Protokoll Styrelsemöte 2012/13:10 Fört vid sammanträde med styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Gula rummet Villa Medici Närvarande ledamöter Simon Persson, ordförande Jim Collander, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Karin Libeck, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering Aili Larusson, likabehandlingsansvarig Anna Hjalmarsson, studiesocialt ansvarig Daniel Erici, arbetsmiljöansvarig Lina Hallberg, internationaliseringsansvarig Linda Boström, övrig ledamot Nils Rudqvist, övrig ledamot Övriga närvarande Martin Larsson, nästa års styrelse Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6
Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Jim Collander öppnar mötet 18.38 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av 3.4 Ägardirektiv enligt utskickat mail från Linda Boström. 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Aili Larusson till justeringsperson 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollen från styrelsemöte 6, 9 och 9,5 till handlingarna 1.6 Avstämning av ärendeplan Utgår 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljning gås igenom muntligt. Beslutsärenden ( 2) 2.1 Kometen De inkomna nomineringarna har skickats ut inför mötet och diskuteras. Båda anses mycket värdiga och motiveringarna är välformulerade. med acklamation att välja Anna Ruus till kometenstipendiat för höstterminen 2013 Sida 2 av 6
Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Överlämning Jim Collander presenterar den nyvalda styrelsen för nästa år och överlämning diskuteras. Det behövs både individuell överlämning från post till post och gemensam som presidiet håller i. Simon Persson tillhandahåller kontaktuppgifter till alla de nyvalda men ledamöterna ansvarar själva för att hitta tid och struktur. Anna Hjalmarssons överlämning av de studiesociala frågorna till Josefin Söderpalm blir speciell eftersom posten förändras och blir arvoderad, men kommer att kompletteras med presidieöverlämningen. Nils Rudqvist frågar om doktorandfrågorna, då ingen doktorand är vald till nästa års styrelse. Jim Collander kommer att ansvara för kontakten och kommer att i största möjliga mån delta på DOR:s möten. 3.2 Utvärdering av året Ledamöterna utvärderar året i en runda och gör medskick till nästa år. Massor av feedback och kommentarer dyker upp: Den allmänna bilden är att det har varit ett bra år, med god uppslutning, trevliga möten, bra diskussionsklimat och lärorika uppdrag. Samtidigt finns från flera håll en vilja att lägga mer kraft på grundläggande åsiktsdiskussioner i de stora frågorna, och att vara en proaktiv kår. Tidsaspekten diskuteras - ett år går fort! Startsträckan är lång och saker tar längre tid än man tror. Det diskuteras också att ledamotsposterna som kombineras med heltidsstudier bygger mycket på egna initiativ, och att uppdragen kan vara svåra att avgränsa. Under året har omorganisationen, GU:s nya arbetsordning och vilande kommittéer har gjort det motigare än vanligt. Där hoppas på en förbättrad situation till nästa år för det finns arbete att göra! Kommunikation diskuteras mycket och tas upp som ett av de största områdena för utveckling. Bland de delspår som nämns finns presidiets informationsövertag, vilket dock har upplevts fungera bättre med rapportrutinen den skulle dock kunna fungera ännu bättre och det skickas med till nästa år att det är viktigt att hitta en hög standard redan från början. Det tas också upp att det skulle vara bra med tätare, informella träffar med styrelsen och att prioritera att också vara med på fullmäktiges möten om tiden räcker. Också den externa kommunikationen diskuteras, att det är en förutsättning för att locka ny aktiva och kunna förverkliga idéer att Sida 3 av 6
