Falkenbergs kommun Valda revisorer Datum 2O15-O1-29 Kultur- och fritidsnimnden Kommunfullmfiktige - f<ir kinnedom Fiirstudie fastighetsunderhflll Pfl uppdrag av revisorerna i Falkenbergs kommun har PwC giort en f<irstudie avseende underhflll av fastigheter f<irvaltade av kultur- och fritidsndmnden. Vflr bed<imning ir att underhflllet dr indamilsenlighet betrhffande akut underh&ll. Dhremot finns det brister i den lflngsiktiga planeringen av underhflllsfltgdrder dfl de underhflllsplaner somupprdttas inte speglar fastigheternas berhknade livsl[ngd. Det grundar vi pfl att granskningen har visat att det saknas lflngsiktiga underhfillsplaner som speglar fastigheternas livslhngd. Det saknas dven en kostnadsbediimning av de olika fltgdrderna. Fiirvaltningen har relativt nyligen brirjat dela upp underhillskostnaderna mellan akut och planerat underhfill, vilket vi bediimer som positivt. Vflr bed<imning ir att det i framtiden kommer att ge en indikation pi hur fastigheternas status ser ut. Vedertagna nyckeltal f<ir branschen dr att minst 70 o/o av underhflllskostnaderna b<ir utgciras av planerat underhflll. Kultur och fritid genomf<ir inte nflgra generella eller flrliga besiktningar av samtliga fastigheter. Detta medf<ir att det inte finns ett strukturerat inspektionssystem ddr kommunen med bestimda intervall inspekterar exempelvis tak, vfltut4rmmen, fasader eller andra komponeter i fastigheterna. Det saknas till <ivervdgande del lingsiktiga upprdttade underhflllsplaner f<ir individuella fastigheter. Vi rinskar Kultur- och fritidsnhmndens kommentarer i anledning av vflr fcirstudie senast 2015-05-31.
Revisionsrapport Daniel Brandt December 2014 Förstudie fastighetsunderhåll kultur och fritidsnämnden Falkenbergs kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Syfte, revisionsfråga och granskningsområden... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 1.4. Definition av begrepp... 1 1.5. Planering av underhåll... 2 2. Dokumentation... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Finns underhållsplaner och hur ofta uppdateras de... 4 3.2. Fastighetsbeståndet... 5 3.3. Uppföljning av underhållskostnader... 5 4. Bedömning... 7 4.1. Kommentarer... 7 PwC
Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Falkenbergs kommun har PwC gjort en förstudie av fastighetsunderhåll avseende kultur och fritidsnämnden. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Vi har genomfört granskningen genom studier av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelse, statistik samt intervjuer med berörda tjänstemän. PwC
1. Inledning 1.1. Bakgrund Som alla kommunens fysiska anläggningstillgångar kräver fastigheterna underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard vilket leder till försämrad arbets- och brukarmiljö samt kritik och sanktioner från myndigheter. Rapporten utförs som en förstudie och inom uppdraget ingår att ge förslag på fördjupade studier. 1.2. Syfte, revisionsfråga och granskningsområden Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Följande frågor ska beaktas: Finns det underhållsplaner och hur ofta uppdateras de? Vilken uppföljning har kommunen av underhållskostnader? Vilken uppföljning har kommunen av fastighetsstandard? 1.3. Metod och avgränsning Praktiskt genomförs granskningen genom studier av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelse, statistik samt intervjuer med berörda tjänstemän. 1.4. Definition av begrepp Underhåll brukar vanligtvis delas in i: Planerat underhåll, omfattar underhållsåtgärder som är planerade till tid, omfattning och till vilken specifik åtgärd som avses. Löpande underhåll, eller akut avhjälpande underhåll, som syftar till att återställa en funktion som nått en oacceptabel nivå. Begreppet innefattar även felahjälpande åtgärder som behöver utföras snarast för att undvika skada på egendom eller person. 1 av 8
Inom den ekonomiska redovisningen definieras reparationer och underhåll av anläggningstillgångar som åtgärder som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper och de redovisas därför som en kostnad i den period som de uppkommer. Vanligtvis upprättar kommunen även interna direktiv över vad som ska betraktas som en investering respektive underhållsåtgärd. En anskaffning av en anläggningstillgång ska däremot behandlas som en tillgång och tas upp i balansräkningen. I den praktiska tillämpningen av redovisningsregler och interna riktlinjer finns en gråzon mellan vad som klassificeras som en underhållsåtgärd och ska kostnadsföras, och vad som klassificeras som en investering. 1.5. Planering av underhåll En underhållsplan är en handlingsplan för genomförandet av planerat underhåll. Den behöver ha en viss flexibilitet så att det är möjligt att göra omprioriteringar utefter de behov som kan uppstå och den behöver ses över kontinuerligt. Underhållsplanen ska återspeglas i fastighetsverksamhetens budget. Underhållsplaner varierar i tidsperspektiv, från att avse det närmaste året till ett antal år i framtiden. 2 av 8
