Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 Rapport från E-delegationen 2011-09-15

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 1(53) Uppföljning av myndigheternas arbete med e- förvaltning och e-tjänster 2011

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 2(53) Innehållsförteckning Förord... 4 Sammanfattning... 5 1 Om undersökningen... 7 1.1 Uppdrag... 7 1.2 Genomförande... 7 1.3 Grunddata... 7 1.4 Avgränsningar... 7 2 E-tjänster... 8 2.1 E-tjänsternas ärendevolymer... 8 2.2 Automatisering av bakomliggande ärendehantering... 10 2.3 Planerad utveckling av e-tjänster... 10 3 Ledning och styrning... 11 3.1 E-förvaltningens prioritet... 11 3.2 Strategi för utveckling av e-förvaltning... 11 3.3 Kanalstrategi... 12 3.4 Sourcingstrategi... 12 3.5 Sourcing av e-förvaltningsprojekt... 13 3.6 Metoder och verktyg... 14 4 Samverkan...15 5 Effekter och hinder... 16 5.1 Effekter... 16 5.2 E-förvaltning som drivkraft för förändring... 17 5.3 Hinder kopplade till utvecklingen av e-förvaltningen... 17 6 Öppenhet och innovation... 19 6.1 Vidareutnyttjande av offentlig data... 19 6.2 Mobila applikationer... 19 6.3 Publicering av diariet på internet... 21 7 IT för en grönare förvaltning... 22 8 Informationssäkerhet... 24 9 Sociala medier... 25 10 Öppen programvara... 26 11 Molntjänster... 27 11.1 Användning av molntjänster... 27 11.2 Motiv till användning av molntjänster... 28 12 Ipv6 och DNNSEC... 29 12.1 Införande av IPv6... 29 12.2 Införande av DNSSEC... 29 13 Bilagor... 30 Bilaga 1: De e-tjänster som genererar flest antal ärenden (gränssnitt maskin-till-människa)... 30 Bilaga 2: Information som myndigheterna efterfrågar tillgång till elektroniskt online... 33 Bilaga 3: E-tjänster som myndigheterna tillhandahåller maskin-till-människa... 36 Bilaga 4: E-tjänster som myndigheterna tillhandahåller maskin-till-maskin... 50

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 3(53) Figurförteckning Figur 1: E-tjänsternas konstruktion (maskin-till-människa)... 8 Figur 2: Automatiseringsgrad av bakomliggande ärendehantering... 10 Figur 3: Myndigheternas planerade utveckling av e-tjänster för de kommande två åren... 10 Figur 4: E-förvaltningfrågornas prioritet... 11 Figur 5: Strategi för e-förvaltning... 11 Figur 6: Myndigheternas arbete med kanalstrategier... 12 Figur 7: Status över myndigheternas arbete med att ta fram en sourcingstrategi... 12 Figur 8: Intern eller extern bemanning i arbetet med e-förvaltning... 13 Figur 9: Myndigheternas användning av metoder och verktyg för utveckling av e-förvaltning... 14 Figur 10: Samverkan kopplad till e-förvaltning... 15 Figur 11: Effekter av myndigheternas arbete med e-förvaltning... 16 Figur 12: Förändring i organisation, roller och kompetenser kopplade till de senaste två årens arbete med e-förvaltning... 17 Figur 13: Hinder kopplade till utveckling av e-förvaltning... 17 Figur 14: Myndigheternas publicering av information om tillgänglig och maskinläsbar data för vidareutnyttjande... 19 Figur 15: Tillhandahållandet av mobila applikationer... 20 Figur 16: Myndigheternas arbete med IT för en grönare förvaltning... 22 Figur 17: Myndigheternas arbete med informationssäkerhet... 24 Figur 18: Myndigheter som har policy för användningen av sociala medier... 25 Figur 19: Myndigheternas användning av öppen programvara... 26 Figur 20: Programvara som molntjänst... 27 Figur 21: Infrastruktur som molntjänst... 27 Figur 22: Motiv till användning av molntjänster... 28 Figur 23: Myndigheternas införande av IPv6... 29 Figur 24: Myndigheternas införande av DNSSEC... 29 Tabellförteckning Tabell 1: Exempel på e-tjänster med höga transaktionsvolymer... 9 Tabell 2: Exempel där samtliga ärenden går via e-tjänsten... 9 Tabell 3: Exempel på mobilapplikationer som tillhandahålls av myndigheter... 20 Tabell 4: Exempel på mobilapplikationer baserade på offentlig information... 21

