Uppföljning av matdistribution inom äldreomsorg och funktionshinder

Uppföljning av matdistribution inom äldreomsorg och funktionshinder Dnr Son 2013/928 Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Stöd- och utvecklingsavdelningen Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: socialnamnden@jarfalla.se Fax: 08-580 292 62 Organisationsnummer: 212000-0043

2 (10) Innehåll Uppföljning av hanteringen av matdistribution inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet 3 Sammanfattning 3 Syfte 3 Metod 3 Regler och riktlinjer 3 Tillämpningsanvisningar 3 Egenkontroll för livsmedelshantering 3 Kostråd och rekommendationer 4 Redovisning av uppföljningen 4 Insatsen matdistribution 4 Omfattning av insatsen matdistribution 5 Kundernas avgifter 5 Utförarnas ersättning 5 Restauranger som fungerar som produktionskök inom Järfälla kommun 5 Ärendets gång inom egenregin 6 Övrig information om produktionsköken inom Vård och Omsorg definierat. Fel! Bokmärket är inte Information från Flottiljen 7 Matdistribution utförd av enskilda LOV-företag 8 Omvärldsbevakning 8 Slutsatser och förslag 10 Bilagor 10

3 (10) Uppföljning av hanteringen av matdistribution inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet Sammanfattning En uppföljning av insatsen matdistribution är genomförd. Uppföljningen omfattar hur matlådor hanteras inom produktionsköken som finns i Järfälla och inom hemtjänsten. Rapporten redovisar också viss omvärldsbevakning samt förslag på förbättringsåtgärder kring insatsen matdistribution. Syfte Syftet med utredningen är att undersöka hur insatsen matdistribution används och hanteras idag inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet. Metod Uppgifter är inhämtade från förfrågningsunderlag för hjälp i hemmet med bilagor om kost och hantering av kost, socialnämndens tillämpningsanvisningar, utredningarna Matlagning i hemmet 2004 av Anette Strömberg och Kristina Lind och Uppföljning av mat och måltider inom särskilt boende i Järfälla kommun 2012 samt YH-uppsatsen Kalla matlådor till äldre inom hemtjänsten en jämförelse mellan Järfälla och Sundsvalls kommuner av Christina Sandberg och Roger Åhlin. Enkät med frågor om hanteringen av insatsen matdistribution har också sänts till alla utförare. Intervjuer och uppgifter har därutöver inhämtats från Fenote Mengesha, chef för Järfälla hemtjänst, Margareta Andersson chef för egenregins produktionskök, samt från Bengt Norell verksamhetschef köksregionen, Flottiljen, Attendo. Statistiska uppgifter är erhållna från Procapita, ur den rapport som tagits fram för Socialstyrelsen och avser förhållanden 2013-10-31. Den rapporten gäller officiellt tills nya uppgifter ska lämnas till Socialstyrelsen för 2014, ett arbete som påbörjas 2014-11-03. Regler och riktlinjer Nedanstående regler och riktlinjer hör till förfrågningsunderlaget för hemtjänst och ska följas av såväl LOV-företag som egenregins verksamhet. De finns publicerade på kommunens hemsida. Tillämpningsanvisningar Järfälla kommuns socialnämnd har antagit tillämpningsanvisningar för måltidsverksamheten inom nämndens ansvarsområde. Järfälla kommuns tillämpningsanvisningar Egenkontroll för livsmedelshantering Sveriges livsmedelslag utgår från att konsumenten har en självklar rätt att få säkra livsmedel. Den som yrkesmässigt hanterar livsmedel är skyldig att utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska innehålla rutiner för grundförutsättningar och rutiner för märkning och spårbarhet.