studentkåren informerar ännu mer om kärnverksamheten och ge utrymme för debatt. En konkret idé som nämns är att visa på de aktiva medlemmarna genom att på Facebook skildra månadens student. Olika möjligheter att fånga upp alla idéer och synpunkter diskuteras. Bland annat föreslås en idémånad där presidiet samordnar styrelsens inskickade förbättringsidéer, och det finns sedan tidigare en diskussion om ett juniorskollegium : en grupp av nyss avgångna presidialer som kan fungera som bollplank och idépool. Det uppmuntras också att engagera sig i PR-utskottet som behöver energi och draghjälp. 3.3 Avslutande middag Simon Persson föreslår ett avslutande knytkalas utan särskild agenda, med eller utan nya styrelsen. En Doodle kommer att komma ut inom kort. 3.4 Ägardirektiv Linda Boström berättar att GFS ägarutskott under våren har jobbat med att uppdatera ägardirektiven för bolagen, och dessa har nu skickats ut för att styrelsen ska veta om dem och kunna komma med frågor och synpunkter. Tanken är att nästa ägarutskott ska driva igenom det och lyfta det i GFS styrelse. Styrelsen ställer frågor om bolagen och ägarutskottet i allmänhet och om ägardirektiven i synnerhet, bland annat om ansvar, mandat och rapportering. Överlag är styrelsen positivt inställd till det nya förslaget. Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Ingen rapport har skickats ut, men Simon Persson rapporterar muntligt om några stora grejer som har hänt. *Studenterna har hållit i terminens sista Rektors chefs- och prefektmöte, med fokus på vad studentkåren gör och vad som kan bli bättre samt studentrepresentation, inflytande, kvalitet och marknadsföring. *GU på tre års sikt, GUS dokument om studenternas krav på universitet, håller på att uppdateras. *Presidiet har jobbat mycket med olika val: det stora valmötet, valet till fullmäktige och val inom GFS och GUS. Sida 4 av 6
*Erfarenheter från det nu pågående kårvalet är att fullmäktige skulle behöva lyftas fram mer under året, förbättringspotential finns absolut men det ser ändå ljust ut. *Verksamhetsplan och budget för nästa år har fastställts. Råd och utskotts verksamhetsplaner kommer att beslutas av presidiet tar beslut, den nya styrelsen fastställer sedan detta i samband med konkretiseringen. 4.2 Övriga rapporter Inga rapporter har skickats ut, istället hålls en kort runda: Daniel Erici har arbetat vidare pantprojektet och varit med på arbetsmiljörond. Nils Rudqvist håller på att avsluta sitt verksamhetsår i GUDK. Från universitetsstyrelsen rapporteras att samtliga kårer har fått ny kårstatus. Linda Boström rapporterar från överlämningsmöte med ägarutskottet. Anna Hjalmarsson berättar om den nyss uppkomna idén att återuppta den gamla drakbåtsroddtävlingen mellan Juridiska föreningen och Medicinska föreningen - ett möte med HHGS behövs. Cykeltävlingen har fått ett vinnande lag och ska meddelas inom kort. Det har också kommit förslag om att anordna en loppis på Berget. Styrelsen tycker att det är en bra idé och tycker att ett datum bör bestämmas inom kort, förslagsvis direkt efter höstens introduktion. Aili Larusson rapporterar att lathunden för medveten pedagogik snart kommer att publiceras på Sahlgrenska akademins hemsida. Lina Hallberg rapporterar att hon har påbörjat överlämningen. Diskussionsärenden ( 5) 5.1 Övriga frågor 5.1.1 Kassör för IntrU Vid fullmäktigevalet fanns inget förslag på kassör till IntrU, och då denna post måste väljas före sommaren för att inte sinka nollningen under höstens terminsstart delegerades valet till styrelsen. Nu är Stefan Gustafsson på förslag men har nominerats för sent för att kunna tas upp som beslutspunkt på detta möte. Istället kommer valet att göras av presidiet, för att sedan fastställas av nästa styrelse. Sida 5 av 6
5.2 Nästa möte Denna styrelse har inget mer möte under verksamhetsåret, men en avslutande middag kommer att hållas enligt ovan. 5.3 Mötesutvärdering Mötet utvärderas i en runda. 5.4 Mötets avslutande Jim Collander avslutar mötet klockan 20.23 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Jim Collander Mötesordförande Aili Larusson Justeringsperson Sida 6 av 6