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 4(53) Förord Statliga myndigheter ställs inför nya krav, nya förväntningar och ett snabbt växande utbud av nya tekniker och verktyg. För att vara effektiva i dagens komplexa, sammanlänkade och snabbt föränderlig miljö måste myndigheter se över tjänster och processer för att kunna dra nytta av de möjligheter som informations- och kommunikationsteknologi erbjuder. E-förvaltning handlar om att göra det enklare för privatpersoner och företag att utnyttja offentliga tjänster och att göra rätt för sig, liksom att effektivisera processer och arbetssätt inom offentlig sektor. I Europeiska kommissionens återkommande jämförelse över medlemsstaternas e-förvaltningar placerar sig Sverige regelbundet i topp. Rapporten Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster, 2011 har genomförts inom ramarna för E-delegationens uppdrag att följa upp myndigheternas arbete med e- förvaltning. Syftet har varit att ge en samlad översiktsbild. I rapporten redovisas ett antal indikatorer på e-förvaltningens effekter på förvaltningen, företag och privatpersoner. Ambitionen är att undersökningen ska genomföras årligen och att den ska bidra till ökad kunskap om e-förvaltningens utveckling och genomslag. Parallellt med myndighetsrapporten har Sveriges Kommuner och Landsting genomfört en liknande undersökning, E-förvaltning och e-tjänster i Sveriges kommuner, vilken går att ladda ner från SKL:s webbplats (www.skl.se). Rapporten har utarbetats av Mårten Janerud. Claes Thagemark, Kanslichef E-delegationen

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 5(53) Sammanfattning I fokus för denna rapport är statliga myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster. Rapporten baseras på en enkät som genomfördes våren 2011. E-tjänster 74 procent av myndigheterna tillhandahåller cirka 640st e-tjänster via gränssnittet maskintill-människa. 36 procent av myndigheterna tillhandahåller cirka 150st e-tjänster via gränssnittet maskintill-maskin. Cirka 15 procent av myndigheterna anger att de helt kunnat automatisera den bakomliggande ärendehanteringen för en majoritet av de e-tjänster de tillhandahåller via ett webbaserat gränssnitt. 56 procent av myndigheterna planerar att utveckla och införa nya e-tjänster under de kommande två åren. För 17 procent av myndigheterna är detta inte aktuellt. Ledning och styrning För mer än hälften av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor mycket eller ganska hög prioritet. För 35 procent av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor ganska låg eller mycket låg prioritet. Cirka en fjärdedel av myndigheterna anger att de har pågående strategiformuleringsprocesser kopplade till e-förvaltning, sourcing och kanalval. Framtagandet av kostnads/nyttoanalyser (Business Case) inför beslut om investering används ofta av cirka 50 procent av myndigheterna, men systematisk uppföljning av effektmål och tillämpning av en process för nyttorealisering används i mer begränsad omfattning. Samverkan Samverkan kopplat till e-förvaltning sker i störst utsträckning med andra statliga myndigheter. 37 procent av myndigheterna anger att de samverkat med andra myndigheter i utvecklingen av e-tjänster. 35 procent av myndigheterna anger att de delar IT-infrastruktur med andra myndigheter. För 36 procent av myndigheterna har utvecklingsarbete kopplat till e-förvaltning inneburit ökad samverkan med andra offentliga organisationer, 27 procent ser inte någon förändring. Effekter Nästan 60 procent av myndigheterna anger att arbetet med e-förvaltning har inneburit att de har kunnat höja sina servicenivåer till privatpersoner och företag. Samtidigt uppger strax över 60 procent att de kunnat effektivisera sina arbetsprocesser och höja kvaliteten på den information de förvaltar. Strax över 25 procent anger att de kunnat konstatera förbättringar vad gäller minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag. 36 procent anger att de kunnat frigöra resurser internt. Hinder Det största hindret kopplat till myndigheternas utveckling av e-förvaltningen är finansieringen. Nästan 60 procent har svarat att detta är ett mycket stort eller ganska stort hinder. 42 procent av myndigheterna har angivit att de befintliga lagar och regelverk utgör ett mycket stort eller ganska stort hinder för deras utvecklingsarbete. 37 procent har angivit att kompetensfrågan är ett mycket eller ganska stort hinder kopplat till deras utveckling av e-förvaltningen, men 48 procent menar att det är ett ganska eller mycket litet hinder.