4 (10) Kostråd och rekommendationer Tillsammans med Svenska Celiakiförbundet har kommunens kostservice tagit fram en guide för mat till äldre. Länk till guiden Maten till äldre Kommunens kostservice har vidare utarbetat rekommendationer om mat till äldre inom omsorgen i Järfälla kommun. Länk till rekommendationer Mat till äldre Redovisning av uppföljningen Insatsen matdistribution Definition Matdistribution ingår i den övergripande insatsen för service och omsorg som benämns hjälp i hemmet/hemtjänst. Matdistribution är en serviceinsats som erbjuds vuxna personer som har nedsatta funktioner och på grund av detta saknar möjlighet att ordna sina måltider på annat sätt. I förfrågningsunderlaget står det: Hjälp i hemmet beviljas den som på grund av fysiska eller psykiska funktionsnedsättningar eller av sociala skäl behöver stöd i den dagliga livsföringen för att kunna bo kvar i hemmet. Vid behovsbedömningen använder sig handläggarna på socialförvaltningen av vägledande tidsschabloner. Hjälp i hemmet ska ge kunden möjlighet att leva ett självständigt liv och utnyttja sina resurser så långt som möjligt. Kriterier för insatsen Enligt socialnämndens tillämpningsanvisningar antagna 2013-05 gäller nedanstående villkor för att beviljas insatsen matdistribution. Personer som på grund av funktionsnedsättning eller ålderssvaghet inte själva kan tillreda sin måltid eller kan få hjälp på annat sätt beviljas bistånd för matdistribution. Matdistribution beviljas normalt en gång/dag. Om inget annat anges i beslutet ska i insatsen matdistribution ingå: - distribution av matsedel och beställning av matlåda - distribution av färdiglagad mat enligt gällande riktlinjer för hantering av matlåda - matlåda ska alltid lämnas till brukaren personligen i dennes bostad och i förekommande fall i brukarens kylskåp (ska ej lämnas utanför ytterdörren så att kylkedjan bryts.) Därutöver finns specificerade riktlinjer för hantering av såväl varm som kyld mat. Dessa utgör en bilaga till förfrågningsunderlaget för hjälp i hemmet, vilket innebär att alla utförare är skyldiga att följa dem. Riktlinjerna finns tillgängliga även på kommunens hemsida. Tidsschabloner Tidsschabloner omkring matdistribution är följande: - leverans av matlåda 0,25 tim. - värmning och servering av matlåda 0,25 tim. Enklare matlagning, som för närvarande endast kan beviljas i undantagsfall, står följande i förfrågningsunderlaget: I de fall leverantörens uppdrag är att laga mat i den enskildes hem ska leverantören följa de av kommunfullmäktige och socialnämnden fastställda riktlinjerna och tillämpningsanvisningarna för måltidsverksamhet. Leverantören ska se till att personalen har baskunskaper i matlagning. Leverantören ska utföra egenkontroll i måltidsverksamheten.

5 (10) Omfattning av insatsen matdistribution 2013-10-31 fanns det inom enheten funktionsnedsättning 6 personer som fick insatsen matdistribution via privat utförare och 9 personer som fick den via egenregin, sammantaget 15 personer. Inom äldreenheten var det vid samma tidpunkt 129 personer som fick insatsen matdistribution via privat utförare och 213 personer som fick det via egenregin, sammantaget 342. Sammanlagt hade alltså 357 personer insatsen matdistribution av totalt 1680 personer som var beviljade någon form av hjälp i hemmet dagtid, det vill säga 21 %. Av dessa var det 40 % som behövde hjälp med att värma och servera maten. 15 personer hade enbart matdistribution, inga andra hemtjänstinsatser. Kundernas avgifter Kunderna betalar inom egenregin 52 kronor per matlåda och 104 kronor vid dubbellåda som erbjuds vid högtider. Matlådor från Flottiljen kostar 45 kronor för pensionärer. Kostnaden för maten ingår inte i kundens högkostnadsskydd. Kundens avgift för insatsen matdistribution beräknas utifrån tidsåtgång för den som har andra insatser, inkluderas i hemtjänstavgiften och därmed i högkostnadsskyddet. Avgiften för matlådorna faktureras kunderna direkt av egenregins matdistributör. Detta gäller alla som får sina matlådor från egenregins produktionskök, både egenregins och privata utförares kunder. Flottiljen fakturerar också sina matlådekunder direkt, så inga av dessa kostnader går via kommunen. Utförarnas ersättning Ersättning till utföraren för leverans av matlådor motsvarar 15 minuter per kund och tillfälle. Om kunden behöver hjälp med att värma och servera maten genererar det ersättning för ytterligare 15 minuter. I undantagsfall kan kunder som har dagligt omvårdnadsbehov bli beviljade enklare matlagning. Då får utföraren ersättning för 30 minuter per tillfälle. Priset på matlådorna uppges utgöra full ersättning för egenregins produktionskostnad för närvarande eftersom man har ett stort kundunderlag och kan använda sig av stordriftens fördelar bland annat vid inköp av råvaror. Restauranger som fungerar som produktionskök inom Järfälla kommun Restaurang Kärnmakaren, Kallhälls seniorboende. Där tillagas mat och serveras lunch till de boende som så önskar, hemmaboende pensionärer som kommer till matsalen eller får sin matlåda hämtad av hemtjänstpersonal samt leverans av lunch och middag till äldreboendena Björken och Eken samt till Kastanjens korttidsboende. Restaurang Olovslund tillagar alla måltider som serveras under dygnet till de boende på Olovslunds äldreboende och till personal samt till matlådor som hämtas av hemtjänsten. Restaurang Ikaros, Barkarby seniorboende. Där tillagas mat och serveras lunch till gäster som kommer till matsalen eller får sin matlåda hämtad av hemtjänstens personal.

