillsynsprotokoll SO Vid inaktualitet 3.5 Hantera ärenden om vårdnadsbidrag Vårdnadsbidrag - ansökan och beslut D W3D3, ProCapita 10 år Skolkontoret 18
4. Hantera elever i grundskola, grundsärskola och förskoleklass 4.1 Dokumentera verksamheten Elevens val D Bevaras Beslut om vilket utbud enheten erbjuder eleverna. Elev- och lärarförteckning för lovoch sommarskola SO Bevaras Skolkontoret sammanställer. Elevhistorik SO, RV Bevaras Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång. Bevaras på respektive enhet, kan vara olika i SO eller RV. Individuella utvecklingsplaner (IUP) SO InfoMentor Bevaras med omdömen Klasslista/grupplista D ProCapita Bevaras Ackumulerad lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen under året. Skrivs ut en gång per år på arkivbeständigt papper (Arkiv 80) och bevaras Korrespondens med väsentligt innehåll för elev eller skola D X Bevaras Lokal pedagogisk planering (LPP) SO InfoMentor Vid inaktualitet på respektive enhet. Bör diarieföras. Läromedel SO Bevaras Egenproducerade läromedel för allmän användning. Exempelvis kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediapresentationer producerad på skolan för att användas i undervisningen. Rutin för insamling upprättas på respektive enhet. Läromedelsförteckning SO Bevaras Upprättas av respektive enhet, förslagsvis av ämnesansvarig. Lärotider D W3D3 Bevaras Förvaltningschefen fattar beslut gällande skolårets omfattning och undervisningstid. Närvarolistor RV Vid inaktualitet Projekt på uppdrag av myndighet/förvaltningschef Register handledare verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Övervägande/beslut om lämplig åtgärd vid upprepade och allvarliga förseelser D X Bevaras Projektbeskrivning och slutresultat. SO Bevaras Skolkontoret D W3D3 eller personalsystem Bevaras Förvaltningschef har denna uppgift på delegation från skolnämnden men rektor är ansvarig och ska rapportera om sitt beslut till förvaltningschefen. 19
Information på sociala medier SO Bevaras T.ex. twitter, facebook, bloggar, youtube. Inlägg som innehåller sekretessbelagd information före inte förekomma på sociala medier. Om ett inlägg innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det diarieföras och plockas bort. För att dokumentera själva mediet bör ansvarig, minst en gång per kvartal eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild genom att t.ex. ta en skärmdump. 4.2 Hantera ansökningar och val rörande elever Ansökan och beslut om ledighet SO Vid inaktualitet Gallras efter avslutad skolgång. Ansökan och beslut rörande tilläggsbelopp D W3D3 Bevaras Skolkontoret. Ansökan om språkval SO Vid inaktualitet Ansökan till förskoleklass RV ProCapita Vid inaktualitet Avtal och överenskommelser med elever om t.ex. skåpnyckel och datorer SO Vid inaktualitet Gallras när skåpnyckeln/datorn återlämnats, senast när eleven slutar skolan. Elevens val/profil RV InfoMentor Vid inaktualitet Närvaro/frånvaro RV InfoMentor Vid inaktualitet Svenska som andraspråk - Ansökan och beslut RV Vid inaktualitet Gallras efter läsårets slut. Val av skola SO Vid inaktualitet Skolvalsblanketter Val av skola, skyddad identitet och skyddade adressuppgifter SO Vid inaktualitet 4.3 Hantera modersmålsundervisning Ansökan rörande enskild elev RV Vid inaktualitet Ansökan och uppsägning. Förteckning över elever D ProCapita Bevaras Ackumulerad lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen under året. Skrivs ut en gång per år på arkivbeständigt papper (Arkiv 80) och bevaras på respektive enhet. Kan diarieföras. Organisationsbeskrivning per år RV Bevaras 20