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 6(53) Öppenhet och innovation Ett av huvudsyftena med lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är att i ökad omfattning tillgängliggöra (maskinläsbar) offentlig information för att företag och privatpersoner ska kunna skapa nya informationsprodukter och tjänster. 17 procent av myndigheterna har svarat att de idag publicerar information om tillgänglig och maskinläsbar data för vidareutnyttjande. 11 procent meddelar att arbete pågår. 66 procent publicerar inte någon information om vilken data de tillgängliggör för vidareutnyttjande. Sociala medier Antalet myndigheter som har tagit fram en policy om användandet av social medier har ökat från fem procent år 2010 till 26 procent 2011. Samtidigt anger 48 procent av myndigheterna att arbete pågår. Molntjänster Nästan hälften av de statliga myndigheterna använder sig av programvara som molntjänst i någon omfattning. Exempel är t.ex. projektverktyg, klienter för e-post och grupp/samarbetsprogramvara. Samtidigt uppger 18 procent av myndigheterna att man utvärderar abonnemang av olika programvaror/applikationer tillhandahållna som molntjänster. Cirka 23 procent av myndigheterna använder sig av infrastrukturtjänster i molnet i någon omfattning. Ipv6 och DNNSEC 91 procent av myndigheterna har inte infört IPv6 (juli 2011) 90 procent av myndigheterna har inte infört DNSSEC (Domain Name System Security Extensions) (juli 2011).

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 7(53) 1 Om undersökningen 1.1 Uppdrag Undersökningen har genomförts inom ramarna för E-delegationens uppdrag att följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning mot de förvaltningspolitiska målen och de mål som regeringen kan komma att besluta (kommittédirektiv 2009:1, Delegation för e-förvaltning). 1.2 Genomförande Undersökningen skickades till samtliga 250st förvaltningsmyndigheter i myndighetsregistret. Totalt inkom 201st svar, vilket ger en svarsfrekvens på 80 procent. Bortfallet om 20 procent förklaras sannolikt bl.a. av enkätens omfattning och att e-förvaltningsfrågor och e-tjänster inte uppfattas som prioriterat av ett flertal myndigheter. 1.3 Grunddata Data är insamlad under våren år 2011 via en webbenkät. Grunddata finns publicerad på E- delegationens webbsida tillsammans med rapporten (www.edelegationen.se). 1.4 Avgränsningar Undersökningen har avgränsats från områdena e-tillgänglighet och e-handel, efter samråd med Handisam och Ekonomistyrningsverket vilka ansvarar för uppföljning av dessa områden.