6 (10) Restaurang Solhöjden, Tallbohovs äldreboende. Där tillagas mat och serveras lunch till de boende som så önskar, hemmaboende pensionärer som kommer till matsalen eller får sin matlåda hämtad av hemtjänstpersonal. Restaurang Flottiljen, Flottiljens äldreboende. Den drivs som entreprenad av Attendo. Där tillagas mat och serveras lunch till de boende inom Flottiljen som så önskar och till gäster som kommer till matsalen eller får sin matlåda hämtad av hemtjänstens personal. Ärendets gång inom egenregin Nedan beskrivs arbetsprocessen runt matdistribution inom egenregin, som har det största antalet kunder av alla företag som bedriver hemtjänstverksamhet i Järfälla kommun och som därmed har det största antalet kunder som är beviljade matdistribution. Utredning av behovet, beslut och beställning görs av handläggare inom enheten funktionsnedsättning och äldreenheten. Beställning går till hemtjänstutföraren via verksamhetssystemet Procapita. Utföraren bekräftar mottagen beställning och vidtar åtgärder för verkställighet. Hemtjänstpersonal lämnar beställningslista till kunden en gång i månaden. Alla produktionskök inom erbjuder samma fyraveckorsmeny. Kunden beställer matlådor veckovis, oftast muntligt, antingen vid hemtjänstpersonalens besök eller per telefon. Kunden vill oftast diskutera valet av maträtter. De som inte har dagliga insatser använder också tillfället att även ta upp andra saker vilket gör att hela tidsåtgången för hanteringen av insatsen matdistribution ökar. Alla kunder beställer inte matlåda för varje dag per vecka. Ifylld matbeställning lämnas till hemtjänstens huvudkontor. Personalen på hemtjänstkontoret gör beställning för alla matlådekunder samtidigt i beställningssystemet Catering Care som Margareta Andersson, ansvarig för egenregins produktionskök, tillhandahåller. Fenote Mengesha, ansvarig för egenregins hemtjänstverksamhet, betalar 6 kr/per kund och månad till henne för möjligheten att använda systemet. Beställning och avbeställning av matlådor ska göras senast en dag i förväg. Beställning av specialkost görs på samma sätt. Ett nytt system finns där kunderna själva kan beställa sina matlådor hemifrån. Detta system provas nu även på de äldreboenden som beställer mat från Kärnmakaren och Tallbohov. Systemet genererar också underlag för fakturering. Produktionskökens kockar räknar fram näringsinnehåll och åtgång av råvaror. Råkost finns för alla rätter liksom tilltugg som rödbetor, sås, sylt och andra tillbehör som anpassas efter varje rätt och paketeras separat.

7 (10) Vid högtider, exempelvis jul och påsk, erbjuds traditionell buffé så det blir minst två lådor, vilket ger dubbelt pris för den enskilde. Personal i matproduktionen tar varje morgon fram beställningarna, tillagar rätterna och fyller matlådorna. Det finns instrument för att mäta innehållet. Matlådorna kyls omedelbart. Hållbarheten garanteras i två dagar. Förpackningen kostar 3.50/st. Den kostnaden ingår i matlådans pris. Alla restauranger är certifierade enligt ISO 9001:2008. Egenkontroll för hela produktionscykeln finns. Alla restauranger beställer varor via e-handel. Hemtjänstpersonalen i Kallhäll hämtar matlådor från restaurang Kärnmakaren för sina kunder. För övriga kunder hämtas matlådor från Olovslund i bil med kylmöjligheter. Hemtjänstpersonal som hämtar mat har med egna etiketter, som trycks på hemtjänstkontoret, för märkning av matlådorna. Maten transporteras direkt till kund (cirka 30 %) per bil eller till kyl i hemtjänstlokalen (cirka 70 %) för senare leverans till kunderna via hemtjänstpersonal. Kunderna får välja leveranstid eftersom matlådorna inte får lämnas utanför bostaden utan måste tas emot av någon så att inte kylkedjan bryts. Mat levereras dagligen om kunden har matlåda varje dag, annars enligt beställningen och kundens önskemål. Cirka 70 % av kunderna behöver hjälp med att värma och servera maten. 5-6 av kunderna på seniorboende i Kallhäll väljer att beställa maten varm istället för kyld från Kärnmakaren. I övrigt erbjuds inte hämtning av varm mat. Enligt de senaste matråden är kunderna nöjda med matens kvalitet. Målet är 3 4 matråd per år vilket har genomförts. Skiss över egenregins process för hanteringen av matlådor finns i bilaga 1. Information från Flottiljen Flottiljens kök arbetar till 90 % med mat som är avsedd för äldre. De har fem veckors rullande meny där varje portion är näringsberäknad av Attendos dietister. Mat levereras till Flottiljens boende, Attendo Akalla äldreboende, Attendo Kista äldreboende, Frösunda Almen, Frösunda Safiren samt till enskilda äldre och funktionshindrade. Totalt produceras i Flottiljens kök ca 13 000 portioner per månad till äldre, varav ca 2 700 portioner per månad går till de boende på Flottiljen. Antal matlådor avsedda för hemtjänstkunder utifrån är cirka 150 per månad. Pris för pensionärer är 45 kr och för övriga 55 kr per matlåda inkl. moms. Snittkostnaden för innehållet är ca 23,50 kr varav produktionspriset ligger på ca 18 kr inkl. moms och övriga kostnader är emballage.

