Hässleholms kommuns riktlinjer för kontakter med massmedia

G 16 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Hässleholms kommuns riktlinjer för kontakter med massmedia Fastställda av kommunstyrelsen 2003-01-08, 1 Dnr 2002.568 105

Innehåll Sida 1. Inledning 3 2. Mål 3 3. Förhållningssätt 3 4. Mediernas uppdrag 4 5. Informationsansvar 4 6. Rutiner för pressmeddelanden 6 7. Rutiner för presskonferenser 7 Bilaga 1 Hjälpreda för pressmeddelanden

1. Inledning Massmedia tidningar, radio och TV har stor genomslagskraft. Informationsspridningen via massmedia går snabbt och når alla viktiga målgrupper samtidigt med identiskt budskap. Medierna påverkar i högsta grad attityderna och kunskapen om kommunens olika verksamheter. Det är genom massmedia som kommuninvånare, företag, myndigheter och organisationer får sin huvudsakliga information om kommunen. Det är därför av stor betydelse för Hässleholms kommun hur massmedia beskriver kommunens olika verksamheter. I den svenska grundlagen är friheten att framföra personliga åsikter grundlagsskyddad. Det gäller också rätten att anonymt lämna uppgifter till massmedia, källan är alltid skyddad. Detta är principer som gäller även inom kommunen. Medarbetare som i tjänsten företräder kommunen bör dock skilja mellan privata åsikter och information som lämnas i egenskap av företrädare för kommunen. I kommunen gäller att avvisa intervjuer som avser motprestation som t ex annons. Läs gärna Spelregler för press, radio och TV utgivna av pressens samarbetsnämnd. 2. Mål Målet för Hässleholms kommuns massmediekontakter är att kommuninvånarna och övriga intressenter ska få en allsidig och korrekt bild av kommunens verksamhet. Förutom att det finns en demokratisk aspekt i att kommuninvånarna är väl informerade, är positiv uppmärksamhet i media ett stöd för arbetet att befästa och utveckla näringslivet och den offentliga verksamheten i Hässleholm. Genom att lära oss hur massmedia arbetar och genom att utveckla långsiktiga och förtroendefulla kontakter med media kan vi öka förutsättningarna för att verksamheten i Hässleholms kommun speglas sakligt och allsidigt. Se mediekontakten som en möjlighet inte ett hot. 3. Förhållningssätt För att uppnå långsiktiga och förtroendefulla kontakter måste kommunens information till massmedia kännetecknas av respekt, trovärdighet, öppenhet, snabbhet, tillgänglighet och enkelhet. Respekt Vi skall ha respekt för journalistens arbetsvillkor och för kraven på journalistisk etik. Trovärdighet Våra kontakter skall vara sådana att Hässleholms kommuns trovärdighet bibehålls och förstärks. All information skall vara saklig, korrekt och relevant.

Öppenhet Vi skall vara öppna och ärliga. Öppenheten syftar till att göra verksamheten tydlig. Begränsningarna i öppenheten är endast motiverad av sekretesskäl i personärenden inom t ex socialtjänsten, miljökontoret, skola, vård och omsorg. Snabbhet Massmediernas arbetsvillkor kräver snabbhet av oss för att Hässleholms kommun skall kunna behålla initiativet. Håll vad du lovat och ring alltid upp så fort som möjligt. Tillgänglighet En långsiktig god relation kräver god tillgänglighet. Om journalisten inte får kontakt med kommunen söker de önskade uppgifter från andra källor istället. Vi riskerar då att journalister i längden inte ser något syfte med att fråga oss. Enkelhet Vår information skall vara enkel och lättbegriplig. Vi skall undvika fackterminologi. Enkelheten är viktig för att informationen skall vara tydlig. 4. Mediernas uppdrag Kommunens verksamhet finansieras av allmänna medel och i mediernas uppgift ligger att granska kommunen och dess verksamhet. I det demokratiska systemet är medias bevakning av bl a kommunerna ett naturligt inslag i opinionsbildningen. Mediernas uppdrag är att Informera Undersöka Kommentera Kritiskt granska 5. Informationsansvar Normala omständigheter Informationen till massmedia ska lämnas av den person som har kompetens och ansvar i sakfrågan. Chefer har skyldighet att uttala sig i frågor som rör eget ansvarsområde. Informationen bör vara rak, entydig och lättförståelig. Att ge kommentarer (värderingar) om kommunens verksamhet är i första hand en uppgift för de politiskt förtroendevalda. I planerade eller spontana kontakter med media bör ansvarig chef och/eller informationsansvarig informeras så att dessa är beredda på de eventuella följdfrågor som kan uppstå. För att kommunicera på ett bra sätt med massmedia bör utbildning ske kontinuerligt. Informatören fungerar som stöd och bollplank i arbetet med massmedia.