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 8(53) 2 E-tjänster E-delegationen har definierat en e-tjänst som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. Det elektroniska gränssnittet kan vara maskin-till-människa eller maskin-till-maskin. 1 74 procent av myndigheterna tillhandahåller cirka 640st e-tjänster via gränssnittet maskintill-människa (för sammanställning se bilaga 3). 2 36 procent av myndigheterna tillhandahåller cirka 150st e-tjänster via gränssnittet maskintill-maskin (för sammanställning se bilaga 4). Figur 1: E-tjänsternas konstruktion (maskin-till-människa) E-tjänsten kräver identifiering mha. eid/bankid 20% E-tjänsten kräver identifiering mha. användarnamn/lösenord 59% E-tjänsten kräver underskrift (e-signatur) 15% E-tjänsten är integrerad med eller del av bakomliggande verksamhetssystem 68% E-tjänsten är samproducerad (utveckling, drift och förvaltning) med andra offentliga aktörer E-tjänsten är beroende av information från andra aktörer 25% 29% Det är möjligt att följa ärendets status via e-tjänsten 32% Myndigheten mäter kundernas uppfattning om e-tjänsten 40% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2.1 E-tjänsternas ärendevolymer Myndigheterna ombads redovisa de tre e-tjänster som har de högsta ärendevolymerna samt sätta denna volym i relation till ärendetypens totala volym (volym e-tjänst / total volym). I tabell 1 redovisas exempel på e-tjänster med höga transaktionsvolymer. I tabell 2 redovisas exempel där e- tjänsten kommit att bli den enda kanalen för interaktionen mellan förvaltningen och dess avnämare. 1 Målgrupper för e-tjänsten kan vara privatpersoner, företag, andra offentliga organisationer, men också den egna myndigheten. Vad som är, och vad som inte är, en e-tjänst är ofta kopplat till situation och kontext. I denna inventering ombads myndigheterna att avgränsa bort nedladdningsbara blanketter eller formulär som skrivs ut eller sparas på datorn för att skickas in separat via e-post eller brev. Länk på webbplats till e-postprogram avgränsades också bort. I övrigt har ingen klassificering (t.ex. mognadsnivå) eller kategorisering (t.ex. mot ärendetyper) gjorts. 2 19 myndigheter har redovisat mer än 10st e-tjänster. Sju myndigheter har redovisat mer än 20st e-tjänster. Fem myndigheter har redovisat fler än 26st e-tjänster (Centrala Studiestödsnämnden,, Högskolan i Gävle Jordbruksverket, samt ).

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 9(53) Tabell 1: Exempel på e-tjänster med höga transaktionsvolymer Myndighet E-tjänst Volym e-tjänst Total volym V E-TJ/TV Fråga på annat fordon 28 500 000 n/a n/a Tandvårdsportalen 9 900 000 10 000 000 99% Skattekontot 4 325 490 n/a n/a Inkomstdeklaration 4 282 803 7 322 063 58% Aktuell studieskuld 3 100 000 n/a n/a Planerad utbetalning 2 170 000 n/a n/a Deklaration moms/arbetsgivaravgifter 1 536 752 3 214 192 48 % Tillfällig föräldrapenning 1 430 000 2 600 000 55% Föräldrapenning 1 040 000 1 300 000 80% Avställning/Påställning fordon 1 000 000 n/a n/a Lämna studieförsäkran 540 000 750 000 72% Tabell 2: Exempel där samtliga ärenden går via e-tjänsten Myndighet E-tjänst Volym e-tjänst Total volym V E-TJ/TV Pensionsmyndigheten Fondbyte/dag 115 000 115 500 100% Sjöfartsverket Fartygsrapportering 111 822 111 822 100% Statens skolverk SFI nationella prov 40 000 40 000 100% Sjöfartsverket Farledsdeklaration 27 404 27 404 100% Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Kommunicera med projekt 20 000 20 000 100% Högskolan i Halmstad Studentportalen 10 000 10 000 100% Högskolan Väst Antagning 6 000 6 000 100% Rättsmedicinalverket Kontrakterade läkare 4 000 4 000 100% Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll Extranät kunder 2 500 2 500 100% Verket för innovationssystem Intressentportalen 2 300 2 300 100% Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Fraps, ansökningshantering 1 800 1 800 100% Myndigheten för yrkeshögskolan Ansökan om att få ingå i yrkeshögskolan och få statsbidrag 1 000 1 000 100% Internationella programkontoret för utbildningsområdet Ansökan Fortbildning 800 800 100% Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll Extranät