8 (10) Till minst 80 % lagas maten från grunden, maten kyls sedan ner varefter portionering sker. All mat vägs enligt portionstabell som Attendos dietister tillhandahåller, lådorna märks och lastas in i transportvagnar med kyl/värme för leverans till brukare. De har eget fordon och chaufför som dagligen på bestämd tid levererar maten. Flottiljen hanterar ett 20-tal avvikande dieter varje dag. Alla matlådor får tydlig, manuell märkning. Risken med laktos och gluten i maten är i regel eliminerad redan i tillverkningsprocessen eftersom de alltid använder laktosfri grädde samt reder såser med Maizena. Hela beställnings- och produktionsprocessen med avvikande kost och normalkost är datoriserad. Blankett för beställning finns som bilaga 2. Matdistribution utförd av enskilda LOV-företag Enskilda företag som hämtar matlådor från egenregins matproduktion är Kristinas omtanke (som även transporterar matlådor till kunder i Sollentuna), Aktiv hemtjänst och Attendo Omsorg. Dessa företag beställer också via systemet Catering Care, vilket är nytt för året. 5-6 av privata utförares kunder väljer att beställa varm mat från närbelägen restaurang. Av åtta enkätsvar från enskilda LOV-utförare angående matdistribution är det bara Attendo som har kunder med matlådor, 30 personer, av vilka hälften också behöver hjälp med att värma maten. Omvärldsbevakning Frågor om hur andra kommuner hanterar matdistribution/matlagning till kunder sändes ut när denna uppföljning påbörjades till 15 kommuner i Storstockholm samt till Gotland. Svar hade inkommit 2013-10-31 från Ekerö, Nacka, Solna, Sundbyberg, Täby, Upplands Väsby och Gotland. Sammanställning av svar från kommuner 2013-10-31finns som bilaga 3. Ekerö Mat hämtas från två kommunala äldreboenden, inte från vilken restaurang som helst. Hemtjänstpersonal hämtar matlådorna från kommunalt tillagningskök och kör direkt ut till brukare, hjälp med uppvärmning/servering beviljas vid behov. Uppgift om kommunens kostnad för en matlåda saknas. Kundens kostnad är 49 kr per matlåda och avgift till kommunen för matdistribution motsvarar enligt hemtjänsttaxa omvårdnad för 5 timmar/mån. Ersättning till intern produktion är 62 kr och till extern 67 kr per matlåda. 5 timmar per månad beviljas den enskilde för distribution och individuell tilläggstid 5-15 min per matlåda för att värma/servera. Transportföretag anlitas inte för leverans av matlådor. Nacka Mat hämtas från matlagningskök hos upphandlad leverantör, Matfabriken Sala. Uppgift om ersättning till hemtjänstutförare för leverans och ev. värmning samt kundens avgift för matdistribution saknas. Kostnaden för kommunen per portion inkl. distribution är 50,25 kronor. Summan avser samtliga kostnader för åtagandet exklusive moms. Transportföretag anlitas inte för leverans av matlådor. Kundens kostnad är 49 kronor per portion.