4.4 Handlägga ärenden om enskilda elever Anmälan till rektor när en elev riskerar att inte nå målen Ansökan och beslut om byte av skolform Ansökan och beslut om särskild undervisning Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Elevakt/D Bevaras Om åtgärdsprogram inte upprättas eller om eleven inte har en elevakt ska anmälan diarieföras D Bevaras Beslut av förvaltningschefen. Elevakt Bevaras T.ex. beslut om särskild undervisning i hemmet eller på annan lämplig plats vid elevs längre tids sjukdom eller liknande skäl enligt skollagen 24 kap 23-24 D Bevaras Beslut om anpassad studiegång Elevakt Bevaras Skollagen 3 kap 12 Beslut om enskild undervisning Elevakt Bevaras Skollagen 3 kap 11 Beslut om särskild undervisningsgrupp Beslut om uppskjuten, förlängd eller upphörande av skolplikt Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för elev i kommunal skola i Enköpings kommun Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för interkommunal elev eller för elev i fristående skola Elevs ersättningsskyldighet vid skadegörelse Elevakt Bevaras Skollagen 3 kap 11 Elevakt/D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 10, 13, 14 SL Elevakt/D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 14 SL Elevakt/D Bevaras Beslut av förvaltningschef på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 15 och 16 Elevakt/D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Intyg om anpassad studiegång D Bevaras Åtföljer slutbetyget. Logopedutlåtande Elevakt Bevaras Kränkande behandling anmälan till rektor, rektors utredning samt vidtagna åtgärder Mötesanteckningar från möte kring enskild elev Elevakt/D Bevaras Diarieförs på enheten och anmäls till huvudmannen via etablerad rutin. Skollagen 6 kap 10 och diskrimineringslagen. Elevakt/D Bevaras Bör undertecknas. Pedagogisk dokumentation Elevakt Bevaras Underlag för beslut. Beslut om att frångå elevens/vårdnadshavarens önskemål D Bevaras Beslut av förvaltningschef på delegation från nämnden. 21
om en viss skola vid betydande organisatoriska och ekonomiska svårigheter för kommunen och med hänsyn till andra elevers trygghet och studiero Beslut om skolskjuts med hänsyn till Elevakt/D Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. elevens funktionsnedsättning eller annan särskild omständighet Skolskjutslista för elev RV X Bevaras Hos trafiksamordnaren, teknikförvaltningen. Beslut om skolskjuts med hänsyn till trafikförhållanden och färdvägens längd samt beslut om skolskjuts vid val av skola Beslut om skolskjuts på grund av särskilda skäl D W3D3 Bevaras Beslut av trafiksamordnare på delegation från nämnden. Ska anmälas till nämnden. D W3D3 Bevaras Beslut av handläggare på skolkontoret. Social kartläggning Elevakt Bevaras Underlag för beslut. Åtgärdsprogram Elevakt InfoMentor Bevaras Beslut av rektor att upprätta eller inte upprätta åtgärdsprogram 4.5 Hantera prov, betyg och omdömen Betygskataloger och betygssammanställningar Elevakt Bevaras RV ProCapita Bevaras Betygskataloger i original och betygssammanställningar med rektors underskrift. Slutbetyg (årskurs 9) RV Procapita Bevaras Elevernas avgångsbetyg med rektors underskrift. Vidlägges betygskatalogen. Terminsbetyg SO ProCapita Vid inaktualitet Samlat betygsdokument SO, RV ProCapita Bevaras I de fall det ges i stället för slutbetyg. Betygssättning, underlag SO 5 år Lärarnas information, InfoMentor, etc. Intyg om avgång från grundskolan SO Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Bör bevaras tillsammans med betygskatalog. Sammanställning av resultat per läsår av nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställning av resultat per läsår av övriga nationella prov SO ProCapita Bevaras Skrivs ut ur ProCapita (ämnesprovsmodulen) av skolassistent på enheten. Bevaras tillsammans med de nationella proven. SO ProCapita 5 år Skrivs ut ur ProCapita (ämnesprovsmodulen) av skolassistent på enheten. Bevaras tillsammans med de nationella proven. 22