bedömare 800 800 100% Internationella programkontoret för utbildningsområdet Ansökan Atlas 600 600 100% Myndigheten för yrkeshögskolan Rekvisition av statsbidrag 500 500 100% Myndigheten för yrkeshögskolan Ansökningar om förändring av utbildning 300 300 100% Statens bostadskreditnämnd Avrop hyresgarantier 160 160 100% Boverket Register för energideklarationer n/a n/a 100%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 10(53) 2.2 Automatisering av bakomliggande ärendehantering Digitaliseringen av de tjänster som myndigheterna tillhandahåller via ett webbaserat gränssnitt skapar förutsättningar för att effektivisera den bakomliggande ärendehanteringen. Förutsättningar skapas för att realisera s.k. dubbel nytta (nytta för myndighetens externa målgrupper liksom nytta internt inom myndigheten). Helt automatiserad ärendehantering innebär att samtliga de steg som är möjliga har automatiserats. Cirka 15 procent av myndigheterna anger att de helt kunnat automatisera den bakomliggande ärendehanteringen för en majoritet av de e-tjänster de tillhandahåller via ett webbaserat gränssnitt Delvis automatiserad ärendehantering innebär att ett eller flera steg har automatiserats, men några steg som skulle kunna automatiseras handläggs fortfarande manuellt. Cirka 26 procent av myndigheterna anger att de delvis kunnat automatisera den bakomliggande ärendehanteringen för en majoritet av de e-tjänster som de tillhandahåller via ett webbaserat gränssnitt. 45% Figur 2: Automatiseringsgrad av bakomliggande ärendehantering Helt automatiserade Delvis automatiserade 40% 35% 40% 30% 25% 20% 15% 10% 15% 26% 25% 30% 22% 22% 20% 5% 0% Majoritet av bakomliggande flöden Något/några bakomliggande flöden Inte alls Uppgift saknas 2.3 Planerad utveckling av e-tjänster 56 procent av myndigheterna planerar att utveckla och införa nya e-tjänster under de kommande två åren. För 17 procent av myndigheterna är detta inte aktuellt. Figur 3: Myndigheternas planerade utveckling av e-tjänster för de kommande två åren >9 4 % 7-9 3 % 4-6 11 % 1-3 38 % 0 17 % Uppgift saknas 27 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 %

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 11(53) 3 Ledning och styrning 3.1 E-förvaltningens prioritet E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisations-, process- och kompetensutveckling. För mer än hälften av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor mycket eller ganska hög prioritet. För 35 procent av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor ganska låg eller mycket låg prioritet. Figur 4: E-förvaltningfrågornas prioritet Mycket hög prioritet; 17% Ganska hög prioritet; 36% Ganska låg prioritet; 27% Mycket låg prioritet; 8% Uppgift saknas; 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 3.2 Strategi för utveckling av e-förvaltning En e-förvaltningsstrategi beskriver de mål, processer och resurser som ska användas för att utveckla och effektivisera verksamheten med hjälp av IT och digitalisering. Fem procent av myndigheterna anger att de har en sådan särskild e-strategi, 11 procent av myndigheterna anger att detta är en del av utvecklingsplanen. 29 procent av myndigheterna hanterar e-förvaltningsfrågor i andra strategier/styrande dokument. Cirka 20 procent håller på med att ta fram strategier för fortsatt utveckling av sin e-förvaltning, medan 35 procent av myndigheterna inte har en strategi eller några planer på att ta fram en. Figur 5: Strategi för e-förvaltning Nej 35% Särskild e-strategi 5% Del av utvecklingsplanen 11% Håller på att ta fram 19% Del av annan strategi/styrande dokument 29%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 12(53) 3.3 Kanalstrategi 19 procent av myndigheterna anger att de har en beslutad kanalstrategi som stödjer deras utvecklingsarbete, hos 25 procent pågår ett arbete med att ta fram en sådan strategi. Hos 56 procent av myndigheterna finns ingen beslutad strategi och inget arbete pågår heller med att ta fram en. En kanalstrategi beskriver vilka kanaler myndigheten ska prioritera för att nå sina långsiktiga mål och lyckas med sitt uppdrag. Kanalstrategin bör innehålla en analys av vilka kanaler som