9 (10) Solna Kunden får välja mellan olika restauranger i närområdet. Uppgift om hur nämnden kan garantera säkerhet i hela kedjan saknas. Kommunens kostnad för utförd matdistribution utgörs av den ersättning som utföraren får, vilket är 20 min för maximalt ett tillfälle per dag och kund. Kunden betalar för matlådan direkt till restaurangen och avgift till kommunen för matdistribution är 163 kr per månad. Kunden kan få matlåda levererad alla dagar i veckan, kan påverka leveranstid och ska meddelas vid förseningar. Transportföretag anlitas inte. Sundbyberg Mat hämtas från ett äldreboende i kommunal regi eller, efter kundens val, från vilken restaurang som helst. Kommunen har kvalitetskrav på utförarna för en säker hantering av maten. Kommunens kostnad är ersättning för utförd tid. Tid som beviljas är 15 minuter för leverans och 10 minuter för uppvärmning. Kunden betalar 45 kr per matlåda och avgift för matdistribution 408 kr per månad. Transportföretag anlitas inte. Täby Täby har inte matdistribution som biståndsinsats utan beviljar tid för matlagning i den enskildes hem. Kunden kan välja att istället för matlagning ta mat från en restaurang efter egen önskan och på eget ansvar. Dietist arbetar med allmänna kostfrågor. Leverantörerna redovisar till miljö och hälsa omkring hur de håller värmekedjan. Upplands Väsby Mat hämtas från upphandlad leverantör, Fazer Food Service. Kommunens ansvar säkerställs genom kraven i upphandlingen. Kommunens kostnad är 53,07 kr jämte 10 minuters ersättning till utföraren per levererad matlåda vilket inkluderar alla kringkostnader. Leverans endast två gånger per vecka. Kunden betalar 55 kr per matlåda, (kan välja mellan normalportion, 15 % mindre eller 15 % mer, men samma pris) och 73 kr per månad i omvårdnadsavgift för matdistributionen. För uppvärmning beviljas för närvarande 10 minuter. Fazer Food Service anlitar ett transportföretag. Under rubriken Övrigt skriver Upplands Väsby: Vid upphandlingen av måltidslådorna ställde vi krav på att maten endast ska levereras två gånger per vecka. Vår leverantör har därför köpt in en maskin som suger ut syret i luften inuti lådan och ersätter den med en blandning av koldioxid och kväve vilket får maten att hålla längre utan att några konserveringsmedel tillsätts. Kunden får uppgiften att maten ska hålla i sex dagar, med den kan i praktiken hålla i upp till 14 dagar. Vi ställer även krav på leverantören att minst 15 % av råvarorna ska vara ekologiska och minst 60 % ska vara lagat från grunden. Gotland Gotland har eget produktionskök, Måltidsförsörjningen, och Samhall anlitas som underleverantör. Måltidsförsörjningen får beställning av Samhall på antal portioner som ska tillagas av varje rätt. Köket tillagar rätterna (10 st rätter + specialkoster), packar matlådorna i modifierad atmosfär och ställer dem i en kylcontainer. Sedan kommer underleverantören, packar lunchportioner till varje enskild kund och levererar i deras hem. Matlådorna körs ut tre dagar i veckan. Kostnaden för det betalar kommunen, ca 23 kr per matback, direkt till Samhall. Det rör sig om ca 1000 matbackar i veckan, så kostnaden för det brukar ligga på 100-120 tkr/månad.

10 (10) Kundens kostnad är 60 kr per portion exklusive moms för 2013. Kommunens kostnad är 57,48 kr exklusive moms (detsamma för alla typer av dieter/koster). Slutsatser och förslag Arbetsprocessen runt hantering av matdistribution torde kunna effektiviseras. Egenregin föreslås se över detta. Förslag på avsnitt att bearbeta ges nedan. Angående matlådebeställning från kund Meny lämnas ut en gång i månaden och beställning hämtas upp en gång i veckan. Extra personaltid går åt när kund vill diskutera sina val av maträtter och även andra spörsmål. Förslag: Järfälla hemtjänst ser över om processen omkring beställning kan effektiviseras och om kunden kan göra beställning via nätet. Angående märkning av matlådor Hemtjänsten skapar egna etiketter och märker upp maten efter hämtning av matlådorna varvid det kan finnas risk för misstag så att kunder med till exempel laktos- eller glutenintolerans drabbas. Förslag: Produktionschef bör ha ansvar för att produkten är uppmärkt. Beställningssystemet Catering Care bör användas optimalt och även för etikettering så att man undviker risk för felmärkningar. Angående leverans till kund Leverans på tider som kunden väljer är inte rationellt ur hemtjänstens synpunkt. Förslag: Kund får leverans av matlådor endast mellan klockan 9 och 11. Bilagor Bilaga 1: Skiss över egenregins process för hanteringen av matlådor Bilaga 2: Flottiljens blankett för beställning av matlådor Bilaga 3: Sammanställning av svar från kommuner 2013-10-31