2. Dokumentation Vi har gått igenom bl.a. följande dokumentation: Årsredovisning 2013, Falkenbergs kommun Investeringsplan 2015-2019 Falkenbergs kommun Underhållsplaner, Kultur och fritid Budget 2015, Falkenbergs kommun Rutinbeskrivning aktivitetsuppföljning fastigheter 2014, Kultur och fritid 3 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Finns underhållsplaner och hur ofta uppdateras de Underhållsplaner finns upprättade för respektive anläggning, med undantag för ishallen som är relativt nybyggd. Beträffande ishallen arbetar förvaltningen istället med checklistor som gås igenom månadsvis. Uppdatering av underhållsplaner sker årligen i samband med budgetarbetet. Tidsperspektivet följer kommunens planering med treåriga planer. Det finns inte några planer som beaktar anläggningarnas beräknade livslängd. Åtgärderna som beskrivs i underhållsplanen är inte kostnadsberäknade. Informationen som ligger till grund för underhållsplaner hämtas främst på dessa sätt: Behov som respektive förvaltare identifierar i sitt dagliga arbete. Önskemål och behov från hyresgäster Rapporter från driftpersonal och felanmälningar. Varje förvaltare är ansvarig för att anmäla de behov som finns. Kommunen har inte något systemstöd för detta. De intervjuade anser att det finns en god kunskap av fastigheternas standard och deras underhållsbehov hos ansvarig personal. I budgetarbetet börjar man med att ta fram en lista över de önskade åtgärderna för att se hur stort det totala behovet är. I nästa steg fastställer förvaltningen ett ekonomiskt utrymme. Efter det sker en prioritering av respektive verksamhetsledare. Ansvarig chef går igenom de prioriterade åtgärderna med respektive förvaltare. De åtgärder som inte prioriterats flyttas över till nästa års lista över underhållsåtgärder. Det finns inte några fastställda riktlinjer över hur prioritetsordningen bör vara, men förvaltningen har en arbetsordning där insatserna i första hand inriktas på fastigheternas grundfunktioner som exempelvis tak, ytterväggar, inneklimatsystem samt energiförbrukning. Enklare åtgärder utförs av egen personal, vid mer komplicerade åtgärder som exempelvis VVS anläggningar anlitas externa utförare. Stadsbyggnadskontorets personal konsulteras i frågor som rör byggnadsstruktur och andra tekniska frågor. Skyddsronder genomförs löpande under året. Någon årlig eller annan regelbunden genomgång av fastigheternas status genomförs inte i dagsläget. En statusbesiktning ska genomföras av Klitterbadet, som en del i arbetet med nämndens vision för anläggningens utveckling. 4 av 8
3.2. Fastighetsbeståndet Kultur och fritidsförvaltningen förvaltar 11 101 kvm verksamhetslokaler. Dessa är fördelade enligt tabellen nedan. Anläggningar Yta (m²) Klitterbadet 4 410 Vessigebrobadet - Falkenbergs IP 470 Växthuset 1 940 Förrådsbyggnad 866 Kristineslätt Ishallen (ägs av FABO) 3 415 3.3. Uppföljning av underhållskostnader Uppföljning av underhållskostnader sker idag per avdelning, någon sammanställning på förvaltningsnivå görs inte. Utfallet redovisas inte genom exempelvis nyckeltal som exempelvis nedlagda kostnader per kvadratmeter. Från och med verksamhetsåret 2013 görs en uppdelning mellan skadegörelse, akut och planerat underhåll för att säkerställa att rätt åtgärder utförs till en rimlig kostnad. Konsultföretaget REPAB redovisar årligen statistik och beräknar riktvärden för årskostnader rörande kommunal fastighetsförvaltning. Statistiken som presenteras används som vedertagna nyckeltal av såväl privat som offentlig fastighetsförvaltning för jämförelser och statistik. Det saknas dock statistik specifikt för den typ av fastigheter som Kultur och fritidsnämnden ansvarar för, det går därför inte att på ett säkert sätt jämföra olika nyckeltal. Ett ytterligare sätt att se på underhållskostnader är dela in dem efter vilken typ av åtgärd som har genomförts, om det är ett löpande underhåll eller ett långsiktigt planerat underhåll. Fördelningen mellan planerat- och löpande underhåll är ett ofta använt och relevant nyckeltal inom fastighetsunderhåll. En tumregel är att om den totala nivån för underhåll är tillräcklig, så bör minst 70 % av underhållet utgöras av planerat underhåll, och följaktligen max 30 % av löpande underhåll. Skälet till detta är att för att underhållet ska vara effektivt så bör det vara planerat. Akuta insatser är generellt sett dyrare och åtgärder som inte avhjälps förrän de blivit akuta leder ofta till mycket mer omfattande åtgärder än om de utförs i tid. Nedanstående tabell visar en jämförelse över underhållskostnader mellan åren 2013-2014 fördelat per underhållstyp. 2013 2014 Planerat underhåll 519 000 101 000 Akut underhåll 417 000 205 000 Summa 936 000 306 000 5 av 8