myndigheten och dess målgrupp ska kommunicera via. Enligt E-delegationens vägledning för kanalstrategier bör strategin innehålla; myndighetens målgrupper, övergripande mål och principer för myndighetens kommunikation med målgrupperna under de kommande åren, en sammanställning av myndighetens olika tjänster och kanaler samt en prioriteringar mellan kanaler. Figur 6: Myndigheternas arbete med kanalstrategier Ja; 19% Nej; 56% Håller på att ta fram; 25% För ytterligare information se: E-delegationens vägledning för kanalstrategi: http://www.edelegationen.se/sida/vagledningfor-kanalstrategi 3.4 Sourcingstrategi 20 procent av myndigheterna anger att de har en beslutad sourcingstrategi, 25 procent håller på att ta fram en strategi. Hos 55 procent av myndigheterna finns ingen beslutad strategi och inget arbete pågår med att ta fram en sådan. En sourcingstrategi syftar till att säkerställa tillgång till rätt kompetens, i rätt omfattning, i rätt tid för att realisera beslutade verksamhetsmål). Kompetens kan hämtas internt eller genom att nyttja marknadens tjänster med beaktande av varje myndighets specifika situation. Sourcingstrategin omsätts i en genomförandeplan och bör vara en del av den årliga verksamhetsplaneringen. Figur 7: Status över myndigheternas arbete med att ta fram en sourcingstrategi Ja; 20% Nej; 55% Håller på att ta fram; 25%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 13(53) 3.5 Sourcing av e-förvaltningsprojekt Grundläggande funktioner kopplade till e-förvaltning är utveckling av strategier och planer, projektledning, drift av e-tjänster samt utveckling av e-tjänster. Myndigheterna ombads besvara i vilken utsträckning bemanning skedde av respektive funktion, med egna eller externa resurser, eller en kombination. 60 procent av myndigheterna använder i huvudsak egna resurser för att utveckla strategier och planer för e-förvaltning. 36 procent av myndigheterna tar stöd av externa resurser. Bemanningen av projektledare i e-förvaltningsprojekt sker för 45 procent av myndigheterna i huvudsak med interna resurser, medan 47 procent hämtar externt stöd när det behövs. 8 procent av myndigheterna använder sig i huvudsak av externa projektledare. Det verkar vara vanligare att driften av e-tjänster läggs ut externt, 26 procent av myndigheterna anger att så i huvudsak är fallet. 35 procent delar driften mellan interna och externa resurser, medan 39 procent av myndigheterna genomför denna i huvudsak själva. 83 procent av myndigheterna anger att de tar hjälp utifrån för att bemanna upp utvecklingen av e- tjänster. Figur 8: Intern eller extern bemanning i arbetet med e-förvaltning I huvudsak interna resurser Interna/externa I huvudsak externa resurser Utveckling av strategier och planer för e-förvaltning 60 36 3 Projektledning i e-förvaltningsprojekt 45 47 8 Drift av e-tjänster 39 35 26 Utveckling av e-tjänster 17 54 29 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 14(53) 3.6 Metoder och verktyg En viktig framgångsfaktor för att lyckas med det utvecklings- och förändringsarbete som e- förvaltning innebär är strukturerade och systematiska arbetssätt. Sammanställningen av myndigheternas svar visar att projektstyrningsmodeller, riskhantering och behovsanalyser är de verktyg som används mest frekvent, tillsammans med målstyrning och processkartläggning. Framtagandet av kostnads/nyttoanalyser (Business Case) inför beslut om investering, liksom systematisk uppföljning av effektmål och tillämpning av en process för nyttorealisering nyttor används i mindre omfattning. Figur 9: Myndigheternas användning av metoder och verktyg för utveckling av e-förvaltning Alltid Ofta Sällan Inte alls Uppgift saknas Projektstyrningsmodell 32 28 13 10 17 Riskhantering 29 37 10 7 16 Behovsanalys 26 43 7 7 17 Effektmål som kopplas till verksamhetsmål 22 33 17 11 17 Processkartläggning 21 42 14 8 15 Kostnads/nyttoanalys 21 29 21 9 20 Uppföljning av effektmål och nyttorealisering 9 30 31 12 19 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% För ytterligare information se: E-delegationens vägledning i behovsanalys: http://feedback.edelegationen.se/vlbehov/nyheter/ (betaversion) E-delegationens vägledning i nyttorealisering: http://www.edelegationen.se/sida/vagledningi-nyttorealisering