Onormala omständigheter Vid kommunövergripande krissituationer, t ex storm och olyckor, gäller kommunal ledningsplan och beredskapsinformationsplan. När massmediedrevet går Ibland inträffar händelser där kommunen är inblandad som får stor genomslagskraft i media men som inte omfattas av kommunal ledningsplan/räddningstjänst. Det kan gälla t ex översvämning för ett mindre antal hushåll, trakasserier, händelser på äldreboenden, konflikter med kommunen. Här är några tips hur detta kan hanteras. Tänk på att trovärdigheten är viktig vid en händelse. Kompetens visa handlingskraft, att man är beredd på att ta beslut och stå för sitt agerande Öppenhet snabbhet Var tydlig Medkänsla Var tillgängliga Vid en sådan händelse kan exempelvis följande arbetsordning gälla 1. Kalla snabbt ihop ett internt möte där beslut fattas hur man ska agera i frågan. Kalla även informatören. 2. Utse en kontaktperson för massmedia. Den personen kanske kan uttala sig och kan också hjälpa till att hänvisa massmedia till rätt person. 3. Kalla till presskonferens snarast. 4. Skriv pressmeddelanden direkt något nytt beslut fattas. 5. Informera internt 6. Informera via hemsidan 7. Håll presskonferens med jämna mellanrum (beroende på hur långdragen händelsen är) Här är exempel på några frågor som bör funderas igenom och som massmedia är intresserade av att få svar på Vad har hänt? Vem är ansvarig? Vad är kommunens ansvar? Vad gör kommunen? Varför gör kommunen ingenting? Varför? När? Vem? Var? Hur? Informationen till berörda bör också funderas igenom - Till vem/vilka (vem är berörd? Internt, externt) - Varför? (Påverka kunskap, förtroende, agerande? T ex Var beredda på, Lyssna på radio, Ät ej grönsaker ) - Vad? (Händelser, övergripande budskap, konsekvenser?)

- Kanaler? (Hur når vi målgruppen? T ex möten, information på anslagstavlor) - Ansvar (Vem håller i informationen, vem är talesman?) - Samordning Allmänheten vill veta - Vad har hänt - Varför har det hänt - Konsekvenserna för den enskilde - Hur skydda liv, hälsa, egendom - Symptom vid smitta, skada etc - När är faran över - Var och när ges information 6. Rutiner för pressmeddelanden Pressmeddelanden är ofta ett bra sätt att nå ut med intressanta nyheter även utanför de lokala tidningarnas intressesfär. De pressmeddelanden som t ex utges från en kommun är i första hand till för regionala, riks- eller utlandsmedier, samt fack- och organisationspress. De lokala mediernas nyhetsbehov tillgodoses i särskild prioriterad ordning. I varje stort beslut finns en nyhetsaspekt. I många fall har denna nyhet allmänt intresse utanför den egna kommunen. För att rätt kunna utnyttja den potential som finns bör en enkel rutinbeskrivning, för hur pressmeddelanden skrivs och förankras, tas fram. Följande punkter kan utgöra underlag för en sådan rutinbeskrivning. Ansvaret att ge ut pressmeddelanden är decentraliserat dvs varje styrelse/nämnd resp förvaltningsledning har ansvaret för innehållet i sina egna pressmeddelanden. Distributionen sker i huvudsak efter särskilda, i förväg upprättade distributionslistor. Olika distributionsformer kan bli aktuella, fax, brev, diskett, e-mail eller t o m i undantagsfall med bud. Informationsenheten eller annan som denna anvisar kan utgöra bollplank eller servicefunktion när det gäller produktion och distribution av pressmeddelanden. Hemsidan bör alltid uppdateras med pressmeddelanden, kontakta informatören. Att ta fram ett pressmeddelande Vid beredningen av ett ärende eller när beslut fattas i t ex KS AU eller nämnd finner någon, exempelvis informatören, att just detta ärende borde ha ett vidare nyhetsintresse. Det bestäms att ett pressmeddelande ska ges ut. Respektive handläggande tjänstemän kan ta fram ett faktaunderlag. Detta faktaunderlag snitsas till vad avser formuleringar, redigering, lay-out etc av någon informatör eller konsult. Hjälpreda och mall för pressmeddelande bifogas.