Indelningen mellan akut och planerat underhåll infördes under 2013 därför går det inte att gå längre bak i tiden för att se en längre trend. Nedanstående tabell visar fördelningen i procent för samma period som i tabellen ovan. i procent 2013 2014 Planerat underhåll 55% 33% Akut underhåll 45% 67% De senaste två åren har relationen mellan planerat underhåll och löpande underhåll skilt sig åt, 2013 med övervägande del planerat underhåll och för 2014 akut underhåll. En viss inverkan på detta nyckeltal är hur förvaltningen registrerar och klassificerar en specifik åtgärd. Det ställer krav på att en åtgärd kan definieras korrekt och kräver också en del kompetensutveckling. Vi kan se att relationen inte når upp till målet med 70/30 fördelning, det är dock för tidigt att dra någon slutsats då metoden endast varit i bruk under drygt två år. Över tid kommer det dock att kunna ge en indikation, som tillsammans med annan information, på om det finns anledning att vidta åtgärder. Vid våra intervjuer framkommer att förvaltningen har valt att avvakta med att vidta vissa åtgärder på grund av osäkerhet om specifika anläggningars framtid. Vid större ombyggnationer eller renoveringsprojekt är det vanligt att det uppstår definitionsproblem om vad som är att räkna som en investering och vad som är en underhållskostnad. Ofta är projekten en blandning av underhåll och investering, det krävs då att en fördelning sker mellan dessa. De största enskilda investeringsprojekten de närmaste åren beträffande fastigheter är Falkenberg arena med tillhörande parkering och cykelvägar, Falkenbergs och Glommens idrottshallar, renovering Vessigebrobadet samt reinvesteringar kultur och fritidsnämnden. Reinvesteringarna är budgeterade till 3 mnkr årligen mellan åren 2015-2019 och disponeras fritt av nämnden. En stor del av dessa 3 mnkr planeras enligt våra intervjuer att användas till fastighetsåtgärder. Klitterbadet samt Växthuset har medel avsatta årligen ur reinvesteringsbudgeten. Vid våra intervjuer framkommer att de projekt som genomförs i stor utsträckning finansieras genom investeringsbudgeten. Det är sällan som ett projekt har delad finansiering, dvs en del som belastar driftsredovisningen i form av underhållskostnad, och en del som finansieras genom investeringsmedel. Större reinvesteringar som skett som för åren 2013-2014 avser Klitterbadet där reinvesteringen uppgår till 705 tkr. 6 av 8
4. Bedömning 4.1. Kommentarer Vi bedömer att kultur och fritids fastigheter underhålls enligt god fastighetsekonomi beträffande akut underhåll. Däremot finns det brister i den långsiktiga planeringen av underhållsåtgärder då de underhållsplaner som upprättas inte speglar fastigheternas beräknade livslängd. Det grundar vi på att granskningen har visat att det saknas långsiktiga underhållsplaner som speglar fastigheternas livslängd. Det saknas även en kostnadsbedömning av de olika åtgärderna. Förvaltningen har relativt nyligen börjat dela upp underhållskostnaderna mellan akut och planerat underhåll, vilket vi bedömer som positivt. Vår bedömning är att det i framtiden kommer att ge en indikation på hur fastigheternas status ser ut. Vedertagna nyckeltal för branschen är att minst 70 % av underhållskostnaderna bör utgöras av planerat underhåll. Kultur och fritid genomför inte några generella eller årliga besiktningar av samtliga fastigheter. Detta medför att det inte finns ett strukturerat inspektionssystem där kommunen med bestämda intervall inspekterar exempelvis tak, våtutrymmen, fasader eller andra komponeter i fastigheterna. Det saknas till övervägande del långsiktiga upprättade underhållsplaner för individuella fastigheter. Vi bedömer följande områden som lämpliga både för fördjupade granskningar och åtgärder att vidta. Vi rekommenderar kultur och fritidsnämnden att utreda ansvarsfrågan avseende fastighetsunderhåll, om det kan finnas samordningsvinster genom att samla ansvaret för fastighetsunderhåll av kommunens samtliga fastigheter under en förvaltning. Vi rekommenderar även nämnden att utarbeta fastighetsrelaterade nyckeltal, både beträffande underhåll och driftskostnader. Vi rekommenderar nämnden att upprätta långsiktiga underhållsplaner som även innefattar en kostnadsbedömning av de insatta åtgärderna. En plan för regelbundna inspektioner av fastigheter bör upprättas. 7 av 8
2014-12-18 Daniel Brandt Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare 8 av 8