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 15(53) 4 Samverkan För att kunna realisera E-delegationens vision om så enkelt som möjligt för så många som möjligt ställs ökade krav på samverkan inom offentlig sektor, mellan myndigheter, kommuner och landsting. Samverkan med företag kommer sannolikt också att öka för att tillhandahålla gemensamma lösningar (ett exempel på samverkan mellan en myndighet och företag är t.ex. när bilhandlare gör direktanmälan i vägtrafikregistret.). Samverkan kopplat till e-förvaltning sker i störst utsträckning med andra statliga myndigheter. 37 procent av myndigheterna anger att de samverkat med andra myndigheter i utvecklingen av e- tjänster. 35 procent av myndigheterna anger att de delar sin IT-infrastruktur med andra myndigheter. Figur 10: Samverkan kopplad till e-förvaltning 40 Kommuner Landsting Statliga myndigheter Företag 35 30 25 37 28 35 31 20 22 15 10 5 0 7 3 12 Utveckling av e- tjänster 7 2 1 1 1 1 3 2 0 3 1 1 2 2 Drift och förvaltning av e-tjänster Upphandling Gemensam ITinfrastruktur 14 Bechmarking 10 Behovsanalys

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 16(53) 5 Effekter och hinder 5.1 Effekter Myndigheterna ombads uppskatta effekterna av deras arbete med e-förvaltning. Nästan 60 procent av myndigheterna anger att arbetet med e-förvaltning har inneburit att de har kunnat höja sina servicenivåer till privatpersoner och företag. Samtidigt uppger strax över 60 procent att de kunnat effektivisera sina arbetsprocesser och höja kvaliteten på den information man förvaltar. 42 procent anger att de kunnat konstatera stora eller ganska stora förbättringar vad gäller deras processer för beslutsfattande och ledtider för företag och privatpersoner. Strax över 25 procent anger att de kunnat konstatera förbättringar vad gäller minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag. 36 procent anger att de kunnat frigöra resurser internt. För 36 procent av myndigheterna har utvecklingsarbetet inneburit ökad samverkan med andra offentliga organisationer, 27 procent ser inte någon förändring. Bara 18 procent ser förbättringar vad gäller företags och privatpersoners insyn i myndighetens beslutsprocesser. Figur 11: Effekter av myndigheternas arbete med e-förvaltning Mycket stor förbättring Ganska stor förbättring Ingen förändring Ganska stor försämring Mycket stor försämring Ej aktuellt Uppgift saknas Ökad service för privatpersoner och företag 20 39 6 1 19 14 Effektivare arbetsprocesser 19 43 12 1 12 13 Bättre informationskvalitet 18 42 14 1 12 14 Snabbare besked och beslut till privatpersoner och företag 10 32 17 1 26 14 Ökad och förenklad tillgång till offentlig information 8 34 26 15 18 Minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag 8 18 30 28 15 Frigjorda resurser 7 29 34 2 12 16 Ökad samverkan med andra offentliga organisationer 4 32 27 16 20 Större insyn i myndigheternas beslutsprocesser 3 15 37 25 21 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 17(53) 5.2 E-förvaltning som drivkraft för förändring 25 procent av myndigheterna anger att de senaste två årens arbete med e-förvaltning inneburit en förändring vad gäller organisation, roller och kompetensbehov i mycket hög grad eller ganska hög grad. För 32 procent av myndigheterna har påverkan varit mindre. 29 procent ser inte någon förändring som går att koppla till e-förvaltning. Figur 12: Förändring i organisation, roller och kompetenser kopplade till de senaste två årens arbete med e-förvaltning Uppgift saknas; 14% I mycket hög grad; 5% I ganska hög grad; 20% I mycket låg grad/inte alls; 29% I ganska låg grad; 32% 5.3 Hinder kopplade till utvecklingen av e-förvaltningen Det största hindret kopplat till myndigheternas utveckling av e-förvaltningen är, kanske föga förvånande, finansieringen. Nästan 60 procent har svarat att detta är ett mycket stort eller ganska stort hinder. 