Till sakuppgifterna fogas sedan en kort kommentar av ansvarig ordförande eller annan person som är ansvarig för beslutet. Kommentaren bör omfatta 5-10 rader. Pressmeddelandet avslutas med hänvisning till namn och telefonnummer på dels vem som kan lämna sakupplysningar, dels vem som kan ge ytterligare kommentarer. Det är viktigt att dessa personer verkligen är anträffbara när pressmeddelandet har skickats ut. 7. Rutiner för presskonferenser Generellt gäller att en presskonferens ska användas för att presentera en nyhet som kan förväntas intressera flera redaktioner. Nyheten bör vara så viktig eller så komplicerad att det inte räcker med ett pressmeddelande. Presskonferenser fungerar dock också som ett naturligt sätt för media och kommunens företrädare att kontinuerligt träffas för att skapa förtroende och knyta personliga kontakter. Det är viktigt att presskonferenserna känns angelägna och givande för journalisterna och inte blir en rutinmässig genomgång av ärenden. Välj plats för presskonferensen som kan ge möjlighet till bra bilder. Följande punkter kan utgöra en rutinbeskrivning för presskonferenser: Ansvaret att ordna en presskonferens är decentraliserat, d v s varje styrelse/nämnd är ansvarig för den information som lämnas på presskonferensen. Samtliga media med verksamhet/representant i Hässleholm ska bjudas in till presskonferensen. Om det gäller presskonferenser med anledning av nämndsammanträden bör media om möjligt ha tillgång till handlingarna i förväg. Rutiner för att kalla till akuta presskonferenser bör läggas upp, t ex faxlista. Vid behov kan styrelse/nämnd ta hjälp av informatören eller konsult. Rutinerna för presskonferenserna bör läggas upp i samråd med medierna t ex tid efter presskonferensen till enskilda intervjuer.

Bilaga 1 Hjälpreda för pressmeddelanden Pressmeddelandet bör innehålla Sakuppgifter Bör svara på frågorna: Vad? Vem? När? Varför? Var? Hur? Kort kommentar av t ex nämndsordförande eller annan person ansvarig för beslutet. Kontaktperson Datum Avsändare Rubrik som väcker intresse på redaktionen OBS! Glöm ej att hemsidan ska uppdateras med pressmeddelandet, kontakta informatören för detta.

PRESSMEDDELANDE 200x-xx-xx Exempel på pressmeddelande Apoteket AB skapar 100-200 nya jobb i Hässleholm Inom en treårsperiod skapar Apoteket AB upp till 200 nya arbetstillfällen i Hässleholm. Ett nytt system för lagerhållning innebär att ett tiotal orter i Sverige får Apotekets nya logistikcentra, som ska svara för lagerhållning av läkemedel, vara central för utveckling av Internetapotek samt utvecklad dosdisponering, d v s portionsförpackade läkemedel. Förutom bättre service till Apotekets kunder innebär den nya organisationen färre transporter, minskad miljöbelastning och en förbättrad effektivitet. Lagerhållning och transporter kommer efter upphandling att läggas ut på entreprenad. -Apoteket ABs beslut att etablera ett logistikcentrum i Hässleholm är mycket glädjande, säger kommunalrådet Bengt Andersson. Det har ett stort symbolvärde och kan dessutom generera ytterligare arbetstillfällen. -Det är också positivt att Apotekets satsning innebär så många nya jobb för framförallt kvinnor, fortsätter Bengt Andersson. Nu kommer vi från kommunens sida att hjälpa Apoteket AB med att finna lämpliga lokaler. Självfallet vill vi att verksamheten ska komma igång så snart som möjligt. -Vårt nya system innebär bättre service till kunderna. Bland annat ska vi satsa på Internetapotek, dit läkarna skickar recepten elektroniskt. Kunden kan sedan själv välja om medicinen ska levereras hem, till jobbet eller till något annat ställe, säger Jonas Friberg, logistikchef på Apoteket AB. De nya logistikcentra som Apoteket bygger upp ska även arbeta med dosdispensering. Det betyder att medicinen portionsförpackas. -Dosdispenseringen innebär att arbetet framför allt inom äldreomsorgen förenklas. Med färdigförpackade leveranser behöver sjuksköterskorna inte längre fördela medicinen, fortsätter Jonas Friberg. Logistikcentra etableras, förutom i Hässleholm, också i Boden, Falun, Sollefteå och på ytterligare fyra till fem platser i landet. För mer information, kontakta: Kommunalråd Bengt Andersson, tfn 0451-27 83 73, mobil 0709-81 83 73