42 procent av myndigheterna har angivit att de befintliga lagar och regelverk utgör ett mycket stort eller ganska stort hinder för deras utvecklingsarbete. Nästan 40 procent har svarat att befintliga regelverk utgör ett ganska eller mycket litet hinder. Andra utmaningar är verksamheternas förmåga till organisationsutveckling liksom integration av befintliga systemmiljöer. 37 procent har angivit att kompetensfrågan är ett mycket eller ganska stort hinder kopplat till deras utveckling av e-förvaltningen, men 48 procent menar att det är ett ganska eller mycket litet hinder. Figur 13: Hinder kopplade till utveckling av e-förvaltning Mycket stort hinder Ganska stort hinder Ganska litet hinder Mycket litet hinder/inte alls Uppgift saknas Finansiering 16 42 24 5 14 Befintliga lagar och regelverk 12 30 27 12 20 Organisationens förmåga att genomföra verksamhetsutveckling 5 26 35 18 16 Befintlig systemmiljö svår att integrera 5 25 35 20 16 Tillämpning av gemensamma standarder 5 20 28 27 20 Företag och privatpersoner efterfrågar inte e-tjänster 4 6 29 35 27 Tillgång till nödvändig kompetens 3 34 37 11 16 Samverkan över organisationsgränser 3 31 26 20 19 Ledningens förståelse och engagemang 2 16 34 33 16 Kunskap om målgruppens behov 10 49 18 23 Övrigt 10 5 8 78 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 18(53) Andra hinder som lyfts fram: Begreppet e-förvaltning är närmast okänt i vår organisation. Eftersom det inte ställs några krav att redovisa vad vi planerar eller gör inom e-förvaltning är inte heller ledningen engagerad i att skapa en samlad syn på e-förvaltningsfrågor. Att kravbilden är så otydlig är den även svår att förmedla. Bristande samordning och långsiktighet på regeringsnivå för digitaliseringsfrågor, liksom avsaknad av styrning från departementen upplevs som ett mycket stort hinder. Avsaknad av ett svenskt e-id för medborgare.

Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 19(53) 6 Öppenhet och innovation 6.1 Vidareutnyttjande av offentlig data 17 procent av myndigheterna har svarat att de idag publicerar information om tillgänglig och maskinläsbar data för vidareutnyttjande. 11 procent meddelar att arbete pågår. 66 procent publicerar inte någon information om vilken data de tillgängliggör för vidareutnyttjande. Ett av huvudsyftena med lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är att i ökad omfattning tillgängliggöra (maskinläsbar) offentlig information för att företag och privatpersoner ska kunna skapa nya informationsprodukter och tjänster. 3 För att underlätta vidareutnyttjandet ska myndigheterna publicera information om vilka handlingar (datakällor) som finns tillgängliga, liksom avgifter och villkor för vidareutnyttjandet. Figur 14: Myndigheternas publicering av information om tillgänglig och maskinläsbar data för vidareutnyttjande Uppgift saknas 7% Ja 17% Arbete pågår 11% Nej 66% För ytterligare information se: Lagen om vidareutnyttjande av offentliga handlingar E-delegationen om vidareutnyttjande av information ink. länk till pågående vägledningsarbete: http://www.edelegationen.se/sida/vidareutnyttjande-av-information 6.2 Mobila applikationer Att göra offentlig information tillgänglig och utveckla nya tjänster för interaktion med hjälp av applikationer för mobila enheter är fortfarande ett omoget område. Nio procent av myndigheterna har angivit att de själva tillhandahåller mobila applikationer, i tabell 3 redovisas ett antal exempel. 18 procent av myndigheterna anger att arbete pågår, men en stor majoritet (71 procent) har inte några planer på att utveckla s.k. appar. Tillgängliggörandet av offentlig information för att möjliggöra för utomstående aktörer att utveckla nya tjänster, t.ex. mobila applikationer är ett prioriterat område. I Tabell 4 tabell 4 redovisas exempel på mobila applikationer som utvecklats av tredje part. 3 Några exempel där företag använder offentlig data för att tillhandahålla olika typer av informationstjänster är t.ex. Eniro m.fl. karttjänster (Lantmäteriet), Soliditets kreditupplysningar och kreditinformation (Kronofogden), Infotorgs informationstjänster om företag, privatpersoner, fordon, fastighet osv. (Bolagsverket,,, Lantmäteriet osv.), www.minpension.se/ (Pensionsmyndigheten), Genline s och Arkivdigitals släktforskningstjänster (Riksarkivet), Vädertjänster från Väderradar (SMHI).